Ti sei mai trovato in una situazione in cui un feedback ti ha cambiato la vita? Io ho! Per anni ho lavorato come dipendente a tempo pieno presso startup e aziende tecnologiche.

Poi, un giorno, il mio capo ha scoperto che facevo alcuni lavori di content marketing fuori orario (il che non era un segreto). Inizialmente erano preoccupati e mi hanno chiesto di scegliere tra lavorare per loro o concentrarmi sul lavoro freelance.

Dopo averci pensato un po’, però, mi hanno detto che, da un punto di vista professionale, aveva senso passare a un libero professionista di content marketing a tempo pieno, poiché molte aziende avevano bisogno di questo tipo di servizi e non avevano nessuno con cui lavorare.

Questo mi ha rassicurato sul fatto che passare al freelance era giusto e da allora non ho più guardato indietro.

Quello che ho sentito quel giorno è stato feedback produttivo al suo meglio. In questo articolo ti dirò di cosa si tratta, come condividerlo e fornirò esempi di manager che ogni giorno offrono consigli costruttivi ai dipendenti.

Cos'è il feedback produttivo?

Come fornire feedback produttivi

Esempi di feedback produttivo.

Fornire un feedback produttivo ad alte prestazioni

Cos'è il feedback produttivo?

Il feedback produttivo agisce come una critica costruttiva. Viene concesso per sostenere la crescita e il miglioramento in un'area specifica. L’aspetto della produttività suggerisce che il feedback dovrebbe essere utile, attuabile e motivante.

Per garantire che il feedback sia produttivo, dovrebbe includere i seguenti elementi.

Specificità

Il feedback dovrebbe concentrarsi su comportamenti o aree specifiche. Spiega al destinatario del feedback esattamente cosa dovrebbe fare per migliorare e come dovrebbe farlo. I commenti non possono essere vaghi.

Azionabilità

Il feedback deve includere linee guida chiare, come consigli pratici, risorse o esempi dei passaggi successivi che la persona dovrebbe intraprendere per migliorare le proprie prestazioni.

Positività

Il feedback dovrebbe essere dato in modo positivo per motivare qualcuno ad agire piuttosto che demoralizzarlo. Assicurati di bilanciare i suggerimenti per il miglioramento con i punti di forza e i risultati di qualcuno.

Timeline

Non tutti i tipi di feedback possono attendere fino alla prossima valutazione dei dipendenti. "Tempestività" significa che la persona con cui stai parlando può ricordare la situazione esatta con dettagli, in modo che possa farvi riferimento o presentare la sua prospettiva.

Rilevanza

Il tuo feedback dovrebbe riguardare un aspetto del loro lavoro: completamento degli obiettivi, qualità del lavoro o altro comunicazione di squadra. Il dipendente potrebbe essere confuso se il collegamento tra il tuo feedback e il suo lavoro non è poco chiaro.

Apertura

Il feedback produttivo non è un monologo; è una strada a doppio senso. Una volta condivisa la tua prospettiva, è importante ascoltare il dipendente e discutere su come procedere successivamente.

Costruttività

Quando il direttore e il dipendente terminano la discussione, dovrebbero ritenere che la sessione di feedback sia stata costruttiva e che l'obiettivo fosse che il dipendente migliorasse il proprio lavoro, non quello di evidenziare i propri difetti.

Come fornire feedback produttivi

Passaggio 1. Sii chiaro sull'intento.

Anche se a volte il feedback spontaneo è positivo, nella maggior parte dei casi è meglio pianificarlo. Prima di avvicinarti a qualcuno per dargli un feedback, devi conoscerne lo scopo. Ecco alcune domande che puoi porti per capirlo:

• Il tuo team o la tua azienda risentono dei comportamenti o delle azioni di un dipendente specifico?
• Di che umore sei? Ti senti calmo o stressato e arrabbiato?
• Siete in una posizione in cui potete dare un feedback in privato in modo che entrambi possiate sentirvi a vostro agio?
• Sai esattamente cosa vorresti comunicare?

Ricorda che il feedback produttivo dovrebbe essere sempre utile e fornito con empatia e rispetto. Se non sei sicuro delle tue intenzioni o ti senti nervoso, è meglio tenere per te quello che vuoi dire.

Passaggio 2. Scegli il momento e il luogo giusti.

Il tempismo è fondamentale quando si offre un feedback produttivo, poiché il dipendente deve essere nel giusto stato d'animo e avere abbastanza tempo per ascoltare ciò che stai dicendo.

Se possibile, dovresti sempre programmare un incontro. Laura Grant, responsabile marketing presso Soluzioni BlueSky, suggerisce di avere un ambiente semi-formale. Ciò significa che il tono dovrebbe essere inclusivo ma formale.

"Dovresti riservare del tempo per una discussione adeguata e consentire a tutte le parti di pianificare e fissare obiettivi", afferma.

Katharina Larikka, performance marketer presso Droppe, concorda e aggiunge: “Abbiamo visto che la maggior parte dei feedback è più produttiva quando il destinatario è aperto ad accoglierli. In pratica, questo significa condividerlo nei nostri incontri di revisione trimestrali, in cui tutti mirano a dare e ricevere feedback”.

Se il feedback deve essere più ad hoc, il team di Larikka chiede se è un buon momento per fornire un feedback prima di farlo.

"Se vuoi che un collega migliori, il primo passo è assicurarti che ti ascolti, e ciò non accadrà se partecipano a riunioni consecutive per un giorno e nel frattempo leggono il tuo messaggio", afferma Larikka.

Passaggio 3. Evita le accuse e descrivi con calma la situazione.

La regola d’oro per offrire un feedback produttivo è presentarsi alla riunione in “buona fede”. Anche se questo vale sia per il manager che per il dipendente, il primo di solito gestisce la riunione e dà il tono.

Poiché non tutte le riunioni di feedback hanno un ordine del giorno, ricorda che la persona che riceve il feedback potrebbe essere sorpresa ed emozionata.

“È quasi impossibile prevedere come risponderà il destinatario. Dovresti osservare e ascoltare attentamente la loro risposta per comprendere ciò che hanno sentito e come si sono sentiti al riguardo", afferma John Butterworth, CEO e fondatore di 10kscuole.

Se diventano emotivi, Butterworth dice di notarlo, affrontarlo e lasciarlo andare prima di tornare alla discussione sul feedback.

"Se non rispondono o ritieni che sia in gioco un problema più profondo, fai domande aperte per chiarire", afferma Butterworth.

Sottolinea inoltre un aspetto importante: riconoscere il tempo di cui i dipendenti hanno bisogno per apportare miglioramenti.

“Cambiare i comportamenti è difficile. Concedere al ricevente tempo, attenzione e supporto sufficienti. Se noti un miglioramento, fornisci un feedback positivo”, afferma. "Se non ci sono progressi, chiedi loro come sta andando il piano d'azione e vedi cos'altro puoi fare per aiutare."

Butterworth, tuttavia, afferma anche che il tono del feedback dovrebbe cambiare nel tempo se i problemi di prestazioni persistono.

Passaggio 4. Metti in pausa e dai loro la possibilità di rispondere.

Dopo aver detto tutto quello che volevi, dovresti dare al tuo dipendente la possibilità di presentare il suo punto di vista o la sua versione degli eventi. Puoi chiedere: "Com'è stato per te?" o "Cosa pensi che sia successo?"

Mark Damsgaard, fondatore di Indice di residenza globale, afferma che le critiche costruttive diventano produttive se provieni da un luogo di preoccupazione e desideri sinceramente che i tuoi dipendenti siano migliori.

“Ascoltare la loro versione della storia può aiutare una volta che hai già dato il feedback. Qual è stato il motivo dei loro errori? Perché erano sempre in ritardo ultimamente? Quindi, ascoltare attivamente la loro posizione e sapere da dove vengono permetterebbe di fornire aiuto e suggerimenti”, afferma Damsgaard.

Damsgaard osserva che questi suggerimenti potrebbero farli sentire più supportati e che il tuo posto di lavoro è un luogo sicuro.

Damsgaard aggiunge che un approccio di questo tipo aiuta i dipendenti a progredire meglio. Essere in grado di sentire di far parte di una squadra che li supporta li incoraggia a lavorare di più e meglio.

Puoi anche consentire loro di condividere feedback ascendente — potresti venire a conoscenza di problemi di cui non eri a conoscenza, che affrontare migliorerà la tua collaborazione.

Passaggio 5. Discutere i passaggi successivi.

Ho detto che il feedback produttivo dovrebbe essere utilizzabile. Ecco perché prima di terminare la riunione, dovresti dare ai tuoi dipendenti alcuni suggerimenti su come migliorare.

In alternativa, puoi chiedere loro se hanno qualche idea su come cambiare i loro comportamenti o migliorare le loro prestazioni.

Esempi di feedback produttivo

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di vita reale per comprendere meglio cosa sia il feedback produttivo.

Una storia personale condivisa su Quora

Il primo produttivo esempio di feedback viene da una Life Coach, Sara Rosseel, che ha condiviso la sua esperienza su quora.

Nella sua storia, descrive un lavoro presso un'azienda internazionale dove ha gestito diversi progetti in America Latina e nei Caraibi. Era la persona più giovane della squadra ed era felice di lavorare 50-60 ore a settimana.

Rosseel dice che il suo capo era una "donna dura e senza fronzoli".

Durante la valutazione delle sue prestazioni, il manager di Rosseel era preoccupato che Rosseel non fosse stato sfidato. Rosseel afferma di aver intrapreso compiti di routine che i project manager non volevano gestire.

“Così mi ha chiesto che tipo di lavoro mi interessava di più e mi ha incoraggiato a chiedere ai project manager di coinvolgermi. Mi ha spiegato che l’esperienza non sarebbe stata solo preziosa per la mia futura carriera, ma anche più appagante per me”, scrive Rosseel.

Il manager ha dato a Rosseel il suo sostegno e una tempistica di sei mesi per spiegare le sue ali.

“Non tutti i manager di quell’organizzazione, specialmente quelli che ricoprono posizioni senior, sono interessati ai giovani dipendenti junior. Mi considero fortunato e da allora ho avuto l’opportunità di trasmettere gli stessi consigli ad altri”, scrive Rosseel.

Cosa ha reso questo feedback produttivo?

• Innanzitutto veniva da una persona anziana che aveva molta autorità. Si interessò a un dipendente junior e comunicò chiaramente a Rosseel che vedeva in lei molto potenziale e voleva aiutarla a spiegare le ali.
• Il manager ha utilizzato l'approccio del bastone e della carota: ha detto che avrebbe aiutato Rosseel nello sviluppo della sua carriera a condizione che avesse dato il massimo. Il manager propose anche una scadenza approssimativa (cioè sei mesi), entro la quale Rosseel avrebbe dovuto dimostrare un miglioramento significativo. Inoltre, le ha detto esattamente cosa avrebbe dovuto fare.
• Inoltre, invece di orchestrare la carriera di Rosseel, il manager si è assicurato che i suoi consigli e i suoi piani di carriera fossero in linea con gli obiettivi e le aspirazioni di Rosseel.

Infine, ma soprattutto, il destinatario del feedback ha considerato il consiglio utile e prezioso. In seguito ha permesso a Rosseel di progredire nel suo lavoro.

Ricevere feedback produttivi: la mia esperienza

In una vita professionale passata, ho lavorato come project manager presso una società di consulenza software. Sono arrivato in azienda con tre anni di esperienza nella gestione di un prodotto digitale in una startup.

Quindi, anche se ho capito come funzionavano gli strumenti di gestione dei progetti come JIRA, ho utilizzato solo le funzionalità di base dello strumento.

Tuttavia, quando sono entrato nella nuova azienda, ho iniziato a gestire circa quattro o cinque progetti contemporaneamente, con più di 20 persone coinvolte. Ho subito scoperto che avevo bisogno di personalizzare alcune schede di progetto.

Ho chiesto aiuto a un project manager senior e mi hanno mostrato come utilizzare le regole avanzate per adattare il layout e le funzioni alle mie esigenze.

L'azienda pone molta enfasi sul feedback aperto e produttivo. Pertanto, non è stata una sorpresa aver trovato una descrizione di questa situazione in un foglio di calcolo utilizzato dal mio manager per raccogliere feedback per la mia valutazione mensile delle prestazioni.

Il Primo Ministro senior ha affermato che non ero ancora un project manager esperto, quindi non avevo bisogno di conoscere le funzionalità avanzate di JIRA in questa fase della mia carriera.

Ma, se volessi fare di questo il mio percorso professionale a lungo termine, avrei bisogno di diventare esperto.

Il motivo per cui questo feedback è stato così memorabile è che il collega Primo Ministro ha sottolineato che non volevano che mi sentissi come se avessi prestazioni inferiori.

Hanno sollevato l'argomento per darmi un avvertimento su un'abilità che avrei dovuto acquisire entro, diciamo, sei mesi.

Questo mi darebbe tutto il tempo per iniziare ad imparare JIRA al mio ritmo.

Si sono anche assicurati di fornire una recensione positiva del mio lavoro in corso, che ho visto come una bella pacca sulla spalla e un incoraggiamento ad andare avanti.

Fornire un feedback produttivo ad alte prestazioni

Scopri quando abbandonare il classico "metodo sandwich".

Nel caso in cui non lo conoscessi, il metodo sandwich è una tecnica in cui viene offerta una critica costruttiva tra un inizio positivo e una conclusione incoraggiante dell'incontro di feedback.

Sebbene sia molto popolare, alcuni team manager hanno la loro opinione, tra cui Amit Raj, fondatore e CEO di Il ragazzo dei collegamenti.

“Trovo efficace iniziare e terminare la sessione con sincero apprezzamento e incoraggiamento, ma affrontare le aree di miglioramento in una conversazione separata e dedicata. Ciò separa il rinforzo positivo dalla critica costruttiva, consentendo ai membri del team di assorbirli completamente entrambi senza sentirsi sopraffatti o confusi”, afferma.

Ad esempio, Raj una volta aveva un membro del team che aveva difficoltà a rispettare le scadenze.

Invece di inserire questa critica tra i complimenti, ha programmato un incontro separato per discutere le strategie di gestione del tempo e fornire misure di miglioramento attuabili.

"Questo metodo ha contribuito a mantenere un'atmosfera positiva affrontando i problemi di prestazione in modo costruttivo, portando a progressi e crescita significativi per l'individuo e per il team nel suo insieme", afferma Raj.

Scegli saggiamente il mezzo di comunicazione.

Alcuni di noi imparano meglio dall'audio o dalle immagini, mentre altri sono più bravi a sintetizzare le informazioni in forma di testo. Gary Gray, co-fondatore e CEO di CouponCapo, afferma che dovremmo ricordare anche questo aspetto fornendo feedback.

Nella gestione di un team remoto di oltre 30 dipendenti, Gray ha scoperto che i membri del team dispersi rispondono molto meglio al feedback quando si cambia mezzo e si considerano i loro stili di apprendimento.

“Alcuni membri del mio team studiano l'audiovisivo, mentre altri preferiscono il testo. Pertanto, utilizzo documenti, e-mail, note vocali e persino videomessaggi asincroni per fornire feedback e dare a ognuno il tempo di digerire le informazioni al proprio ritmo", afferma Gray.

Secondo Gray l'azienda mescola intenzionalmente questi mezzi di comunicazione e li sceglie a seconda del contesto.

Ad esempio, nota che le note vocali insieme al feedback scritto trasmettono tono ed emozioni meglio del solo testo. Ciò è utile quando si tratta di argomenti delicati o idee complesse.

"Tutto ciò riduce le possibilità di interpretazioni errate, creando allo stesso tempo un riferimento utile che possiamo rivisitare per riflettere su cosa ha funzionato e cosa no", afferma Gray.

Assicurati che la tua empatia traspare dalla tua conversazione.

Sebbene i manager siano responsabili dei risultati del proprio dipartimento, devono anche difendere i membri del proprio team. Ciò significa che dovrebbero mostrare empatia nei confronti della persona con cui stanno parlando, anche se hanno alcune osservazioni taglienti da condividere.

Alex Freeburg, procuratore legale e fondatore di Legge di Friburgo, afferma che, nella sua esperienza, l'empatia fa la differenza.

“Inizio riconoscendo gli sforzi dei dipendenti e le aree in cui potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto. Una semplice frase come: "Capisco che questo progetto è stato impegnativo e credo che insieme possiamo migliorarlo" è molto più potente che lanciarsi direttamente nella critica", afferma Freeburg.

Attraverso l'empatia, dice Freeburg, sei più consapevole di come viene ricevuto il tuo feedback, se i tuoi dipendenti si sentono sopraffatti e se hanno bisogno di tempo per comprendere ciò che hai detto.

"Rivisitare la conversazione consente tempi di elaborazione e follow-up, aiutando il processo di feedback ad avere un impatto significativo", osserva Freeburg.

Fornisci il feedback in privato.

Scegliere il posto giusto per fornire un feedback è importante quanto quello che dirai. Il destinatario del feedback deve sentirsi sicuro e a suo agio; ecco perché è sconsigliato somministrarlo in luoghi pubblici.

James Wilkinson, CEO di Balance One Supplementi, condivide la storia di come ha fornito feedback a un dipendente dopo un fallimento del servizio clienti.

Wilkinson ricorda un fallimento del servizio clienti quando l'esperienza che il cliente stava vivendo era tutt'altro che eccezionale.

"Ho chiacchierato in privato con un membro del team per dargli un feedback immediato e in privato", afferma Wilkinson. "Ho condiviso ciò che funzionava, ho risolto i problemi di comunicazione e, insieme, ho identificato strategie su come prevenirli in futuro."

Wilkinson osserva che il dipendente non è stato svergognato pubblicamente durante l'incidente.

Invece, "Sono stato anche in grado di insegnare qualcosa di più della semplice correzione degli errori: dare feedback mostra il tuo investimento nella loro umanità e nel loro sviluppo", afferma Wilkinson.

Wilkinson ha affermato che un buon feedback non è mai solo un modo per correggere gli errori. Inoltre fa credere alla squadra nel proprio potenziale e nella capacità di crescere e migliorare collaborazione di squadra.

Inquadra il feedback dalle tue osservazioni ed esperienze.

Evita di sembrare come se li stessi incolpando. Non vuoi inimicarti i tuoi dipendenti, ma semplicemente dire loro che dovrebbero fare qualcosa di diverso.

Lilia Tovbin, CEO e fondatrice di BigMailer.io dice: “Inquadra il feedback dalle tue osservazioni ed esperienze, che puoi ottenere utilizzando la prospettiva dell'io. Ciò evita di sembrare accusatorio e consente una conversazione più costruttiva.

Tovbin afferma di aver recentemente utilizzato questa tecnica fornendo feedback a un membro del team che era costantemente in ritardo alle riunioni virtuali.

"Invece di dire: 'Sei sempre in ritardo ed è irrispettoso', mi sono avvicinato affermando: 'Ho notato che le nostre riunioni iniziano un po' più tardi del previsto e questo a volte influisce sulla nostra produttività.' Possiamo discutere su come garantire che tutti siano puntuali alle nostre riunioni future?'”, spiega.

Questo approccio ha aperto un dialogo senza mettere la persona sulla difensiva, consentendo un risultato più positivo e produttivo.

Feedback produttivo e crescita professionale

Il progresso non è possibile senza feedback, sia esso diretto al dipendente o al manager. La cosa più importante da ricordare è che il tuo feedback deve essere attuabile ed empatico.

Le persone con cui parli sanno come procedere? E ritieni di coprirli le spalle se hanno bisogno di ulteriore aiuto?

Offrire feedback costruttivi è ciò che caratterizza i migliori manager: quelli che sanno come definire le aspettative, dimostrando al tempo stesso la loro disponibilità a supportare il proprio personale nella crescita professionale.

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