Riconciliazione bancaria vs. Libro Riconciliazione
Nella gestione contabile e finanziaria incontriamo i termini “Riconciliazione contabile” e “Riconciliazione bancaria“. Questi termini sono spesso usati in modo intercambiabile, il che porta ad ambiguità riguardo al loro significato.
La riconciliazione contabile funge da termine generico e comprende uno spettro più ampio di corrispondenza dei dati finanziari che implica il confronto delle voci del registro con le cifre di altri documenti finanziari.
La riconciliazione bancaria è un sottoinsieme della riconciliazione contabile, in cui libro mastro le cifre vengono confrontate con le voci in a estratto conto bancario.
Questo saggio descriverà la riconciliazione contabile e le sue tipologie, inclusa la riconciliazione bancaria, e mostrerà come tutte le forme di riconciliazione contabile siano essenziali per un'efficace gestione finanziaria.
Che cos'è la riconciliazione dei libri?
La riconciliazione contabile comporta il confronto di diversi tipi di documenti finanziari di una società. Questi documenti possono essere documenti finanziari interni o esterni.
Le aziende mantengono vari registri interni per tracciare accuratamente le loro attività finanziarie e garantire la conformità agli standard contabili. Alcuni documenti finanziari interni comuni includono:
· Registro dei conti da pagare
· Giornale degli esborsi in contanti
· Registri di inventario
· Registro delle immobilizzazioni
· Budget e Previsioni
I documenti finanziari esterni includono record o report generati da entità esterne che interagiscono con la società. Ecco alcuni esempi:
· Estratti conto
· Estratti conto della carta di credito
· Fatture cliente
· Contratti di prestito
· Contratti di locazione
· Polizze assicurative
· Avvisi fiscali governativi.
Il termine generico “Riconciliazione contabile” comprende i seguenti tipi di processi di corrispondenza:
Riconciliazione della contabilità generale: La contabilità generale funge da base per la riconciliazione dei libri. I contabili confrontano le voci della contabilità generale con le cifre corrispondenti nei registri sussidiari, nei giornali e in altri documenti interni.
Riconciliazione bancaria: La riconciliazione bancaria prevede la corrispondenza delle transazioni registrate nella contabilità generale della società con quelle elencate nell'estratto conto per verificare tutte le transazioni elaborate dalla banca, inclusi depositi, prelievi, assegni e commissioni bancarie.
Riconciliazione conti clienti: i record della contabilità clienti vengono riconciliati confrontando i saldi nel libro mastro della contabilità clienti con gli importi elencati nelle fatture e negli estratti conto dei clienti.
Riconciliazione contabilità fornitori: La riconciliazione dei conti fornitori comporta la verifica che i saldi nel registro dei conti fornitori corrispondano agli importi dovuti ai fornitori e ai venditori come da fatture ed estratti conto.
Riconciliazione dell'inventario: i record di inventario vengono riconciliati confrontando le quantità e i valori dell'inventario elencati nei registri della società con i conteggi dell'inventario fisico.
Riconciliazione cespiti: i record dei cespiti vengono riconciliati confrontando le informazioni elencate nel registro dei cespiti con gli inventari dei cespiti fisici e i piani di ammortamento. Questo processo garantisce che le immobilizzazioni siano accuratamente contabilizzate e adeguatamente valutate in bilancio.
Riconciliazione buste paga: i registri delle buste paga vengono riconciliati confrontando le retribuzioni dei dipendenti elencate nel sistema delle buste paga dell'azienda con i dati provenienti da fogli presenze, tariffe salariali e programmi di benefit. Eventuali discrepanze, come calcoli errati o mancati pagamenti, vengono corrette.
Riconciliazione budget e previsione: i risultati finanziari effettivi vengono confrontati con gli importi preventivati o preventivati per valutare le prestazioni e identificare gli scostamenti. Questo processo di riconciliazione aiuta il management a comprendere le ragioni degli scostamenti dagli obiettivi pianificati e ad adeguare di conseguenza i piani futuri.
Che cos'è la riconciliazione bancaria?
Riconciliazione bancaria è un sottoinsieme della riconciliazione contabile e prevede la corrispondenza delle transazioni registrate nel registro dell'organizzazione con quelle documentate nell'estratto conto.
Il processo inizia in genere riconciliando il saldo di cassa finale nei registri contabili della società con il saldo finale indicato sull'estratto conto. Questo confronto aiuta a rilevare differenze quali assegni in sospeso, depositi in transito, commissioni bancarie, errori o transazioni non autorizzate. Una volta identificate, queste discrepanze vengono studiate e riconciliate per portare i due equilibri in accordo.
La sinergia tra riconciliazione bancaria e riconciliazione contabile
Come accennato in precedenza, la riconciliazione bancaria è un sottoinsieme della riconciliazione contabile. Gli altri tipi di riconciliazione contabile (elencati sopra) possono essere utilizzati insieme alla riconciliazione bancaria per promuovere l'igiene finanziaria e garantire l'accuratezza e l'integrità dei registri finanziari di una società in diversi modi:
Quadro generale: la riconciliazione bancaria può solo confermare tutte le transazioni che sono state effettuate tramite la banca, come assegni, bonifici ecc. Transazioni che coinvolgono carta di credito e contanti, ad esempio, non si rifletterebbe negli estratti conto ma devono essere considerati. Altri tipi di riconciliazione contabile possono tenerne conto e fornire un quadro completo di tutte le transazioni finanziarie.
Rilevamento delle discrepanze: la riconciliazione bancaria aiuta a individuare assegni in sospeso, depositi in transito ed errori bancari. La riconciliazione contabile, invece, identifica le discrepanze tra i registri finanziari interni e altri documenti finanziari, come fatture o ricevute. Combinando questi processi, le aziende possono fare riferimenti incrociati a più fonti di dati finanziari per rilevare discrepanze in modo più efficace e garantire l'accuratezza dei propri registri.
Miglioramento dei controlli interni: la riconciliazione bancaria e la riconciliazione contabile fungono entrambe da importanti meccanismi di controllo interno per ridurre al minimo il rischio di errori, frodi o transazioni non autorizzate.
Analisi delle tendenze: i decisori dell'azienda possono avere un'idea migliore di come il denaro fluisce dentro e fuori l'azienda attraverso l'esame accurato dei registri finanziari interni ed esterni. Pertanto è possibile applicare periodicamente correzioni di rotta per massimizzare il profitto e ridurre al minimo le spese non necessarie.
Un esempio di sinergia tra riconciliazione bancaria e altre forme di riconciliazione contabile
Consideriamo uno scenario ipotetico che coinvolge una società di vendita al dettaglio che gestisce più negozi in tutto il paese. Ecco come la riconciliazione bancaria e altre forme di riconciliazione contabile possono aiutarlo.
Riconciliazione bancaria:
L'azienda effettua riconciliazioni bancarie mensili per confrontare i propri registri interni con l'estratto conto fornito dal proprio istituto finanziario.
Durante una riconciliazione, la società identifica gli assegni in sospeso che non sono stati liquidati, i depositi in transito e le commissioni bancarie non registrate nei suoi libri contabili.
L'azienda dà seguito a queste discrepanze. Questo processo aiuta a prevenire gli scoperti di conto, garantisce che la società disponga di fondi sufficienti per le operazioni e riduce al minimo il rischio di errori finanziari o frodi.
Riconciliazione conti clienti:
L'azienda riconcilia regolarmente il registro dei clienti con le fatture e gli estratti conto dei clienti per garantire una registrazione accurata delle vendite e dei saldi in sospeso.
Quando si verificano discrepanze quali pagamenti non applicati, conti scaduti ed errori nella fatturazione, l'azienda li affronta tempestivamente. Ciò migliora la gestione del flusso di cassa, riduce i crediti inesigibili e mantiene forti rapporti con i clienti.
Riconciliazione inventario:
L'azienda effettua regolari riconciliazioni dei propri registri di inventario con i conteggi dell'inventario fisico condotti presso i propri negozi.
Se vengono identificati problemi, come merci danneggiate o errori nella registrazione delle transazioni di inventario, l'azienda ne dà seguito. Ciò riduce al minimo le scorte, riduce i costi di trasporto e garantisce una gestione efficiente dell'inventario.
Riconciliazione contabilità fornitori:
L'azienda riconcilia il registro dei debiti con le fatture e gli estratti conto dei fornitori per garantire una registrazione accurata delle passività e dei pagamenti.
Affrontando tempestivamente discrepanze quali fatture duplicate, prezzi errati e pagamenti in ritardo, l'azienda mantiene forti rapporti con i fornitori, evita penali per il ritardo e garantisce il rispetto dei termini di pagamento.
L'uso dei Nanonet per la riconciliazione bancaria e contabile
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Estrazione dei dati: I Nanonet possono estrarre dati rilevanti da vari documenti finanziari, inclusi estratti conto, fatture, ricevute e registri di inventario. Automatizzando l'estrazione dei dati, Nanonets elimina la necessità di immissione manuale dei dati, riducendo gli errori e accelerando il processo di riconciliazione.
Abbinamento e riconciliazione: I nanonet possono analizzare i dati estratti e abbinare le transazioni tra diversi documenti finanziari, ad esempio confrontando le voci negli estratti conto con i record nel registro della società. Automatizzando l'abbinamento e la riconciliazione, Nanonets identifica le discrepanze in modo più efficiente, consentendo una risoluzione tempestiva e garantendo l'accuratezza del reporting finanziario.
La gestione delle eccezioni: i nanonet possono segnalare discrepanze o anomalie identificate durante il processo di riconciliazione per un'ulteriore revisione da parte dei professionisti finanziari. Automatizzando la gestione delle eccezioni, Nanonets consente alle aziende di concentrare le proprie risorse sull'indagine e sulla risoluzione di problemi che richiedono l'intervento umano, semplificando il processo di riconciliazione e riducendo i tempi di consegna.
Scalabilità ed efficienza: I nanonet sono in grado di gestire grandi volumi di dati finanziari in modo rapido e accurato, rendendoli particolarmente adatti per le organizzazioni con esigenze di riconciliazione complesse o volumi elevati di transazioni. Automatizzando le attività ripetitive, i Nanonet possono aumentare l'efficienza operativa e la scalabilità, consentendo ai team finanziari di concentrarsi su iniziative strategiche e attività a valore aggiunto.
Integrazione con sistemi esistenti: I nanonet possono integrarsi perfettamente con i software di contabilità esistenti, i sistemi ERP e altri strumenti di gestione finanziaria, facilitando lo scambio di dati e l'automazione del flusso di lavoro. Sfruttando l'infrastruttura esistente, Nanonets riduce al minimo i costi di implementazione e le interruzioni delle operazioni aziendali, garantendo una transizione graduale verso processi di riconciliazione automatizzati.
Miglioramento continuo: Nanonets utilizza algoritmi di apprendimento automatico per apprendere continuamente dalle attività di riconciliazione passate e migliorarne la precisione e le prestazioni nel tempo. Sfruttando gli insight basati sull’intelligenza artificiale, Nanonets aiuta le aziende a identificare tendenze, modelli e opportunità di ottimizzazione, migliorando l’efficacia dei processi di riconciliazione e favorendo il miglioramento continuo delle operazioni finanziarie.
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Sebbene i termini “riconciliazione bancaria” e “riconciliazione contabile” siano spesso usati in modo intercambiabile, è necessario comprendere che la riconciliazione bancaria è un sottoinsieme della riconciliazione contabile. Comprendere questa relazione consente alle organizzazioni di implementare pratiche complete di gestione finanziaria, garantendo accuratezza e integrità nei propri registri e sfruttando al tempo stesso la tecnologia per semplificare i processi e promuovere l'efficienza.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/bank-vs-book-reconciliation/
