Introduzione
Per decenni i contabili si sono affidati a vari strumenti software, tra cui classici come Excel che hanno avuto un ruolo importante nelle operazioni contabili. Tuttavia, nell’ambiente aziendale competitivo di oggi, le soluzioni semplicistiche non sono all’altezza della scalabilità e dell’efficienza. La soluzione imperativa è l'automazione dell'intero flusso di lavoro contabile.
Nell'ambito dell'area più ampia dell'automazione dei processi, gli strumenti di automazione del flusso di lavoro contabile come QuickBooks stanno guadagnando terreno tra le aziende e gli imprenditori. L'uso di tali software di automazione della contabilità fornitori ha dimostrato di produrre notevoli risparmi sui costi:fino a $ 16 per fattura.
Con oltre 4.5 milioni di abbonati in tutto il mondo, QuickBooks viene sempre più utilizzato da organizzazioni di tutte le dimensioni per la gestione sia della contabilità fornitori che dei crediti. Se integrata con Nanonets, l'API QuickBooks diventa uno strumento ancora più potente, in grado di gestire in modo efficiente i processi di contabilità fornitori di qualsiasi organizzazione.
Cos'è l'API QuickBooks?
QuickBooks API (Application Programming Interface) è un insieme di strumenti e protocolli che consente agli sviluppatori di integrare le proprie applicazioni con QuickBooks, un popolare software di contabilità basato su cloud sviluppato da Intuit. L'API consente alle applicazioni di terze parti di interagire con QuickBooks, facilitando lo scambio di dati e automatizzando vari processi contabili.
Utilizzando l'API QuickBooks, gli sviluppatori possono creare soluzioni personalizzate, creare integrazioni e sincronizzare i dati tra QuickBooks e vari altri strumenti. Questi strumenti includono software come Nanonets in grado di recuperare automaticamente dati finanziari, creare e aggiornare record come fatture e spese ed eseguire altre operazioni relative alla contabilità.
Con l'API, le aziende possono semplificare i propri flussi di lavoro, ridurre l'immissione manuale dei dati e integrare QuickBooks con altri strumenti e servizi che utilizzano. Ciò migliora l’efficienza e l’accuratezza nella gestione delle informazioni finanziarie.
Perché l'API QuickBooks per l'automazione della contabilità fornitori?
L'API QuickBooks semplifica i processi finanziari per aziende di tutte le dimensioni. L'API QuickBooks si integra perfettamente con una varietà di applicazioni di terze parti (in particolare Nanonets), espandendone le funzionalità. Le integrazioni con Nanonet migliorano le capacità della piattaforma, introducendo funzionalità di automazione avanzate come flussi di lavoro basati sul linguaggio naturale. Ecco un'esplorazione di come l'APU API QuickBooks viene utilizzata nell'automazione del flusso di lavoro contabile:
- Automazione efficiente delle attività: l'API QuickBooks consente alle aziende di automatizzare attività di routine e dispendiose in termini di tempo, come l'immissione di dati contabili, la contabilità e la generazione di fatture, lavorando con altri strumenti avanzati come Nanonets. Le funzionalità di automazione intuitive della piattaforma consentono agli utenti di creare flussi di lavoro che eseguono passaggi predefiniti, risparmiando tempo e fatica considerevoli.
- Integrazione perfetta: l'API QuickBooks si integra perfettamente con vari istituti finanziari, consentendo feed bancari automatici e aggiornamenti delle transazioni in tempo reale. Questa integrazione elimina l'immissione manuale dei dati per le transazioni, garantendo accuratezza ed efficienza nel processo di riconciliazione.
- Gestione delle spese: QuickBooks automatizza il monitoraggio delle spese acquisendo e classificando le spese in tempo reale. Se combinati con strumenti OCR intelligenti come Nanonets, le informazioni rilevanti possono essere estratte in modo intelligente da immagini scansionate o fotografate di ricevute e fatture, riducendo al minimo la necessità di inserimento manuale e gli errori associati.
- Fatturazione e automazione dei pagamenti: l'API aiuta a integrare QuickBooks con altri strumenti che possono semplificare il processo di fatturazione automatizzando la creazione e la consegna delle fatture ai clienti. I promemoria e i follow-up dei pagamenti possono essere automatizzati, garantendo pagamenti tempestivi e migliorando la gestione del flusso di cassa.
- Reporting e analisi finanziari: la piattaforma QuickBooks offre report finanziari automatizzati, generando rendiconti finanziari accurati e aggiornati. Gli utenti possono utilizzare l'API per integrarsi con applicazioni di terze parti per personalizzare i report in base a criteri specifici, consentendo un'analisi approfondita dei principali parametri finanziari.
- Interfaccia intuitiva: QuickBooks fornisce un'interfaccia intuitiva e intuitiva, rendendola accessibile a utenti con diversi livelli di esperienza contabile. Il design incentrato sull'utente della piattaforma garantisce che anche i processi di automazione complessi siano facili da impostare e gestire. Questo, combinato con l'integrazione basata su API con app di terze parti, può aiutare nelle operazioni complete degli account.
Miglioramento dei flussi di lavoro contabili con l'API QuickBooks
L'automazione dei flussi di lavoro all'interno di QuickBooks può essere ottenuta attraverso due strade principali: utilizzando funzionalità integrate nella piattaforma e integrando strumenti di terze parti come Nanonets progettati per l'automazione. Sebbene le funzionalità integrate offrano un'automazione semplice, le integrazioni di terze parti basate su API sbloccano funzionalità aggiuntive non native della piattaforma QuickBooks.
QuickBooks offre le seguenti funzionalità per l'automazione AP
· Processo di approvazione delle fatture (ad esempio, automatizzazione dei controlli necessari)
· Processo di rilascio del pagamento (rilascio in blocco da un'unica interfaccia)
· Raccolta fatture (etichettatura automatica, raggruppamento e pianificazione dei pagamenti)
· Estrazione automatica delle informazioni dalle fatture
Le integrazioni esterne basate su API, come con Nanonet, migliorano il processo di approvazione dei pagamenti, automatizzano l'estrazione dei dati e semplificano l'intero flusso di lavoro della contabilità fornitori.
Le seguenti funzionalità intrinseche di QuickBooks aiutano ad automatizzare il processo di contabilità clienti:
· Promemoria fatture automatizzati (e-mail personalizzate, follow-up a intervalli appropriati)
· Semplificazione dei pagamenti (condivisione di link per pagamenti rapidi, accettazione di vari metodi di pagamento)
· Generazione e consegna automatizzate delle fatture
Quando si automatizza QuickBooks per la contabilità clienti, le integrazioni basate su API con applicazioni come Nanonets possono aiutare a tenere traccia delle fatture non pagate e facilitare processi di fatturazione efficienti.
QuickBooks può anche essere utilizzato per automatizzare il processo di gestione delle buste paga. Stabilire un programma di pagamento automatizzato all'interno di QuickBooks è una procedura semplice. Una volta configurata l'automazione delle buste paga in QuickBooks, i dipendenti ricevono il loro meritato stipendio senza la necessità di un coinvolgimento manuale nella laboriosa elaborazione delle buste paga bisettimanali (o con qualsiasi frequenza preferita). Questa automazione garantisce un'erogazione degli stipendi tempestiva e senza problemi, liberandoti tempo per attività più strategiche e orientate al valore all'interno della tua azienda.
QuickBooks offre anche una sezione di reporting dedicata, ma spesso è richiesto lavoro manuale per ogni attività. L'integrazione basata su API con strumenti popolari come Nanonets può automatizzare il processo di reporting. Utilizzando la sinergia, gli utenti scelgono i dati da recuperare (dati grezzi o report pronti). Le opzioni di esportazione includono QuickBooks in Excel o l'integrazione con fogli di calcolo o data warehouse di Google. Le opzioni di pianificazione garantiscono l'aggiornamento dei dati esattamente quando necessario.
Come integrare QuickBooks con Nanonets per AP Automation
Ecco come l'integrazione di QuickBooks con Nanonets affronta questa sfida attraverso un processo senza soluzione di continuità:
1. Configurazione del tuo account Nanonets:
- Inizia accedendo alla pagina di registrazione di Nanonets, dove attende un semplice processo di accesso. Gli utenti possono accedere con il proprio ID Google con un clic o registrarsi utilizzando la propria email di lavoro.
- Una volta effettuato l'accesso, gli utenti ottengono un accesso immediato alla piattaforma Nanonets. Qui, le fatture possono essere caricate manualmente o collegate tramite e-mail/Google Drive. Nanonets vanta la capacità di elaborare oltre 20 informazioni uniche provenienti dalle fatture, inclusi dati basati su tabelle.
2. Connessione all'API QuickBooks:
- Passare alla dashboard e andare su Integrazioni -> QuickBooks, dove è possibile configurare la connessione a QuickBooks con un clic.
- Al momento della connessione, Nanonets importa automaticamente il piano dei conti e i codici GL da QuickBooks. Se il tuo account API QuickBooks utilizza classi e progetti, Nanonets incorpora perfettamente questi campi, rendendoli accessibili per le fatture all'interno della piattaforma Nanonets.
3. Estrazione automatica dei dati e approvazione delle fatture:
- Con l'integrazione in atto, il caricamento di una fattura avvia l'estrazione automatica di tutti i dati necessari.
- La piattaforma Nanonets presenta una visione dettagliata delle informazioni estratte, pronte per la revisione. Gli utenti hanno la flessibilità di scaricare i dati in vari formati come CSV, XLSX, ecc.
- Inoltre, Nanonets facilita l'esportazione senza interruzioni delle fatture approvate su QuickBooks Accounts Payable, garantendo un flusso di lavoro sincronizzato ed efficiente per la contabilità fornitori.
Alcune popolari integrazioni API QuickBooks basate su Nanonets con altri software sono:
API QuickBooks: sensibilizzazione
togliere
L'automazione è l'unico modo per gestire efficacemente il flusso di lavoro contabile, sia esso AP, AR o buste paga. L'utilizzo di software come QuickBooks, combinato con strumenti abilitati all'intelligenza artificiale come Nanonets, può ottimizzare questi flussi di lavoro. Questa sinergia strategica influenza direttamente i profitti, rafforzando l’importanza dell’automazione semplificata degli AP per il benessere finanziario complessivo.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/quickbooks-api/
