Con la crescita del business nasce la necessità di aggiornare i sistemi informativi chiave, in particolare quelli per la gestione dei processi finanziari.
È uno stato di cose a cui ogni azienda aspira, ma può causare gravi problemi operativi durante la transizione. Fruit of the Loom, il grande produttore americano di activewear e intimo che fa parte del BerkshireHathaway Inc. impero, era su una curva di crescita ripida a causa di una combinazione di acquisizioni e aumenti delle vendite. Il sistema di gestione finanziaria dell'azienda non riusciva a tenere il passo.
Il vecchio strumento finanziario multilivello continuava a incorrere in problemi di dati, richiedendo la riscrittura di più sistemi. "Ogni volta che provavamo a fare un aggiornamento, si trattava di un progetto completo che richiedeva consulenza con settimane di aggiornamento", ricorda John Alsobrook, responsabile dei sistemi finanziari di Fruit of the Loom. "Abbiamo avuto un costo del progetto molto considerevole."
Dal punto di vista dei sistemi, l'azienda è arrivata a un punto decisionale cruciale: investire nella versione successiva dell'applicazione esistente o vedere cos'altro era disponibile nel mercato del software? Alla fine, ha scelto quest'ultima strada, stanco di lottare con un sistema complesso e sconnesso, che si estende su una dozzina di ambienti e gravato da server che non comunicavano tra loro. "Non siamo esperti di infrastrutture, siamo esperti finanziari", afferma Alsobrook.
Dopo aver contattato diversi fornitori di soluzioni, Fruit of the Loom ha deciso OneStream Software LLC, produttore di una piattaforma per l'automazione dei processi finanziari di pianificazione, budgeting e consolidamento ravvicinato. Fruit of the Loom conosceva già i fondatori di OneStream Bob Powers e Tom Shea, che avevano precedentemente inventato Hyperion Financial Management, successivamente acquisito da Oracle Corp. Hanno lanciato OneStream in sostituzione di Hyperion, secondo l'account manager di OneStream Lee Ramey.
Supporto pratico
Fruit of the Loom è stata attratta da OneStream in parte grazie all'elevato livello di assistenza clienti di quest'ultimo. "Si trattava di sapere con chi stavamo lavorando, invece della nostra precedente esperienza di lavorare con un'azienda senza volto", afferma Alsobrook. Per quanto riguarda il prodotto in sé, Fruit of the Loom è stata attratta dal suo design tutto compreso. Processi finanziari chiave come la previsione del budget, i dati effettivi e la riconciliazione dei conti esistevano all'interno di un'unica piattaforma, eliminando la necessità di trasferire i dati tra i moduli e riducendo drasticamente i costi di manutenzione.
Ramey afferma che l'implementazione del sistema OneStream presso Fruit of the Loom è stata "tipica ma complicata", poiché prevedeva la migrazione di più ambienti in un'unica soluzione. Alsobrook cita la sfida di sostituire un importante sistema di convalida finanziaria mentre l'azienda funziona a pieno ritmo. “Le cose si stanno muovendo”, dice. "Stai sparando a un bersaglio in movimento."
Con ogni nuova adozione di tecnologia nasce la necessità di gestire l’elemento umano. “Le persone sono creature abitudinarie”, afferma Ramey. “Devi assicurarti che ci sia una chiara comprensione e una sponsorizzazione da parte dei dirigenti. Perché il cambiamento di soluzione? E quali sono i vantaggi desiderati per tutti i membri del team?”
Piuttosto che intraprendere un’implementazione completa dello strumento fin dall’inizio, Fruit of the Loom ha scelto di affrontare il progetto per fasi. Tutto è iniziato con la pianificazione e il budget, con l’obiettivo di eliminare questi molteplici ambienti. Una volta definiti la struttura e i contenuti adeguati per la pianificazione, si è passati al consolidamento definitivo.
Alzarsi e correre
Il nuovo strumento è stato testato ed è stato reso operativo nel giro di quattro mesi, dice Alsobrook, anche se Fruit of the Loom ha utilizzato sistemi paralleli per altri quattro mesi per placare le ansie di una base di utenti conservatrice. “L’adozione è andata molto bene”, dice. "Siamo stati in grado di offrire loro molte più funzionalità nel modo in cui abbiamo caricato i dati in OneStream."
L'ambito delle operazioni finanziarie della società è vasto. L'applicazione iniziale di consolidamento e reporting comprendeva circa 1,200 conti, 137 entità giuridiche, 353 sedi, 243 dipartimenti e 195 codici di marchio. In totale, il sistema elaborava più di 2.9 miliardi di dati, 100 volte il numero che l'azienda aveva raccolto e analizzato con l'applicazione precedente.
Ramey cita tre principali vantaggi ottenuti da Fruit of the Loom grazie all'adozione dell'applicazione OneStream: riduzione del debito tecnico, maggiore efficienza e miglioramento dell'efficacia complessiva dei processi finanziari. L'azienda non aveva più bisogno di soluzioni puntuali multilivello per soddisfare vari casi d'uso o di un forte coinvolgimento dell'IT nel far funzionare il sistema. Gli utenti hanno avuto accesso a dati corretti e hanno potuto prendere decisioni più rapidamente senza intraprendere “sforzi eroici” per consolidarsi. E con l’accesso ad analisi più accurate per le spese di vendita, generali e amministrative (SG&A), i manager finanziari potrebbero dedicare tempo a responsabilità di alto livello invece di preoccuparsi “del banale spostamento di dati da più ambienti in una soluzione legacy”.
Alsobrook afferma che Fruit of the Loom sta cercando di implementare funzionalità aggiuntive del sistema OneStream. “Sembrano essere in anticipo sui tempi riguardo alle aree finanziarie che stiamo cercando. OneStream è costantemente alla ricerca di aggiungere valore a ciò che abbiamo."
Aggiunge Ramey: “Per noi i grandi marchi sono importanti e Fruit of the Loom è certamente questo. Fanno parte della famiglia OneStream."
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