Di notte scrivo contenuti e di giorno sono responsabile delle partnership e, nel mio mondo, essere produttivo è tutto.

La mancata pianificazione o la mancanza di gestione del progetto portano ad articoli in ritardo, opportunità di partnership fallite, alta pressione e stress. Siamo stati tutti lì, riprendendoci dalla produttività zero.

I sistemi di produttività aiutano a sviluppare un equilibrio sostenibile tra lavoro e vita privata e a prepararsi per gli sprint lavorativi quando necessario.

In questo post condivido i sette migliori sistemi di produttività che sono diventati parte della mia routine, trasformando la routine quotidiana in una giornata lavorativa efficiente. Troverai i loro pro e contro e i diversi casi d'uso.

Cosa sono i sistemi di produttività?

I sistemi di produttività sono metodi e strumenti che ti aiutano a svolgere le tue attività in modo efficiente. Non fanno il lavoro per te, ma ti aiutano a organizzare e dare priorità alle attività e al tuo benessere, con il risultato di una maggiore produttività in un dato momento.

Ad esempio, i sistemi di produttività ti aiutano con:

• Suddividere i progetti in passaggi più piccoli e gestibili.
• Concentrarsi ed evitare le distrazioni.
• Impostazione degli obiettivi.
• Organizzazione e flusso di lavoro.

Esploriamo i sette sistemi di produttività che utilizzo e come mi aiutano.

7 sistemi di produttività per semplificare il flusso di lavoro

1. La Tecnica del Pomodoro

Sono semplicemente innamorato di questo metodo per potenziare la mia produttività quando faccio fatica a ricompormi e portare a termine le cose. Attiva immediatamente la mia modalità di messa a fuoco e divento così concentrato che nulla può distrarmi.

Come funziona?

La Tecnica del Pomodoro suddivide il tuo lavoro in intervalli brevi e mirati (in genere 25 minuti) seguiti da pause. Ti aiuta a rimanere sveglio e motivato perché i programmi da 25 minuti sono facilmente digeribili dal tuo cervello.

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Inoltre, vedere un timer che fa il conto alla rovescia nella barra degli strumenti rafforza la tua volontà di completare un'attività durante questo periodo. È come se la tua voce interiore dicesse: "Dai, amico, puoi lavorare per 25 minuti senza scorrere il tuo Instagram."

Io uso il Marinara: Assistente Pomodoro Estensione Chrome per rendere facilmente accessibile la tecnica del Pomodoro. Timer da 30 minuti con un riposo di 5 minuti: questa è la mia regola.

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Ma spesso non faccio pause e continuo semplicemente a lavorare sul mio compito finché non lo porto a termine. E quando suona il timer, ne imposto un altro per rimanere concentrato.

Utilizzo Pomodoro anche per tenere traccia del tempo quando lavoro su un'attività specifica per comprendere il mio carico di lavoro e il tempo impiegato nell'attività X.

Aiuta immensamente nella corretta stima del tempo e nella gestione del progetto.

PRO:

• Ti aiuta a concentrarti quando è difficile iniziare a lavorare.
• Riduce la procrastinazione.
• Meno mal di schiena e affaticamento.
• Migliore pianificazione per settimane e trimestri.
• Maggiore responsabilità per i compiti.
• Meno distrazioni: migliore gestione del tempo.
• Motivazione costante durante le attività.

Contro:

• Nessuno. Utilizzo questo metodo da anni ed è sempre utile.

Ideale per: Chiunque voglia gestire meglio il tempo e fare di più in meno tempo.

Il mio verdetto

All’inizio è stato difficile per me accettare le pause. Avevo la sensazione di perdere tempo in quei periodi. Ma poi ho capito il loro potere: quelle pause mi ricaricano letteralmente.

2. Diario dei proiettili

Un bullet journal, o il cosiddetto BuJo, è come un diario avanzato che include scrittura e disegno. È organizzato con sezioni per attività quotidiane, calendari, note, monitoraggio della salute e impostazione degli obiettivi.

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Recentemente mi sono imbattuto in un fantastico riparazioni esplorare l'impatto del bullet journal sulla creatività e sulla produttività. La conclusione è che non aiuta solo a rimanere organizzati, ma anche a riflettere su ciò che è veramente importante.

Adoro anche il pezzo da un insegnante che ha raccontato come il bullet journaling l'ha aiutata superare il perfezionismo. Quindi, se stai inseguendo quella perfezione sfuggente, leggi. 🙂

Di tanto in tanto, utilizzo il bullet journaling per pianificare le mie giornate, capire quanto sono pieno di impegni e ritagliarmi del tempo per le cose che amo fare oltre al mio lavoro. Mi ha anche aiutato a capire quanti progetti posso intraprendere.

Ad esempio, redigo il mio programma in un modo super vecchio stile sul mio quaderno di carta. Quindi, il mio bullet journaling di solito funziona così:

7:30: sveglia
8:00 – yoga
10:00: offri uno schema per il cliente X
11:00 — intervista esperti per l'articolo di HubSpot
13:00 – pausa pranzo
14:00 — lavoro per un fondo di beneficenza
17:30 — incontro

Se non ti piace la vecchia scuola metodi di produttività, puoi controllare alternative digitali come Nozione, Trello, Evernote, o Miro.

Secondo me, Miro è l'opzione più interessante perché ricorda un normale notebook. Ti consente di spostare facilmente gli oggetti e favorisce la creatività.

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PRO:

• Aiuta con l'organizzazione personalizzabile.
• Aiuta a stimolare la creatività e aiuta a stabilire le priorità.
• Fornisce la gestione centralizzata delle attività.
• Facilita l'autoriflessione.

Contro:

• Manutenzione dispendiosa in termini di tempo.
• Rischio di incoerenza.

Ideale per: Creativi, pensatori visivi e individui che cercano un'organizzazione personalizzata.

Il mio verdetto

Il bullet journaling è una pratica che molti di noi hanno istintivamente fatto ad un certo punto della nostra vita. Diciamo per pianificare viaggi, fare shopping, routine di allenamento o attività simili.

Il trucco è imparare a farlo in modo più sistematico. A volte mi affido completamente a questo. Altre volte utilizzo il bullet journal proprio come un blocco appunti quando trasferisco le informazioni dalla carta al mio app per la gestione dei progetti.

3. Blocco del calendario

Il problema principale che le persone spesso affrontano con il loro programma è il costante passaggio da un'attività all'altra. Il blocco del calendario è un metodo di gestione del tempo in cui assegni fasce orarie specifiche sul tuo calendario per diverse attività.

Ad esempio, la mia giornata lavorativa prima del blocco del calendario potrebbe assomigliare a questa: inizio a scrivere un articolo. Poi, dopo mezz'ora, mi lancio in una riunione. Successivamente, passo alle mie e-mail. Infine, torno all'articolo. Per nulla efficace.

La grafica di Todoist spiega perfettamente il mio punto:

Per il blocco del tempo, utilizzo Google Calendar e blocco il tempo per attività specifiche. Ogni attività ha la propria fascia oraria focalizzata. Anche gli appuntamenti dal medico, lo yoga e la lettura vanno nel mio calendario.

Il risultato? Faccio di più più velocemente.

Ecco alcuni suggerimenti per bloccare con successo il calendario:

• Dividi la tua giornata in parti per compiti specifici.
• Sii realistico riguardo alla durata delle attività; sopravvalutare se non si è sicuri.
• Pianificare le pause per evitare il burnout; non prenotare in eccesso il tempo libero.
• Modificare i piani se necessario a causa di eventi imprevisti.
• Rivedi e segui regolarmente le attività pianificate.
• Considera l'utilizzo di app come Todoist e Google Calendar per una migliore organizzazione.

PRO:

• Gestione del tempo migliorata.
• Messa a fuoco migliorata.
• Cambio di attività ridotto.
• Priorità più chiara.
• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Contro:

• Difficoltà ad adattarsi ai cambiamenti.
• Potenziale sottovalutazione/sovrastima della durata dell'attività.

Ideale per: Chiunque abbia molteplici compiti e impegni da organizzare.

Il mio verdetto

Il blocco del calendario organizza il tuo tempo libero e lavorativo e ti consente di non perderti in più attività contemporaneamente. La sfida più grande potrebbe essere sedersi la domenica sera o ogni lunedì mattina e preparare tutto in anticipo.

Ma ne vale sicuramente la pena.

4. Mangia la rana

"Se devi mangiare una rana viva, fallo di mattina presto e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata." - Mark Twain

Questa citazione spiega in cosa consiste la tecnica Eat the Frog. Fai prima la cosa più difficile e poi tutto il resto ti sembrerà più facile.

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Dello scorso anno studio hanno scoperto che l’utilizzo di questo metodo migliora le competenze trasversali e aiuta a combattere la procrastinazione, portando a benefici a lungo termine per la carriera e la vita.

Sono totalmente d'accordo con questo e metto in pratica il metodo Eat the Frog quasi ogni giorno.

Ecco come lo faccio:

1. Scelgo prima la mia rana: il compito più importante ma non urgente. Vado con quello che ha bisogno di molte capacità intellettuali.
2. Di solito seleziono un'attività che posso completare in 1-4 ore al massimo.
3. Divido i grandi compiti in passaggi più piccoli.
4. Mi concentro sempre sui compiti di oggi, non su quelli lontani.
5. E infine, inizio la giornata affrontando prima il compito della rana.

PRO:

• Svolgi prima i compiti difficili.
• Sentiti meno stressato.
• Gestisci meglio il tempo.
• Costruisci buone abitudini.

Contro:

• Iniziare con il compito più difficile può portare alla fatica.
• Potrebbe portare a trascurare questioni urgenti.

Ideale per: Chiunque preferisce affrontare le sfide in anticipo piuttosto che procrastinare o chiunque abbia difficoltà a procrastinare quando si tratta di compiti difficili.

Il mio verdetto

Quando ho quei compiti difficili da masticare (quelli che richiedono molta concentrazione, numeri e ricerca), ne faccio la mia massima priorità al mattino. Una volta affrontato questo problema, posso rilassarmi con una tazza di caffè, recuperare le e-mail e passare a un altro compito.

Ho provato a farlo al contrario, ma non riuscivo a concentrarmi su nient'altro pur sapendo che avevo quel grande compito che mi aspettava. Quindi, per me, la tecnica “Mangia la rana” è l’unica strada da percorrere.

5. Pratiche di gestione del progetto

Quando ho iniziato a lavorare come freelance, gestire uno o due progetti senza tracciabilità non era troppo difficile. Ma quando il mio carico di lavoro è cresciuto, è diventato impossibile.

Oggi non riesco a immaginare la mia routine lavorativa senza strumenti di gestione dei progetti — Lunedì ed Asana sono la mia ancora di salvezza per la produttività.

Mi aiutano a suddividere le attività, stabilire scadenze, monitorare i progressi, coordinarmi con il mio team e fornire risultati.

Utilizzo il lunedì per pianificare e dare priorità alle mie attività settimanali per il lavoro di un fondo di beneficenza in una visualizzazione Kanban semplificata con le schede "Backlog", "In corso" e "Fine".

Cosa mi piace: Monday si occupa degli elementi essenziali della gestione del progetto come attività secondarie, stati flessibili, proprietari e assegnatari, integrazioni API, ecc.

Per quanto riguarda Asana, lo utilizzo principalmente per la scrittura dei clienti e per progetti SEO. È semplicissimo ottenere e assegnare attività, monitorare l'avanzamento del progetto e comunicare con gli altri attraverso la piattaforma.

PRO:

• Centralizza le informazioni sul progetto per un facile accesso.
• Facilitare la comunicazione del team e la condivisione delle idee.
• Aiutarti a suddividere i progetti in attività gestibili.
• Mantieni il tuo team concentrato e produttivo.
• Fornire dati in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto.
• Automatizza le attività per flussi di lavoro semplificati.

Contro:

• Non vedo altro che vantaggi nell'utilizzo del software di gestione dei progetti. Imparare a usarlo potrebbe richiedere tempo, ma una volta fatto, diventa semplicissimo.

Ideale per: Individui, team e progetti di tutte le dimensioni. Puoi usarlo per piccoli compiti o iniziative su larga scala.

Il mio verdetto

Anche se mi piace usare il mio notebook per il bullet journaling, gli strumenti PM mi aiutano a tenere sotto controllo il mio lavoro con notifiche, promemoria, attività ripetute, ecc.

6. La matrice decisionale di Eisenhower

“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Le cose urgenti non sono importanti, e le cose importanti non sono mai urgenti”. – Dwight D.Eisenhower

La matrice decisionale di Eisenhower classifica i compiti in base all'importanza e all'urgenza. Lo uso per decidere su cosa concentrarmi, delegare o scartare.

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Dovresti prendere in considerazione l'utilizzo della Matrice Eisenhower se sei spesso occupato ma ritieni che il tuo lavoro manchi di impatto, hai difficoltà a raggiungere obiettivi a lungo termine o hai difficoltà a delegare o dire "no" (ci sono stato, l'ho fatto).

Di recente ho guardato un video su YouTube di Naomi di Todoist, in cui condivide suggerimenti approfonditi sulla matrice di Eisenhower:

[Video: Guida per principianti alla matrice di Eisenhower]

Ecco come spiega ciascuna di queste quattro categorie:

1. Quadrante 1 - compiti importanti che necessitano di attenzione urgente.
2. Quadrante 2 - compiti importanti per obiettivi a lungo termine.
3. Quadrante 3 — compiti urgenti che non sono molto importanti, spesso solo lavori impegnativi.
4. Quadrante 4 - compiti né urgenti né importanti, fornendo soddisfazione immediata ma non duratura.

Ed ecco come applico questo approccio nel mio lavoro quotidiano:

1. Quadrante 1. Dò la priorità al rispetto delle scadenze ravvicinate per gli articoli.
2. Quadrante 2. Dedico tempo al miglioramento delle mie capacità di scrittura e di ricerca per progressi a lungo termine.
3. Quadrante 3. A volte, se sono troppo occupato, lascio che i colloqui con gli esperti siano gestiti da una persona affidabile.
4. Quadrante 4. Cerco di evitare di spendere troppo tempo sui social media per rimanere concentrato.

PRO:

• Priorità chiare.
• Gestione efficace del tempo.
• Allineamento degli obiettivi a lungo termine.
• Meglio delegare.
• Riduzione dello stress.
• Miglioramento del processo decisionale.

Contro:

• All’inizio potrebbe essere difficile decidere quali compiti siano più importanti con un impatto maggiore ma con minore urgenza. Dopo diverse pratiche, ci si abitua al sistema e si ottengono benefici tangibili.

Ideale per: Obblighi organizzativi; particolarmente utile per chiunque abbia difficoltà con la definizione delle priorità delle attività, la gestione del tempo o il processo decisionale.

Il mio verdetto

Il senso di urgenza ha rappresentato la sfida più grande durante la mia carriera nel marketing digitale. Sembrava che ogni compito richiedesse attenzione immediata. La mia modalità predefinita era "al più presto" per tutto finché non ho imparato a classificare le priorità e a discernere le attività non prioritarie.

Questo è quello che ho imparato grazie a The Eisenhower Decision Matrix e, secondo me, è uno dei migliori sistemi di produttività là fuori.

7. Metodi Kanban e Scrum

Per essere super produttivo durante una settimana lavorativa, combino le metodologie Scrum e Kanban semplificate.

Mischia: Lavori in brevi periodi chiamati sprint (di solito da una a quattro settimane). In ogni sprint stabilisci obiettivi e decidi quali compiti affrontare. Quindi, hai riunioni rapide chiamate stand-up per verificare i progressi e adattare il tuo piano di lavoro secondo necessità.

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Kanban: Non ci sono sprint in Kanban. Immagina invece le tue attività su una bacheca con colonne etichettate “Backlog”, “Doing”, “Review” e “Done”.

Mentre lavori, sposti le attività tra le colonne. Ti aiuta a visualizzare il tuo flusso di lavoro, a limitare il lavoro in corso e a concentrarti sul completamento delle attività una per una.

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Ecco come lo faccio:

Ogni lunedì rivedo il mio backlog con idee e attività apparse in modo casuale durante la settimana precedente, assegno priorità e date di scadenza, creo attività secondarie, ecc.

Ogni venerdì, guardo la mia bacheca nello strumento PM di lunedì, un task manager, e analizzo il motivo per cui sono fuori programma per alcune attività e come affrontare la causa.

Questo mi aiuta a essere agile, a completare tutte le attività che rientrano in una settimana lavorativa (realisticamente) e a individuare colli di bottiglia o ostacoli.

PRO:

• Aiuta a visualizzare facilmente i flussi di lavoro.
• Limita il multitasking e migliora la concentrazione.
• Incoraggia il miglioramento continuo del processo.
• Organizza progetti in modo efficace con obiettivi chiari.
• Promuove la comunicazione e la collaborazione regolari del team.
• Facilita l’adattamento alle mutevoli esigenze del progetto.

Contro:

• La mancanza di scadenze definite può portare a ritardi.
• La rigidità nelle tempistiche degli sprint (Scrum) può causare stress.

Ideale per: Ambienti che valorizzano la flessibilità e l'adattabilità rispetto a tempistiche rigorose.

📍Nota: Viene chiamato l'implementazione dei due sistemi alla volta Scruban.

Il mio verdetto

La combinazione di questi due metodi mi aiuta a visualizzare ciò che devo fare nella scheda Kanban, mentre gli Scrum Sprint mi aiutano a fare molti progressi su progetti particolari. Mi piace l'equilibrio che i due sistemi apportano al mio lavoro, che è in gran parte indipendente e remoto.

Qual è il miglior sistema di produttività?

Sebbene ogni sistema di produttività abbia i suoi meriti, i miei preferiti personali sono:

• La Tecnica del Pomodoro per mantenermi concentrato con sprint di lavoro di 30 minuti e pause di 5 minuti.
• La matrice decisionale di Eisenhower per l'organizzazione semplice di compiti urgenti e importanti.
• Scrumban per controlli regolari dei progressi.

Non importa quale sistema scegli, l'unica cosa che conta è che aiuti davvero a migliorare la tua produttività. Ne combino tre quotidianamente e penso che sia l'approccio migliore per completare i lavori da svolgere, ideare nuovi progetti e monitorare i progressi del mio team.

Provane alcuni, vedi cosa va bene e cosa no e, alla fine, troverai la soluzione migliore per evitare blocchi mentali, demotivazione e burnout.

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