Le categorie di spesa aziendale sono una classificazione sistematica dei costi sostenuti durante l'attività di un'azienda, progettata per organizzare e tenere traccia dei deflussi finanziari per scopi quali la preparazione fiscale, la definizione del budget e l'analisi finanziaria. Questa categorizzazione aiuta le aziende a gestire le proprie finanze in modo più efficiente fornendo informazioni dettagliate sui modelli di spesa e identificando potenziali detrazioni fiscali.

Gli imprenditori e i leader aziendali intelligenti sanno che il diavolo è nei dettagli, in particolare quando si tratta di chiarezza finanziaria. Questa chiarezza finanziaria inizia con un approccio meticoloso alla classificazione delle spese aziendali. In questo modo, le aziende non solo aprono la strada a una solida salute finanziaria, ma garantiscono anche di essere posizionate strategicamente per sfruttare le opportunità e affrontare le sfide.

Perché classificare le spese aziendali?

Il processo di categorizzazione delle spese aziendali implica lo sviluppo di un elenco completo di categorie di spesa e la garanzia che ogni transazione effettuata dall'azienda sia assegnata in modo ordinato al posto che le spetta. Perché tutto questo è importante, potresti chiedere?

1. Preparazione fiscale e detrazioni:
   La categorizzazione meticolosa delle spese aziendali aiuta a semplificare il processo di preparazione fiscale, garantendo che nessuna spesa deducibile venga trascurata. Questa attenta organizzazione può ridurre significativamente il reddito imponibile, portando a notevoli risparmi. Semplifica il processo di identificazione di quali spese sono deducibili e in che misura, rendendo il tempo fiscale meno scoraggiante e più efficiente.
2. Analisi e budget:
   Una categorizzazione ben strutturata delle spese fornisce informazioni preziose sui modelli di spesa, aiutando le aziende a identificare le aree in cui possono ridurre i costi e allocare le risorse in modo più efficace. Questa visione granulare delle spese consente agli imprenditori di elaborare budget realistici e strategici, migliorando la stabilità finanziaria e favorendo la crescita.
3. Gestione quotidiana del flusso di cassa:
   Capire dove e come vengono spesi i fondi ogni giorno è fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano. La categorizzazione delle spese consente alle aziende di tenere traccia dei propri impegni finanziari e di adeguare le operazioni secondo necessità per garantire la liquidità. Una gestione efficace del flusso di cassa è l’ancora di salvezza di qualsiasi azienda, poiché previene crisi di liquidità e consente un flusso operativo regolare.

45 categorie di spese aziendali per aziende e startup

La creazione di un elenco esaustivo di categorie di spesa aziendale può aiutare le aziende e le startup a monitorare meglio le proprie finanze, a gestire il budget in modo più efficace e a sfruttare le detrazioni fiscali per ridurre il reddito imponibile. Di seguito è riportato un elenco di 45 categorie di spese aziendali comunemente incontrate dalle aziende negli Stati Uniti. Questa categorizzazione è strutturata per ottimizzare le posizioni fiscali.

1. Pubblicità e Marketing: include annunci online, materiali stampati e campagne di marketing. Tali spese sono generalmente interamente deducibili.
2. Salari e stipendi: Compensi ai dipendenti, inclusi stipendi, stipendi, bonus o commissioni. Completamente deducibile.
3. Lavoro a contratto: Pagamenti agli appaltatori indipendenti. Completamente deducibile, ma le aziende devono emettere il modulo 1099-NEC se pagano più di $ 600 in un anno.
4. Affitto di immobili commerciali: Canoni di locazione per spazi per uffici, negozi e altre proprietà commerciali. Completamente deducibile.
5. Utilità: Servizi di elettricità, acqua, gas, internet e telefonia per le operazioni commerciali. Completamente deducibile.
6. Forniture e spese per ufficio: costo di articoli per ufficio come penne, carta e inchiostro per stampanti. Completamente deducibile.
7. Riparazioni e manutenzione: Costi per la manutenzione delle proprietà e delle attrezzature aziendali, esclusi i miglioramenti importanti. Completamente deducibile.
8. Ammortamento: Detrazione per la perdita di valore dei beni (ad esempio, veicoli, edifici, attrezzature) nel tempo. Calcolato in base alle linee guida dell'IRS.
9. Onorari professionali: onorari per servizi legali, contabili e altri servizi professionali. Completamente deducibile.
10. Assicurazione: Premi assicurativi aziendali, come responsabilità civile, negligenza e assicurazione sulla proprietà. Completamente deducibile.
11. Tasse e licenze: Alcune tasse statali, locali e federali; licenze e tasse di regolamentazione. Generalmente deducibile.
12. Interesse: Interessi su prestiti commerciali, linee di credito e ipoteche su immobili commerciali. Completamente deducibile.
13. Spese di viaggio: Costi per viaggi d'affari, inclusi alloggio, trasporto e pasti (soggetti a limitazioni). Deducibile secondo le linee guida IRS.
14. Pasti e intrattenimento: franchigia 50% per pranzi di lavoro; i costi di intrattenimento non sono più deducibili a partire dal Tax Cuts and Jobs Act (TCJA).
15. Istruzione e formazione: Costi per workshop, seminari e materiale didattico per te o i tuoi dipendenti. Completamente deducibile.
16. Software e abbonamenti: software aziendale, servizi online e abbonamenti a pubblicazioni. Completamente deducibile.
17. Quote associative: Tasse per le associazioni professionali e le organizzazioni imprenditoriali. Franchigia, escluse quelle per i circoli organizzati per affari, piacere, svago o altri scopi sociali.
18. Spese del Ministero degli Interni: Per chi utilizza regolarmente ed esclusivamente una parte della propria abitazione per motivi di lavoro. Franchigia in base alla percentuale di utilizzo dell'abitazione per attività lavorativa.
19. Spese del veicolo: Uso aziendale di un veicolo, detraendo le spese effettive o utilizzando la tariffa chilometrica standard. Deducibile secondo le linee guida IRS.
20. Telecomunicazioni: Costi per telefoni cellulari e servizi Internet legati all'attività. Completamente deducibile.
21. Affrancatura e spedizione: Costi per la corrispondenza, i servizi di corriere e la spedizione per operazioni commerciali. Completamente deducibile.
22. Tasse bancarie: Commissioni relative ai conti bancari aziendali e alle carte di credito. Completamente deducibile.
23. Benefici per i dipendenti: Assicurazione sanitaria, contributi al piano pensionistico e altri costi relativi ai benefici per i dipendenti. Generalmente deducibile.
24. Costi legali e normativi: Tariffe per brevetti, marchi e conformità normativa. Completamente deducibile.
25. Ricerca e Sviluppo: costi associati allo sviluppo di nuovi prodotti o servizi. Potenzialmente idoneo a crediti d'imposta per ricerca e sviluppo.
26. Crediti inesigibili: importi dovuti a te che non sei in grado di riscuotere. Deducibile a determinate condizioni.
27. Contributi di beneficenza: Donazioni effettuate a organizzazioni di beneficenza qualificate. Deducibile entro limiti basati sulla struttura aziendale.
28. Spese in movimento: costi di spostamento di attrezzature aziendali, inventario e forniture. Deducibile se relativa a un cambio di sede aziendale.
29. Interessi sulle imposte pagate in ritardo: Interessi pagati sui ritardati pagamenti delle imposte. Deducibile.
30. Inventario per la rivendita: Costo delle merci o delle materie prime, compreso il trasporto. Deducibile al momento della vendita dell'inventario.
31. Imposte immobiliari: Imposte sugli immobili commerciali. Completamente deducibile.
32. Tasse sulla proprietà personale: tasse sulle proprietà utilizzate negli affari, come veicoli e attrezzature. Completamente deducibile.
33. Perdite per furto e vittime: Perdite derivanti da furto, vandalismo, incendio, tempesta o eventi simili. Deducibile nell'anno in cui si è verificata la perdita.
34. Premi di assicurazione sanitaria: Per i lavoratori autonomi, potenzialmente deducibile dal reddito.
35. Piani di pensionamento: Contributi ai piani pensionistici dei dipendenti. Deducibile entro certi limiti.
36. Regali: I regali aziendali sono deducibili fino a $ 25 per persona all'anno.
37. Reddito prodotto all'estero: Spese relative al reddito da lavoro in un paese estero. Soggetto a specifiche detrazioni ed esclusioni.
38. Spese ambientali: Costi per il controllo dell'inquinamento, la bonifica ambientale. Alcune spese possono beneficiare di crediti o detrazioni specifici.
39. Miglioramenti dell'efficienza energetica: Costi per alcuni interventi di miglioramento dell'efficienza energetica degli immobili commerciali. Possono beneficiare di detrazioni o crediti.
40. Credito d'imposta sulle opportunità di lavoro: Assumere individui provenienti da determinati gruppi che incontrano ostacoli significativi all'occupazione. Credito basato su una percentuale del salario pagato.
41. Credito per accesso disabili: Rendere la tua attività più accessibile alle persone con disabilità. È disponibile un credito per le piccole imprese.
42. Costi di avvio: Spese per avviare o acquistare un'impresa. Puoi scegliere di detrarre fino a $ 5,000 nel primo anno e ammortizzare il resto.
43. Costi organizzativi: Costi per la creazione giuridica di una società di capitali o di partenariato. Regole di detrazione simili a quelle dei costi di avvio.
44. Commissioni di elaborazione della carta di credito: Commissioni pagate per l'accettazione di pagamenti con carta di credito. Completamente deducibile.
45. Apparecchiatura di sicurezza: Costi per attrezzature di sicurezza necessarie per l'esercizio aziendale. Completamente deducibile.

Come classificare le spese nella tua azienda?

Immergiamoci nelle sfumature della categorizzazione delle spese aziendali.

1. Crea categorie

Il primo passo per padroneggiare il panorama finanziario della tua azienda è stabilire categorie chiare e complete per le tue spese.

Ecco le categorie essenziali che ogni piccola impresa dovrebbe considerare:

• Spese operative
• I costi del personale
• Tecnologia e software
• Marketing e pubblicità
• Viaggi e intrattenimento
• Onorari professionali
• Assicurazione
• Tasse e licenze
• Ricerca e sviluppo (R&S)

2. Sottocategorie

L'analisi approfondita delle sottocategorie consente un monitoraggio e un'analisi più precisi delle spese, fornendo informazioni più approfondite su dove vanno i tuoi soldi e identificando potenziali aree di risparmio sui costi. Come esercizio di esempio, perfezioniamo le categorie sopra menzionate:

• Spese operative
  • Utenze (elettricità, acqua, internet)
  • Affitto o mutuo
  • Manutenzione e riparazioni
  • Forniture e attrezzature per ufficio
• I costi del personale
  • Salari e stipendi
  • Benefit (assicurazione sanitaria, piani pensionistici)
  • Le imposte sui salari
• Tecnologia e software
  • Abbonamenti software
  • Acquisti hardware
  • Servizi di supporto IT
• Marketing e pubblicità
  • Marketing digitale
  • Pubblicità stampata
  • Materiale promozionale
• Viaggi e intrattenimento
  • Trasporti (voli, noleggio auto)
  • Alloggio
  • Pasti e intrattenimento
• Onorari professionali
  • Servizi legali
  • Servizi di contabilità
  • Spese di consulenza
• Assicurazione
  • assicurazione di responsabilità civile
  • Assicurazione sulla proprietà
  • Compensazione dei lavoratori
• Tasse e licenze
  • Tasse sul reddito
  • Tasse sul commercio
  • Licenze e permessi
• Ricerca e sviluppo (R&S)
  • Ricerca di mercato
  • Tasse su brevetti e marchi

3. Tieni traccia delle spese

La pietra angolare di una solida gestione finanziaria è il monitoraggio meticoloso di ogni centesimo che entra ed esce dalla tua attività. Nel mondo digitale di oggi, sfruttare la tecnologia per automatizzare questo processo non è solo una comodità; è una necessità per rimanere competitivi e informati. Ecco come farlo in modo efficace:

• Utilizzare il software di contabilità: Implementa una soluzione software di contabilità affidabile che si adatti alle esigenze della tua azienda. Piattaforme come Nanonets, QuickBooks, Xero o FreshBooks possono automatizzare il monitoraggio delle spese, della fatturazione e delle buste paga, riducendo significativamente il rischio di errore umano e risparmiando tempo.
• Ricevute e fatture digitali: Incoraggiare la tenuta dei registri digitali archiviando scansioni o foto di ricevute e fatture. Questa pratica non solo supporta l'ambiente ma semplifica anche i processi di recupero e controllo.
• Integra conti bancari e carte di credito: Molte soluzioni software di contabilità offrono la possibilità di collegare direttamente i conti bancari e le carte di credito della tua azienda, consentendo il monitoraggio in tempo reale delle spese e una riconciliazione senza interruzioni.
• Categorizza immediatamente le transazioni: Prendi l'abitudine di classificare ogni spesa man mano che si verifica. Ritardare questo compito può portare a imprecisioni e spese trascurate.

4. Revisione regolare

La natura dinamica del business richiede revisioni regolari delle vostre attività finanziarie. Questa pratica aiuta a identificare le tendenze, gestire il flusso di cassa e prendere decisioni informate:

• Recensioni mensili: dedica del tempo ogni mese alla revisione delle spese classificate. Cerca tendenze, come aumenti inaspettati in determinate categorie, e indaga su eventuali anomalie.
• Benchmarking: confronta i tuoi rapporti di spesa con gli standard del settore o con attività simili. Questo benchmarking può evidenziare aree di efficienza o di preoccupazione, guidando le future strategie finanziarie.

5. Considera le implicazioni fiscali

Comprendere e pianificare le implicazioni fiscali delle spese aziendali è fondamentale. Non tutte le spese sono trattate allo stesso modo dalle leggi fiscali e una corretta categorizzazione può portare a notevoli risparmi fiscali:

• Rimani informato sulle leggi fiscali: le normative fiscali cambiano frequentemente e rimanere informati può aiutarti a massimizzare detrazioni e crediti. Prendi in considerazione la consulenza di un professionista fiscale per garantire la conformità e l'ottimizzazione dei vantaggi fiscali.
• Distinguere tra spese aziendali e personali: Mantieni separate le finanze aziendali e personali per semplificare la preparazione fiscale e supportare le richieste di rimborso delle spese aziendali.
• Documenta tutto: Mantenere un registro meticoloso di tutte le spese, comprese ricevute e fatture. La documentazione è fondamentale per comprovare le detrazioni e può essere preziosa in caso di audit.
• Piano per le detrazioni: Sii proattivo nel capire quali spese sono completamente deducibili, parzialmente deducibili o non deducibili affatto. Questa conoscenza può influenzare le decisioni di spesa e le strategie fiscali durante tutto l’anno.

Software di gestione delle spese per la categorizzazione delle spese

Nel mondo degli affari competitivo, l’automazione è fondamentale per l’efficienza e per restare al passo. La categorizzazione delle spese, cruciale ma noiosa, è resa semplice Software di gestione delle spese piace nanonet.

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Diamo un'occhiata a come un software di gestione delle spese come Nanonets automatizza la categorizzazione e la gestione delle spese.

Acquisizione delle spese

Un dipendente acquisisce una ricevuta utilizzando un'app mobile o carica un documento di spesa in qualsiasi formato. La tecnologia OCR dell'app estrae i dettagli chiave come data, importo e commerciante dalla ricevuta.

Categorizzazione automatica

Il sistema classifica automaticamente la spesa in categorie aziendali predefinite, riducendo la necessità di smistamento manuale e migliorando l'efficienza organizzativa.

Codifica GL

Dopo la categorizzazione, alla spesa viene assegnato il codice di contabilità generale (GL) corretto, riducendo al minimo il lavoro manuale e i potenziali errori di codifica.

Reportistica digitale delle spese

Le spese vengono aggiunte automaticamente a un report digitale, eliminando l'inserimento manuale. I dipendenti possono rivedere e modificare i dettagli, se necessario.

Flusso di lavoro di approvazione

I manager ricevono notifiche nel loro spazio di lavoro digitale (ad esempio, Slack, Teams, Email) per rivedere e possono approvare o rifiutare le spese con un solo clic, rendendo il processo più veloce.

Automazione dei rimborsi

Le spese approvate vengono elaborate automaticamente per il rimborso, integrandosi con i sistemi di gestione delle retribuzioni per emettere pagamenti senza intervento manuale.

Sincronizzazione ERP

La piattaforma esporta senza soluzione di continuità i dati sulle spese al software ERP dell'azienda, eliminando l'immissione manuale dei dati e migliorando la precisione dei dati.

Riconciliazione continua

Il sistema offre riconciliazione in tempo reale, abbinando automaticamente le spese alle transazioni bancarie ed evidenziando le discrepanze per garantire l'accuratezza e la conformità finanziaria.

Conclusione

Come discusso, la categorizzazione delle spese aiuta nella preparazione fiscale, migliora l'analisi per il budget ed è vitale per un'efficace gestione del flusso di cassa.

L'elenco fornito delle categorie di spesa aziendale offre un quadro di riferimento per le aziende per ottimizzare la propria posizione fiscale e ottenere informazioni più approfondite sulle proprie operazioni finanziarie.

Inoltre, l’integrazione della tecnologia, in particolare attraverso software di gestione delle spese come Nanonets, ha rivoluzionato il modo in cui le aziende affrontano la categorizzazione delle spese. Tali piattaforme automatizzano il processo, garantendo precisione, efficienza e conformità, che sono essenziali per le aziende nel mondo frenetico di oggi. Questa automazione non solo fa risparmiare tempo, ma fornisce anche informazioni finanziarie in tempo reale, fondamentali per prendere decisioni aziendali informate.

Consigliamo alle aziende di:

• adottare un approccio strutturato per categorizzare le spese,
• sfruttare la tecnologia per semplificare i processi,
• tenersi al passo con le leggi fiscali,
• la consulenza con professionisti migliorerà ulteriormente la strategia,
• e rivedere regolarmente per identificare opportunità di crescita e risparmio.

In questo modo, le aziende possono garantire non solo di essere finanziariamente sane, ma anche preparate per il successo nel mercato competitivo.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/