Sumber Gambar: Freepik
Organisasi di seluruh dunia selalu mencari cara untuk mengoptimalkan produktivitas tempat kerja mereka. Dalam beberapa tahun terakhir, kemajuan teknologi seperti transformasi digital, kecerdasan buatan (AI), dan Pembelajaran Mesin menjadi sangat penting sebagai pendorong peningkatan produktivitas organisasi dengan membantu organisasi menyederhanakan operasi dan mengotomatisasi tugas.
Namun, jika ditelaah lebih dekat tren-tren ini menunjukkan bahwa langkah-langkah ini secara intrinsik terkait dengan membantu dunia usaha mengatur waktu mereka dengan lebih baik.
Manajemen waktu bukanlah konsep baru, bahkan Theophrastus, Filsuf Yunani kuno, percaya bahwa “Waktu adalah hal paling berharga yang dapat digunakan manusia.” Dari pepatah lama hingga poster boy tentang teknologi disruptif – teknik Time Boxing inovatif Elon Musk – manajemen waktu tetap menjadi pertimbangan penting.
Hal ini telah mendapatkan daya tarik yang tak tertandingi di kalangan bisnis yang mengejar produktivitas dan profitabilitas di tengah perubahan preferensi tempat kerja dan pasar tenaga kerja yang terus berkembang.
Apa itu Manajemen Waktu?
Dalam konteks organisasi, manajemen waktu adalah kemampuan mengelola beban kerja secara efektif dan efisien. Ini membantu memprioritaskan tugas-tugas yang memberikan nilai bisnis tertinggi dan produktif secara optimal. Proses manajemen waktu melibatkan perencanaan, penetapan tujuan, evaluasi kemajuan secara terus-menerus, dan penetapan tenggat waktu praktis untuk mencapai tujuan.
Strategi manajemen waktu yang efisien berhubungan langsung dengan produktivitas tempat kerja yang lebih tinggi, tingkat stres karyawan yang lebih rendah, keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, dan akibatnya, penurunan jumlah karyawan yang keluar dari perusahaan.
Berikut Ikhtisar Singkat Mengapa Manajemen Waktu Penting di Tempat Kerja:
1. Membantu Meningkatkan Tingkat Pemanfaatan Sumber Daya
Manajemen waktu membantu karyawan menyederhanakan hasil kerja mereka dan mengatur waktu mereka secara efisien. Proses seperti itu membantu karyawan mengidentifikasi area perbaikan, seperti hilangnya jam kerja yang dapat ditagih dengan melakukan aktivitas administratif seperti rapat atau tugas berulang seperti mengisi data di spreadsheet. Karena karyawan dapat mengidentifikasi dan mengatasi hilangnya waktu tersebut dengan meminimalkan aktivitas tersebut, mereka dapat menghasilkan tingkat pemanfaatan yang lebih tinggi.
Beberapa organisasi juga telah mengambil inisiatif seperti membatasi jumlah jam rapat dalam sehari untuk membantu karyawan meningkatkan tingkat pemanfaatan sumber daya mereka.
2. Memungkinkan Keseimbangan Kehidupan Kerja yang Lebih Baik
Kurangnya keseimbangan kehidupan kerja dan kehidupan yang memadai telah menjadi salah satu alasan utama di balik tingkat pengurangan karyawan yang lebih tinggi dari biasanya di organisasi-organisasi secara global. Selain itu, angkatan kerja Gen Z, yang akan mencakup 25% angkatan kerja global pada tahun 2025, mengharapkan para pemberi kerja untuk menawarkan ekosistem tempat kerja yang fleksibel dan keseimbangan kehidupan kerja yang memadai.
Akibatnya, semakin banyak organisasi yang mengotomatiskan proses bisnis mereka, seperti proses pelacakan kehadiran karyawan, dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu otomatis. Replika adalah salah satu perangkat lunak pelacakan waktu yang menggunakan AI untuk menangkap data pekerjaan dan waktu karyawan di berbagai aplikasi. Selain itu, perusahaan juga menggunakan perangkat lunak berbasis AI untuk pembuatan konten, dukungan pelanggan, analisis prediktif, dll.
Inisiatif seperti ini mempunyai dampak besar dalam membantu karyawan mengatur waktu mereka dengan lebih baik dan merasakan peningkatan keseimbangan kehidupan kerja, sehingga berdampak positif pada pergantian karyawan.
3. Memungkinkan Pengelolaan Pemangku Kepentingan Internal dan Eksternal yang Lebih Efisien
Tantangan dalam mengelola beragam pemangku kepentingan internal dan eksternal bagi karyawan semakin memburuk sejak organisasi beralih ke tempat kerja hybrid dan jarak jauh. Selain itu, ekspektasi klien yang terus berubah dan perubahan yang sering terjadi dalam lingkup proyek memberikan nilai tertinggi pada kemampuan karyawan untuk terus memberikan informasi kepada pemangku kepentingan, dan secara proaktif mengatasi kekhawatiran dan keraguan mereka.
Manajemen waktu memainkan peran penting dalam membantu karyawan mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dengan memastikan bahwa mereka menyediakan waktu yang wajar untuk upaya tersebut. Kepuasan pemangku kepentingan internal dan eksternal yang selalu tinggi sangat menentukan keuntungan dan keberlanjutan organisasi dalam jangka panjang.
4. Meningkatkan Keuntungan
Ini mungkin mengejutkan, tapi bisnis AS kerugian hampir US$ 600 miliar terhadap gangguan di tempat kerja, dan rata-rata karyawan menghabiskan setengah dari hari kerja mereka yang dapat ditagih untuk tugas-tugas yang tidak memberikan nilai sama sekali! Organisasi mana pun yang secara konsisten mencapai tingkat pemanfaatan sumber daya yang tinggi kemungkinan besar akan memperoleh laba yang lebih sehat.
Karena karyawan dapat menggunakan sebagian besar jam kerja mereka yang dapat ditagih untuk aktivitas produktif dan bermanfaat, jumlah waktu yang terbuang berkurang secara drastis. Untuk organisasi tingkat perusahaan dengan ratusan dan ribuan karyawan, hal ini dapat berarti ratusan jam kerja yang dapat menghemat waktu karyawan hingga jutaan dolar!
5. Memungkinkan Karyawan untuk Upskill dan Reskill Lebih Baik
Matriks keterampilan yang berkembang pesat mengharuskan karyawan untuk meningkatkan dan meningkatkan keterampilan secara konsisten karena keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan kerja terus berkembang dengan kecepatan yang menakjubkan.
Menurut Lisa Lyons, Mitra Transformasi Tenaga Kerja di Mercer “hampir setengah dari seluruh karyawan perlu meningkatkan keterampilan mereka pada tahun 2025, sementara sebagian besar juga perlu melakukan pelatihan ulang secara total.”
Namun, karyawan memerlukan waktu untuk melaksanakan komitmen jangka panjang tersebut, dan organisasi tidak dapat mengharapkan karyawan untuk melakukan inisiatif tersebut di luar jam kerja mereka.
Itu sebabnya organisasi harus mengeksplorasi cara-cara seperti menerapkan solusi otomatisasi layanan profesional untuk mengotomatisasi aspek manajemen proyek, sehingga mengurangi beban kerja karyawan dan memberi mereka waktu yang diperlukan untuk melakukan aktivitas peningkatan keterampilan dan keterampilan ulang. Dengan cara ini, manajemen waktu juga berdampak pada kemampuan karyawan untuk meningkatkan dan meningkatkan keterampilan secara efektif, sehingga berdampak pada keunggulan kompetitif dan keberlanjutan organisasi dalam jangka panjang.
6. Membebaskan Kepemimpinan untuk Memetakan Arah Jangka Panjang
Data menunjukkan bahwa rata-rata pemimpin bisnis mengikuti 37 rapat setiap minggu dan menghabiskan 72 persen jam kerja mingguannya untuk mengadakan rapat!
Angka-angka mengejutkan ini menunjukkan betapa banyak waktu yang dihabiskan C-suite untuk melakukan rapat. Meskipun tidak semua rapat merupakan urusan administratif atau hanya membuang-buang jam kerja, para pemimpin bisnis harus menyediakan lebih banyak waktu untuk menyusun strategi dan terlibat dengan tim dan klien mereka. Hal ini memerlukan manajemen waktu yang cekatan.
Ketika pemimpin bisnis mampu mengatur waktu mereka dengan lebih baik, mereka dapat lebih fokus pada sisi strategis bisnis, sehingga menciptakan nilai lebih besar bagi organisasi secara keseluruhan. Mereka juga mampu memimpin dengan memberi contoh dan menjadi agen perubahan, menanamkan kualitas manajemen waktu pada karyawan mereka di seluruh fungsi bisnis dan tingkat kepemimpinan.
Mengapa Manajemen Waktu Penting?
Organisasi cenderung menghadapi tekanan yang lebih besar pada margin keuntungan mereka karena klien merasionalisasi pengeluaran mereka dan melakukan pengendalian keuangan untuk mengatasi keadaan bisnis yang tidak terduga. Terlebih lagi ketika model bisnis itu sendiri sedang mengalami perubahan. Meskipun dunia usaha sudah sepatutnya mengambil pandangan teleskopik, mengkaji proses mereka untuk menggabungkan teknologi dan menjadi lebih siap menghadapi masa depan, mereka juga harus mempertimbangkan dasar-dasarnya dengan benar.
Manajemen waktu memegang kunci untuk menciptakan tenaga kerja yang gesit dan termotivasi, yang merupakan elemen yang tidak dapat ditawar dalam kesuksesan bisnis di tengah pasar yang penuh tantangan dan sering mengalami gangguan. Organisasi tidak boleh melewatkan kayu demi pepohonan!
Penulis bio:
Shashank Shekhar bekerja sebagai Spesialis Komunikasi Pemasaran Senior di Deltek | replika. Dia telah menjadi profesional pemasaran digital dan konten selama lebih dari 9 tahun. Ia berspesialisasi dalam menulis tentang tren teknologi seperti Kecerdasan Buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) serta dampaknya dalam membentuk lanskap manajemen proyek dengan alat seperti solusi otomatisasi layanan profesional dan solusi pelacakan waktu. Di luar pekerjaan, dia suka membaca tentang sejarah, astrofisika, dan geopolitik.
Gambar Penulis:
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- BlockOffset. Modernisasi Kepemilikan Offset Lingkungan. Akses Di Sini.
- Sumber: Kecerdasan Data Plato.
