Studi menunjukkan bahwa ketidakakuratan inventaris dapat merugikan bisnis hingga 10% dari pendapatannya. Jika Anda siap mengubah data inventaris menjadi keunggulan kompetitif, panduan ini cocok untuk Anda. Pelajari cara melacak inventaris dengan presisi, membuat keputusan yang lebih baik, dan memaksimalkan profitabilitas. 

Kami juga akan membahas penyebab umum ketidakakuratan inventaris, tolok ukur industri, dan manfaat jangka panjang dari peningkatan akurasi inventaris. Mari kita mulai dengan mendefinisikan apa itu.

Apa Akurasi Inventaris sebagai KPI? 

Ketepatan persediaan adalah a indikator kinerja utama (KPI) untuk gudang yang mengukur ketepatan dan kebenaran pencatatan persediaan suatu perusahaan dibandingkan dengan persediaan fisik sebenarnya. Dengan kata lain, ini menilai seberapa baik jumlah persediaan yang tercatat di gudang sesuai dengan jumlah sebenarnya dari produk, bahan, atau barang di lokasi penyimpanannya.

Rumus untuk menghitung keakuratan inventaris biasanya melibatkan perbandingan tingkat inventaris yang tercatat (sesuai catatan perusahaan atau sistem manajemen gudang) dengan inventaris terhitung sebenarnya selama penghitungan inventaris fisik atau audit. Hasilnya sering kali dinyatakan dalam persentase atau rasio. Berikut rumus dasarnya:

Akurasi Inventaris = (Inventaris Tercatat / Inventaris Aktual) × 100

Persentase keakuratan persediaan yang tinggi menunjukkan bahwa pencatatan persediaan perusahaan dapat diandalkan dan terdapat sistem pengendalian yang baik. Sebaliknya, persentase akurasi yang rendah menunjukkan mungkin ada masalah dengan manajemen inventaris, seperti perbedaan akibat pencurian, kesalahan entri data, ketidakakuratan dalam pemenuhan pesanan, atau masalah dalam pelacakan pergerakan barang.

Mengapa Akurasi Inventaris Penting?

Data inventaris yang akurat sangat penting untuk bisnis apa pun, apa pun ukuran atau industrinya. Hal ini memastikan Anda memiliki produk yang tepat saat pelanggan membutuhkannya, mencegah kehabisan stok dan kehilangan penjualan. Selain itu, data inventaris yang akurat memungkinkan Anda membuat keputusan pembelian, produksi, dan penetapan harga yang tepat, yang pada akhirnya memaksimalkan profitabilitas.

Selain meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan pendapatan, manajemen inventaris yang akurat menyederhanakan operasi Anda. Ini menghilangkan kebutuhan penghitungan stok manual dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari barang. Dengan mengoptimalkan keakuratan inventaris, Anda dapat membuat bersandar dan rantai pasokan efisien yang menghemat waktu dan uang Anda.

Ketika akurasi inventaris rendah, hal ini dapat menyebabkan banyak masalah. Penimbunan yang berlebihan dapat menyita modal dan mengakibatkan biaya penyimpanan yang tidak diperlukan, sedangkan penimbunan yang terlalu sedikit dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan ketidakpuasan pelanggan.

Untuk meningkatkan akurasi inventaris, Anda perlu memahami penyebab umum ketidakakuratan inventaris dan menerapkan strategi efektif untuk mengatasinya. Mari kita telusuri penyebab ini secara mendetail.

Penyebab Umum Ketidakakuratan Inventaris 

Ketidakakuratan inventaris dapat berasal dari berbagai sumber, dan mengidentifikasi penyebab-penyebab ini adalah langkah pertama untuk meningkatkan akurasi. Berikut adalah beberapa penyebab paling umum dari ketidakakuratan inventaris. 

1. Kesalahan Entri Data

Hal ini berkaitan dengan kesalahan yang dilakukan saat memasukkan data secara manual ke sistem Anda, seperti mengubah urutan nomor, memasukkan jumlah yang salah, atau memilih kode produk yang salah. Kesalahan ini menyebabkan perbedaan antara tingkat persediaan yang tercatat dan yang sebenarnya.

2. Kurangnya Otomasi

Seperti penyebab pertama, hanya mengandalkan proses manual tanpa otomatisasi yang tepat, seperti pemindaian kode batang atau teknologi RFID, meningkatkan kemungkinan kesalahan dan ketidakkonsistenan dalam data inventaris.

3. Prosedur Penerimaan yang Buruk

Kesalahan pada saat proses penerimaan dapat mengakibatkan pencatatan persediaan menjadi tidak akurat. Contoh kesalahannya adalah kegagalan memperbarui jumlah inventaris setelah diterima atau gagal melaporkan barang rusak secara akurat.

4. Penyusutan dan Pencurian

Penyusutan yang tidak terhitung karena pencurian, kerusakan, atau alasan lain dapat menyebabkan perbedaan antara jumlah persediaan yang tercatat dan jumlah persediaan sebenarnya.

5. Pelatihan yang tidak memadai

Kurangnya pelatihan karyawan dalam manajemen inventaris dapat menyebabkan kesalahan dalam pencatatan, penghitungan, dan penanganan barang inventaris.

6. SKU/Barcode Tidak Cocok

Salah memberi label pada barang atau menggunakan SKU atau barcode yang sudah ketinggalan zaman dapat menyebabkan kesalahan identifikasi produk sehingga menyebabkan ketidakakuratan.

7. Tata Letak dan Organisasi Gudang yang Buruk 

Tata letak gudang yang tidak efisien, penyimpanan yang tidak terorganisir, atau penempatan produk yang tidak tepat dapat mempersulit penghitungan inventaris yang akurat.

8. Komunikasi yang Tidak Memadai

Kurangnya komunikasi yang jelas antar departemen (seperti bagian pembelian, penjualan, dan gudang) dapat mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pencatatan pergerakan persediaan.

9. Kurangnya Integrasi Antar Sistem

Jika sistem manajemen inventaris Anda tidak terintegrasi dengan sistem lain, hal ini dapat mengakibatkan data menjadi tidak akurat.

10. Audit yang Tidak Konsisten

Audit dan penghitungan inventaris yang jarang atau tidak teratur dapat menyebabkan perbedaan tidak diketahui dalam jangka waktu lama.

Bagaimana Anda Memastikan Akurasi Inventaris?  

Sekarang setelah kita memahami penyebab ketidakakuratan inventaris, mari kita jelajahi beberapa teknik praktis untuk memperbaikinya.

1. Sistem dan Perangkat Lunak Manajemen Gudang

Berinvestasi dalam a sistem manajemen gudang yang andal atau perangkat lunak sangat penting untuk memelihara catatan inventaris yang akurat. Sistem ini memberikan visibilitas real-time mengenai tingkat stok, mengotomatiskan entri data, dan memungkinkan integrasi tanpa batas dengan sistem bisnis lainnya. Pilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis Anda, dan pastikan sistem tersebut menawarkan fitur seperti pemindaian kode batang, pelacakan batch, dan kemampuan pelaporan.

2. Memanfaatkan Teknologi Barcoding dan RFID

Menerapkan teknologi barcode atau identifikasi frekuensi radio (RFID) memungkinkan Anda menyederhanakan pengumpulan data dan mengurangi kesalahan manusia selama proses penerimaan, pengambilan, dan penghitungan.

3. Menerapkan Cycle Counting untuk Akurasi yang Lebih Baik

Penghitungan siklus melibatkan penghitungan secara teratur sebagian kecil inventaris Anda untuk memastikan keakuratan. Daripada menghentikan operasi penghitungan inventaris fisik secara penuh, penghitungan siklus memungkinkan Anda mengidentifikasi dan mengatasi ketidakakuratan secara berkelanjutan. Dengan menghitung sebagian inventaris Anda setiap hari, minggu, atau bulan, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menyelesaikan setiap perbedaan sebelum menjadi masalah yang signifikan.

4. Memperlancar Proses Penerimaan

Efisien menerima proses penting untuk memelihara catatan inventaris yang akurat. Latih karyawan Anda tentang teknik penerimaan yang benar, termasuk memeriksa jumlah, memeriksa kerusakan, dan mencatat informasi secara akurat. Memiliki pedoman yang jelas dan alur kerja yang terdefinisi dengan baik akan membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi.

5. Pelatihan dan Pemberdayaan Karyawan 

Karyawan Anda memainkan peran penting dalam menjaga keakuratan catatan inventaris. Luas latihan tentang praktik terbaik manajemen inventaris, termasuk teknik entri data, pengambilan, dan penerimaan, dapat meningkatkan akurasi secara signifikan. Berdayakan karyawan Anda dengan memberi mereka alat, sumber daya, dan otoritas yang mereka perlukan untuk mengelola inventaris secara efektif. Dorong komunikasi terbuka dan jalin umpan balik untuk mengatasi kekhawatiran atau saran apa pun yang mungkin mereka miliki.

6. Validasi Data Reguler

Validasi dan bersihkan data inventaris Anda secara teratur untuk menghilangkan duplikat, entri yang salah, atau inkonsistensi.

Apa yang dimaksud dengan Akurasi Inventaris yang Baik? 

Apa arti akurasi inventaris yang “baik” bagi bisnis Anda? Meskipun 95%+ adalah sasaran umum, target yang tepat bergantung pada industri, produk, dan toleransi risiko Anda. Berikut rincian untuk membantu Anda menetapkan tujuan yang realistis:

• 95-98%: Dapat diterima oleh banyak bisnis, terutama bisnis dengan nilai barang lebih rendah atau perputaran lebih lambat.
• 98-99%: Penting untuk bisnis dengan barang bernilai tinggi, barang mudah rusak, atau industri dengan peraturan ketat (seperti pasokan medis).
• 99% +: Standar “terbaik di kelasnya”. Memerlukan investasi yang signifikan dalam teknologi dan proses, namun memberikan keunggulan kompetitif yang besar.

Berapa Akurasi Persediaan Rata-Rata?

Banyak bisnis yang mengupayakan tingkat akurasi inventaris 90% hingga 95% atau lebih tinggi. Namun, seperti yang telah disebutkan, keakuratan inventaris dapat bervariasi di semua industri dan bisnis, sehingga tidak ada akurasi inventaris “rata-rata” yang tetap secara universal. Beberapa industri dengan produk bernilai tinggi atau produk yang bergerak cepat mungkin menargetkan tingkat akurasi mendekati 98% atau lebih tinggi.

Ingatlah bahwa angka-angka ini bukanlah standar tetap, melainkan target umum yang ingin dicapai oleh bisnis untuk mempertahankan operasi yang efisien, pengendalian biaya, dan kepuasan pelanggan.

Apa yang dimaksud dengan Akurasi Inventaris Terbaik di Kelasnya?

Akurasi inventaris terbaik di kelasnya biasanya melibatkan pemeliharaan tingkat akurasi 98% atau lebih tinggi. Mencapai tingkat ini berarti memiliki tingkat akurasi tertinggi dalam mengelola dan melacak inventaris di antara perusahaan-perusahaan di industri atau sektor tertentu. Hal ini menandakan menjadi pemimpin dalam menjaga pencatatan inventaris secara efektif dan akurat dibandingkan dengan rekan-rekan di bidang yang sama. 

Bagaimana Anda Mencapai Akurasi Inventaris 99.9%?

Mencapai akurasi inventaris 99.9% memerlukan pendekatan komprehensif dan terstruktur dengan baik yang melibatkan teknologi, proses, pelatihan karyawan, dan peningkatan berkelanjutan.

Menerapkan teknik-teknik yang disebutkan di atas, seperti menerapkan sistem manajemen inventaris yang efektif, memanfaatkan barcode dan RFID, penghitungan siklus, menyederhanakan proses penerimaan, pelatihan karyawan, dan validasi data rutin, akan membantu Anda mencapai akurasi inventaris 99.9%.

Manfaat Jangka Panjang dari Peningkatan Akurasi Inventaris

Meningkatkan akurasi inventaris memiliki banyak manfaat jangka panjang selain memaksimalkan profitabilitas. Berikut adalah beberapa keuntungan utama.

1. Pengurangan Biaya

Manajemen inventaris yang akurat membantu mencegah kelebihan penimbunan dan kehabisan stok, mengurangi biaya penyimpanan yang terkait dengan kelebihan inventaris dan hilangnya peluang penjualan. Optimalisasi biaya ini meningkatkan profitabilitas secara keseluruhan.

2. Modal Kerja yang Optimal

Dengan data inventaris yang akurat, bisnis dapat mengalokasikan modal kerja mereka secara lebih efektif dengan berinvestasi pada inventaris yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menghabiskan dana berlebih.

3. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Inventaris yang akurat memastikan bahwa produk tersedia saat pelanggan membutuhkannya, meningkatkan pengiriman tepat waktu dan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Pelanggan yang senang lebih cenderung melakukan pembelian berulang dan merujuk orang lain.

4. Meminimalkan Kehabisan Stok

Catatan inventaris yang akurat mencegah kehabisan stok, dimana stok produk habis pada saat pelanggan ingin membelinya. Hal ini mengurangi kehilangan penjualan, pemesanan di awal, dan potensi hilangnya pelanggan karena pesaing.

5. Peningkatan Peramalan

Data inventaris yang akurat membantu menjadi lebih baik peramalan permintaan, memungkinkan bisnis merencanakan upaya produksi, pembelian, dan pemasaran dengan lebih efektif.

6. Pengisian Ulang yang Efisien

Dengan data yang akurat, bisnis dapat melakukan pengaturan secara otomatis penambahan pemicu, memastikan pesanan ditempatkan pada waktu yang tepat untuk mempertahankan tingkat inventaris yang optimal.

7. Pemanfaatan Ruang yang Efektif

Dengan data inventaris yang akurat, bisnis bisa mengoptimalkan tata letak gudang dan penggunaan ruang penyimpanan, mengurangi kebutuhan fasilitas penyimpanan tambahan.

8. Keunggulan Kompetitif

Mempertahankan akurasi inventaris yang tinggi membedakan bisnis dengan memungkinkan mereka memenuhi pesanan pelanggan secara efisien, merespons perubahan pasar dengan cepat, dan mempertahankan reputasi merek yang positif.

9. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

Data inventaris yang akurat memberikan landasan yang andal untuk pengambilan keputusan strategis, memungkinkan bisnis mengalokasikan sumber daya secara efektif dan membuat pilihan yang tepat.

Kesimpulan

Meningkatkan akurasi inventaris sangat penting untuk meningkatkan profitabilitas dan menyederhanakan operasi Anda. Dengan memahami penyebab ketidakakuratan inventaris dan menerapkan strategi dan teknik yang tepat, Anda dapat mencapai akurasi inventaris yang lebih baik, memaksimalkan kepuasan pelanggan, dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan Anda. 

Jika Anda ingin tips efisiensi gudang lainnya atau ingin tahu tentang “Digitalisasi Gudang”, Anda dapat mengikuti kami LinkedIn, Youtube, X, atau Facebook. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran lain, silakan Hubungi kami di sini. Kami akan senang mendengar kabar dari Anda.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://articles.cyzerg.com/guide-improving-inventory-accuracy-boosting-efficiency