E-niaga telah meroket dalam dekade terakhir, memanfaatkan gelombang digital untuk menyederhanakan belanja dengan cara yang belum pernah ada sebelumnya. Industri sebaiknya bersiap atau mengirim untuk mengikuti belanja online ini!
Pemrosesan pesanan yang efisien di e-niaga adalah kunci untuk memenuhi ekspektasi pelanggan yang tinggi. Untuk melampauinya, bisnis harus mampu melewati tango pemrosesan pesanan yang apik.
Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang pemrosesan pesanan dan cara memperbaikinya.
Apa Arti Pemrosesan Pesanan?
Beberapa orang mungkin bertanya-tanya: apa yang dimaksud dengan pemrosesan pesanan? Sederhananya, pemrosesan pesanan berarti menerima, mengelola, dan memenuhi pesanan pelanggan. Ini adalah serangkaian langkah yang memastikan bahwa pesanan berhasil sampai ke pelanggan yang melakukan pembelian.
Langkah-langkah Proses Pesanan Pembelian
Metode pemrosesan pesanan bervariasi tergantung pada jenis dan skala bisnis. Namun, langkah-langkah mendasar untuk pemrosesan pesanan tetap konsisten di seluruh perusahaan online dan perusahaan pemenuhan. Berikut adalah ikhtisar luas langkah-langkah dalam proses pesanan pembelian.
Pelanggan Melakukan Pemesanan
Pelanggan akan memesan produk melalui toko online, email, atau dengan perwakilan penjualan perusahaan.
Perusahaan Menerima Pesanan
Perusahaan akan menerima pesanan dari pelanggan, termasuk rincian seperti produk yang dipesan, jumlah, rincian pengiriman, data proses pembayaran, dan informasi pengiriman.
Tergantung pada ukuran perusahaan, seseorang dapat menerima pesanan ini melalui email penjualan, toko online, atau sistem manajemen pesanan. Informasi ini harus diverifikasi secara manual atau otomatis untuk memastikan pesanan dijalankan dengan benar.
Dalam kasus perusahaan dengan beberapa lokasi atau gudang, sistem manajemen pesanan akan menentukan lokasi mana yang akan menangani pesanan tersebut.
Pemilihan Inventaris
Kemudian tibalah pengambilan inventaris. Ini adalah saat item dan kuantitas tertentu akan dikumpulkan dari stok saat ini untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Bagian pengambilan dari proses perlu dioptimalkan dengan segala cara untuk pemrosesan pesanan yang efisien. Semakin cepat barang dialokasikan dan dipilih, semakin cepat barang tersebut dapat disiapkan dan dikirim ke bagian proses selanjutnya: pengepakan.
Pengepakan Pesanan
Di sinilah barang dikemas ke dalam kotak pengiriman untuk persiapan dikirim ke pelanggan.
Prosedur pengepakan meliputi penimbangan kotak dan pelekatan label yang diperlukan, rincian alamat, dan instruksi pengiriman.
Pengiriman
Setelah proses pengepakan, langkah selanjutnya adalah pengiriman pesanan ke pelanggan.
Perusahaan yang lebih kecil biasanya mengirimkan pesanan langsung ke pelanggan, sementara perusahaan yang lebih besar sering kali melakukan konsolidasi dan mengirimkan sejumlah pesanan ke lokasi terdekat secara bersamaan. Pesanan ini kemudian didistribusikan ke lokasi tertentu sesuai kebutuhan, yang dapat membantu memangkas biaya dengan mengurangi jumlah pengiriman yang dikirim.
Pemberitahuan Pelanggan
Setelah mengirimkan produk, penting untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesanan mereka sedang dalam perjalanan dengan informasi pelacakan. Pendekatan proaktif ini membuat mereka terus diperbarui dan secara signifikan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Meskipun langkah-langkah ini berbeda-beda untuk berbagai jenis dan ukuran perusahaan, setiap langkah sangatlah penting. Apa pun perusahaannya, setiap langkah harus diikuti untuk memastikan proses pemesanan lancar.
Kiat untuk Meningkatkan Pemrosesan Pesanan
Sekarang, mari kita bahas beberapa tips untuk meningkatkan pemrosesan pesanan. Strategi ini membantu menyederhanakan proses dan membuatnya lebih efisien bagi perusahaan dan pelanggan.
Menerapkan Sistem yang Jelas dan Terorganisir
Memiliki sistem yang terorganisir dengan baik untuk pemrosesan pesanan sangatlah penting. Hal ini mencakup memiliki area khusus untuk menyimpan dan mengatur pesanan, membuat pedoman yang jelas untuk diikuti oleh karyawan, dan menggunakan teknologi serupa barcode pemindai untuk melacak pesanan.
Gunakan Alat Otomasi
Otomasi menjadi semakin populer di dunia bisnis, dan untuk alasan yang bagus. Perusahaan dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dengan mengotomatiskan bagian-bagian tertentu dari proses pemesanan, seperti mengirimkan notifikasi atau membuat label pengiriman.
Optimalkan Kemasan
Optimalisasi kemasan merupakan salah satu area yang penting untuk dioptimalkan. Baik perusahaan menggunakan kotak siap pakai, templat, atau kemasan khusus, perusahaan tersebut harus memiliki dimensi terbaik dan hemat biaya.
Pengemasan harus berukuran tepat agar sesuai dan melindungi produk sekaligus cukup terjangkau agar tidak terlalu mengurangi keuntungan produk.
Jadikan Biaya Pengiriman Hemat
Pengiriman yang terjangkau dan efisien sangat penting saat menangani pesanan. Biaya pengiriman dapat bertambah dengan cepat jika tidak dilakukan dengan baik. Ambil contoh bisnis e-niaga kecil — mereka mungkin mulai mengirimkan produk sendiri, tetapi seiring bertambahnya pesanan, biayanya juga meningkat.
Semuanya bertambah jika Anda memperhitungkan waktu yang dihabiskan untuk mengambil bahan seperti selotip, kotak, dan pengepakan, serta waktu dan bahan bakar untuk mengangkut kiriman ke pengangkut.
Seiring pertumbuhan bisnis dan pesanan yang menumpuk, mungkin masuk akal untuk mulai bermitra dengan layanan distribusi untuk menangani muatan pengiriman Anda.
Untuk mengurangi biaya pengiriman, pertimbangkan untuk membeli persediaan yang didiskon, memilih pengiriman dengan tarif tetap, atau menggunakan bahan kemasan yang ringan dan khusus.
Pelajari lebih lanjut tentang memotong biaya pengiriman di artikel ini:
Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Pesanan
Pada tahap awal sebuah bisnis, menangani beberapa pesanan bukanlah masalah besar. Namun seiring meningkatnya lalu lintas, segalanya bisa menjadi rumit dan menyebabkan lebih banyak kesalahan. Saat itulah mungkin bijaksana untuk mempertimbangkan untuk mendapatkan perangkat lunak manajemen pesanan terbaik.
Perangkat lunak tersebut dapat membantu melacak pesanan masuk dan keluar, pesanan dalam pemrosesan, tingkat inventaris, dan banyak lagi. Ini menawarkan lebih banyak transparansi dalam proses pemesanan, meningkatkan akurasi, dan dapat membantu meningkatkan efisiensi secara signifikan. Hal ini juga membebaskan sejumlah besar staf untuk fokus pada bidang lain dan mengembangkan bisnis.
Pantau KPI Pemrosesan Pesanan
Setiap bisnis e-niaga harus menentukannya indikator kinerja utama (KPI) sepanjang proses pengirimannya. Metrik ini dapat dipantau untuk menentukan kemanjuran dan efisiensi proses pemenuhan pesanan.
Metrik yang paling penting dalam hal ini adalah waktu penyelesaian pesanan, kepuasan pelanggan, tingkat pemenuhan, dan tingkat akurasi.
Mari pelajari lebih lanjut tentang mereka:
- Waktu penyelesaian pesanan: Waktu yang dibutuhkan antara pesanan dilakukan dan dikirimkan ke pelanggan. Semakin rendah angkanya, semakin efisien prosesnya. Untuk meningkatkan tingkat penyelesaiannya, sebuah bisnis dapat melacak waktu langkah untuk menunjukkan inefisiensi dalam tahapan proses tertentu.
- Tingkat akurasi: Jumlah atau persentase pesanan yang diselesaikan dan dipenuhi tanpa kesalahan. Ini membantu menentukan kesalahan umum dan menemukan cara untuk memperbaikinya, sehingga menghasilkan tingkat akurasi pesanan yang jauh lebih baik.
- Tingkat kepuasan pelanggan: Ini mengukur bagaimana pelanggan memandang bisnis dan kepuasan mereka terhadap bisnis tersebut. Untuk mengumpulkan data, meminta umpan balik dari pelanggan melalui survei atau email tindak lanjut. Umpan balik pelanggan sangat penting dalam menunjukkan dengan tepat masalah apa pun dalam rantai pemrosesan pesanan, seperti waktu pengiriman yang lama, produk rusak, item yang salah, atau masalah lainnya.
- Tingkat pemenuhan: Tingkat pemenuhan adalah jumlah pesanan yang telah selesai dibandingkan dengan jumlah yang masih dalam proses. Hal ini dapat membantu dengan cepat mengidentifikasi masalah atau inefisiensi dalam proses pemenuhan dan mengidentifikasi area permintaan utama untuk produk tertentu. Setiap bisnis harus berusaha mempertahankan tingkat pemenuhan yang tinggi untuk memastikan pelanggan segera menerima produk mereka.
Beberapa bisnis mungkin juga mempertimbangkan beberapa metrik tambahan atau lebih rinci. Namun, ini adalah hal-hal mendasar yang harus dipantau secara berkala untuk memastikan proses pemenuhan pesanan lancar dan efisien.
Tetap di Atas Inventaris
Aspek penting lainnya dari pemrosesan pesanan adalah manajemen inventaris. Melacak tingkat inventaris sangat penting untuk memastikan pengiriman produk tepat waktu. Bisnis perlu memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan, namun tidak terlalu banyak sehingga menjadi beban pada ruang penyimpanan dan keuangan.
Praktik yang baik adalah melakukan audit inventaris untuk melacak tingkat stok secara teratur. Hal ini juga dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah seperti kelebihan stok atau produk yang perputarannya lambat.
Mengaktifkan peringatan stok rendah juga membantu untuk tetap berada di puncak tingkat inventaris. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengisi kembali dan memenuhi pesanan tanpa penundaan.
Dengan tetap menguasai manajemen inventaris, bisnis dapat menghindari kehabisan stok dan pemesanan di awal, yang menyebabkan pelanggan tidak puas dan kehilangan penjualan.
Selalu berikan informasi kepada pelanggan
Transparansi dan status pesanan adalah salah satu cara terbaik bagi perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan harus diberitahu secara teratur tentang status pesanan mereka atau dapat memeriksa situs web perusahaan untuk mendapatkan informasi.
Tidak ada salahnya untuk memberi tahu pelanggan tentang langkah-langkah berikut:
- Pesanan sedang dalam proses: Perusahaan telah menerima pesanan dan sedang melalui langkah-langkah di atas, seperti verifikasi, pengambilan, pengepakan, dan persiapan pengiriman.
- Pesanan diproses: Artinya pesanan sudah dikumpulkan, dikemas, dan siap dikirim.
- Pesanan dikirimkan: Pesanan telah dikirim ke pelanggan. Ini juga harus menyertakan informasi pelacakan sehingga pelanggan dapat memantau pesanan mereka.
Informasi ini membantu pelanggan merasa memegang kendali dan tetap terlibat dalam pembelian mereka. Hal ini dapat membuat perbedaan besar dalam kepuasan mereka terhadap proses pembelian.
Hal ini tidak hanya membuat mereka menjadi pelanggan kembali, tetapi mereka juga akan lebih mungkin merekomendasikan perusahaan tersebut kepada orang lain.
Manajemen Pesanan Menjadi Sederhana dengan Ecwid
Menjalankan bisnis ecommerce Anda sendiri bisa menjadi perjalanan yang luar biasa, dan Ecwid hadir untuk membantu Anda mencapainya. Platform e-niaga kami dirancang untuk membuat menjalankan toko e-niaga menjadi lebih mudah dari sebelumnya.
Ecwid membantu Anda meningkatkan Anda proses pemesanan dan menangani seluruh siklus pesanan dengan lancar, mulai dari pemesanan hingga pengiriman tepat waktu.
Berikut adalah beberapa alat yang membuat pemrosesan pesanan menjadi mudah dengan Ecwid:
- Pantau pesanan dari semua saluran penjualan dalam satu dasbor, dengan filter praktis untuk status pembayaran dan pemenuhan, tanggal, dan banyak lagi.
- Terus beri tahu pelanggan Anda tentang pesanan mereka dengan memperbarui status dari menunggu hingga diproses, dikirim, dan terkirim.
- Pastikan tim Anda terus mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan status apa pun untuk mempercepat pemrosesan pesanan.
- Pantau terus inventaris Anda dengan peringatan stok rendah untuk memantau semua produk Anda dan memastikan Anda tidak pernah kehabisan stok.
- Berikan informasi pelacakan kepada pelanggan Anda sehingga mereka tahu kapan pesanan akan tiba.
- Gunakan alat lain untuk pemenuhan pesanan yang efisien, seperti peringatan pesanan baru, catatan staf, komentar pada pesanan, dan ekspor daftar pesanan.
- Beli label pengiriman diskon langsung dari admin Ecwid.
Di dunia yang serba cepat saat ini, memiliki toko online yang kuat sangat penting untuk bisnis apa pun. Jadi mengapa menunggu? Buat toko hari ini dan jelajahi kemungkinan Ecwid untuk bisnis Anda.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://www.ecwid.com/blog/improve-order-processing-in-online-store.html
