Saya seorang penulis konten di malam hari dan Kepala Kemitraan di siang hari, dan di dunia saya, menjadi produktif adalah segalanya.
Tidak adanya penjadwalan atau kurangnya manajemen proyek menyebabkan artikel terlambat, peluang kemitraan gagal, tekanan tinggi, dan stres. Kita semua pernah mengalaminya, memulihkan produktivitas dari nol.
Sistem produktivitas membantu mengembangkan keseimbangan kehidupan kerja yang berkelanjutan dan mempersiapkan sprint kerja bila diperlukan.
Dalam postingan kali ini, saya membagikan tujuh sistem produktivitas terbaik yang telah menjadi bagian dari rutinitas saya, mengubah pekerjaan sehari-hari menjadi hari kerja yang efisien. Anda akan menemukan pro dan kontra serta kasus penggunaan yang berbeda.
Apa itu sistem produktivitas?
Sistem produktivitas adalah metode dan alat yang membantu Anda menyelesaikan sesuatu secara efisien. Mereka tidak melakukan pekerjaan untuk Anda, namun membantu Anda mengatur dan memprioritaskan tugas dan kesejahteraan Anda, sehingga menghasilkan lebih banyak produktivitas pada waktu tertentu.
Misalnya, sistem produktivitas membantu Anda dalam:
- Memecah proyek menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat dikelola.
- Fokus dan menghindari gangguan.
- Penetapan tujuan.
- Organisasi dan alur kerja.
Mari jelajahi tujuh sistem produktivitas yang saya gunakan dan bagaimana sistem tersebut membantu saya.
7 Sistem Produktivitas untuk Menyederhanakan Alur Kerja Anda
1. Teknik Pomodoro
Saya sangat menyukai metode ini untuk meningkatkan produktivitas saya ketika saya kesulitan menenangkan diri dan menyelesaikan sesuatu. Ini langsung mengaktifkan mode fokus saya, dan saya berada dalam zona sehingga tidak ada yang dapat mengganggu saya.
Bagaimana cara kerjanya?
Teknik Pomodoro membagi pekerjaan Anda menjadi interval pendek dan terfokus (biasanya 25 menit) diikuti dengan istirahat. Ini membantu Anda tetap tajam dan termotivasi karena potongan 25 menit mudah dicerna oleh otak Anda.
Selain itu, melihat penghitung waktu mundur di toolbar memperkuat kesediaan Anda untuk menyelesaikan tugas selama waktu tersebut. Ini seperti suara hatimu yang berkata, “Ayo kawan, kamu bisa bekerja selama 25 menit tanpa harus men-scroll Instagrammu.”
Saya menggunakan Marinara: Asisten Pomodoro Ekstensi Chrome untuk membuat teknik Pomodoro mudah diakses. Pengatur waktu 30 menit dengan istirahat 5 menit — itulah aturan saya.
Namun seringkali, saya tidak beristirahat dan terus mengerjakan tugas saya sampai selesai. Dan saat pengatur waktu berbunyi, saya menyetel pengatur waktu lainnya agar tetap fokus.
Saya juga menggunakan Pomodoro untuk melacak waktu ketika saya mengerjakan tugas tertentu untuk memahami beban kerja dan waktu yang saya habiskan untuk tugas X.
Ini sangat membantu dalam estimasi waktu dan manajemen proyek yang tepat.
Pro:
- Membantu Anda fokus ketika sulit untuk mulai bekerja.
- Mengurangi penundaan.
- Mengurangi nyeri punggung dan kelelahan.
- Perencanaan yang lebih baik selama berminggu-minggu dan empat bulan.
- Lebih banyak akuntabilitas untuk tugas.
- Lebih sedikit gangguan — manajemen waktu yang lebih baik.
- Motivasi yang konsisten sepanjang tugas.
Cons:
- Tidak ada. Saya telah menggunakan metode ini sejak lama, dan selalu membantu.
Terbaik untuk: Siapa pun yang ingin mengatur waktu dengan lebih baik dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu lebih singkat.
Putusan saya
Pada awalnya, sulit bagi saya untuk menerima jeda tersebut. Saya merasa seperti membuang-buang waktu selama periode tersebut. Namun kemudian saya menyadari kekuatannya - jeda tersebut benar-benar menyegarkan saya.
2. Jurnal Peluru
Jurnal peluru, atau biasa disebut BuJo, seperti buku harian tingkat lanjut yang mencakup tulisan dan gambar. Itu diatur dengan bagian untuk tugas harian, kalender, catatan, pelacakan kesehatan, dan penetapan tujuan.
Saya baru-baru ini menemukan hal yang hebat penelitian mengeksplorasi bagaimana bullet journal memengaruhi kreativitas dan produktivitas. Kesimpulannya adalah bahwa hal ini tidak hanya membantu untuk tetap teratur tetapi juga untuk merefleksikan apa yang ada benar-benar penting.
Saya juga suka bagian oleh seorang guru yang berbagi bagaimana bullet journal membantunya mengatasi perfeksionisme. Jadi, jika Anda mengejar kesempurnaan yang sulit dipahami itu, bacalah. 🙂
Dari waktu ke waktu, saya menggunakan bullet journal untuk merencanakan hari-hari saya, memahami betapa padatnya saya, dan meluangkan waktu untuk hal-hal yang saya sukai selain pekerjaan. Ini juga membantu saya memahami berapa banyak proyek yang dapat saya ambil.
Misalnya, saya menyusun jadwal saya dengan cara yang sangat kuno di buku catatan kertas saya. Jadi, bullet journal saya biasanya seperti ini:
7:30 — bangun
8:00 — yoga
10:00 — menawarkan garis besar untuk klien X
11:00 — mewawancarai pakar untuk artikel HubSpot
13:00 — istirahat makan siang
14:00 — bekerja untuk dana amal
17:30 — pertemuan
Jika Anda tidak menyukai gaya lama metode produktivitas, Anda dapat melihat alternatif digital seperti Gagasan, Trello, Evernote, atau Miro.
Menurut saya, Miro adalah pilihan paling keren karena mengingatkan Anda pada notebook biasa. Ini memungkinkan Anda memindahkan barang dengan mudah dan menumbuhkan kreativitas.
Pro:
- Membantu dengan organisasi yang dapat disesuaikan.
- Membantu dalam meningkatkan kreativitas dan membantu penentuan prioritas.
- Menyediakan manajemen tugas terpusat.
- Memfasilitasi refleksi diri.
Cons:
- Pemeliharaan yang memakan waktu.
- Risiko inkonsistensi.
Terbaik untuk: Orang-orang kreatif, pemikir visual, dan individu yang mencari organisasi yang dipersonalisasi.
Putusan saya
Penjurnalan peluru adalah praktik yang banyak dari kita lakukan secara naluriah pada suatu saat dalam hidup kita. Misalnya untuk merencanakan perjalanan, berbelanja, rutinitas olahraga, atau aktivitas serupa.
Caranya adalah belajar melakukannya dengan lebih sistematis. Terkadang, saya bergantung sepenuhnya padanya. Di lain waktu, saya menggunakan bullet journal hanya sebagai papan gores ketika mentransfer informasi dari kertas ke kertas saya aplikasi manajemen proyek.
3. Pemblokiran Kalender
Masalah utama yang sering dihadapi orang-orang dengan jadwal mereka adalah pergantian tugas yang terus-menerus. Pemblokiran kalender adalah metode manajemen waktu di mana Anda mengalokasikan slot waktu tertentu di kalender Anda untuk berbagai tugas.
Misalnya, hari kerja saya sebelum pemblokiran kalender akan terlihat seperti ini: Saya mulai menulis artikel. Kemudian, setelah setengah jam, saya langsung menghadiri rapat. Selanjutnya, saya pindah ke email saya. Akhirnya, saya kembali ke artikel. Tidak efektif sama sekali.
Grafik Todoist dengan sempurna menjelaskan maksud saya:
Untuk pemblokiran waktu, saya menggunakan Google Kalender dan memblokir waktu untuk tugas tertentu. Setiap tugas mendapat slot waktu terfokusnya sendiri. Janji temu dengan dokter, yoga, dan membaca juga masuk ke kalender saya.
Hasil? Saya menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih cepat.
Berikut beberapa tip agar pemblokiran kalender berhasil:
- Bagilah hari Anda menjadi beberapa bagian untuk tugas-tugas tertentu.
- Bersikaplah realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas; melebih-lebihkan jika tidak yakin.
- Jadwalkan istirahat untuk menghindari kelelahan; jangan memesan waktu luang secara berlebihan.
- Sesuaikan rencana jika diperlukan karena kejadian yang tidak terduga.
- Tinjau dan ikuti tugas yang Anda rencanakan secara teratur.
- Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi seperti Todoist dan Google Kalender untuk pengaturan yang lebih baik.
Pro:
- Manajemen waktu yang lebih baik.
- Fokus yang ditingkatkan.
- Mengurangi peralihan tugas.
- Prioritas yang lebih jelas.
- Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.
Cons:
- Kesulitan dalam beradaptasi terhadap perubahan.
- Potensi durasi tugas yang terlalu rendah/melebih-lebihkan.
Terbaik untuk: Siapa pun yang memiliki banyak tugas dan komitmen untuk berorganisasi.
Putusan saya
Pemblokiran kalender mengatur waktu kerja dan waktu luang Anda serta memungkinkan Anda tidak tersesat dalam banyak tugas secara bersamaan. Tantangan terbesarnya adalah duduk pada Minggu malam atau setiap Senin pagi dan mempersiapkan segala sesuatunya sejak awal.
Tapi itu pasti sepadan.
4. Makan Katak
“Jika Anda harus makan katak hidup, lakukanlah di pagi hari, dan hal buruk tidak akan terjadi pada Anda sepanjang hari.” - Mark Twain
Kutipan ini menjelaskan tentang teknik Eat the Frog. Lakukan hal tersulit terlebih dahulu, dan segala sesuatunya akan terasa lebih mudah di kemudian hari.
Tahun lalu belajar menemukan bahwa penggunaan metode ini meningkatkan soft skill dan membantu memerangi penundaan, sehingga memberikan manfaat jangka panjang untuk karier dan kehidupan.
Saya sangat setuju dengan hal itu dan menerapkan metode Eat the Frog hampir setiap hari.
Inilah cara saya melakukannya:
- Saya memilih katak saya terlebih dahulu - tugas yang paling penting namun tidak mendesak. Saya memilih salah satu yang membutuhkan banyak kekuatan otak.
- Saya biasanya memilih tugas yang dapat saya selesaikan dalam waktu maksimal 1 hingga 4 jam.
- Saya membagi tugas-tugas besar menjadi langkah-langkah kecil.
- Saya selalu fokus pada tugas-tugas hari ini, bukan tugas-tugas yang jauh.
- Dan akhirnya, saya memulai hari saya dengan mengerjakan tugas katak saya terlebih dahulu.
Pro:
- Selesaikan tugas-tugas sulit terlebih dahulu.
- Merasa kurang stres.
- Kelola waktu dengan lebih baik.
- Bangun kebiasaan baik.
Cons:
- Memulai dengan tugas yang paling sulit dapat menyebabkan kelelahan.
- Hal ini dapat menyebabkan pengabaian terhadap hal-hal yang sensitif terhadap waktu.
Terbaik untuk: Siapa pun yang lebih suka menghadapi tantangan di awal daripada menunda-nunda atau siapa pun yang berjuang dengan penundaan ketika menghadapi tugas-tugas sulit.
Putusan saya
Ketika saya mempunyai tugas-tugas berat yang harus dikerjakan (tugas-tugas yang membutuhkan banyak fokus, angka, dan penelitian), saya menjadikannya sebagai prioritas utama saya di pagi hari. Setelah saya mengatasinya, saya dapat bersantai dengan secangkir kopi, membaca email, dan melanjutkan ke satu tugas lagi.
Saya mencoba melakukannya sebaliknya, tetapi saya tidak bisa fokus pada hal lain ketika mengetahui bahwa saya memiliki tugas besar yang menunggu. Jadi, bagi saya, teknik “Makan Katak” adalah satu-satunya cara yang bisa dilakukan.
5. Praktek Manajemen Proyek
Ketika saya mulai menjadi pekerja lepas, mengelola satu atau dua proyek tanpa pelacakan tidaklah terlalu sulit. Namun seiring bertambahnya beban kerja saya, hal itu menjadi mustahil.
Saat ini, saya tidak dapat membayangkan rutinitas kerja saya tanpa alat manajemen proyek — Senin dan Asana adalah jalur hidup produktivitas saya.
Mereka membantu saya membagi tugas, menetapkan tenggat waktu, melacak kemajuan, berkoordinasi dengan tim, dan memberikan hasil.
Saya menggunakan hari Senin untuk merencanakan dan memprioritaskan tugas mingguan saya untuk pekerjaan dana amal dalam visualisasi Kanban yang disederhanakan dengan tab “Backlog”, “Sedang berlangsung”, dan “Selesai”.
Apa yang aku suka: Monday menangani hal-hal penting manajemen proyek seperti subtugas, status fleksibel, pemilik dan penerima hak, integrasi API, dll.
Sedangkan untuk Asana, saya kebanyakan menggunakannya untuk penulisan klien dan proyek SEO. Sangat mudah untuk mendapatkan dan menetapkan tugas, melacak kemajuan proyek, dan berkomunikasi dengan orang lain melalui platform.
Pro:
- Sentralisasikan informasi proyek untuk memudahkan akses.
- Memfasilitasi komunikasi tim dan berbagi ide.
- Membantu Anda membagi proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola.
- Jaga agar tim Anda tetap fokus dan produktif.
- Menyediakan data real-time tentang kemajuan proyek.
- Otomatiskan tugas untuk alur kerja yang efisien.
Cons:
- Saya tidak melihat apa pun selain manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Mempelajari cara menggunakannya mungkin memerlukan waktu, tetapi begitu Anda melakukannya, semuanya menjadi sangat mudah.
Terbaik untuk: Individu, tim, dan proyek dari semua ukuran. Anda dapat menggunakannya untuk tugas-tugas kecil atau inisiatif berskala besar.
Putusan saya
Meskipun saya suka menggunakan buku catatan untuk membuat jurnal peluru, alat PM membantu menjaga pekerjaan saya tetap terkendali dengan pemberitahuan, pengingat, tugas berulang, dll.
6. Matriks Keputusan Eisenhower
“Saya mempunyai dua jenis masalah – yang mendesak dan penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.” – Dwight D. Eisenhower
Matriks Keputusan Eisenhower mengkategorikan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Saya menggunakannya untuk memutuskan apa yang harus saya fokuskan, delegasikan, atau buang.
Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan Matriks Eisenhower jika Anda sering sibuk tetapi merasa pekerjaan Anda kurang berdampak, kesulitan dengan waktu untuk mencapai tujuan jangka panjang, atau merasa sulit untuk mendelegasikan atau mengatakan “tidak” (pernah ke sana, sudah selesai).
Saya baru-baru ini menonton video YouTube oleh Naomi dari Todoist, di mana dia berbagi tips mendalam tentang Matriks Eisenhower:
[Video: Panduan Pemula untuk Matriks Eisenhower]
Berikut cara dia menjelaskan masing-masing dari empat kategori tersebut:
- Kuadran 1 - tugas-tugas penting yang memerlukan perhatian segera.
- Kuadran 2 - tugas penting untuk tujuan jangka panjang.
- Kuadran 3 — tugas-tugas mendesak yang tidak terlalu penting, seringkali hanya sekedar kesibukan pekerjaan.
- Kuadran 4 - tugas-tugas yang tidak mendesak dan tidak penting, memberikan kepuasan instan namun tidak bertahan lama.
Dan inilah cara saya menerapkan pendekatan ini dalam pekerjaan saya sehari-hari:
- Kuadran 1. Saya memprioritaskan memenuhi tenggat waktu yang ketat untuk artikel.
- Kuadran 2. Saya mendedikasikan waktu untuk meningkatkan keterampilan menulis dan penelitian saya untuk kemajuan jangka panjang.
- Kuadran 3. Terkadang, jika saya terlalu sibuk, saya membiarkan orang yang dapat dipercaya menangani wawancara ahli untuk saya.
- Kuadran 4. Saya mencoba menghindari menghabiskan terlalu banyak waktu di media sosial agar tetap fokus.
Pro:
- Prioritas yang jelas.
- Manajemen waktu yang efektif.
- Penyelarasan tujuan jangka panjang.
- Delegasi yang lebih baik.
- Mengurangi stres.
- Pengambilan keputusan yang lebih baik.
Cons:
- Pada awalnya, mungkin sulit untuk memutuskan tugas mana yang lebih penting dengan dampak lebih besar namun tidak begitu mendesak. Setelah beberapa kali latihan, seseorang akan terbiasa dengan sistem dan mendapatkan manfaat nyata.
Terbaik untuk: Kewajiban pengorganisasian; sangat membantu bagi siapa saja yang kesulitan menentukan prioritas tugas, manajemen waktu, atau pengambilan keputusan.
Putusan saya
Rasa urgensi merupakan tantangan terbesar selama karir pemasaran digital saya. Rasanya setiap tugas menuntut perhatian segera. Mode default saya adalah “ASAP” untuk semuanya sampai saya belajar mengkategorikan prioritas dan membedakan tugas-tugas non-prioritas.
Itulah yang saya pelajari berkat Matriks Keputusan Eisenhower, dan menurut pendapat saya, ini adalah salah satu sistem produktivitas terbaik di luar sana.
7. Metode Kanban dan Scrum
Untuk menjadi super produktif selama satu minggu kerja, saya menggabungkan metodologi Scrum dan Kanban yang disederhanakan.
Banyak orang: Anda bekerja dalam waktu singkat yang disebut sprint (biasanya satu hingga empat minggu). Di setiap sprint, Anda menetapkan tujuan dan memutuskan tugas apa yang harus diselesaikan. Kemudian, Anda mengadakan pertemuan singkat yang disebut stand-up untuk memeriksa kemajuan dan menyesuaikan rencana kerja Anda sesuai kebutuhan.
Kanban: Tidak ada sprint di Kanban. Sebaliknya, bayangkan tugas Anda di papan dengan kolom berlabel “Backlog”, “Doing”, “Review”, dan “Done”.
Saat Anda bekerja, Anda mengalihkan tugas antar kolom. Ini membantu Anda memvisualisasikan alur kerja Anda, membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, dan fokus menyelesaikan tugas satu per satu.
Inilah cara saya melakukannya:
Setiap hari Senin, saya meninjau Backlog saya dengan ide dan tugas yang muncul secara acak sepanjang minggu sebelumnya, menetapkan prioritas dan tanggal jatuh tempo, membuat subtugas, dll.
Setiap hari Jumat, saya melihat papan saya di alat PM Monday, pengelola tugas, dan menganalisis mengapa saya tidak sesuai jadwal untuk beberapa tugas dan bagaimana mengatasi penyebabnya.
Hal ini membantu saya menjadi gesit, menyelesaikan tugas sebanyak mungkin dalam satu minggu kerja (secara realistis), dan menemukan kemacetan atau hambatan.
Pro:
- Membantu memvisualisasikan alur kerja dengan mudah.
- Membatasi multitasking dan meningkatkan fokus.
- Mendorong perbaikan proses yang berkelanjutan.
- Mengatur proyek secara efektif dengan tujuan yang jelas.
- Menumbuhkan komunikasi dan kolaborasi tim yang teratur.
- Memfasilitasi adaptasi terhadap perubahan kebutuhan proyek.
Cons:
- Kurangnya tenggat waktu yang ditentukan dapat menyebabkan penundaan.
- Kekakuan dalam jadwal sprint (Scrum) dapat menyebabkan stres.
Terbaik untuk: Lingkungan yang menghargai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi dalam jangka waktu yang ketat.
📍Catatan: Penerapan dua sistem sekaligus disebut scrumban.
Putusan saya
Menggabungkan kedua metode ini membantu saya memvisualisasikan apa yang harus saya lakukan di papan Kanban, sementara sprint Scrum membantu saya membuat banyak kemajuan pada proyek tertentu. Saya menyukai keseimbangan yang dibawa oleh kedua sistem ini ke dalam pekerjaan saya, yang sebagian besar independen dan jarak jauh.
Apa sistem produktivitas terbaik?
Meskipun setiap sistem produktivitas mempunyai kelebihannya masing-masing, favorit pribadi saya adalah:
- Teknik Pomodoro untuk membuat saya tetap fokus dengan sprint kerja 30 menit dan istirahat 5 menit.
- Matriks Keputusan Eisenhower untuk pengorganisasian sederhana tugas-tugas mendesak dan penting.
- Scrumban untuk pemeriksaan kemajuan rutin.
Apa pun sistem yang Anda pilih, satu-satunya hal yang penting adalah sistem tersebut benar-benar membantu meningkatkan produktivitas Anda. Saya menggabungkan ketiganya setiap hari, dan menurut saya itulah pendekatan terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan yang harus diselesaikan, membuat ide proyek baru, dan melacak kemajuan tim saya.
Cobalah beberapa, lihat mana yang cocok dan mana yang tidak, dan pada akhirnya, Anda akan menemukan solusi terbaik untuk menghindari hambatan mental, demotivasi, dan kelelahan.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems
