लेखांकन में स्वचालन? एक गेम-चेंजर! कल्पना करें कि चालान प्रसंस्करण लागत कम हो रही है $40 सेवा मेरे $1.42 प्रत्येक। यही कारण है कि लेखांकन स्वचालन आज सबसे लोकप्रिय रुझानों में से एक है।
क्विकबुक ऑनलाइन लेखांकन में एक पावरहाउस है, लेकिन इसे जैपियर के ऑटोमेशन जादू के साथ जोड़ दें, और आपको एक अजेय जोड़ी मिलती है। आप QuickBooks को 5000+ से अधिक ऐप्स के साथ कनेक्ट कर सकते हैं - किसी कोड की आवश्यकता नहीं है। अपनी साइट पर फ़ॉर्म सबमिशन से एक इनवॉइस बनाएं? जाँच करना। जब कोई चालान पोस्ट किया जाता है तो स्लैक के माध्यम से अपनी टीम को सूचित करें? हो गया।
जब आप क्विकबुक ऑनलाइन, जैपियर और नैनोनेट्स जैसे एआई-संचालित ओसीआर टूल को जोड़ते हैं तो ऐसे कई वर्कफ़्लो स्वचालन संभव होते हैं। एक बार जब आप ट्रिगर और ईवेंट सेट कर लेते हैं तो संभावनाएं अनंत हो जाती हैं और डेटा विभिन्न प्लेटफार्मों के बीच निर्बाध रूप से प्रवाहित होता है।
जैपियर और क्विकबुक के साथ ऑनलाइन लेखांकन को स्वचालित करने के लिए पांच वर्कफ़्लो विचार
क्विकबुक ऑनलाइन अपने प्लेटफ़ॉर्म के भीतर अच्छी मात्रा में स्वचालन क्षमताओं की पेशकश करता है, लेकिन जैपियर और नैनोनेट्स के साथ एकीकृत होने पर लेखांकन वर्कफ़्लो को स्वचालित करने की इसकी असली शक्ति सामने आती है। यह तिकड़ी संभावनाओं की एक नई दुनिया को उजागर करती है, जो आपके लेखांकन वर्कफ़्लो को अत्यधिक स्वचालित, कुशल और त्रुटि-मुक्त प्रणाली में बदल देती है।
आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ वर्कफ़्लो विचार दिए गए हैं:
बीजक संसाधित करना
चालान को मैन्युअल रूप से संसाधित करने में अधिक समय लग सकता है और त्रुटियां होने की संभावना रहती है। जैपियर, क्विकबुक ऑनलाइन और नैनोनेट्स ओसीआर के साथ इनवॉइस प्रोसेसिंग को स्वचालित करके, आप प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, समय बचा सकते हैं और सटीकता में सुधार कर सकते हैं।
वर्कफ़्लो जैपियर में एक ट्रिगर से शुरू होता है जो पता लगाता है कि नया चालान कब प्राप्त होता है। यह ईमेल, ड्रॉपबॉक्स या फॉर्म सबमिशन जैसे स्रोतों की निगरानी करता है। इनवॉइस डेटा को फिर नैनोनेट्स को भेजा जाता है, जो इनवॉइस से प्रासंगिक जानकारी को सटीक रूप से निकालने के लिए एआई-संचालित ऑप्टिकल कैरेक्टर पहचान का उपयोग करता है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए सत्यापन नियम और अनुमोदन रूटिंग पदानुक्रम स्थापित कर सकते हैं कि चालान न्यूनतम मैन्युअल हस्तक्षेप के साथ संसाधित हो सके। उसके बाद, आप क्विकबुक ऑनलाइन में स्वचालित रूप से एक नया इनवॉइस बनाने के लिए एक और जैपियर ट्रिगर सेट कर सकते हैं, इसे निकाले गए डेटा के साथ पॉप्युलेट कर सकते हैं। इसके बाद इसे आगे की प्रक्रिया और भुगतान के लिए आगे बढ़ाया जा सकता है।
वर्कफ़्लो को स्वचालित करने से दक्षता में सुधार हो सकता है, सटीक डेटा प्रविष्टि सुनिश्चित हो सकती है, और एक सुव्यवस्थित चालान अनुमोदन और भुगतान प्रक्रिया हो सकती है। इससे तेज़ चालान प्रसंस्करण, बेहतर विक्रेता संबंध और बेहतर वित्तीय प्रबंधन होता है।
व्यय की रिपोर्टिंग
व्यय संग्रहण, वर्गीकरण और सबमिशन को स्वचालित करके अपनी व्यय रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल और सुव्यवस्थित करें। स्वचालित वर्कफ़्लो के साथ, आप समय बचा सकते हैं, सटीकता में सुधार कर सकते हैं और व्यय प्रबंधन बढ़ा सकते हैं।
नए खर्चों का पता लगाने के लिए जैपियर में एक ट्रिगर सेट करें, चाहे वह रसीद जमा करना हो, फॉर्म जमा करना हो, या कोई अन्य स्रोत हो। नैनोनेट्स ओसीआर के साथ व्यय डेटा को कैप्चर करने और मान्य करने की प्रक्रिया को स्वचालित करें। फिर, निकाली गई जानकारी सीधे QuickBooks Online पर भेजें। यह आपको स्वचालित रूप से एक नई व्यय प्रविष्टि बनाने, उसे वर्गीकृत करने और उचित खाते में सौंपने की अनुमति देगा। यदि कर्मचारी को प्रतिपूर्ति की आवश्यकता हो तो आप एक स्वचालित प्रतिपूर्ति प्रक्रिया भी स्थापित कर सकते हैं।
इससे व्यय रिपोर्टिंग प्रक्रिया में तेजी आएगी और यह सुनिश्चित होगा कि प्रत्येक व्यय सटीक रूप से दर्ज किया गया है, सत्यापित किया गया है और प्रतिपूर्ति की गई है।
तीन-तरफा मिलान
लेखांकन में तीन-तरफ़ा मिलान एक आवश्यक प्रक्रिया है जो चालान का भुगतान करने से पहले खरीद आदेश, रसीद और चालान का सत्यापन करती है। इस प्रक्रिया को स्वचालित करने से त्रुटियों को कम करने, धोखाधड़ी को रोकने और भुगतान को सुव्यवस्थित करने में मदद मिल सकती है।
ईमेल, स्कैन किए गए दस्तावेज़, डिजिटल फ़ाइलें/छवियां, क्लाउड स्टोरेज और ईआरपी जैसे विभिन्न स्रोतों से दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से खींचने और उन्हें नैनोनेट्स पर भेजने के लिए जैपियर सेट करें। इसके बाद यह इन दस्तावेज़ों को चालान, पीओ और रसीदों के रूप में उचित रूप से वर्गीकृत और क्रमबद्ध करता है।
सिस्टम तब चालान, पीओ और रसीदों से डेटा को सटीक रूप से पढ़ता है और कैप्चर करता है। यह संबंधित चालान, पीओ और रसीदों में फ़ील्ड, व्यय, शेष राशि और एसकेयू-स्तरीय जानकारी का मिलान करता है, यह सुनिश्चित करता है कि वे मेल खाते हैं। सहनशीलता के स्तर का उल्लंघन करने वाली किसी भी विसंगति को चिह्नित किया जाता है, और तीन-तरफा मैच पास करने वाले चालान को आगे की मंजूरी के लिए भेजा जाता है। फिर QuickBooks ऑनलाइन मिलान और अनुमोदित चालान के लिए भुगतान उत्पन्न कर सकता है।
विक्रेता ऑनबोर्डिंग
विक्रेता को शामिल करने में कर प्रपत्रों, निर्यात प्रपत्रों और अन्य दस्तावेज़ों से जानकारी एकत्र करने और सत्यापित करने में समय लग सकता है।
विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए, आप कर फ़ॉर्म या अनुबंध जैसे विक्रेता दस्तावेज़ नैनोनेट्स पर अपलोड कर सकते हैं। नैनोनेट्स एआई-संचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण क्षमताएं प्रदान करता है जो स्वचालित रूप से नाम, पता, कर आईडी और संपर्क विवरण जैसी महत्वपूर्ण विक्रेता जानकारी निकालता है।
फिर जानकारी का उपयोग QuickBooks पर शीघ्रता से विक्रेता प्रोफ़ाइल बनाने, आसानी से SKU-स्तरीय विवरण अपडेट करने और GL कोड से मिलान करने के लिए किया जा सकता है। यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि विक्रेता की जानकारी केंद्रीकृत, सटीक और मान्य है, और लेनदेन को भविष्य के संदर्भ के लिए सही ढंग से टैग और ट्रैक किया गया है।
सूची प्रबंधन
इन्वेंटरी प्रबंधन में स्टॉक स्तरों पर नज़र रखना और प्रबंधित करना, बिक्री ऑर्डर तैयार करना और खरीद ऑर्डर शुरू करना शामिल है। इसे स्वचालित करने से समय की बचत हो सकती है, सटीकता बढ़ सकती है, सटीक पूर्वानुमान लगाया जा सकता है और सही स्टॉक स्तर बनाए रखने में मदद मिल सकती है।
जब आपके वेबफ्लो वेबसाइट फॉर्म पर एक नया बिक्री ऑर्डर रखा जाता है, तो इसका पता लगाने और एक स्वचालित प्रक्रिया को ट्रिगर करने के लिए जैपियर को स्थापित किया जा सकता है। ऑर्डर विवरण नैनोनेट्स को भेजे जाते हैं, जो उत्पाद विवरण, मात्रा और ग्राहक जानकारी जैसे प्रासंगिक डेटा को सटीक रूप से निकालता है। इस डेटा की तुलना क्विकबुक ऑनलाइन में मौजूदा इन्वेंट्री विवरण से की जा सकती है। निकाले गए डेटा के साथ क्विकबुक ऑनलाइन में एक नया बिक्री ऑर्डर बनाने के लिए जैप्स सेट करें। यदि ऑर्डर की मात्रा वर्तमान स्टॉक स्तर से अधिक है, तो पुनः स्टॉकिंग के लिए एक खरीद ऑर्डर भी स्वचालित रूप से उत्पन्न किया जा सकता है।
इस स्वचालन के माध्यम से वास्तविक समय की इन्वेंट्री ट्रैकिंग ओवरस्टॉकिंग या अंडरस्टॉकिंग की संभावना को कम करने में मदद करती है। बदले में, इससे ऑर्डर प्रोसेसिंग में तेजी आती है और ग्राहक संतुष्टि में सुधार होता है।
अंतिम विचार
जैपियर और क्विकबुक का एकीकरण एक सहज और कुशल स्वचालन समाधान प्रदान करके लेखांकन वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करता है। व्यवसाय कुशलतापूर्वक चालान प्रसंस्करण, व्यय रिपोर्टिंग, तीन-तरफ़ा मिलान, विक्रेता ऑनबोर्डिंग और इन्वेंट्री प्रबंधन कर सकते हैं। इससे बहुमूल्य समय की बचत होती है, त्रुटियाँ कम होती हैं और वित्तीय प्रबंधन में समग्र दक्षता और सटीकता बढ़ती है।
नैनोनेट्स के एआई-संचालित ओसीआर के जुड़ने से, डेटा निष्कर्षण और सत्यापन और भी अधिक मजबूत हो सकता है, जिससे क्विकबुक के साथ सहज सिंक्रनाइज़ेशन सुनिश्चित हो सकेगा। यह शक्तिशाली संयोजन व्यवसायों को अपनी लेखांकन प्रक्रियाओं पर नियंत्रण रखने, कर्मचारियों के मनोबल में सुधार करने, अनुपालन जोखिमों को कम करने और ऑडिट तत्परता हासिल करने का अधिकार देता है। यह उद्यमों को नए उत्पादकता स्तरों को अनलॉक करने और आज की तेज़ गति और प्रतिस्पर्धी परिदृश्य में सफलता प्राप्त करने में सक्षम बनाएगा। आज ही अपनी लेखांकन प्रक्रियाओं को स्वचालित करना शुरू करें और वर्कफ़्लो स्वचालन के परिवर्तनकारी प्रभाव का अनुभव करें।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/
