जब दक्षता की बात आती है तो ऑफिस सॉफ्टवेयर निर्णायक भूमिका निभाता है। क्योंकि सॉफ्टवेयर, वास्तव में, कर्मचारियों के काम करने के उपकरण हैं, और वे जितने अधिक कार्यात्मक होंगे, कर्मचारी उतना ही बेहतर ढंग से सौंपे गए कार्य को करेगा। हम संक्षेप में सबसे उपयोगी माध्यमिक कार्यक्रमों पर विचार करेंगे जिनके बिना आज कोई भी विशेषज्ञ नहीं कर सकता।
1) फ़ाइल कन्वर्टर्स
कार्यालय कर्मियों के जीवन में कन्वर्टर्स बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। हम जानते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की मदद से डॉक्स को पीडीएफ में कैसे सेव किया जाए, लेकिन हम शायद ही कभी अन्य माइग्रेशन परिदृश्यों का सामना कर पाते हैं। उदाहरण के लिए, प्रारूपों के टकराव के कारण आउटलुक में आपके पिछले मेलबॉक्स से ईमेल के संग्रह को देखना वास्तव में मुश्किल होगा। इस मामले में, इसका उपयोग करना सबसे आसान तरीका है ईएमएल से पीएसटी कनवर्टर. यह अन्य समान स्थितियों के लिए भी काम करता है।
2) नोटबुक
कार्यालय के कर्मचारियों को हर काम समय पर करने के लिए किसी तरह अपनी कार्य प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप अपने नोट्स को व्यवस्थित करने के लिए एक क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म एप्लिकेशन Evernote का उपयोग कर सकते हैं। विचार सरल है - आप किसी भी टेक्स्ट, ग्राफ़िक और ऑडियो फ़ाइलों को विशेष टैग के साथ चिह्नित करके एप्लिकेशन पर अपलोड कर सकते हैं। फिर, टैग द्वारा, नोट्स को किसी भी क्रम में समूहीकृत किया जा सकता है, शीर्षक, सामग्री, निर्माण की तारीख के आधार पर खोज होती है। एक मूल पाठ संपादक अंतर्निहित है, विभिन्न प्रकार के उपकरणों के बीच सिंक्रनाइज़ेशन, ऑनलाइन और ऑफलाइन काम संभव है।
3) स्क्रीन ब्राइटनेस मैनेजर
इस बारे में सोचें कि दिन के दौरान आपके कार्यालय में रोशनी कैसे बदलती है, लेकिन स्क्रीन की चमक और कंट्रास्ट वही रहती है। इसका मतलब यह है कि किसी बिंदु पर, स्क्रीन बहुत उज्ज्वल या मंद हो सकती है, जिससे आंखों में थकान हो सकती है। और इसके कारण लंबे समय तक एक वस्तु पर ध्यान केंद्रित करने में असमर्थता, बेचैनी, माइग्रेन, जल्द से जल्द काम खत्म करने की इच्छा होती है। प्रकाश के अनुसार स्क्रीन मापदंडों को स्वचालित रूप से समायोजित करके समस्या को हल करने के लिए उपकरण हैं, और रंग प्रतिपादन तक विभिन्न संकेतकों को ठीक करना संभव है।
4) चिपकाएँ
यह उन कार्यालय कर्मचारियों के लिए एक अनिवार्य एप्लिकेशन है जिन्हें लगातार बड़ी मात्रा में टेक्स्ट डेटा के साथ काम करना पड़ता है। यह एक क्लिपबोर्ड संशोधक है, जिसकी बदौलत कंप्यूटर टेक्स्ट की एक कॉपी की गई सरणी को नहीं, बल्कि जितनी जरूरत हो उतनी सहेज सकता है। इसके अलावा, पेस्ट आपको क्लिपबोर्ड मेमोरी में अलग-अलग फ़ाइलें लिखने की अनुमति देता है, और टेक्स्ट के लिए, यह मूल स्वरूपण को बरकरार रखता है, ताकि तालिकाओं को भी डेटा खोए बिना कॉपी किया जा सके। यह सब आपके सभी उपकरणों में स्थानांतरित किया जा सकता है यदि उन्हें पेस्ट के माध्यम से सिंक्रनाइज़ किया जाता है।
5) पासवर्ड मैनेजर
पासवर्ड सहेजने के लिए एक सुविधाजनक क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म प्रोग्राम आपके द्वारा निर्दिष्ट किसी भी क्लाउड पर अपना गुप्त डेटा संग्रहीत करेगा। इसलिए, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस पीसी से कोई पासवर्ड देखना चाहते हैं, आप इसे अपने फोन पर भी देख सकते हैं। साइटों, मेल, एंटरप्राइज़ के विभिन्न सर्वरों तक पहुंच आदि के लिए सभी पासवर्ड संग्रहीत करना बहुत सुविधाजनक है।
स्रोत: प्लेटो डेटा इंटेलिजेंस
