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दुनिया भर के संगठन हमेशा अपने कार्यस्थल की उत्पादकता को अनुकूलित करने के तरीके खोज रहे हैं। हाल के वर्षों में, डिजिटल परिवर्तन, कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई), और मशीन लर्निंग जैसी तकनीकी प्रगति ने संगठनों को संचालन को सुव्यवस्थित करने में मदद करके संगठनात्मक उत्पादकता को बढ़ावा देने के लिए जबरदस्त महत्व प्राप्त कर लिया है। स्वचालित कार्य.
हालाँकि, इन रुझानों की बारीकी से जांच से पता चलता है कि ये उपाय व्यवसायों को अपना समय बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद करने से आंतरिक रूप से जुड़े हुए हैं।
समय प्रबंधन कोई नई अवधारणा नहीं है, यहां तक कि प्राचीन यूनानी दार्शनिक थियोफ्रेस्टस का भी मानना था कि "समय सबसे मूल्यवान चीज है जिसे एक आदमी खर्च कर सकता है।" पुरानी कहावत से लेकर विघटनकारी प्रौद्योगिकियों के पोस्टर बॉय तक - एलोन मस्क की अभिनव टाइम बॉक्सिंग तकनीक - समय प्रबंधन एक महत्वपूर्ण विचार बना हुआ है।
बदलती कार्यस्थल प्राथमिकताओं और लगातार विकसित हो रहे श्रम बाजार के बीच उत्पादकता और लाभप्रदता का पीछा करने वाले व्यवसायों के बीच इसने अद्वितीय लोकप्रियता हासिल की है।
टाइम मैनेजमेंट क्या है?
संगठनात्मक संदर्भ में, समय प्रबंधन कार्यभार को प्रभावी ढंग से और कुशलता से प्रबंधित करने की क्षमता है। यह उन कार्यों को प्राथमिकता देने में मदद करता है जो उच्चतम व्यावसायिक मूल्य प्रदान करते हैं और इष्टतम उत्पादक हैं। समय प्रबंधन की प्रक्रिया में योजना बनाना, लक्ष्य निर्धारित करना, प्रगति का लगातार मूल्यांकन करना और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए व्यावहारिक समय सीमा निर्धारित करना शामिल है।
कुशल समय प्रबंधन रणनीतियाँ सीधे उच्च कार्यस्थल उत्पादकता, कम कर्मचारी तनाव स्तर, बेहतर कार्य-जीवन संतुलन और, परिणामस्वरूप, कम कर्मचारी मंथन से जुड़ी होती हैं।
कार्यस्थल में समय प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है इसका संक्षिप्त विवरण यहां दिया गया है:
1. संसाधन उपयोग दर बढ़ाने में मदद करता है
समय प्रबंधन कर्मचारियों को उनके वितरण को सुव्यवस्थित करने और उनके समय को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद करता है। ऐसी प्रक्रिया कर्मचारियों को सुधार क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करती है, जैसे बैठकों जैसी प्रशासनिक गतिविधियों या स्प्रेडशीट में डेटा भरने जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों में संलग्न होकर बिल योग्य घंटों की रोकी जा सकने वाली हानि। चूंकि कर्मचारी ऐसी गतिविधियों को कम करके समय की हानि को पहचानने और उसे कम करने में सक्षम हैं, इसलिए वे उच्च उपयोग दर प्रदान करने में सक्षम हैं।
कई संगठनों ने कर्मचारियों को उनके संसाधन उपयोग के स्तर में सुधार करने में मदद करने के लिए एक दिन में बैठकों के लिए घंटों की संख्या निर्धारित करने जैसी पहल भी की है।
2. बेहतर कार्य-जीवन संतुलन सक्षम बनाता है
वैश्विक स्तर पर संगठनों के बीच सामान्य से अधिक नौकरी छोड़ने की दर के पीछे पर्याप्त कार्य-जीवन संतुलन की कमी प्रमुख कारणों में से एक रही है। इसके अलावा, जेन जेड कार्यबल, जिसमें 25 तक वैश्विक कार्यबल का 2025% शामिल होगा, को उम्मीद है कि उसके नियोक्ता एक लचीले कार्यस्थल पारिस्थितिकी तंत्र और पर्याप्त कार्य-जीवन संतुलन की पेशकश करेंगे।
परिणामस्वरूप, बड़ी संख्या में संगठन स्वचालित समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे अपने कर्मचारी उपस्थिति ट्रैकिंग प्रक्रियाओं को स्वचालित कर रहे हैं। प्रतिकृतियां एक ऐसा टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर है जो कई ऐप्स में कर्मचारी के काम और समय के डेटा को कैप्चर करने के लिए एआई का उपयोग करता है। इसके अलावा कंपनियां कंटेंट जेनरेशन, कस्टमर सपोर्ट, प्रेडिक्टिव एनालिटिक्स आदि के लिए एआई-आधारित सॉफ्टवेयर का भी उपयोग करती हैं।
इस तरह की पहल से कर्मचारियों को अपना समय बेहतर ढंग से प्रबंधित करने और बेहतर कार्य-जीवन संतुलन का अनुभव करने में मदद मिलती है, जिससे कर्मचारियों के कारोबार पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है।
3. अधिक कुशल आंतरिक और बाहरी हितधारक प्रबंधन की अनुमति देता है
कर्मचारियों के लिए विविध आंतरिक और बाहरी हितधारकों को प्रबंधित करने की चुनौती तब से और बढ़ गई है जब से संगठनों ने हाइब्रिड और दूरस्थ कार्यस्थलों को अपना लिया है। साथ ही, ग्राहकों की बढ़ती अपेक्षाएं और परियोजना के दायरे में बार-बार होने वाले बदलाव कर्मचारियों की अपने हितधारकों को सूचित रखने और उनकी चिंताओं और संदेहों को सक्रिय रूप से संबोधित करने की क्षमताओं पर प्रीमियम डाल रहे हैं।
समय प्रबंधन कर्मचारियों को हितधारकों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में मदद करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, यह सुनिश्चित करके कि वे ऐसे प्रयासों के लिए उचित समय निकालते हैं। लगातार उच्च आंतरिक और बाहरी हितधारक संतुष्टि किसी भी संगठन के मुनाफे और दीर्घकालिक स्थिरता को बहुत प्रभावित करती है।
4. बॉटम लाइन को बढ़ावा देता है
यह आश्चर्य की बात हो सकती है, लेकिन अमेरिकी व्यवसाय लगभग 600 बिलियन अमेरिकी डॉलर का नुकसान कार्यस्थल में रुकावटें आती हैं, और औसत कर्मचारी अपने बिल योग्य कार्य दिवस का आधा हिस्सा उन कार्यों पर खर्च करते हैं जो बहुत कम या कोई मूल्य नहीं देते हैं! कोई भी संगठन जो संसाधन उपयोग के लगातार उच्च स्तर को प्राप्त करता है, उसके बेहतर परिणाम प्राप्त करने की अत्यधिक संभावना है।
चूंकि कर्मचारी अपने अधिकांश बिल योग्य कार्य घंटों का उपयोग उत्पादक और उपयोगी गतिविधियों के लिए करने में सक्षम होते हैं, इसलिए बर्बाद होने वाले समय की मात्रा काफी कम हो जाती है। सैकड़ों और हजारों कर्मचारियों वाले उद्यम-स्तरीय संगठनों के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है कि कर्मचारियों के लाखों डॉलर मूल्य के सैकड़ों कार्य घंटों की बचत हो सकती है!
5. कर्मचारियों को बेहतर कौशल बढ़ाने और पुनः कौशल बढ़ाने में सक्षम बनाता है
तेजी से विकसित होने वाले कौशल मैट्रिक्स के लिए कर्मचारियों को लगातार कौशल बढ़ाने और पुन: कौशल की आवश्यकता होती है क्योंकि कार्य आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल लुभावनी गति से विकसित होते रहते हैं।
वर्कफोर्स ट्रांसफॉर्मेशन पार्टनर लिसा ल्योंस के अनुसार रेशम का व्यापारी "सभी कर्मचारियों में से लगभग आधे को 2025 तक अपने कौशल को बढ़ाने की आवश्यकता होगी, जबकि एक अच्छे अनुपात को पूरी तरह से फिर से प्रशिक्षित करने की भी आवश्यकता होगी।"
हालाँकि, कर्मचारियों को ऐसी दीर्घकालिक प्रतिबद्धताओं पर काम करने के लिए समय की आवश्यकता होती है, और संगठन कर्मचारियों से उनके काम के घंटों के बाद ऐसी पहल करने की उम्मीद नहीं कर सकते हैं।
इसीलिए संगठनों को परियोजना प्रबंधन के पहलुओं को स्वचालित करने के लिए एक पेशेवर सेवा स्वचालन समाधान को शामिल करने जैसे साधनों का पता लगाना चाहिए, जिससे कर्मचारियों के कार्यभार को कम किया जा सके और उन्हें अपस्किलिंग और रीस्किलिंग गतिविधियों को आगे बढ़ाने के लिए आवश्यक समय दिया जा सके। इस तरह, समय प्रबंधन कर्मचारियों के कौशल को प्रभावी ढंग से बढ़ाने और पुनः कौशल बढ़ाने की क्षमता पर भी प्रभाव डालता है, जिससे संगठन के दीर्घकालिक प्रतिस्पर्धी लाभ और स्थिरता पर असर पड़ता है।
6. लंबी अवधि के पाठ्यक्रम को चार्ट करने के लिए नेतृत्व को मुक्त करता है
जानकारी सुझाव है कि एक औसत बिजनेस लीडर हर हफ्ते 37 बैठकों में बैठता है और अपने साप्ताहिक कार्य घंटों का 72 प्रतिशत बैठकें आयोजित करने में बिताता है!
ये चौंका देने वाली संख्याएँ रेखांकित करती हैं कि सी-सूट का कितना समय बैठकें आयोजित करने में जाता है। हालाँकि सभी बैठकें प्रशासनिक मामले या काम के घंटों की बर्बादी नहीं होती हैं, लेकिन व्यापारिक नेताओं को अपनी टीमों और ग्राहकों के साथ रणनीति बनाने और जुड़ने के लिए अधिक समय देना चाहिए। इसके लिए कुशल समय प्रबंधन की आवश्यकता होती है।
जब बिजनेस लीडर अपने समय का बेहतर प्रबंधन करने में सक्षम होते हैं, तो वे व्यवसाय के रणनीतिक पक्ष पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जिससे पूरे संगठन के लिए अधिक मूल्य पैदा होता है। वे उदाहरण के तौर पर नेतृत्व करने और परिवर्तन एजेंट बनने में भी सक्षम हैं, जो व्यावसायिक कार्यों और नेतृत्व स्तरों पर अपने कर्मचारियों में समय प्रबंधन गुण पैदा करते हैं।
समय प्रबंधन क्यों मायने रखता है?
संगठनों को अपने लाभ मार्जिन पर अधिक दबाव का सामना करना पड़ सकता है क्योंकि ग्राहक अपने खर्चों को तर्कसंगत बनाते हैं और अप्रत्याशित व्यावसायिक परिस्थितियों से निपटने के लिए वित्तीय संयम बरतते हैं। और भी अधिक जब व्यवसाय मॉडल स्वयं परिवर्तन के दौर से गुजर रहे हों। जबकि व्यवसाय सही ढंग से दूरदर्शी दृष्टिकोण अपना रहे हैं, प्रौद्योगिकियों को शामिल करने और अधिक भविष्य के लिए तैयार होने के लिए अपनी प्रक्रियाओं की जांच कर रहे हैं, उन्हें अपनी बुनियादी बातों को सही करने पर भी ध्यान देना चाहिए।
समय प्रबंधन एक चुस्त और प्रेरित कार्यबल की कुंजी है, जो बार-बार व्यवधानों से गुजरने वाले चुनौतीपूर्ण बाजार में व्यावसायिक सफलता के लिए एक गैर-परक्राम्य तत्व है। संगठनों को पेड़ों के लिए लकड़ी देने से नहीं चूकना चाहिए!
लेखक जैव:
शशांक शेखर डेल्टेक | में वरिष्ठ विपणन संचार विशेषज्ञ के रूप में काम करते हैं प्रतिकृति. वह 9 वर्षों से अधिक समय से डिजिटल और कंटेंट मार्केटिंग पेशेवर हैं। वह आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) और मशीन लर्निंग (एमएल) जैसे प्रौद्योगिकी रुझानों और पेशेवर सेवाओं स्वचालन समाधान और समय-ट्रैकिंग समाधान जैसे उपकरणों के साथ परियोजना प्रबंधन परिदृश्य को आकार देने पर उनके प्रभाव के बारे में लिखने में माहिर हैं। काम के अलावा, उन्हें इतिहास, खगोल भौतिकी और भू-राजनीति के बारे में पढ़ना पसंद है।
लेखक छवि:
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- स्रोत: प्लेटो डेटा इंटेलिजेंस।
