Google पत्रक आपके डेटा को व्यवस्थित करने के लिए सामान्य संसाधन है - खासकर यदि आप एक नवोदित व्यवसाय हैं। कई लोग इसे व्यावसायिक वर्कफ़्लोज़ को प्रबंधित करने के लिए एक बुनियादी CRM या ERP के रूप में भी उपयोग करते हैं।
व्यवसाय संभावित लीड का ट्रैक रखने, खर्चों और लेखांकन की निगरानी करने और अन्य उपयोग के मामलों में समर्थन मुद्दों को पकड़ने के लिए Google पत्रक का उपयोग करते हैं।
Google पत्रक में जोड़ा गया अधिकांश डेटा मुख्य रूप से ईमेल के माध्यम से आता है। आम तौर पर कोई व्यक्ति प्रतिदिन आने वाले ईमेल की जांच करता है, उनसे विशिष्ट डेटा कॉपी करता है, और उसे Google पत्रक में पेस्ट करता है।
क्या आपने कभी सोचा है कि क्या आप ईमेल को प्रासंगिक Google पत्रक प्रविष्टियों में स्वचालित रूप से परिवर्तित कर सकते हैं?
आइए देखें कि नैनोनेट्स आपको एक स्वचालित ईमेल पार्सिंग वर्कफ़्लो सेट करने में कैसे मदद कर सकता है जो ईमेल को Google शीट प्रविष्टियों में परिवर्तित कर देगा।
ईमेल को गूगल शीट में कैसे बदलें?
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एक कस्टम ईमेल डेटा पार्सर बनाएं
कुछ नमूना ईमेल स्क्रीनशॉट अपलोड करें, उस डेटा या फ़ील्ड को चिह्नित करें जिसे आप निकालना चाहते हैं और एक कस्टम ईमेल पार्सर को प्रशिक्षित करें। एआई आपके द्वारा दिखाए गए उदाहरणों के आधार पर समान डेटा की पहचान करना सीखेगा - जितना बेहतर होगा।
आप निकाले गए डेटा को उपयुक्त आउटपुट स्वरूपों में संसाधित करने के लिए पार्सिंग नियमों को भी परिभाषित कर सकते हैं।
विभिन्न उपयोग मामलों को संभालने के लिए आपको एक से अधिक ईमेल पार्सर की आवश्यकता हो सकती है - जैसे लीड डेटा कैप्चर बनाम बुक-कीपिंग।
नैनोनेट्स इनबॉक्स बनाएं
नैनोनेट्स इनबॉक्स या प्राप्त पता सेट करें। आपको इस समर्पित नैनोनेट्स इनबॉक्स में सभी ईमेल को ऑटो-फॉरवर्ड करना होगा।
आप क्लाउड स्टोरेज, डेटाबेस से फ़ाइलों का एक स्वचालित आयात भी सेट कर सकते हैं या एपीआई के माध्यम से अन्य स्रोतों से जुड़ सकते हैं।
प्रो टिप - आप अपने सभी ईमेल को वर्गीकृत करने के लिए एक ईमेल पार्सर को भी प्रशिक्षित कर सकते हैं। यह चुनिंदा ईमेल को अग्रेषित करने के मैन्युअल चरण को हटाने में मदद कर सकता है। आप आने वाले सभी ईमेल को अपने नैनोनेट्स इनबॉक्स में अग्रेषित कर सकते हैं और ईमेल क्लासिफायरियर बाकी काम करेगा।
Google पत्रक से कनेक्ट करें
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आप निकाले गए डेटा को उपयुक्त आउटपुट स्वरूपों में संसाधित करने के लिए पार्सिंग नियमों को भी परिभाषित कर सकते हैं।
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आने वाले सभी ईमेल अब आपके नैनोनेट प्राप्त पते पर भेज दिए जाएंगे। नैनोनेट्स तब ईमेल सामग्री को पार्स करेंगे और केवल रुचि के विशिष्ट डेटा को निकालेंगे। अंत में यह निकाला गया डेटा एक उपयुक्त प्रारूप में संग्रहीत करने के लिए Google पत्रक को भेजा जाता है।
Google शीट के लिए सामान्य ईमेल उपयोग के मामले
यहां Google शीट वर्कफ़्लो के कुछ सबसे सामान्य ईमेल दिए गए हैं जिन्हें आप अपने व्यवसाय के लिए स्वचालित कर सकते हैं:
ईमेल लीड कैप्चर करें
आने वाले ईमेल से महत्वपूर्ण लीड जानकारी (संपर्क जानकारी, पूछताछ आदि) को स्वचालित रूप से कैप्चर करें और Google पत्रक को भेजें। अपनी बिक्री पाइपलाइन को CRM में बदलकर Google पत्रक पर विकसित करें।
बुक कीपिंग
इनकमिंग ईमेल से इनवॉइस या रसीद डेटा कैप्चर करें और अपने बुक-कीपिंग को स्वचालित करने के लिए Google शीट्स को भेजें।
ट्रैक ऑर्डर पूर्ति
आने वाले ईमेल से निकाली गई सभी जानकारी के साथ एक ऑटो-अपडेट की गई Google शीट को बनाए रखते हुए अपने ईकॉमर्स संचालन के लिए सभी ऑर्डर/शिपिंग सूचनाओं को ट्रैक करें।
नौकरी के आवेदनों को ट्रैक करें
नौकरी के आवेदन वाले ईमेल से डेटा कैप्चर करें और फिर से शुरू करें और Google पत्रक को भेजें। कस्टम आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के रूप में Google पत्रक का उपयोग करें।
समर्थन टिकट प्रबंधित करें
आने वाली सहायता ईमेल को वर्गीकृत किया जा सकता है और Google पत्रक को भेजा जा सकता है। Google पत्रक पर स्थिति ट्रैक करें और समर्थन अनुरोधों के प्रकार के आधार पर स्वचालित उत्तरों को भी सेटअप करें।
