मैं रात में एक कंटेंट राइटर और दिन में पार्टनरशिप का प्रमुख हूं, और मेरी दुनिया में, उत्पादक होना ही सब कुछ है।
कोई शेड्यूलिंग या परियोजना प्रबंधन की कमी के कारण अतिदेय लेख, असफल साझेदारी के अवसर, उच्च दबाव और तनाव होता है। शून्य उत्पादकता से उबरते हुए हम सभी वहां मौजूद हैं।
उत्पादकता प्रणालियाँ एक स्थायी कार्य-जीवन संतुलन विकसित करने और आवश्यकता पड़ने पर कार्यशील दौड़ के लिए तैयार होने में मदद करती हैं।
इस पोस्ट में, मैं सात सर्वोत्तम उत्पादकता प्रणालियाँ साझा कर रहा हूँ जो मेरी दिनचर्या का हिस्सा बन गई हैं, जो दैनिक कामकाज को एक कुशल कार्यदिवस में बदल देती हैं। आपको उनके फायदे और नुकसान और अलग-अलग उपयोग के मामले मिलेंगे।
उत्पादकता प्रणालियाँ क्या हैं?
उत्पादकता प्रणालियाँ वे विधियाँ और उपकरण हैं जो कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने में आपकी सहायता करते हैं। वे आपके लिए काम नहीं करते हैं, लेकिन वे आपको कार्यों और आपकी भलाई को व्यवस्थित करने और प्राथमिकता देने में मदद करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप एक निश्चित समय में अधिक उत्पादकता होती है।
उदाहरण के लिए, उत्पादकता प्रणालियाँ आपकी सहायता करती हैं:
- परियोजनाओं को छोटे, प्रबंधनीय चरणों में तोड़ना।
- ध्यान केंद्रित करना और विकर्षणों से बचना।
- लक्ष्य की स्थापना।
- संगठन और कार्यप्रवाह.
आइए मेरे द्वारा उपयोग की जाने वाली सात उत्पादकता प्रणालियों का पता लगाएं और वे मेरी कैसे मदद करती हैं।
आपके वर्कफ़्लो को सरल बनाने के लिए 7 उत्पादकता प्रणालियाँ
1. पोमोडोरो तकनीक
जब मैं खुद को एक साथ खींचने और काम पूरा करने के लिए संघर्ष करता हूं तो मुझे अपनी उत्पादकता को सुपरचार्ज करने की इस विधि से प्यार हो जाता है। यह तुरंत मेरे फोकस मोड को सक्रिय कर देता है, और मैं इस क्षेत्र में आ जाता हूं कि कोई भी चीज मुझे विचलित नहीं कर सकती।
यह कैसे काम करता है?
पोमोडोरो तकनीक आपके काम को छोटे, केंद्रित अंतरालों (आमतौर पर 25 मिनट) में विभाजित करती है और उसके बाद ब्रेक लेती है। यह आपको तेज़ और प्रेरित रहने में मदद करता है क्योंकि 25 मिनट के हिस्से को आपका मस्तिष्क आसानी से पचा लेता है।
इसके अलावा, आपके टूलबार में एक टाइमर को गिनते हुए देखना इस दौरान किसी कार्य को पूरा करने की आपकी इच्छा को पुष्ट करता है। यह ऐसा है जैसे आपकी आंतरिक आवाज़ कहती है, "कॉमन, यार, आप अपने इंस्टाग्राम को स्क्रॉल किए बिना 25 मिनट तक काम कर सकते हैं।"
मैं उपयोग मारिनारा: पोमोडोरो सहायक पोमोडोरो तकनीक को आसानी से सुलभ बनाने के लिए क्रोम एक्सटेंशन। 30 मिनट के आराम के साथ 5 मिनट की टाइमर - यही मेरा नियम है।
लेकिन अक्सर, मैं ब्रेक नहीं लेता और अपना काम पूरा होने तक उस पर काम करता रहता हूं। और जब टाइमर बजता है, तो मैं ध्यान केंद्रित रखने के लिए दूसरा टाइमर सेट कर देता हूं।
जब मैं अपने कार्यभार और कार्य X पर बिताए गए समय को समझने के लिए किसी विशिष्ट कार्य पर काम करता हूं तो समय-ट्रैकिंग के लिए भी मैं पोमोडोरो का उपयोग करता हूं।
यह उचित समय अनुमान और परियोजना प्रबंधन में अत्यधिक सहायता करता है।
पेशेवरों:
- जब काम शुरू करना कठिन हो तो आपको ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।
- विलंब को कम करता है.
- कम पीठ दर्द और थकान.
- सप्ताहों और तिमाहियों के लिए बेहतर योजना।
- कार्यों के प्रति अधिक जवाबदेही.
- कम विकर्षण - बेहतर समय प्रबंधन।
- पूरे कार्यों में लगातार प्रेरणा.
विपक्ष:
- कोई नहीं। मैं सदियों से इस पद्धति का उपयोग कर रहा हूं, और यह हमेशा मददगार रही है।
के लिए सबसे अच्छा: जो कोई भी समय का बेहतर प्रबंधन करना चाहता है और कम समय में अधिक काम करना चाहता है।
मेरा फैसला
सबसे पहले, मेरे लिए ब्रेक स्वीकार करना कठिन था। मुझे ऐसा लग रहा था जैसे मैं उस दौरान समय बर्बाद कर रहा हूं। लेकिन तब मुझे उनकी ताकत का एहसास हुआ - वे ब्रेक सचमुच मुझे रिचार्ज करते हैं।
2. बुलेट जर्नलिंग
बुलेट जर्नल, या तथाकथित बुजो, एक उन्नत डायरी की तरह है जिसमें लेखन और ड्राइंग शामिल है। इसे दैनिक कार्यों, कैलेंडर, नोट्स, स्वास्थ्य ट्रैकिंग और लक्ष्य निर्धारण के अनुभागों के साथ व्यवस्थित किया गया है।
मुझे हाल ही में बहुत बढ़िया चीज़ मिली है अनुसंधान यह पता लगाना कि बुलेट जर्नलिंग रचनात्मकता और उत्पादकता को कैसे प्रभावित करती है। निष्कर्ष यह है कि यह न केवल संगठित रहने में मदद करता है बल्कि जो है उस पर चिंतन करने में भी मदद करता है वास्तव में जरूरी।
मैं भी प्यार करता हूँ टुकड़ा एक शिक्षिका द्वारा, जिसने बताया कि कैसे बुलेट जर्नलिंग ने उसकी मदद की पूर्णतावाद पर काबू पाएं. इसलिए, यदि आप उस मायावी पूर्णता का पीछा कर रहे हैं, तो पढ़ें। 🙂
समय-समय पर, मैं अपने दिनों की योजना बनाने के लिए बुलेट जर्नलिंग का उपयोग करता हूं, यह समझता हूं कि मैं कितना व्यस्त हूं, और उन चीजों के लिए समय निकालता हूं जो मुझे अपनी नौकरी के अलावा करना पसंद है। इससे मुझे यह समझने में भी मदद मिली कि मैं कितने प्रोजेक्ट ले सकता हूं।
उदाहरण के लिए, मैं अपने शेड्यूल को अपने पेपर नोटबुक में बहुत पुराने ढंग से तैयार करता हूं। तो, मेरी बुलेट जर्नलिंग आमतौर पर इस प्रकार होती है:
7:30 - उठो
8:00 - योग
10:00 - ग्राहक एक्स के लिए एक रूपरेखा प्रस्तुत करें
11:00 - हबस्पॉट के लेख के लिए विशेषज्ञों का साक्षात्कार
13:00 - लंच ब्रेक
14:00 - एक धर्मार्थ निधि के लिए काम करें
17:30 - बैठक
यदि आप पुराने स्कूल में रुचि नहीं रखते हैं उत्पादकता के तरीके, आप जैसे डिजिटल विकल्प देख सकते हैं धारणा, Trello, Evernoteया, Miro.
मेरी राय में, मिरो सबसे अच्छा विकल्प है क्योंकि यह आपको एक नियमित नोटबुक की याद दिलाता है। यह आपको वस्तुओं को आसानी से स्थानांतरित करने की अनुमति देता है और रचनात्मकता को बढ़ावा देता है।
पेशेवरों:
- अनुकूलन योग्य संगठन में सहायता करता है।
- रचनात्मकता को बढ़ावा देने में सहायता करता है और प्राथमिकता निर्धारण में सहायता करता है।
- केंद्रीकृत कार्य प्रबंधन प्रदान करता है।
- आत्म-चिंतन की सुविधा देता है।
विपक्ष:
- समय गहन रखरखाव.
- असंगति का खतरा.
के लिए सबसे अच्छा: रचनात्मक, दृश्य विचारक और वैयक्तिकृत संगठन चाहने वाले व्यक्ति।
मेरा फैसला
बुलेट जर्नलिंग एक ऐसी प्रथा है जिसे हममें से कई लोगों ने अपने जीवन में कभी न कभी सहज रूप से किया है। मान लीजिए यात्राओं, खरीदारी, कसरत दिनचर्या या इसी तरह की गतिविधियों की योजना बनाने के लिए।
तरकीब यह है कि इसे अधिक व्यवस्थित ढंग से करना सीखें। कभी-कभी, मैं इस पर पूरी तरह भरोसा करता हूं। अन्य समय में, कागज से जानकारी स्थानांतरित करते समय मैं बुलेट जर्नलिंग का उपयोग स्क्रैचपैड के रूप में करता हूं परियोजना प्रबंधन ऐप्स.
3. कैलेंडर अवरोधन
लोगों को अक्सर अपने शेड्यूल के साथ जिस प्रमुख समस्या का सामना करना पड़ता है, वह कार्यों के बीच लगातार बदलाव करना है। कैलेंडर ब्लॉकिंग एक समय प्रबंधन विधि है जहां आप विभिन्न कार्यों के लिए अपने कैलेंडर पर विशिष्ट समय स्लॉट आवंटित करते हैं।
उदाहरण के लिए, कैलेंडर ब्लॉकिंग से पहले मेरा कार्यदिवस इस तरह दिख सकता है: मैं एक लेख लिखना शुरू करता हूं। फिर, आधे घंटे के बाद, मैं एक बैठक में चला जाता हूं। इसके बाद, मैं अपने ईमेल पर जाता हूं। अंत में, मैं लेख पर वापस आता हूं। बिल्कुल भी प्रभावी नहीं है.
टोडोइस्ट का ग्राफ़िक मेरी बात को पूरी तरह से समझाता है:
समय अवरुद्ध करने के लिए, मैं Google कैलेंडर का उपयोग करता हूं और विशिष्ट कार्यों के लिए समय अवरुद्ध करता हूं। प्रत्येक कार्य को अपना स्वयं का केंद्रित समय स्लॉट मिलता है। डॉक्टर की नियुक्तियाँ, योग और पढ़ना भी मेरे कैलेंडर में शामिल हैं।
परिणाम? मैं और अधिक तेजी से काम पूरा कर लेता हूं।
सफल कैलेंडर अवरोधन के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- विशिष्ट कार्यों के लिए अपने दिन को भागों में विभाजित करें।
- कार्यों में कितना समय लगेगा, इसके बारे में यथार्थवादी बनें; यदि अनिश्चित हो तो अधिक अनुमान लगाएं।
- बर्नआउट से बचने के लिए शेड्यूल ब्रेक; खाली समय की अधिक बुकिंग न करें।
- अप्रत्याशित घटनाओं के कारण यदि आवश्यक हो तो योजनाओं को समायोजित करें।
- अपने नियोजित कार्यों की नियमित रूप से समीक्षा करें और उनका पालन करें।
- जैसे ऐप्स का उपयोग करने पर विचार करें Todoist और बेहतर संगठन के लिए Google कैलेंडर।
पेशेवरों:
- बेहतर समय प्रबंधन.
- बढ़ा हुआ फोकस.
- कम कार्य स्विचिंग.
- स्पष्ट प्राथमिकता.
- बेहतर कार्य-जीवन संतुलन.
विपक्ष:
- परिवर्तनों के अनुरूप ढलने में कठिनाई।
- कार्य अवधि को कम/अधिक आंकने की संभावना।
के लिए सबसे अच्छा: कोई भी व्यक्ति जिसके पास अनेक कार्य और व्यवस्थित करने की प्रतिबद्धताएँ हैं।
मेरा फैसला
कैलेंडर ब्लॉकिंग आपके कामकाजी और खाली समय को व्यवस्थित करती है और आपको एक ही समय में कई कार्यों में बर्बाद नहीं होने देती है। सबसे बड़ी चुनौती रविवार की रात या हर सोमवार की सुबह बैठना और सब कुछ पहले से तैयार करना हो सकता है।
लेकिन यह निश्चित रूप से इसके लायक है।
4. मेंढक खाओ
"यदि आपको जीवित मेंढक खाना है, तो इसे सुबह सबसे पहले करें, और बाकी दिन आपके साथ इससे बुरा कुछ नहीं होगा।" - मार्क ट्वेन
यह उद्धरण बताता है कि ईट द फ्रॉग तकनीक क्या है। सबसे कठिन काम पहले करें, बाद में बाकी सब कुछ आसान लगने लगेगा।
पिछले साल के अध्ययन पाया गया कि इस पद्धति का उपयोग करने से सॉफ्ट स्किल्स में सुधार होता है और विलंब से निपटने में मदद मिलती है, जिससे करियर और जीवन के लिए दीर्घकालिक लाभ मिलते हैं।
मैं इससे पूरी तरह सहमत हूं और लगभग हर दिन मेंढक खाओ पद्धति को लागू करता हूं।
यहां बताया गया है कि मैं यह कैसे करता हूं:
- मैं सबसे पहले अपना मेंढक चुनता हूँ - सबसे महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी काम नहीं। मैं उसके साथ जाता हूँ जिसके लिए बहुत अधिक दिमागी शक्ति की आवश्यकता होती है।
- मैं आमतौर पर ऐसा कार्य चुनता हूं जिसे मैं अधिकतम 1 से 4 घंटे में पूरा कर सकता हूं।
- मैं बड़े कार्यों को छोटे-छोटे चरणों में विभाजित करता हूँ।
- मैं हमेशा आज के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करता हूं, दूर के कार्यों पर नहीं।
- और अंततः, मैं अपने दिन की शुरुआत सबसे पहले अपना मेंढक कार्य निपटाने से करता हूँ।
पेशेवरों:
- कठिन कार्य पहले निपटा लें.
- तनाव कम महसूस करें.
- समय का बेहतर प्रबंधन करें.
- अच्छी आदतें बनाएँ.
विपक्ष:
- सबसे कठिन काम शुरू करने से थकान हो सकती है।
- इससे समय-संवेदनशील मामलों की अनदेखी हो सकती है।
के लिए सबसे अच्छा: कोई भी व्यक्ति जो टालमटोल करने के बजाय चुनौतियों से पहले ही निपटना पसंद करता है या जब कठिन कार्यों की बात आती है तो टालमटोल से जूझने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए।
मेरा फैसला
जब मेरे पास कठिन कार्य होते हैं (जिन पर बहुत अधिक ध्यान, संख्या और शोध की आवश्यकता होती है), तो मैं सुबह उन्हें अपनी सर्वोच्च प्राथमिकता देता हूं। एक बार जब मैंने उससे निपट लिया, तो मैं एक कप कॉफी के साथ आराम कर सकता हूं, ईमेल देख सकता हूं और एक और काम पर आगे बढ़ सकता हूं।
मैंने इसे दूसरे तरीके से करने की कोशिश की, लेकिन मैं किसी और चीज़ पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सका, जबकि मुझे पता था कि मेरे सामने इतना बड़ा काम इंतज़ार कर रहा है। तो, मेरे लिए, "मेंढक खाओ" तकनीक ही एकमात्र रास्ता है।
5. परियोजना प्रबंधन प्रथाएँ
जब मैंने फ्रीलांसिंग शुरू की, तो ट्रैकिंग के बिना एक या दो प्रोजेक्ट प्रबंधित करना बहुत कठिन नहीं था। लेकिन जैसे-जैसे मेरा कार्यभार बढ़ता गया, यह असंभव हो गया।
आज, मैं परियोजना प्रबंधन टूल के बिना अपने कार्य की दिनचर्या की कल्पना नहीं कर सकता - सोमवार और आसन मेरी उत्पादकता जीवन रेखाएं हैं।
वे मुझे कार्यों को विभाजित करने, समय सीमा निर्धारित करने, प्रगति को ट्रैक करने, मेरी टीम के साथ समन्वय करने और परिणाम देने में मदद करते हैं।
मैं "बैकलॉग," "प्रगति पर" और "संपन्न" टैब के साथ एक सरलीकृत कानबन विज़ुअलाइज़ेशन में एक धर्मार्थ निधि के काम के लिए अपने साप्ताहिक कार्यों की योजना बनाने और प्राथमिकता देने के लिए सोमवार का उपयोग करता हूं।
मुझे क्या पसंद है: सोमवार परियोजना प्रबंधन की अनिवार्यताओं जैसे उपकार्य, लचीली स्थितियाँ, स्वामी और समनुदेशिती, एपीआई एकीकरण आदि का ध्यान रखता है।
जहाँ तक आसन की बात है, मैं इसका उपयोग अधिकतर ग्राहक लेखन और एसईओ परियोजनाओं के लिए करता हूँ। कार्य प्राप्त करना और सौंपना, परियोजना की प्रगति को ट्रैक करना और प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से दूसरों के साथ संवाद करना बहुत आसान है।
पेशेवरों:
- आसान पहुंच के लिए परियोजना जानकारी को केंद्रीकृत करें।
- टीम संचार और विचार साझा करने की सुविधा प्रदान करें।
- परियोजनाओं को प्रबंधनीय कार्यों में विभाजित करने में आपकी सहायता करें।
- अपनी टीम को केंद्रित और उत्पादक बनाए रखें।
- परियोजना की प्रगति पर वास्तविक समय डेटा प्रदान करें।
- सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो के लिए कार्यों को स्वचालित करें।
विपक्ष:
- मुझे प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने में फ़ायदों के अलावा और कुछ नहीं दिखता। इसका उपयोग करना सीखने में समय लग सकता है, लेकिन एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो यह बेहद आसान हो जाता है।
के लिए सबसे अच्छा: व्यक्ति, टीमें और सभी आकार की परियोजनाएं। आप इसका उपयोग छोटे कार्यों या बड़े पैमाने की पहल के लिए कर सकते हैं।
मेरा फैसला
हालाँकि मुझे बुलेट जर्नलिंग के लिए अपनी नोटबुक का उपयोग करना पसंद है, पीएम उपकरण सूचनाओं, अनुस्मारक, बार-बार किए गए कार्यों आदि के साथ मेरे काम को नियंत्रण में रखने में मदद करते हैं।
6. आइजनहावर निर्णय मैट्रिक्स
“मेरे सामने दो तरह की समस्याएँ हैं - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण। जो अत्यावश्यक है वह महत्वपूर्ण नहीं है, और जो महत्वपूर्ण है वह कभी अत्यावश्यक नहीं है।” - ड्वाइट डी. आइजनहावर
आइजनहावर निर्णय मैट्रिक्स कार्यों को महत्व और तात्कालिकता के आधार पर वर्गीकृत करता है। मैं इसका उपयोग यह तय करने के लिए करता हूं कि किस पर ध्यान केंद्रित करना है, सौंपना है या त्यागना है।
यदि आप अक्सर व्यस्त रहते हैं लेकिन आपको लगता है कि आपके काम पर प्रभाव नहीं पड़ रहा है, दीर्घकालिक लक्ष्यों के लिए समय के साथ संघर्ष कर रहे हैं, या आपको प्रत्यायोजित करना या "नहीं" (वहां था, वह कर लिया) कहना मुश्किल लगता है, तो आपको आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए।
मैंने हाल ही में टोडोइस्ट की नाओमी का एक यूट्यूब वीडियो देखा, जहां उन्होंने आइजनहावर मैट्रिक्स पर व्यावहारिक सुझाव साझा किए:
[वीडियो: आइजनहावर मैट्रिक्स के लिए शुरुआती गाइड]
यहां बताया गया है कि वह इन चार श्रेणियों में से प्रत्येक की व्याख्या कैसे करती है:
- चतुर्भुज १ - महत्वपूर्ण कार्यों पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
- चतुर्भुज १ - दीर्घकालिक लक्ष्यों के लिए महत्वपूर्ण कार्य.
- चतुर्भुज १ — अत्यावश्यक कार्य जो बहुत महत्वपूर्ण नहीं होते, अक्सर केवल व्यस्त कार्य होते हैं।
- चतुर्भुज १ - कार्य न तो अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण, तात्कालिक लेकिन कोई स्थायी संतुष्टि प्रदान नहीं करते।
और यहां बताया गया है कि मैं इस दृष्टिकोण को अपने दैनिक कार्य में कैसे लागू करता हूं:
- चतुर्थांश 1. मैं लेखों के लिए सख्त समय सीमा को पूरा करने को प्राथमिकता देता हूं।
- चतुर्थांश 2. मैं दीर्घकालिक प्रगति के लिए अपने लेखन और अनुसंधान कौशल को बेहतर बनाने के लिए समय समर्पित करता हूं।
- चतुर्थांश 3. कभी-कभी, यदि मैं बहुत व्यस्त होता हूं, तो मैं किसी विश्वसनीय व्यक्ति को अपने लिए विशेषज्ञ साक्षात्कार संभालने देता हूं।
- चतुर्थांश 4. मैं ध्यान केंद्रित रखने के लिए सोशल मीडिया पर बहुत अधिक समय बिताने से बचने की कोशिश करता हूं।
पेशेवरों:
- स्पष्ट प्राथमिकता.
- प्रभावी समय प्रबंधन.
- दीर्घकालिक लक्ष्य संरेखण.
- बेहतर प्रतिनिधिमंडल.
- तनाव को कम किया।
- निर्णय लेने की क्षमता में सुधार।
विपक्ष:
- सबसे पहले, यह तय करना कठिन हो सकता है कि कौन से कार्य अधिक महत्वपूर्ण हैं जिनका प्रभाव अधिक है लेकिन तात्कालिकता कम है। कई अभ्यासों के बाद, व्यक्ति इस प्रणाली का आदी हो जाता है और ठोस लाभ प्राप्त करता है।
के लिए सबसे अच्छा: आयोजन दायित्व; विशेष रूप से ऐसे किसी भी व्यक्ति के लिए सहायक जो कार्य प्राथमिकता, समय प्रबंधन, या निर्णय लेने में संघर्ष करता है।
मेरा फैसला
मेरे डिजिटल मार्केटिंग करियर के दौरान तात्कालिकता की भावना ने सबसे बड़ी चुनौती पेश की। ऐसा महसूस हुआ कि प्रत्येक कार्य पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। जब तक मैंने प्राथमिकताओं को वर्गीकृत करना और गैर-प्राथमिकता वाले कार्यों को समझना नहीं सीख लिया, तब तक हर चीज़ के लिए मेरा डिफ़ॉल्ट मोड "ASAP" था।
आइजनहावर डिसीजन मैट्रिक्स की बदौलत मैंने यही सीखा, और, मेरी राय में, यह इनमें से एक है सर्वोत्तम उत्पादकता प्रणालियाँ वहाँ से बाहर।
7. कानबन और स्क्रम विधियाँ
कार्य सप्ताह के दौरान सुपर उत्पादक होने के लिए, मैं सरलीकृत स्क्रम और कानबन पद्धतियों को जोड़ता हूं।
जमघट: आप छोटी दौड़ में काम करते हैं जिन्हें स्प्रिंट कहा जाता है (आमतौर पर एक से चार सप्ताह तक)। प्रत्येक स्प्रिंट में, आप लक्ष्य निर्धारित करते हैं और तय करते हैं कि कौन से कार्य निपटाने हैं। फिर, प्रगति की जांच करने और आवश्यकतानुसार अपनी कार्य योजना को समायोजित करने के लिए आपकी त्वरित बैठकें होती हैं जिन्हें स्टैंड-अप कहा जाता है।
Kanban: कानबन में कोई स्प्रिंट नहीं हैं। इसके बजाय, "बैकलॉग," "करना," "समीक्षा," और "पूर्ण" लेबल वाले कॉलम वाले बोर्ड पर अपने कार्यों की कल्पना करें।
जैसे-जैसे आप काम करते हैं, आप कार्यों को स्तंभों के बीच स्थानांतरित करते हैं। यह आपको अपने वर्कफ़्लो की कल्पना करने, प्रगति में काम को सीमित करने और कार्यों को एक-एक करके पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है।
यहां बताया गया है कि मैं यह कैसे करता हूं:
प्रत्येक सोमवार को, मैं पिछले सप्ताह भर में बेतरतीब ढंग से सामने आए विचारों और कार्यों के साथ अपने बैकलॉग की समीक्षा करता हूं, प्राथमिकताएं और नियत तिथियां निर्दिष्ट करता हूं, उप-कार्य बनाता हूं, आदि।
प्रत्येक शुक्रवार को, मैं पीएम टूल मंडे में अपने बोर्ड, एक कार्य प्रबंधक को देखता हूं, और विश्लेषण करता हूं कि मैं कुछ कार्यों के लिए शेड्यूल से बाहर क्यों हूं और कारण का समाधान कैसे करूं।
इससे मुझे चुस्त रहने, एक कार्य सप्ताह के भीतर (यथार्थवादी रूप से) जितना संभव हो उतने कार्य पूरा करने और बाधाओं या रुकावटों का पता लगाने में मदद मिलती है।
पेशेवरों:
- वर्कफ़्लो को आसानी से देखने में मदद करता है।
- मल्टीटास्किंग को सीमित करता है और फोकस में सुधार करता है।
- चल रही प्रक्रिया में सुधार को प्रोत्साहित करता है।
- स्पष्ट लक्ष्यों के साथ परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करता है।
- नियमित टीम संचार और सहयोग को बढ़ावा देता है।
- बदलती परियोजना आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलन की सुविधा प्रदान करता है।
विपक्ष:
- निर्धारित समय सीमा की कमी के कारण देरी हो सकती है।
- स्प्रिंट टाइमलाइन (स्क्रम) में कठोरता तनाव का कारण बन सकती है।
के लिए सबसे अच्छा: ऐसे वातावरण जो सख्त समयसीमा में लचीलेपन और अनुकूलनशीलता को महत्व देते हैं।
नोट: एक समय में दो प्रणालियों को लागू करना कहलाता है स्क्रंबन.
मेरा फैसला
इन दो तरीकों के संयोजन से मुझे यह कल्पना करने में मदद मिलती है कि मुझे कानबन बोर्ड में क्या करना है, जबकि स्क्रम स्प्रिंट मुझे विशेष परियोजनाओं पर बहुत प्रगति करने में मदद करते हैं। मुझे वह संतुलन पसंद है जो दोनों प्रणालियाँ मेरे काम में लाती हैं, जो काफी हद तक स्वतंत्र और दूरस्थ है।
सर्वोत्तम उत्पादकता प्रणाली कौन सी है?
हालाँकि प्रत्येक उत्पादकता प्रणाली की अपनी खूबियाँ होती हैं, मेरी व्यक्तिगत पसंदीदा हैं:
- 30 मिनट की वर्किंग स्प्रिंट और 5 मिनट के ब्रेक के साथ मुझे ध्यान केंद्रित रखने की पोमोडोरो तकनीक।
- अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण कार्यों के सरल संगठन के लिए आइजनहावर निर्णय मैट्रिक्स।
- नियमित प्रगति जांच के लिए स्क्रम्बन।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सी प्रणाली चुनते हैं, केवल एक चीज जो मायने रखती है वह यह है कि यह वास्तव में आपकी उत्पादकता को बेहतर बनाने में मदद करती है। मैं उनमें से तीन को दैनिक आधार पर जोड़ता हूं, और मुझे लगता है कि किए जाने वाले कार्यों को पूरा करने, नई परियोजनाओं पर विचार करने और अपनी टीम की प्रगति पर नज़र रखने के लिए यह सबसे अच्छा तरीका है।
कुछ प्रयास करें, देखें कि क्या फिट बैठता है और क्या नहीं, और अंततः, आप मानसिक रुकावटों, डिमोटिवेशन और बर्नआउट से बचने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ समाधान ढूंढ लेंगे।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
- प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
- प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems
