परिचय
जैसा कि एचबीआर कहता है, "हालांकि एक अच्छी प्रस्तुति में डेटा होता है, केवल डेटा अच्छी प्रस्तुति की गारंटी नहीं देता है।" पॉवरपॉइंट और कैनवा के युग में, जहां जानकारी प्रस्तुत करना पहले से कहीं अधिक आसान हो गया है, यदि आपने कभी किसी प्रस्तुतकर्ता को यह कहते नहीं सुना है, तो अपना हाथ उठाएं, "इस आरेख को देखना कठिन हो सकता है, लेकिन यह दिखाता है..." इससे बुरा क्या हो सकता है क्या एक प्रस्तुति अपने सार को व्यक्त करने के लिए संघर्ष कर रही है?
प्रत्येक कामकाजी पेशेवर उन महत्वपूर्ण प्रयासों को जानता है जो कार्यों को बढ़ाने और पूर्ण करने में लगते हैं। उदाहरण के लिए, एक के रूप में तथ्य विश्लेषक, आपने अपने डेटा विश्लेषण में पूर्णता लाने, तकनीकी रुझानों पर अपडेट रहने और मशीन लर्निंग मॉडल बनाने के लिए बेहद कड़ी मेहनत की है। फिर भी, एक आवश्यक कौशल जिसे अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है वह है आकर्षक प्रस्तुतियाँ तैयार करने की क्षमता। अपनी सारी मेहनत और प्रयासों को अपने दर्शकों के सामने स्पष्ट और कुशलतापूर्वक प्रदर्शित करने के लिए, आपको अपनी प्रस्तुति में इस तरह सुधार करना होगा कि यह आपके दर्शकों को अच्छी तरह से आकर्षित करे और बढ़ावा दे। सूचना-संचालित निर्णय-प्रक्रिया.
विषय - सूची
प्रभावी प्रस्तुति की शक्ति
एक प्रस्तुतिकरण में चार्ट, ग्राफ़, मानचित्र और विभिन्न तकनीकों के माध्यम से जानकारी को दृश्य रूप से चित्रित करना, दृश्य सहायता के माध्यम से समझ को बढ़ाना शामिल है। यह ग्राफिकल चित्रण, जिसे डेटा विज़ुअलाइज़ेशन कहा जाता है, प्रारूप, उपकरण, उपलब्ध डेटा और डेटासेट आकार जैसे कारकों पर निर्भर करता है।
जब आप एक प्रेजेंटेशन तैयार करते हैं, तो लक्षित दर्शकों, स्पष्ट सामग्री, आवश्यक ग्राफिक्स, तालिका और चार्ट, समझने में आसान जानकारी और स्पष्ट स्पष्टीकरण जैसे आवश्यक कारकों को ध्यान में रखें। एक प्रभावी प्रस्तुति की शक्ति को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है, क्योंकि यह आपके प्रयासों को प्रदर्शित करता है और आपके संगठन में बदलाव लाने में आपकी मदद करता है।
सुपर आकर्षक प्रेजेंटेशन बनाने के लिए 7 युक्तियाँ
ऐसे कई प्रमुख बिंदु हैं जिन पर आपको एक प्रभावी प्रस्तुति बनाते समय विचार करना चाहिए। हालाँकि, आपकी प्रस्तुति को बेहतर बनाने और इसे अत्यधिक आकर्षक बनाने के लिए सात प्रमुख युक्तियाँ नीचे सूचीबद्ध हैं:
1। अपने दर्शकों को पता
केवल निष्कर्षों पर जोर देने के बजाय, आपको अपनी प्रस्तुति को दर्शकों के अनुरूप बनाने को प्राथमिकता देनी चाहिए। उनकी पृष्ठभूमि को समझना और वे आपके निष्कर्षों से क्या चाहते हैं, प्रस्तुति को प्रभावी ढंग से तैयार करने में सहायता करता है।
यह दृष्टिकोण डेटा की उपेक्षा नहीं करता है; बल्कि, इसमें इसे ऐसे तरीके से प्रस्तुत करना शामिल है जो आसानी से समझ में आता है और दर्शकों की परिचित चर्चाओं या तर्कों का समर्थन करता है। यहां तक कि सबसे असाधारण प्रस्तुतियां भी लड़खड़ा सकती हैं यदि दर्शकों को विश्लेषक के निष्कर्ष बताने के तरीके का पालन करने में कठिनाई होती है।
आप अपनी प्रस्तुति तैयार करने से पहले निम्नलिखित प्रश्नों पर विचार करके उसे बेहतर बना सकते हैं:
- इस प्रस्तुति के लिए दर्शक कौन शामिल हैं?
- आपके क्षेत्र में उनके पास किस स्तर की तकनीकी दक्षता है?
- वे विषय-वस्तु से कितने परिचित हैं?
- उनकी क्या विशिष्ट रुचियाँ, आवश्यकताएँ और अपेक्षाएँ हैं?
- दर्शकों की मानसिक स्थिति क्या है? क्या वे पिछली बैठकों या लंबे सम्मेलन से थक गए हैं?
- क्या सेटिंग औपचारिक है या अनौपचारिक?
इन प्रश्नों को संबोधित करके, आपको यह स्पष्टता प्राप्त होगी कि किस जानकारी पर जोर देने की आवश्यकता है और आपका डेटा प्रस्तुतिकरण को सर्वोत्तम रूप से कैसे प्रस्तुत कर सकता है। दर्शकों की विशेषज्ञता के अनुरूप सामग्री को अपनाने, वांछित टेकअवे को परिभाषित करने और प्रस्तुति सेटिंग पर विचार करने से अधिक प्रभावशाली प्रस्तुति होगी।
2. डेटा के साथ कहानी सुनाना
व्यावसायिक प्रस्तुतियों में, स्थिति-जटिलता-रिज़ॉल्यूशन (एससीआर) के रूप में जाना जाने वाला एक दृष्टिकोण एक संरचित ढांचे के रूप में कार्य करता है और आपकी प्रस्तुति को बेहतर बनाने में मदद करता है। इस पद्धति को बारबरा मिंटो ने मैकिन्से कंसल्टिंग में अपने कार्यकाल के दौरान अपनी पुस्तक "द पिरामिड प्रिंसिपल" में लोकप्रिय बनाया, जिससे एक आकर्षक व्यावसायिक कहानी बनाने के लिए एक प्रभावी संरचना प्रदान की गई। इसकी सरलता क्रिया-उन्मुख परिणामों को बढ़ावा देने, सामग्री को व्यवस्थित करने और तीन के नियम के साथ संरेखित करने में सहायता करती है, एक सिद्धांत जिसे मैं आगे समझाऊंगा।
- प्रस्तुत है वर्तमान स्थिति को दर्शाती तथ्यात्मक जानकारी।
- स्थिति के आकलन से उत्पन्न होने वाली कार्रवाई की आवश्यकता की पहचान करना।
- पहचानी गई जटिलता को संबोधित करने और हल करने के लिए कार्रवाई योग्य कदमों का प्रस्ताव करना या उन्हें क्रियान्वित करना।
व्यावहारिक अनुप्रयोग में, अतिरिक्त विवरण प्रत्येक नोड के अंतर्गत उप-आइटम के रूप में शामिल किए जाएंगे। एससीआर को नियोजित करने से एक स्पष्ट और आकर्षक कथा के विकास में सुविधा होती है।
3. जटिल अवधारणाओं को सरल बनाएं
प्रेजेंटेशन तैयार करते समय उत्साह महसूस करना स्वाभाविक है, खासकर जब आप अपने काम पर गर्व करते हैं और अधिकांश सामग्री को महत्वपूर्ण मानते हैं। हालाँकि, अपने दर्शकों को जानकारी से अभिभूत करने से हमारे प्रयासों का प्रभाव कम हो सकता है। निष्कर्षों को प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने का सार प्रस्तुतिकरण को सरल बनाए रखने में निहित है। आपके दृश्यों में संक्षिप्तता और स्पष्टता सुनिश्चित करने के लिए यहां कुछ संकेत दिए गए हैं:
ढेर सारी सूचनाओं और छवियों की अधिकता से बचकर दृश्य स्पष्टता सुनिश्चित करें। पूरी प्रस्तुति में एक सुसंगत पाठ शैली और रंग योजना को बनाए रखते हुए विभिन्न डेटा बिंदुओं को उभारने के लिए रणनीतिक रूप से रंगों का उपयोग करें।
लिखित सामग्री के संदर्भ में, अपने दर्शकों के लिए प्रासंगिक सुलभ भाषा का उपयोग करते हुए समावेशिता को प्राथमिकता दें। महत्वपूर्ण कीवर्ड या निष्कर्षों को बोल्ड या हाइलाइट करके उन पर ज़ोर दें। अपनी प्रस्तुति को सरल बनाने से आपके दर्शकों को आपके तर्क और मुख्य निष्कर्षों को समझने में मदद मिलती है। अपना संदेश प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने के लिए जटिलता आवश्यक नहीं है।
4. दृश्यों से जुड़ें
अपने दर्शकों की परिचितता पर विचार करें डेटा प्रतिनिधित्व उपकरण जब आप विज़ुअल डिज़ाइन करके अपनी प्रस्तुति को बेहतर बनाने की योजना बनाते हैं। जनसांख्यिकीय विखंडन को दर्शाने के लिए पाई ग्राफ़ का उपयोग करें, विभिन्न वर्षों में प्रवृत्ति विश्लेषण के लिए बार ग्राफ़ और प्रक्रिया घटकों को दृश्य रूप से जोड़ने के लिए फ़्लोचार्ट का उपयोग करें।
इन परिचित डेटा प्रतिनिधित्व प्रारूपों को चुनने से आपकी प्रस्तुति की दृश्य अपील बढ़ जाती है और आसानी से समझ में आने वाली छवियों के माध्यम से आपके दर्शकों के लिए प्रभावी संचार सुनिश्चित होता है।
अपनी प्रस्तुति को स्वीकार करें और स्वयं से पूछें:
- क्या विज़ुअल में डेटा को ठीक से लेबल और एनोटेट किया गया है?
- क्या स्पष्ट शीर्षक, अक्ष लेबल, किंवदंतियाँ और माप इकाइयाँ हैं?
- क्या रंगों का उपयोग इस तरह से किया गया है जिससे मेरे निष्कर्ष स्पष्ट हो जाएं?
- क्या स्लाइडें सुव्यवस्थित हैं और डेटा बेदाग ढंग से प्रस्तुत किया गया है?
- क्या सभी दृश्य मेरे दर्शकों तक एक विशिष्ट खोज संप्रेषित करने के लक्ष्य से प्रस्तुत किए गए हैं?
अपने आप से ये प्रश्न पूछने से आपकी प्रस्तुति मजबूत हो जाएगी और आपके दर्शकों को आपके डेटा-संचालित प्रस्ताव की स्पष्ट समझ प्राप्त करने में मदद मिलेगी।
5. अभ्यास परिपूर्ण बनाता है
हर बार जब आप अपना डेटा प्रस्तुत करते हुए एक प्रेजेंटेशन तैयार करते हैं, तो जहां भी संभव हो कुछ छोटे सुधार करना सुनिश्चित करें। इसके अलावा, अपनी प्रस्तुति को अधिक आकर्षक, आकर्षक, जानकारीपूर्ण और प्रभावी बनाने के बारे में विचार प्राप्त करें। इसलिए, अपनी प्रत्येक प्रस्तुति के साथ, आप अपनी प्रस्तुति को पूर्णता और स्पष्टता के साथ बढ़ाएंगे।
6. इंटरएक्टिव और आकर्षक प्रस्तुतियाँ
किसी स्लाइड पर केवल एकवचन शब्दों या संख्याओं से परे वाक्यांशों या कीवर्ड पर ध्यान आकर्षित करने के लिए प्रीटेंटिव विशेषताओं जैसी तकनीकों का उपयोग करें, जिससे उनका प्रभाव बढ़े। इन विशेषताओं में कुछ तत्वों को अलग दिखाने के लिए इटैलिक, बोल्ड, विभिन्न रंगों या आकारों का उपयोग करना, सेकंड के पहले भाग के भीतर दर्शकों का ध्यान आकर्षित करना शामिल है। आपकी प्रस्तुति के एक अभिन्न पहलू में आपके दर्शकों को यह बताना शामिल है कि उन्हें निवेश क्यों करना चाहिए।
वास्तविक दुनिया के उदाहरणों को एकीकृत करने से आपके दर्शकों को आपके काम के महत्व को समझने, सहानुभूति देने और उससे जुड़ने की अनुमति मिलती है। केस स्टडीज या उनसे मेल खाने वाले उदाहरणों को शामिल करने से जुड़ाव में आसानी होती है और आपकी प्रस्तुति के डेटा और उनके रोजमर्रा के अनुभवों के बीच एक व्यावहारिक संबंध स्थापित होता है।
दर्शकों के अनुसार अपनी प्रस्तुति में सुधार करें:
- कंपनी प्रस्तुतियों के लिए, अपनी सामग्री को उनके मूल्यों, मूल्यों और मिशन के साथ संरेखित करें, इस बात पर जोर देते हुए कि आपका प्रस्ताव उनके विशिष्ट संगठन को कैसे लाभ पहुंचाता है।
- सहकर्मियों के सामने प्रस्तुतीकरण करते समय, अपने काम और उनके काम के बीच संबंधों पर जोर दें। अपनी प्रस्तुति के दौरान इन संबंधों को सर्वोत्तम ढंग से उजागर करने के लिए उनके साथ पहले से चर्चा करने पर विचार करें।
बड़े दर्शकों को संबोधित करते समय, व्यापक विषयों, उद्योग के रुझानों और आपके काम से संबंधित वर्तमान घटनाओं पर अपडेट रहें। अपने काम की प्रासंगिकता को रेखांकित करने के लिए इन उदाहरणों को अपनी प्रस्तुति में एकीकृत करें।
आपका उद्देश्य अपने काम और दर्शकों की रुचि के बीच के अंतर को पाटना है। अपनी सामग्री को उनके काम या दैनिक जीवन से जोड़कर उन्हें संलग्न करें, क्योंकि यह कनेक्शन ढूंढना अक्सर दर्शकों की सहभागिता की दिशा में एक महत्वपूर्ण कदम के रूप में कार्य करता है।
7. प्रौद्योगिकी उपकरणों का उपयोग करें
प्रौद्योगिकी को एकीकृत करने से आपकी प्रस्तुति की सहभागिता और अन्तरक्रियाशीलता बढ़ सकती है। संसाधनों को साझा करने, चुनाव कराने, फीडबैक मांगने और बातचीत को बढ़ावा देने के लिए टूल का उपयोग करें। मेंटीमीटर, गूगल फॉर्म या कहूट जैसे प्लेटफ़ॉर्म इंटरैक्टिव क्विज़, वर्ड क्लाउड या सर्वेक्षण के प्रदर्शन को सक्षम करते हैं। प्रस्तुति से पहले, उसके दौरान या बाद में सोशल मीडिया, ईमेल या चैट के माध्यम से संचार भी जुड़ाव में योगदान देता है।
हालाँकि, प्रौद्योगिकी द्वारा प्रस्तुत संभावित चुनौतियों और विकर्षणों से अवगत रहना महत्वपूर्ण है। प्रेजेंटेशन के दौरान मल्टीटास्किंग से बचें, जैसे अपना फोन चेक करना या सीधे स्लाइड से पढ़ना। निर्बाध अनुभव बनाए रखने के लिए तकनीकी मुद्दों या दर्शकों की पूछताछ को तुरंत संबोधित करते हुए, सक्रिय रूप से ऑनलाइन इंटरैक्शन की निगरानी करें।
निष्कर्ष
सहकर्मियों, ग्राहकों या संभावित निवेशकों को निष्कर्ष बताने के लिए अपने डेटा को प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करना महत्वपूर्ण है। मजबूत तकनीकी कौशल रखने के बावजूद, इन निष्कर्षों को प्रासंगिक दर्शकों के सामने प्रस्तुत करने में असमर्थता आपके प्रयासों को कमजोर कर सकती है। एक अच्छी तरह से तैयार की गई प्रस्तुति न केवल आपके निष्कर्षों में विश्वास व्यक्त करती है बल्कि किए गए कार्य पर गर्व भी दर्शाती है!
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- स्रोत: https://www.analyticsvidhya.com/blog/2023/11/hacks-to-improve-your-presentation-and-turn-boring-into-brilliant/
