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Un guide pour recueillir les exigences en tant qu'analyste d'affaires

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Cet article a été publié dans le cadre du Blogathon sur la science des données.

En tant qu'analyste commercial, nous nous efforçons de livrer les projets conformément aux attentes des clients et prenons les mesures nécessaires pour garantir que l'expérience utilisateur se révèle excellente à la fin du cycle de projet. Quel que soit le type de projet auquel vous devez faire face, pour répondre aux exigences des clients, vous devez comprendre leur travail et ce qu'ils attendent en tant que livrable du projet. C'est pourquoi le processus de collecte des exigences aide les analystes commerciaux et l'équipe de projet à noter toutes les exigences, les besoins, les ressources, les risques impliqués, les parties prenantes, etc. pour planifier le projet de manière appropriée.

Qu'est-ce qu'un recueil de besoins ?

La collecte des exigences est un processus de compréhension de ce qui doit être développé et de la raison derrière le développement du produit ou des services. Fondamentalement, en tant qu'analyste d'affaires, votre rôle est de comprendre le point sensible du client et les problèmes auxquels il est confronté dans l'environnement actuel. Ainsi, comprendre pourquoi ils veulent construire un produit ou un service sur place. Définir la portée et les objectifs des exigences du projet dès le début du projet peut vous aider à résoudre les facteurs de risque et les problèmes de manière beaucoup plus intuitive que sans une bonne compréhension.

Qui est responsable de la collecte des besoins ?

Les analystes commerciaux, les analystes système, les propriétaires de produits et les chefs de projet sont principalement chargés de rencontrer les parties prenantes et les clients et de noter les exigences, les objectifs et la portée du projet.

Pourquoi la collecte des exigences est-elle importante ?

Selon le type de méthodologie de projet que vous mettez en œuvre (agile ou cascade), cette étape est réalisée lors de la phase d'initiation ou de découverte du projet ou à chaque cycle de réunion/sprint.

Si la collecte des exigences n'est pas effectuée correctement, il est probable que les livrables du projet (produit/service) ne répondront pas aux exigences de l'entreprise et, par conséquent, le client ne sera pas satisfait. Les délais du projet peuvent également prolonger les heures de travail de l'équipe de développement s'il y a des problèmes pour suivre correctement les exigences. Ce problème entraînera en fin de compte un gaspillage de temps, d'argent et de ressources. Une fois les exigences recueillies, l'analyste commercial utilisera les informations pour préparer BRD, alias Business Requirement Document, et SRS, alias Spécifications des exigences système. Ces documents comprendront la vision ou l'énoncé de mission du client, qui définit les objectifs généraux et les plans d'affaires.

Lorsqu'un projet ne répond pas aux attentes, les choses suivantes se produisent 

  • Le fluage de la portée - Le fluage de la portée est généralement causé par les principales parties prenantes du projet qui modifient les exigences ou parfois par une mauvaise communication interne et des désaccords.

  • La date limite du projet est prolongée en raison de Rework

  • Les membres de l'équipe ont du mal à rester motivés pour terminer la date limite du projet

Étapes du processus de collecte des exigences

Comme nous l'avons déjà évoqué, la collecte des besoins métier est l'étape critique du projet. Un analyste d'affaires doit bien comprendre les besoins de l'entreprise et les aligner sur les objectifs de l'entreprise pour combler le fossé entre les exigences commerciales et techniques. De plus, un BA responsable doit communiquer les besoins aux parties prenantes et à l'équipe de développement.

Étapes de la collecte des exigences :

  1. Identifier les bonnes parties prenantes

  2. Définir le projet : Comprendre les objectifs et la portée du projet

  3. Recueillir les exigences des parties prenantes

  4. Documenter les exigences

  5. Confirmer les exigences avec le client et les parties prenantes pour assurer la transparence

  6. Prioriser les besoins en fonction de la discussion avec les clients

Identifiez les bonnes parties prenantes :

Les parties prenantes du projet sont celles qui sont impactées par les résultats du projet. Ceux-ci peuvent inclure :

Il pourrait y avoir d'autres intervenants qui pourraient ajouter de la valeur à la définition et à la portée du projet. Assurez-vous de poser les questions essentielles aux parties prenantes internes telles que les chefs de projet, les propriétaires de produits et les propriétaires d'entreprise pour recueillir plus de données sur les personnes qui peuvent aider à rationaliser les processus de collecte des exigences.

Définition de projet

La définition du projet est l'étape où nous définissons les objectifs du projet et essayons de comprendre le but et la portée du projet afin qu'une fois que nous avons noté toutes les exigences nécessaires en fonction de l'interaction avec la partie prenante et le client, nous puissions commencer le processus de lancement du projet.

Choses qui se déroulent dans cette étape :

  • Définir le périmètre et les objectifs du projet

  • Effacer toutes les hypothèses, évaluer les risques et identifier les dépendances du projet

  • Identifier les parties prenantes de l'entreprise pour susciter toutes les exigences en fonction de l'interaction

  • En effectuant une analyse coûts-avantages, nous pouvons déterminer si les avantages du projet l'emportent sur les coûts sous-jacents.

  • Définir comment l'analyste métier gérera les changements dans les exigences et quel serait le processus d'approbation en cas de changement.

  • Le budget requis et le budget disponible pour le projet.

  • Identifier les critères de réussite du projet

Élicitation des exigences

L'élicitation des exigences est un processus de collecte des informations correctes auprès des parties prenantes internes et externes. L'élicitation des exigences peut être effectuée de plusieurs manières :

  • Etudes

  • Questionnaires

  • Interviews

  • Rencontres individuelles

  • Histoires d'utilisateurs

  • Séances de brainstorming

  • Diagramme de processus

  • Réunions de suivi

  • Ateliers etc.

Cette étape permet de s'assurer de recueillir les informations auprès des bonnes personnes et de prendre des notes, ce qui permet de préparer les documents en fonction des besoins recueillis lors de ces techniques d'élicitation.

Documentation des exigences

Dans cette étape, nous documentons les exigences que nous avons recueillies. Une documentation appropriée est nécessaire pour comprendre les besoins de la partie prenante/du client et s'assurer que ceux-ci sont communiqués à l'équipe de développement impliquée dans les livrables du projet.

Les documents comprennent les documents sur les exigences du produit, les documents sur les exigences du système, les documents sur les exigences de l'entreprise, etc.

Assurez-vous de préparer le document de manière à ce que l'équipe de développement puisse facilement déchiffrer les exigences et prioriser le travail en fonction des exigences spécifiées.

Confirmation des exigences

Une fois que les exigences sont correctement documentées, obtenez les approbations des clients et des parties prenantes afin de pouvoir démarrer le projet. Sans prendre les approbations du client, vous pouvez retarder le projet. De plus, comme les exigences peuvent changer avec le temps et sans les autorisations appropriées, une dérive de la portée, des retards de projet ou même une annulation se produiront.

Hiérarchiser les exigences

Bien que les clients puissent vous donner de nombreuses exigences pour un projet, il vous incombe de simplifier les tâches en comprenant les tâches hautement prioritaires et moins importantes. Cela vous aide à déterminer comment planifier la tâche et hiérarchiser les tâches une par une.

De plus, les exigences changent avec le temps, donc chaque fois qu'un client demande des changements dans la portée du projet, essayez de comprendre comment cela affectera les tâches en cours dans le projet et si le calendrier et le budget du projet seront impactés. Sur la base de cette discussion, hiérarchisez la nouvelle exigence en conséquence pour assurer la réussite.

Techniques de collecte des exigences

Techniques de collecte des exigences

Les techniques de collecte des exigences sont considérées comme réussies lorsqu'elles sont complètes, non ambiguës, vérifiables, traçables et modifiables. Étant donné que chaque portée de projet est différente, les techniques qui pourraient être choisies pour déterminer les exigences seront basées sur le type de projet, la complexité et les types de parties prenantes impliquées. Ils sont expliqués ci-dessous :

Rencontre/entretien individuel : C'est l'une des techniques de collecte les plus couramment utilisées. Ici, les analystes commerciaux doivent planifier des entretiens avec les principales parties prenantes et sonder une série de questions qui donnent au BA une idée du projet. Ces entretiens comportent généralement des questions ouvertes et fermées. Des questions telles que qui interagira avec le système, quels processus peuvent avoir un impact sur les modules, quels sont les points faibles du système actuel, etc.

Réunions de groupe : Cela se produit lorsque toutes les principales parties prenantes ont des problèmes pour programmer des entretiens individuels et peuvent demander une réunion de groupe pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur le projet.

C'est un excellent moyen de rassembler différentes exigences en une seule fois. Ainsi, de nombreuses idées et réflexions précieuses sont générées. Tous les membres de l'équipe participants parviendront à un consensus pour accélérer le processus de lancement du projet.

Brainstorming: Cette technique est principalement utilisée lors de la phase de découverte du projet, où les exigences du projet ne sont pas clairement identifiées. Dans cette session, assurez-vous d'inclure les parties prenantes qui connaissent le système et identifiez également les besoins du projet, les avantages et les coûts encourus.

Analyse de documents : Dans cette technique, un analyste métier collecte les documents existants pour une analyse plus approfondie. Les avantages de l'utilisation de l'analyse de documents sont les suivants :

  • Aide à identifier les principales parties prenantes

  • Aide à préparer la bonne série de questions pour les réunions de suivi et les ateliers

  • Il aide à comprendre le processus existant en place

  • Il aide à trouver les informations manquantes et les processus redondants qui pourraient être corrigés

  • Cela aide à comprendre les exigences peu claires qui pourraient être énoncées par les parties prenantes

Ateliers: Les ateliers alias JAD (Joint Application Development) peuvent vous aider à bien concevoir la conception du premier coup et à réduire le nombre d'itérations. Les avantages de l'utilisation des sessions JAD incluent :

Prototypage / Wireframing

Les prototypes et les wireframes sont des techniques visuelles utilisées comme méthode essentielle de collecte des exigences. Ici, wireframe fait référence au plan du système à développer, donnant ainsi une idée sur la fonction et la disposition. Prototype est considéré comme le modèle du système qui explique le comportement et les fonctionnalités du système.

Cette méthode aide à la fois l'équipe commerciale et les utilisateurs à comprendre et à se rapporter aux exigences et aux attentes du futur système. Cela permet également aux utilisateurs de recommander toute modification visible susceptible de rendre la conception du système encore plus robuste et souhaitable dans le cadre du résultat du projet. Une fois que tout est finalisé, le prototype final est référé pour construire le système.

Principaux avantages

  • Élimine toute confusion ou hypothèse

  • Saisir et identifier plus facilement les exigences manquantes

  • Permet aux utilisateurs de voir comment le modèle fonctionnera une fois le projet exécuté

  • Les parties prenantes sont activement impliquées dans la suggestion de changements et peuvent travailler efficacement aux côtés des analystes commerciaux jusqu'à l'achèvement du projet.

Enquêtes/Questionnaire

Recueillir les exigences des principales parties prenantes peut être difficile si les parties prenantes résident dans plusieurs endroits. En outre, la collecte de commentaires auprès de groupes ciblés d'utilisateurs finaux peut sembler mouvementée s'il existe de nombreux clients existants du système. Par conséquent, les sondages semblent être une option viable à envoyer à diverses personnes et à enregistrer leurs réponses en fonction des exigences du projet.

Principaux avantages

  • Précieux lorsque le temps est limité et que le groupe de discussion est énorme.

  • Les parties prenantes ne résident pas au même endroit et peut-être dans des fuseaux horaires différents, il peut donc sembler difficile de programmer un entretien avec l'ensemble du groupe.

  • Cela permet d'éviter de répéter les mêmes questions et d'investir du temps supplémentaire pour recueillir des commentaires sur les commentaires et les améliorations des fonctionnalités.

Filature/Observation de l'utilisateur

Il y a des moments où le client est très occupé et ne trouve pas de temps dédié pour proposer des entretiens individuels. Dans de tels cas, observer le client pendant quelques jours semble utile pour comprendre l'environnement de bureau, la conception actuelle du système et les processus en place, enregistrer le comportement de l'utilisateur et comprendre les besoins sous-jacents en fonction des problèmes du processus actuel.

Principaux avantages:

  • Avoir une connaissance pratique du système actuel en place

  • Comprendre les exigences sous-jacentes du client en fonction des problèmes que vous rencontrez

  • Être capable d'interagir avec l'équipe du client pour avoir une compréhension plus approfondie et ainsi combler le fossé entre les exigences énoncées et manquantes.

  • Comprendre comment les utilisateurs finaux utilisent les systèmes

  • Comprendre comment les clients font face aux problèmes en interagissant avec l'équipe de support et de maintenance.

Outils de collecte des besoins

Il est important d'avoir le bon ensemble d'outils pour recueillir efficacement les exigences

  1. Outils Microsoft comme Excel et Word

  2. Jira

  3. Monday.com

  4. Notion

  5. Feuilles de documentation

  6. Caliber

  7. Logiciel Jama

Utiliser l'approche de la boîte à outils pour déterminer les exigences

En mettant en œuvre l'approche de la boîte à outils, les équipes de projet peuvent utiliser divers outils pour définir les exigences commerciales actuelles et en cours. Selon le type de méthodologie projet mise en œuvre, les outils d'exigences peuvent être différents.

Les outils mentionnés ci-dessous peuvent être bénéfiques pour susciter d'excellentes exigences et offrir une clarté dans la transformation des besoins de l'entreprise en solutions.

Conseils pour rédiger un document d'exigences en tant qu'analyste métier

Habituellement, un document d'exigences de projet peut inclure un document court et concis ou un long enregistrement spécifiant explicitement la portée, le but et les objectifs du projet.

Néanmoins, voici les éléments suivants que votre document devrait avoir pour comprendre plus clairement les exigences du projet :

  1. Nom du projet

  2. Buts et objectifs du projet (ce que veut le client et pourquoi il le veut)

  3. Portée du projet (définir le travail qui doit se produire pour terminer le projet)

  4. Parties prenantes - (Individus qui sont impactés par le résultat du projet et qui prennent des décisions éclairées à chaque étape du projet).

  5. Livrables du projet (produit ou service final que vous créerez pour le client)

  6. Calendrier du projet - (Durée approximative nécessaire pour terminer le projet)

  7. Exigences commerciales - (toute demande spécifique définissant les objectifs commerciaux)

  8. Exigences système/techniques - (logiciels/éléments nécessaires pour créer l'interface utilisateur/l'interface/les livrables)

  9. Budget approximatif- (tel que mentionné par le client)

  10. Ressources pour le projet- (identifier l'équipe de projet qui peut aider à réaliser le projet en fonction des compétences)

  11. Identifier les critères de réussite - (Dans quelle mesure le projet a-t-il réussi à atteindre les objectifs du projet)

Conseils pour collecter les exigences en tant qu'analyste métier

La collecte efficace des besoins est considérée comme un art incroyable avec une pointe de sens de l'organisation. Il existe quelques conseils qui peuvent vous aider à documenter les exigences avec un minimum d'erreur :

  1. Définir les objectifs du projet pendant la phase de découverte : même si les exigences du projet changent constamment au cours du cycle de vie du projet, il est crucial d'identifier l'objectif principal du projet et de définir le cadre du projet.

  2. Documentez chaque étape lors de l'élicitation des exigences : il est essentiel de noter les indications importantes que vous obtenez à chaque réunion que vous planifiez avec l'équipe des parties prenantes. Une fois cela fait, vous pouvez formuler un document formel basé sur toutes les discussions.

  3. Résumez votre compréhension lors de la documentation des exigences : même si vous êtes sûr d'avoir compris les exigences du projet, il est essentiel que vous résumiez ce que vous avez compris à la fin de chaque réunion ou atelier que vous organisez pendant l'élicitation.

  4. Identifiez les bonnes parties prenantes et les bons utilisateurs finaux : n'oubliez pas de poser des questions lors de vos réunions de lancement/initiales pour comprendre qui sont les utilisateurs finaux du produit ou des services et organisez une session de retour d'information/d'enquête avec eux pour comprendre leurs problèmes. et exigences. Après tout, le client a besoin d'une mise à niveau de son produit ou de ses services pour satisfaire ses clients actuels et futurs. Vous pourriez être surpris de trouver des points douloureux supplémentaires que le client peut ne pas être en mesure d'identifier au départ.

  5. Ne faites jamais d'hypothèses sur les exigences du projet : une simple exigence, comme vouloir créer un formulaire d'enquête, peut masquer de nombreuses exigences sous-jacentes. Par conséquent, au lieu de supposer des choses, vous devez approfondir des questions telles que l'objectif de la création du formulaire d'enquête et ce que vous souhaitez obtenir en collectant des commentaires/données à partir du formulaire d'enquête. Parce que si vous n'approfondissez pas les questions importantes, les résultats reçus seraient médiocres et conduiraient finalement à l'échec du projet

  6. Confirmer avant d'exécuter : Après avoir préparé les notes de réunion, il est important de préparer officiellement un document et de prendre les approbations par écrit plutôt que par un avertissement verbal pour éviter d'avoir des problèmes avec les clients à l'avenir. Cela vaut pour les documents, les notes de réunion, les user stories, les wireframes, etc.

  7. Prioriser les fonctionnalités du produit : Quelle que soit la méthodologie de projet que vous suivez, il est toujours important de hiérarchiser les fonctionnalités/exigences en fonction de la discussion qui a lieu avec toutes les parties prenantes. Pratiquez l'écoute active et comprenez les points faibles, les désirs et les objectifs du projet. Sur cette base, créez une liste qui décrit les fonctionnalités du produit qui sont indispensables, agréables à avoir ou susceptibles d'avoir.

Conclusion sur Business Analyst

Même si les techniques de collecte des exigences peuvent être une procédure longue et assez détaillée, il est toujours important d'initier le plan de projet avec ce processus. Une collecte réussie des exigences peut vous aider à contrôler le budget du projet, à éviter une dérive de la portée due à l'évolution des exigences et à exécuter chaque étape du projet avec clarté.

Principaux points à retenir sur la collecte des exigences en tant qu'analyste commercial

  • Documenter l'exigence importante pendant les réunions peut vous aider à rédiger un brillant document d'exigence ce qui est utile pour obtenir les approbations du client et utile pour prendre des références par l'équipe.
  • L'identification des bonnes parties prenantes peut vous aider à éviter toute ambiguïté sur la portée et les objectifs du projet, vous aidant ainsi à réaliser un projet réussi.
  • Les documents d'exigences vous aident à hiérarchiser les tâches importantes et à les faire en premier.

Rappelez-vous toujours, pour une exécution réussie du projet et la satisfaction du client, la confirmation est meilleure que l'hypothèse.

Les médias présentés dans cet article n'appartiennent pas à Analytics Vidhya et sont utilisés à la discrétion de l'auteur.

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