En 2023, l'archivage numérique se retrouve fermement planté sous les projecteurs des entreprises.

Le volume de données consommées augmente rapidement dans toutes les facettes de la vie, et certainement au travail. Nous avons assisté à une prolifération de plateformes et de canaux numériques utilisés par les entreprises, en particulier après le Covid-19, et si le volume considérable d'informations a rendu la gestion plus difficile, les réglementations qui les régissent sont devenues plus strictes. La corde raide devient de plus en plus difficile à naviguer.

De telles circonstances nécessitent une adaptation minutieuse, ce que nous constatons dans le domaine de l'archivage, et en particulier dans les services financiers. Nous examinerons 4 tendances d'archivage numérique qui se produisent actuellement et qui façonneront le reste de 2023.

1. Les exigences en matière de tenue de registres continuent de s'intensifier

Les agences gouvernementales telles que la Securities Exchange Commission (SEC) et la Commodity Futures Trading Commission (CTFC) ont accéléré leur rythme d'élaboration de règles ces derniers mois. Cela survient après l'introduction de la nouvelle règle de commercialisation de la SEC en novembre 2022, une évolution sismique qui a conduit à repenser complètement la façon dont les entreprises doivent gérer leurs communications numériques. 

On aurait pu s'attendre à ce que le régulateur retire son pied de l'accélérateur avec une telle refonte à l'horizon. Au contraire, des rapports récents montrent que l'agence a rédigé des propositions réglementaires quelques mois avant la date prévue, accélérant un rythme d'élaboration de règles qui avait déjà soulevé des inquiétudes concernant l'épuisement professionnel des employés. En août 2022, alors que les entreprises se démenaient pour garantir le respect de la règle de commercialisation, la commission a publié deux fois plus de propositions que pendant toute l'année 2021, et plus qu'au cours de n'importe laquelle des cinq années précédentes.

2. Pour beaucoup plus de plates-formes, l'archivage devient la norme

Se référant à la nouvelle règle de marketing, la mise à jour redéfinit le terme « publicité » de manière percutante. La « règle de la publicité » anachronique précédente était restée largement inchangée depuis son adoption en 1961, une ère de la presse écrite, de la télévision et de la radio. La nouvelle règle de commercialisation aborde formellement les avancées technologiques qui ont eu lieu depuis, ce qui signifie qu'un nombre important de plateformes de communication numérique (sites Web, e-mail, médias sociaux) se retrouvent désormais sous surveillance réglementaire.

Avec les applications de messagerie éphémère comme WhatsApp, WeChat et Telegram, l'urgence est encore plus grande. En septembre, la SEC et le CTFC
condamné à une amende 16 grandes sociétés financières (y compris Barclays, Goldman Sachs et Morgan Stanley) un total combiné de près de 2 milliards de dollars sur les échecs de tenue de registres numériques. Les employés avaient utilisé des appareils personnels pour discuter de questions commerciales via WhatsApp, et ces communications n'étaient pas archivées.  

Depuis lors, la SEC a élargi son champ d'action pour aller au-delà des courtiers et en conseillers en placement inscrits (RIA). Ces petits RIA sont soumis aux mêmes réglementations que les entreprises qui étaient auparavant pénalisées, et bien que leur non-conformité puisse être moins notable, la SEC souhaite s'attaquer de manière globale à ce problème culturel répandu.

Les plates-formes numériques représentent désormais non seulement une part importante des opérations commerciales, mais aussi des outils qui doivent être capturés et archivés à des fins de conformité. Cela s'applique à tous les canaux numériques dans les services financiers, donc couplés à la répression des messages éphémères, de nombreuses autres entreprises devraient être incitées à évaluer leurs politiques de toute urgence.

3. Exigences accrues en matière de stockage de données

Avec autant de plateformes désormais archivées, les exigences en matière de stockage de données numériques ont également augmenté de façon spectaculaire. Cela est particulièrement vrai compte tenu de la qualité des données. Dans le cas des sites Web, par exemple, les éléments dynamiques sont désormais omniprésents et doivent être capturés pour donner une représentation fidèle de la manière dont les communications, ou « publicités », sont présentées. De même, avec tant d'entreprises qui s'appuient sur une approche plus sur mesure - par exemple via la géolocalisation ou la personnalisation du CMS - le nombre d'éventualités client capturées (et donc le volume de données) s'est multiplié.

Les équipes de conformité auront les mains pleines, et le traitement et la recherche de données de haut niveau deviendront donc beaucoup plus une exigence pour ceux qui souhaitent répondre aux demandes d'audit et de litige en temps opportun. De plus, il ne sera pas efficace (ou peut-être même possible) de s'enraciner manuellement dans les vastes étendues de données accumulées, et les fonctionnalités de recherche avancées deviendront donc plus nécessaires, même pour les petites entreprises pour lesquelles cela aurait pu être auparavant considéré comme un luxe. 

En relevant le défi de l'expansion des volumes de données, nous pouvons nous attendre à ce que les solutions d'archivage dans le cloud gagnent en popularité. Ils offrent des avantages évidents, notamment l'évolutivité requise pour toutes les entreprises, des plus petites RIA aux principaux courtiers piquées par la sonde WhatsApp. Avec l'archivage des données dans le cloud, les organisations peuvent éviter les dépenses associées à la maintenance d'une solution sur site, sans faire de compromis sur la sécurité. Les fournisseurs de cloud ont investi massivement dans le maintien d'une infrastructure fiable, et les données cloud sont chiffrées en transit et au repos.

4. La satisfaction des employés passe avant tout

Outre la progression technologique et l'élargissement des possibilités auxquelles nous assisterons en 2023, il y a aussi un impact humain à prendre en compte. À mesure que la responsabilité de la conformité augmente, le rôle des responsables de la conformité devient plus difficile, avec une plus grande responsabilité individuelle en raison d'une myriade de facteurs, tels que la réévaluation fréquente des règles auxquelles ils sont tenus responsables.

L'année dernière, Corporate Compliance Insights a mené une
enquête sur les conditions de travail, le stress et les problèmes de santé mentale chez le personnel chargé de la conformité. Lors du partage des résultats, il est devenu clair qu'il reste encore beaucoup de travail à faire. 59 % des répondants ont déclaré qu'ils se sentaient « épuisés », la plus grande préoccupation (69 %) étant celle du rythme de l'évolution des réglementations. Comme mentionné au début de cet article, ce rythme n'a fait que s'accélérer ces derniers mois. 

Dans un paysage de plus en plus volatil et difficile, le personnel chargé de la conformité doit être satisfait et soutenu par des outils qui rendront son travail non seulement gérable, mais agréable. En simplifiant les processus de conformité et en réduisant la charge des individus, les entreprises peuvent libérer des heures dans la journée, réduire les niveaux de stress et minimiser la probabilité d'erreur humaine, améliorant ainsi la satisfaction des employés.

Comment aborder l'année à venir

Comme pour les années les plus récentes dans l'espace d'archivage numérique, 2023 devrait continuer à progresser sur une trajectoire ascendante. 

Une dépendance croissante aux communications à distance sur le lieu de travail a entraîné une prolifération des plateformes de messagerie numérique, ce qui a entraîné une augmentation de la consommation de données, qui à son tour a conduit à une gouvernance plus stricte de la part des régulateurs afin d'assurer la responsabilité des entreprises. 

Ces informations, qui doivent être enregistrées et stockées, mettent à rude épreuve la capacité de données, ce qui conduit à une plus grande dépendance à l'infrastructure basée sur le cloud. L'abondance de données à gérer, ainsi que des amendes monumentales de la part des régulateurs, conduisent à une période de stress pour les personnes en charge de la gestion de la conformité.

Ces facteurs sont tous interconnectés et mènent à une destination unique ; le besoin de ressources de conformité plus importantes dans les entreprises réglementées, que ce soit par le biais de personnel supplémentaire ou de solutions tierces. Alors que les réglementations continuent de se durcir, le conseil est essentiel, et les experts en archivage de données peuvent décharger le personnel occupé en fournissant des conseils actualisés sur la meilleure façon de respecter ces réglementations. 

Alors que les exigences réglementaires et les mesures d'application ont considérablement augmenté ces derniers mois, une stratégie exhaustive de tenue de registres garantira qu'aucune mauvaise surprise ne vous attend en 2023.

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