Le règlement des factures ne consiste pas simplement à payer une facture. Il s'agit d'un processus qui garantit que chaque paiement, ajustement ou radiation lié à une facture est comptabilisé et réglé. Il n’y a pas de dossiers compliqués, juste des transactions bien rangées.

Cela ouvre la voie à des dossiers financiers impeccables, à de meilleurs flux de trésorerie et à des opérations commerciales fluides. Quel propriétaire d’entreprise ne voudrait pas de cela ?

La clé est de garantir que le processus de règlement des factures est effectué correctement et efficacement. Cet article vous guidera à travers les aspects fondamentaux du règlement des factures et vous fournira des conseils pratiques pour vous aider à régler correctement une facture.

Qu'est-ce que le règlement d'une facture ?

Le règlement d'une facture fait référence au processus par lequel le solde d'une facture est rapproché. Lorsque vous recevez une facture pour un produit ou un service, vous vous assurez que votre paiement correspond au montant dû. Vos dossiers financiers doivent montrer correctement cette transaction, marquant la facture comme réglée.

Cela peut sembler simple, mais considérez les situations dans lesquelles il y a des ajustements tels que des remises, des retours ou des erreurs. Dans de tels cas, le processus de règlement des factures peut être plus complexe. Il peut s'agir d'émettre ou de recevoir des notes de crédit ou de débit, d'ajuster le montant de la facture, voire de contester la facture avant son règlement.

Regardons un exemple. Supposons que vous soyez un détaillant de vêtements et que vous receviez une facture d'un fournisseur pour 100 paires de jeans. Cependant, après vérification de l'envoi, cinq paires sont défectueuses. Vous informez le fournisseur et il émet une note de crédit pour les articles défectueux. Désormais, le règlement de la facture implique de payer au fournisseur 95 paires de jeans, et non 100, et de comptabiliser la note de crédit dans vos dossiers financiers.

L’impact d’un règlement efficace des factures

Le règlement précis de vos factures permet de maintenir un flux de trésorerie sain, car il garantit que vos dossiers sont précis et que les paiements sont effectués en temps opportun. Cela réduit les litiges et les retards, évitant ainsi les frais de retard et autres complications financières.

Voici quelques avantages d’un traitement efficace des règlements de factures :

1. Flux de trésorerie amélioré : En rapprochant régulièrement vos factures, vous pouvez prévoir avec précision vos flux de trésorerie, vous aidant ainsi à maintenir un solde de trésorerie positif et à éviter des emprunts inutiles.

2. Dossiers financiers précis : Un règlement cohérent des factures permet une documentation précise de toutes les transactions. Cela facilite une meilleure analyse et reporting financiers, garantissant que tous les paiements, crédits et débits sont enregistrés correctement.

3. Des opérations commerciales fluides : Lorsque les factures sont réglées rapidement et avec précision, les relations avec les fournisseurs, les clients et les tiers s'améliorent. Cela conduit à des opérations commerciales plus fluides et à des opportunités de croissance potentielles.

4. La conformité devient plus facile : Lorsque vos dossiers financiers sont exacts et à jour, il devient plus facile de se conformer aux règles et réglementations financières. Qu'il s'agisse de la saison des impôts ou d'une vérification de routine, vous pouvez partager vos dossiers en toute confiance, sachant qu'ils reflètent l'état réel des finances de votre entreprise.

5. De meilleures prévisions : Des règlements précis des factures fournissent une image claire de votre situation financière, permettant une meilleure planification et prévision financières. Cela peut guider vos décisions et stratégies commerciales, vous aidant à investir judicieusement et à développer votre entreprise.

Les différents types de règlements de factures

Il est essentiel de comprendre que tous les règlements de factures ne sont pas identiques. Différents types de règlements de factures peuvent s'appliquer en fonction des circonstances spécifiques et des termes de l'accord.

Voici quelques-uns des types les plus courants lorsque vous êtes acheteur :

1. Paiement intégral : Également appelé paiement compensé, vous payez le montant total de la facture avant la date d'échéance. Il s'agit du type de règlement de facture le plus courant, souvent observé dans les transactions standard sans litiges, ajustements ou erreurs.

2. Paiement partiel : Dans ce cas, vous payez une partie du montant total de la facture. Cela peut être dû à plusieurs raisons, telles qu'un plan de paiement négocié, des différends sur la qualité ou la quantité des biens ou des services, ou des contraintes financières.

3. Avoir reçu : Également appelé note de crédit, il s’agit d’un document juridique délivré par un vendeur qui vous indique qu’un certain montant a été soustrait du total de la facture due. Cela peut se produire pour des raisons telles que des retours, des remises ou des remises.

4. Note de débit émise : Une note de débit est un document que vous remettez au vendeur indiquant que vous souhaitez diminuer le montant que vous lui devez. Cela peut se produire en cas de surcharge, de marchandises défectueuses ou de livraisons courtes.

5. Paiement via des tiers : Parfois, les paiements sont effectués via un médiateur ou un tiers. Cela peut inclure des transactions effectuées avec une carte de crédit, via un fournisseur de services financiers comme PayPal ou via une compagnie d'assurance maladie pour les factures médicales.

6. Paiement contesté : Cela se produit lorsque vous contestez le montant indiqué sur la facture pour diverses raisons, notamment des écarts dans le prix, la quantité ou la qualité des biens ou des services ou des erreurs dans la facture elle-même. Le montant contesté est retenu jusqu'à ce que le problème soit résolu.

7. Échange de marchandises : Parfois, vous pouvez régler une facture en fournissant un bien ou un service en retour plutôt qu'en effectuant un paiement monétaire. Ceci est courant dans les systèmes de troc ou les accords de reprise.

8. Remise reçue : Cela se produit lorsqu'une remise est accordée par le vendeur, qui peut être basée sur divers facteurs tels qu'un paiement anticipé, un achat groupé ou une offre promotionnelle. La remise réduit le montant total dû sur la facture. Par conséquent, le règlement de la facture implique dans ce cas de payer le montant escompté plutôt que le total initial.

9. Paiement échelonné : Il s'agit de payer le montant de la facture en plusieurs fois sur une période déterminée. Cela peut être dû à un montant de facture élevé ou à un plan de paiement convenu d’un commun accord. La facture est considérée comme réglée une fois que tous les versements ont été effectués avec succès.

10. Radiation : Parfois, si vous ne pouvez pas payer la facture en raison de difficultés financières ou si le vendeur décide que cela ne vaut pas la peine de la recouvrer, il peut annuler la facture. Cela signifie qu'ils considèrent la facture comme une perte dans leurs dossiers financiers.

Désormais, lorsque vous êtes vendeur, les types de règlements de factures peuvent être légèrement différents :

1. Paiement intégral reçu : Vous recevez le paiement intégral de la facture que vous avez émise, sans ajustements, litiges ou erreurs.

2. Paiement partiel reçu : Parfois, vous ne recevrez qu’une partie du paiement total dû. Cela peut être dû à des écarts dans la facture, à des litiges avec l'acheteur ou à des plans de paiement.

3. Notes de crédit émises : Vous pouvez donner une note de crédit à l’acheteur, réduisant ainsi le montant qu’il doit. Cela peut être dû à une surcharge, à des retours de marchandises ou à des remises appliquées.

4. Notes de débit reçues : L’acheteur peut vous émettre une note de débit, demandant une diminution du montant qu’il doit. Cela peut être dû à des frais excessifs, à des marchandises défectueuses ou à des livraisons courtes dont vous devez tenir compte.

5. Paiements via des tiers : Lorsque les paiements sont effectués par l'intermédiaire d'un tiers, vous recevez le paiement d'un médiateur. Cela peut être le cas lorsque les transactions sont effectuées par l'intermédiaire d'un prestataire de services financiers, via une compagnie d'assurance maladie pour les factures médicales ou via des paiements par carte de crédit.

6. Paiement contesté : Lorsque l'acheteur conteste le montant de la facture pour diverses raisons, telles que des écarts dans le prix, la quantité ou la qualité des biens ou des services ou des erreurs dans la facture elle-même, il s'agit d'un paiement contesté. En tant que vendeur, vous devez résoudre le problème avant de recevoir le montant contesté.

7. Réception des marchandises : Parfois, vous pouvez régler une facture en acceptant un bien ou un service en retour plutôt qu'en recevant un paiement monétaire. Ceci est courant dans les systèmes de troc ou les accords de reprise.

8. Radiation en créances douteuses : Parfois, malgré tous vos efforts, un acheteur peut ne pas remplir ses obligations de paiement. Dans de tels cas, vous n’aurez peut-être pas d’autre choix que de radier le montant impayé comme une créance irrécouvrable. Cela signifie que vous savez que la facture ne sera pas payée et que vous la supprimez de vos comptes clients. Bien que ce soit un résultat malheureux, il est nécessaire de tenir des registres financiers précis.

9. Remises autorisées : C'est à ce moment-là que vous offrez une remise à l'acheteur, qui peut être basée sur des facteurs tels qu'un paiement anticipé, un achat groupé ou une offre promotionnelle. La remise réduit le montant total dû sur la facture. Par conséquent, le règlement de la facture implique dans ce cas de recevoir le montant escompté plutôt que le total initial.

10. Acompte: Parfois, un acheteur peut payer des biens ou des services à l’avance, avant même que les biens ne soient livrés ou que les services ne soient rendus. Cela peut être un scénario courant dans les contrats ou accords exigeant un paiement anticipé. Dans ce cas, la facture est réglée dès réception du paiement, ce qui en fait un acompte.

Les entreprises utilisent diverses méthodes pour régler leurs factures en fonction de leur contexte unique. Par exemple, la retenue, typique dans le secteur de la construction, consiste à retenir un pourcentage du coût total du contrat jusqu'à ce que les travaux soient entièrement exécutés à la satisfaction du client.

La maîtrise de ces méthodes est essentielle à une gestion financière efficace et au bon fonctionnement des opérations. Différentes situations peuvent nécessiter différentes approches en matière de règlement des factures, et leur compréhension offre flexibilité et commodité.

Le traitement comptable des règlements de factures

Maintenant que vous connaissez les différents types de règlements de factures, explorons comment ils seront enregistrés dans vos registres comptables.

1. Paiement intégral reçu : Lorsque le paiement intégral d'une facture est reçu, il est enregistré au débit de votre compte espèces et au crédit de votre compte clients. En effet, le compte de trésorerie augmente avec la réception de l'argent, tandis que le compte des comptes clients diminue à mesure que la facture est réglée.

2. Paiement partiel reçu : Un paiement partiel est enregistré en diminution du compte créances et en augmentation du compte trésorerie. Vous devrez peut-être également enregistrer une créance irrécouvrable ou une provision pour créances douteuses pour le montant impayé.

3. Notes de crédit émises : Lorsque vous donnez une note de crédit, elle est enregistrée comme une diminution de vos comptes clients et une augmentation de votre compte de retours sur ventes et de remises. Cela reflète la réduction du montant dû par le client.

4. Notes de débit reçues : Lorsque vous recevez une note de débit, elle est enregistrée comme une augmentation de vos comptes clients et une diminution de votre compte de retours sur ventes et de remises. Cela reflète l’augmentation du montant que vous devez au client.

5. Paiements via des tiers : Lorsque les paiements sont effectués par l’intermédiaire d’un tiers, cela est enregistré comme une diminution de vos comptes clients et une augmentation de votre compte de trésorerie. Les honoraires du tiers peuvent également être enregistrés comme une dépense dans vos livres.

6. Paiement contesté : Lorsqu'un paiement est contesté, il est enregistré comme une diminution potentielle de vos comptes clients, en attendant la résolution du litige. Jusqu'à ce que le litige soit résolu, le montant peut être enregistré sur une ligne distincte dans vos livres pour refléter l'incertitude.

7. Réception des marchandises : Lorsque vous acceptez des biens ou des services en lieu et place de paiement, la valeur des biens ou des services est enregistrée comme une diminution de vos comptes débiteurs et une augmentation de vos stocks ou de vos actifs, le cas échéant.

8. Radiation en créances douteuses : Lorsque vous radiez une facture en tant que créance irrécouvrable, cela est enregistré comme une diminution de vos comptes clients et une augmentation de votre compte de dépenses pour créances irrécouvrables. Cela reflète la reconnaissance que la facture ne sera pas payée et doit être supprimée de votre revenu attendu.

9. Remises autorisées : Lorsque vous autorisez une remise sur une facture, celle-ci est enregistrée comme une diminution de vos comptes clients et une augmentation de votre compte de remises sur ventes. Celui-ci montre le montant réduit en raison de la remise offerte sur la facture.

10. Paiement anticipé : Un paiement anticipé est enregistré comme une augmentation de votre compte de trésorerie et de vos revenus non gagnés (un compte de passif) jusqu'à ce que les marchandises soient livrées ou que les services soient rendus. Une fois la livraison ou les services exécutés, les revenus non gagnés diminuent et les revenus sont reconnus dans votre compte de résultat. Cela reflète votre obligation de livrer des biens ou des services pour lesquels vous avez déjà reçu un paiement.

Que vous utilisiez un outil de comptabilité numérique ou des méthodes de comptabilité traditionnelles, l'application cohérente et précise de ces principes se traduira par une image financière claire et compréhensible de votre entreprise.

Comment se déroule le processus de règlement des factures ?

Le processus de règlement des factures est une procédure en plusieurs étapes. Cela commence généralement par l’émission d’une facture par le vendeur à l’acheteur et se termine par la réception du paiement.

Voici un aperçu général des étapes impliquées dans le processus de règlement des factures :

1. Émission de la facture : Le vendeur établit une facture à l'acheteur détaillant les biens ou services fournis, leurs coûts et le montant total dû. La facture peut être envoyée par e-mail, par courrier ou même remise en main propre, selon le mode de communication convenu.

2. Réception de la facture : L'acheteur le reçoit, en extrait les informations nécessaires et les enregistre dans ses systèmes comptables et ERP. Cette étape consiste à vérifier les détails de la facture, notamment le numéro de bon de commande, le numéro de facture, la date, le nom du fournisseur et le montant dû.

3. Rapprochement et révision des factures : Pour garantir l'exactitude des informations, l'acheteur fait ensuite correspondre la facture avec son bon de commande et les éventuels reçus de livraison. Toute divergence devra être réglée à ce stade avant la poursuite du traitement. Cela peut impliquer de contacter le vendeur pour obtenir des éclaircissements ou une rectification.

4. Approbation de la facture : Une fois vérifié, le paiement est approuvé. En fonction des processus internes de l'entreprise, cela peut nécessiter l'approbation de plusieurs services ou personnes.

5. Planification et paiement : Après approbation, le système comptable génère un échéancier de paiement, lançant le processus de paiement. Le paiement peut être effectué via différentes méthodes, telles que le virement bancaire, le chèque ou la passerelle de paiement en ligne.

6. Comptabilisation et rapprochement : Le paiement est ensuite comptabilisé dans les registres comptables de l'acheteur et le paiement met à jour le grand livre des comptes créditeurs. Après comptabilisation, le système comptable rapprochera automatiquement le paiement avec la facture correspondante, clôturant ainsi le montant à payer.

7. Clôture de la facture : Une fois le paiement confirmé et les comptes rapprochés, la facture est marquée comme payée et clôturée. Cela indique qu'aucune autre chose n'est nécessaire pour cette facture particulière.

8. Confirmation de paiement: Le vendeur reçoit le paiement et confirme sa réception. Cela peut se faire par le biais d'un accusé de réception formel ou d'une mise à jour de leurs propres registres comptables pour refléter le paiement reçu sur cette facture particulière.

9. Rapports financiers : L'acheteur et le vendeur reflètent la transaction et son règlement dans leurs états financiers respectifs. Cela comprend la mise à jour du compte de résultat, du bilan et du tableau des flux de trésorerie si nécessaire, fournissant ainsi une image financière précise et à jour de l'entreprise.

Les logiciels ERP et les outils de comptabilité numérique automatisent souvent bon nombre de ces étapes, réduisant ainsi le risque d'erreur et améliorant l'efficacité. L'automatisation Nanonets AP est l'un de ces outils qui peut rationaliser le processus de règlement des factures de bout en bout. Il utilise l'intelligence artificielle pour automatiser la capture, l'approbation, le paiement et le rapprochement des données de facture, ce qui réduit les interventions manuelles et contribue à garantir l'exactitude et la rapidité de vos processus de comptabilité fournisseurs.

Comment optimiser le processus de règlement des factures ?

Certains défis courants dans le processus de règlement des factures incluent des factures incorrectes, des retards de paiement et des processus manuels inefficaces. Cela peut entraîner une augmentation de la charge de travail, une réduction des flux de trésorerie et des relations tendues avec les fournisseurs.

Pour surmonter ces défis et optimiser le processus de règlement des factures, envisagez les stratégies suivantes :

1. Automatisez l'ingestion des factures

Selon une étude réalisée par Recherche de niveau, 79 % des PME et 68 % des entreprises de taille intermédiaire citent la saisie manuelle des données et les procédures inefficaces comme leur principal problème. Il est pénible pour votre équipe de télécharger manuellement chaque facture et de saisir les données dans votre système. Actualiser constamment votre boîte de réception de courrier électronique et analyser les pièces jointes n’est guère efficace.

Au lieu de cela, disposer d’une fonction d’importation automatique de données vous fera gagner du temps et réduira les risques d’erreur. Cela garantira également un flux fluide des factures dans le système, sans aucun goulot d’étranglement ni retard.

Nanonets propose diverses options d'importation automatique, telles que la messagerie électronique, l'intégration d'API, OneDrive, Google Drive, Dropbox et Zapier. Quelle que soit l’origine de vos factures, vous pouvez facilement les importer automatiquement dans le système.

2. Utilisez AI-OCR pour la capture des données de facture

Il est important de noter que chaque facture contient des informations spécifiques et que toutes les factures ne sont pas structurées de la même manière. Certaines factures peuvent être rédigées dans une langue différente, contenir une devise étrangère ou être soumises à des lois de conformité différentes. De plus, le format de chaque facture peut varier. Par conséquent, les outils OCR traditionnels ne peuvent pas être utilisés pour la capture de données.

Une solution OCR basée sur l'IA comme Nanonets utilise l'apprentissage automatique pour comprendre et capturer avec précision les données de différents formats de facture. Il peut reconnaître du texte dans plusieurs langues et le convertir en données exploitables. Cela réduit le besoin de saisie manuelle des données, minimise les erreurs et accélère l’ensemble du cycle de traitement des factures.

3. Mettre en œuvre une correspondance à trois

Utilisez un système de correspondance à trois pour vous assurer que vous ne payez que ce que vous avez reçu. Ce processus compare le bon de commande, le bon de réception des marchandises et la facture pour confirmer que tout est conforme avant le paiement. Toute divergence peut être automatiquement signalée pour examen.

Ce contrôle automatisé protège non seulement contre les trop-payés, mais contribue également à prévenir la fraude. La mise en place de tels contrôles peut réduire considérablement le risque de payer pour des articles non livrés ou incorrects.

Avec les Nanonets, cela devient une partie intégrante du processus. La plateforme peut automatiquement faire correspondre et vérifier ces documents, vous alertant dès le début de tout problème. Cette fonctionnalité garantit que tous vos paiements sont exacts et légitimes.

4. Rationalisez l'approbation des factures

Le processus d'approbation manuelle peut être retardé car les factures restent bloquées dans l'attente de l'approbation de parties prenantes très occupées. Cela ralentit le cycle de paiement et augmente les risques de perdre des factures ou d’oublier de faire un suivi.

En tirant parti des capacités de flux de travail automatisés, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à l'approbation des factures. Sur la base de règles prédéfinies, un système informatisé peut acheminer les factures vers le personnel approprié pour approbation. De plus, des rappels et des notifications peuvent être définis pour garantir que les approbateurs accomplissent leurs tâches rapidement.

Avec Nanonets, les entreprises peuvent personnaliser leur flux de travail d'approbation en fonction de leurs besoins. Des séquences d'approbation personnalisées peuvent être configurées en fonction du montant de la facture, du service, du projet ou d'autres critères. Les mises à jour de statut en direct, les alertes automatisées et les rappels peuvent aider les entreprises à suivre la progression de chaque facture et à éviter les retards ou les paiements manqués.

5. Mettre en œuvre des remises dynamiques

Profitez des remises pour paiement anticipé en mettant en place des protocoles de remise dynamiques. Ces dispositions favorisent le règlement anticipé des factures en offrant un escompte pour les paiements effectués avant la date d'échéance.

Par exemple, un fournisseur peut offrir une remise de 2 % sur le total de la facture s’il est payé dans les dix jours suivant sa réception. Non seulement cela améliore votre fonds de roulement en réduisant les coûts, mais cela renforce également les relations avec les fournisseurs qui bénéficient d'un flux de trésorerie amélioré.

À l'aide de Nanonets, vous pouvez configurer les conditions de paiement pour capturer automatiquement les opportunités de remise. Le système peut vous alerter lorsque des réductions sont disponibles, vous garantissant ainsi de profiter d'économies potentielles.

6. Assurez un flux de données transparent entre vos systèmes

L'intégration de votre logiciel de comptabilité aux autres systèmes d'entreprise que vous utilisez est essentielle. Sans une intégration transparente, les données doivent être transférées manuellement entre les systèmes, ce qui prend du temps et est sujet aux erreurs.

Un système intégré garantit qu'une fois qu'une facture est approuvée, toutes les données nécessaires sont automatiquement transférées dans votre grand livre comptable, votre système de gestion des stocks et d'autres systèmes pertinents.

Les Nanonets peuvent être intégrés à QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics et d'autres progiciels comptables de premier plan, garantissant un échange de données fluide. De plus, il dispose d'une intégration Zapier, ce qui signifie qu'il peut se connecter à plus de 6,000 XNUMX applications, automatisant ainsi davantage les flux de travail.

Les données des Nanonets peuvent être facilement synchronisées avec ces systèmes en temps réel, éliminant ainsi les silos de données et garantissant un transfert de données fluide et sans erreur. De plus, lorsque toutes les données pertinentes sont synchronisées sur toutes les plateformes, vous pouvez être sûr que vos rapports financiers sont à jour et reflètent vos activités commerciales actuelles.

7. Auditez et mettez à jour régulièrement vos processus

Même avec l’automatisation et les technologies avancées en place, il est crucial de revoir et d’affiner régulièrement vos processus de règlement des factures. Les marchés évoluent, de nouvelles réglementations de conformité émergent et les besoins des entreprises évoluent au fil du temps.

Des audits réguliers peuvent aider à identifier les goulots d'étranglement ou les inefficacités qui ont pu s'infiltrer dans le système. Ces revues offrent également l’opportunité de mettre à jour les flux de travail pour s’adapter aux nouvelles réalités commerciales ou pour tirer parti des technologies émergentes.

En veillant à ce que vos processus de gestion des factures restent robustes et réactifs à l’évolution de l’environnement, vous économiserez du temps et de l’argent à long terme.

Nanonets fournit des outils d'analyse et de reporting qui vous permettent de suivre votre processus de facturation et d'identifier les domaines à améliorer. L'analyse des tendances et des mesures de performances vous permet de prendre des décisions basées sur les données pour optimiser vos flux de travail et garantir la conformité aux dernières normes.

Réflexions finales

Dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui, la gestion du règlement des factures consiste à maintenir les livres en ordre et à améliorer l'efficacité opérationnelle et la santé financière de votre entreprise. Les outils basés sur l'IA tels que Nanonets peuvent transformer un processus traditionnellement laborieux et sujet aux erreurs en un avantage stratégique.

En automatisant les éléments critiques du traitement des factures, de la capture des données à l'exécution des paiements, les entreprises peuvent réduire leurs coûts, prendre le contrôle de leur trésorerie et établir des relations plus solides avec leurs fournisseurs. L'agilité offerte par ces technologies signifie que les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux changements et opportunités du marché avec la certitude que leurs opérations financières se déroulent de manière fluide et efficace.

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• La source: https://nanonets.com/blog/settlement-of-invoice/