Apprendre à se réconcilier avec QuickBooks en ligne est une première étape pour utiliser QuickBooks pour gérer les livres. QuickBooks est un outil pratique pour vous aider à rapprocher vos comptes sans utiliser d'outils externes. 

Dans cet article, nous passons en revue le processus de rapprochement dans QuickBooks, abordons les problèmes courants et fournissons des conseils utiles.

Recherchez « Réconcilier » dans la barre de menu d'aide supérieure. Choisissez le compte que vous souhaitez rapprocher.

Étape 2 : Rapprochement du solde d'ouverture

Le solde d'ouverture et la date sont automatiquement détectés en fonction du solde de clôture et de la date du rapprochement précédent.

S'il s'agit de votre premier rapprochement dans QuickBooks Online (QBO), les transactions seront répertoriées depuis le début du compte et le solde d'ouverture sera nul.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les rapprochements antérieurs, comme la date de fin du relevé, vous pouvez retrouver ces informations dans la section « Historique par compte ».

Étape 3 : Rapprochement du solde de clôture

Saisissez le solde de clôture et la date de fin. Vous pouvez également choisir d'ajouter les champs « frais de service » et « intérêts gagnés ». 

Frais de service : saisissez les montants des frais de service imposés par votre banque. Saisissez les données, le montant et le compte de dépenses. Vous pouvez ajouter un compte de dépenses tel que « Frais de service bancaire ».

Intérêts gagnés: Remplissez le champ pour comptabiliser les intérêts gagnés auprès de votre banque. Saisissez les données, le montant et le compte de dépenses. Vous pouvez ajouter un compte de dépenses tel que « Intérêts gagnés ».

Étape 4 : Faire correspondre et effacer les transactions

L'écran de rapprochement QBO affiche une coche et un fond gris pour les transactions compensées. Tandis que les transactions sans correspondance apparaissent en haut.

Pour chaque transaction sans correspondance, recherchez la transaction correspondante sur votre relevé. Si le montant correspond, annulez la transaction. Répétez ce processus jusqu'à ce que toutes les transactions correspondent. Si la différence atteint 0, félicitations, votre compte est réconcilié. Appuyez sur « Terminer maintenant » pour terminer le rapprochement.

Si la différence n'est pas nulle, vous devez identifier les transactions qui ne sont pas enregistrées dans QuickBooks. Cela peut être dû à des erreurs comptables, à des frais non comptabilisés ou à des transactions non autorisées.

Identifier les erreurs dans votre rapprochement

1. Paiements et dépôts impayés

En raison de retards bancaires, les chèques en circulation et les dépôts en transit ne sont pas enregistrés sur le relevé bancaire ou peuvent être enregistrés après la date de clôture. Cela peut ne pas être comptabilisé sur votre relevé bancaire.

2. Erreur de saisie comptable :

Les montants ou les dates des transactions peuvent être mal saisis. Cela peut entraîner une inadéquation des numéros, conduisant à des transactions sans correspondance. 

3. Frais bancaires ou intérêts gagnés :

Si vous n’en avez pas tenu compte au départ, votre solde bancaire peut refléter un montant différent.

4. Transactions non autorisées, fraude ou vol

Les entreprises du monde entier perdent jusqu’à 5 % de leurs revenus à cause de la fraude et du vol. Cela peut être dû à des transactions non autorisées d’employés ou au vol d’identifiants de carte de crédit ou de compte bancaire. La réconciliation est un processus très utile pour identifier cela et le signaler rapidement afin de protéger l'entreprise des pertes.

Automatisez le rapprochement des relevés bancaires

La réconciliation avec QBO nécessite beaucoup d’efforts manuels et peut prendre beaucoup de temps. Il s’agit d’un problème plus important pour les entreprises ayant un volume de travail élevé et des délais d’exécution rapides. Le rapprochement de centaines de transactions peut prendre des jours pour être complètement résolu.

Vous pouvez réduire le processus de rapprochement à quelques minutes à l’aide d’un logiciel d’automatisation. Cela nécessiterait de regrouper les données provenant de plusieurs sources financières, d'extraire les données pertinentes des documents, de faire correspondre les données de différentes sources et de contrôler la fraude.

Si vous souhaitez automatiser votre processus de rapprochement bancaire, organisez un appel de démonstration avec nos experts pour automatiser vos flux de travail à l'aide de Nanonets.

Automatisez la détection des fraudes, les rapprochements bancaires ou les processus comptables avec un workflow personnalisé prêt à l'emploi.

Un logiciel de rapprochement peut automatiser 3 éléments clés pour vous :

1. Collecte de données – Les logiciels d'automatisation tels que Nanonets peuvent s'intégrer de manière transparente à votre ERP ou à votre messagerie électronique pour rassembler des documents tels que des livres de caisse, des relevés bancaires, des factures et des reçus. Le logiciel extraira uniquement les informations pertinentes de chaque document grâce à la technologie OCR.
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2. Correspondance des données – Sans automatisation du code, vous pouvez facilement définir des règles pour faire correspondre les deux documents. Vous pouvez définir de nouvelles règles avec le temps sans avoir à vous battre avec des formules.
3. Identification des erreurs et contrôle de la fraude – Configurez des indicateurs pour identifier les transactions irrégulières, les doublons ou les transactions non autorisées.

Le logiciel de rapprochement vous aidera à gagner du temps et vous permettra, à vous et à votre équipe, d'accomplir les tâches qui comptent. Vérifier nanonets pour plus d’informations sur l’automatisation du rapprochement.

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• La source: https://nanonets.com/blog/how-to-reconcile-in-quickbooks-online/