QuickBooks est l'une des applications de comptabilité les plus utilisées et offre un moyen pratique de rapprocher les cartes de crédit sans avoir besoin d'outils externes. 

Dans cet article, nous vous guidons tout au long du processus de rapprochement des cartes de crédit dans QuickBooks, en abordant les problèmes courants et en vous fournissant des conseils utiles pour rationaliser la procédure.

Dans la barre de menu d'aide supérieure, recherchez « Réconcilier ». Ensuite, sélectionnez le compte que vous souhaitez rapprocher. Pour cette démonstration, nous utiliserons un compte lié à la carte de crédit d'un employé.

Étape 2 : Rapprochement du solde d'ouverture

Le solde d'ouverture et la date sont automatiquement détectés en fonction du solde de clôture et de la date du rapprochement précédent. 

Pour les premiers rapprochements QuickBooks Online (QBO), les transactions seront répertoriées dès la création du compte. Pour accéder aux informations sur les rapprochements précédents, y compris les dates de fin des relevés, accédez à la section « Résumé ».

Étape 3 : Rapprochement du solde de clôture

Solde et date de clôture : Veuillez saisir le solde de clôture et la date de fin. La date de fin est généralement basée sur la date du relevé de carte de crédit. Cependant, si vous présentez vos états financiers par date, vous pouvez définir la date de fin à la fin du mois.

Charge financière: Si les frais financiers ne sont pas capturés dans votre compte QuickBooks en ligne, vous pouvez les ajouter manuellement. Veuillez inclure la date, le montant et le compte de dépenses. Si vous utilisez une carte dans une devise différente, vous devez également ajouter le taux de change.

Étape 4 : Faire correspondre et effacer les transactions par carte de crédit

L'écran de rapprochement QBO affiche une coche et un arrière-plan gris pour les transactions compensées, tandis que les transactions sans correspondance n'ont pas de coche.

Maintenant, comprenons d'abord la section récapitulative en haut :

Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde final que nous avons entré dans l'écran précédent.

Solde compensé – Cela commence à partir du solde d'ouverture de l'écran précédent plus tous les frais financiers ajoutés, ainsi que tous les dépôts compensés moins les paiements compensés. La répartition du solde compensé est présentée ci-dessous.

Une fois le processus de rapprochement terminé, le solde compensé doit correspondre au solde de clôture du relevé, ce qui entraîne une différence de zéro.

Faire correspondre les transactions :

1. Sélectionnez les transactions sans correspondance et recherchez une transaction correspondante sur le relevé de carte de crédit.
2. Si le montant et les autres détails correspondent, annulez la transaction.
3. Répétez ce processus jusqu'à ce que toutes les transactions correspondent.

Cela peut prendre beaucoup de temps, c'est pourquoi nous avons inclus quelques conseils pour simplifier cela à la fin de l'article. Une fois que toutes les transactions sont appariées, la différence devrait être de 0 et vous pouvez passer à Étape 5.

Cependant, si la différence n'est pas 0, vous devez identifier les transactions qui ne sont pas enregistrées dans QuickBooks. Cela peut être dû à des erreurs comptables, à des frais non comptabilisés ou à des transactions non autorisées. Voyons comment résoudre ce problème :

Identifier les erreurs dans votre rapprochement

Si vos transactions ne correspondent pas, cela peut être dû à :

1. Incohérence de date ou de montant : Cela peut être dû à des erreurs de saisie de données, à des retards bancaires ou à des erreurs bancaires. Vous devrez trouver la transaction sur la base d'autres détails tels que le compte du fournisseur et à proximité de la date de référence.
2. Paiements en double : Recherchez dans vos transactions compensées si vous pouvez trouver un enregistrement très similaire. Vous pouvez effectuer une recherche en fonction du bénéficiaire et du montant.

Il se peut également que des frais soient oubliés dans votre comptabilité. Vous pouvez rechercher votre relevé de carte de crédit et trouver toutes les transactions sans correspondance. Voici quelques raisons courantes à cela :

3. Frais de carte de crédit : Les cartes de crédit comportent toute une liste de frais cachés qui pourraient facilement passer inaperçus. Par exemple, les transferts en devises entraînent des frais de traitement et une majoration de change. Cela doit être comptabilisé dans le grand livre de l’entreprise.
4. Transactions non autorisées, fraude ou vol : Les cartes de crédit sont la première cause de pertes dues au vol et à la fraude. Des transactions non autorisées peuvent être effectuées en raison d’un vol d’identité. Il pourrait également y avoir des transactions non autorisées effectuées grâce aux employés. La réconciliation est un processus utile pour identifier cela et le signaler rapidement afin de protéger l'entreprise des pertes.

Étape 5 : Terminer et imprimer le relevé

Une fois que la différence entre vos relevés atteint 0, le bouton en haut à droite affichera un CTA – « terminer maintenant ». Cliquez dessus pour conclure votre processus de rapprochement.

Revenez à la page de rapprochement et dans le coin supérieur droit, sélectionnez « Résumé ». Vous pouvez imprimer le relevé de rapprochement de votre carte de crédit à partir d'ici.

De plus, vous pouvez payer directement votre facture de carte de crédit ou ajouter d’autres factures.

Conseils pour le rapprochement des cartes de crédit

Le rapprochement des transactions est un processus manuel qui peut prendre du temps. Voici quelques conseils pour vous faciliter la tâche :

1. Trier par type de transaction : Commencez par faire correspondre les dépôts, puis les paiements. Cette organisation peut réduire la confusion. Vous pouvez basculer entre « Paiements » et « Dépôts » sur la barre supérieure de QBO.
2. Frais de marque et intérêts : Mettez en surbrillance les frais bancaires, les frais d'intérêt ou d'autres transactions bancaires de votre relevé. Cela vous aidera à les comptabiliser avec précision lors du rapprochement.
3. Logiciel de rapprochement de cartes de crédit : La réconciliation dans QBO peut prendre du temps. Des logiciels comme  nanonets  peut automatiser ce processus et synchroniser les données avec QBO. En savoir plus sur l'automatisation du rapprochement 👇

Automatisez le rapprochement des cartes de crédit

Le rapprochement manuel dans Excel ou QBO n'est pas viable si vous avez de nombreuses transactions ou si vous travaillez avec une petite équipe. Le rapprochement de centaines de transactions peut prendre des jours.

Vous pouvez réduire le processus de rapprochement à quelques minutes à l’aide d’un logiciel d’automatisation. Cela nécessiterait de regrouper les données de la banque, du QBO ou d'autres outils, d'en extraire les données pertinentes, de faire correspondre les données de différentes sources et d'effectuer des contrôles de fraude. Si vous souhaitez automatiser votre processus de rapprochement de carte de crédit, organisez un appel de démonstration avec nos experts pour automatiser vos flux de travail à l'aide de Nanonets.

Automatisez la détection des fraudes, les rapprochements bancaires ou les processus comptables avec un workflow personnalisé prêt à l'emploi.

Voici comment un logiciel de réconciliation comme les nanonets peut automatiser trois éléments clés pour vous :

1. Collecte de données: Les Nanonets peuvent s'intégrer de manière transparente à votre ERP ou à votre messagerie électronique pour rassembler des documents tels que des relevés de carte de crédit, des grands livres, des factures et des reçus. Le logiciel extraira uniquement les informations pertinentes de chaque document grâce à la technologie OCR.
2. Correspondance des données : Grâce à l'automatisation sans code, vous pouvez facilement définir des règles pour faire correspondre votre relevé de carte de crédit avec le grand livre. Vous pouvez établir de nouvelles règles avec le temps et vous n'avez pas à vous battre avec des formules.
3. Identification des erreurs et contrôles de fraude : Configurez des indicateurs pour identifier les transactions irrégulières, en double ou non autorisées. Ces indicateurs peuvent également vous aider à détecter des transactions telles que les frais bancaires ou les intérêts gagnés !

Un logiciel de rapprochement vous aidera à gagner du temps et vous permettra, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur les tâches qui comptent. Vérifier nanonets pour plus d’informations sur l’automatisation du rapprochement.

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• La source: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/