Le traitement des factures ou le traitement des factures est toute la gamme des opérations associées à la fin commerciale (jeu de mots non intentionnel) de l'achat de produits/services auprès d'un fournisseur. Il englobe toutes les étapes depuis la réception de la facture d'un fournisseur jusqu'à l'enregistrement du paiement effectué après les vérifications et approbations appropriées.

Aussi simple que cela puisse paraître - recevoir la facture, vérifier son exactitude, payer la facture, clôturer la transaction - le traitement des factures n'est pas un flux de travail simpliste. Voyons comment les factures sont traitées et comment l'automatisation aide à rationaliser gestion des factures pour aider les entreprises à fonctionner plus efficacement.

"Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer" - Peter Drucker.
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Comment traiter les factures ?

Dans les moyennes et grandes entreprises, le traitement des factures fait partie du processus des comptes fournisseurs (AP). Le processus de gestion des factures est important non seulement pour organiser les flux de trésorerie, mais aussi pour gérer les vendeurs et les fournisseurs afin d'assurer un approvisionnement en temps opportun.

Le traitement conventionnel des factures implique les étapes de base suivantes :

• Évaluation de la facture reçue du fournisseur : une facture est d'abord reçue d'un fournisseur pour un produit ou un service qui a été commandé généralement par le biais d'un bon de commande (PO). Le personnel de traitement des factures des comptes fournisseurs enregistre la facture dans des registres avec un code d'identification (le grand livre ou code GL).
• Rapprochement des factures : les données de la facture, y compris le type de produit/service commandé, le prix convenu, la date de livraison, etc., sont comparées avec le bon de commande d'origine. Dans le cas où la facture est émise après la livraison du produit/service, les détails de la facture sont également mis en correspondance avec les détails du bon de livraison. Ce "tcorrespondance à trois voies» répond à des questions telles que :

o Les conditions de paiement correspondent-elles ?

o Les remises promises sont-elles incluses ?

o La facture a-t-elle été codée dans les comptes de dépenses appropriés ?

o Y a-t-il des problèmes de performance après réception qui justifient une retenue de paiement ?

• Vérification des divergences : Toute divergence dans les données de facturation est signalée comme une exception. Le personnel de l'AP contacte ensuite le fournisseur et le service concerné au sein de l'entreprise pour corriger l'erreur/l'écart. Une fois l'exception résolue, la facture est réémise par le fournisseur et le processus de rapprochement des factures est répété.
• Recevoir l'autorisation et les approbations appropriées : selon les politiques de l'entreprise, la facture est acheminée vers différents niveaux de gestion pour vérification et approbation. Le nombre et la nature des approbations requises dépendent de la politique et de la taille de l'entreprise. D'autres facteurs incluent les départements impliqués dans le processus d'approvisionnement et d'approvisionnement, le type de produit et le montant de la facture. Par exemple, certaines entreprises peuvent imposer des approbations au niveau de la direction pour les valeurs de facture supérieures à un seuil particulier.
• Autoriser le paiement de la facture : après tous les niveaux d'approbation, la facture est payée conformément aux conditions négociées avec le fournisseur. Le paiement peut être de la responsabilité du service AP, du service financier ou du service des achats, selon la structure de l'entreprise. Le paiement est traité sous forme de chèques, de virements électroniques ou d'autres méthodes, selon des conditions générales prédéterminées.
• Clôture de la transaction : une fois le paiement effectué, cette piste de facturation particulière est fermée et la transaction est enregistrée comme terminée. Les détails de la facture et du paiement sont archivés dans le GL pour de futurs audits.

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Défis dans le traitement des factures

1. Factures manquées ou perdues

C'est un problème lorsqu'une entreprise traite quotidiennement avec plusieurs fournisseurs et de nombreuses factures. Le problème est exacerbé par le fait que les factures peuvent être reçues sous différents formats - sous forme de copies papier, de fichiers PDF numérisés, de fichiers de traitement de texte, etc. Il devient difficile de gérer ces différentes formes de factures, reçues à des moments différents et souvent par différents personnels. .

Les factures manquées entraînent des retards de paiement et des pénalités associées, des relations tendues avec les fournisseurs, des retards de fonctionnement et des problèmes d'audit.

2. Données incohérentes ou manquantes

Une facture contient des données critiques telles que les identifiants de l'entreprise, les informations fiscales, le service/produit fourni, le prix, l'état de la livraison, etc. Si les factures sont dans différents formats, il devient fastidieux, voire impossible, de vérifier toutes les données valides. Certaines erreurs faciles à manquer incluent:

– Utilisation du mauvais nom du client

– Ne pas détailler clairement les produits/services

– Ne correspond pas à la marque demandée

– Erreurs de calcul

– Ne pas utiliser la bonne devise

– Ne pas mentionner la date d'échéance

– Sans mentionner les rabais ou les frais de pénalité

– Erreurs de taux d'imposition

Selon Partenaires ardents, près d'un quart de toutes les factures sont signalées pour des exceptions qui doivent être traitées par le personnel de traitement des factures fournisseurs. Les erreurs de facturation entraînent des pertes monétaires et de temps.

Il a été rapporté que les hôpitaux perdent à eux seuls environ 68 milliards de dollars par an en raison d'erreurs de facturation. Les erreurs dans les factures papier sont assez coûteuses à corriger - la rectification des données de facturation peut coûter cher $53.50 par facture en moyenne !

Les problèmes associés au traitement manuel des factures contribuent à plus de 30 % des coûts de l'équipe AP. La vérification de l'exactitude prend également énormément de temps et si elle est jugée inadéquate ou erronée, l'exception levée prendrait plus de temps à résoudre. Ces retards de traitement des factures affectent les échéanciers de paiement. Presque 1 entreprise sur 5 perdre des conditions favorables et des tarifs réduits en raison des retards de paiement des fournisseurs.

3. Statut de facture inconnu

Le statut actuel d'une facture dans son schéma de traitement est souvent inconnu, surtout si de nombreuses parties prenantes sont impliquées dans le processus. Où est-il? Qui l'a approuvé ? Que faut-il de plus ? Quand le paiement sera-t-il effectué ? Ce sont des questions qui se posent souvent en raison du manque de transparence.

4. Erreurs d'acheminement des factures

Plusieurs fournisseurs peuvent émettre quotidiennement de nombreuses factures à une entreprise. Après vérification préliminaire, l'équipe de traitement des factures AP trie chaque facture dans la file d'attente de routage. Même le spécialiste des comptes fournisseurs le plus efficace peut commettre une erreur lors de l'acheminement d'une facture. Lorsqu'une facture est mal acheminée, elle passe par des étapes inutiles – une perte de temps et d'efforts humains. Ce scénario « high-touch » est particulièrement stressant, surtout lorsque l'équipe AP doit fermer périodiquement des livres. Ainsi, bien que les équipes de comptes fournisseurs soient conçues pour améliorer la approvisionnement et approvisionnement processus, en réalité, ils pourraient passer un temps démesuré à suivre les factures tout au long du processus d'approbation complexe et à corriger les erreurs qui en résultent dans la chaîne.

Implications pratiques des problèmes de traitement des factures

Les problèmes de la tradition processus de gestion des factures, listées dans la section précédente, peuvent avoir de sérieuses implications sur la productivité et la rentabilité d'une entreprise :

• Perte d'efficacité et de productivité : vérifier une facture, gérer les erreurs et les exceptions, suivre son évolution, obtenir des approbations et payer la facture sont des processus chronophages. Le temps « perdu » sur de telles tâches serait mieux consacré à des tâches qui contribuent à la valeur de l'entreprise. Les tâches répétitives associées au traitement des factures peuvent étouffer la productivité d'une organisation.
• Moral et culture des employés : 60 % du personnel AP apparemment trouvent que le traitement des factures est la corvée la plus détestée de leur travail - l'insatisfaction à l'égard de plus de la moitié de leur travail entraîne une perte de moral et d'enthousiasme chez les travailleurs. Il est naturel que les employés trouver le temps consacré à des aspects intéressants de leur travail est gratifiant. Ainsi, la minimisation des tâches banales du processus de traitement des factures et l'augmentation du temps consacré aux aspects stimulants et intéressants du travail d'un employé peuvent améliorer la satisfaction au travail et, par conséquent, la rétention des employés.
• Responsabilités croissantes : les retards causés dans le flux de travail de traitement des factures peuvent entraîner des factures sans action. Cela peut entraîner des charges à payer au fil du temps, une pression croissante lors des périodes d'audit et la non-conformité. Tous ces éléments affectent le résultat net.
• Vulnérabilité à la fraude : Certaines fraudes qui se produisent dans le processus de facturation incluent les fraudes de tiers, les erreurs de facturation de la main-d'œuvre, les paiements en double et d'autres erreurs internes. Les fraudes à la facturation peuvent se manifester par un volume de facturation anormal, une inadéquation entre le produit/service livré et les spécifications de la facture, des divergences entre le bon de commande et la facture et un comportement douteux des employés. Les tâches de traitement manuel des factures peuvent être ennuyeuses et entraîner une léthargie mentale. Cela peut entraîner des fraudes manquées lors de la vérification des factures pour les erreurs et les problèmes de données. Cela est particulièrement vrai en temps de crise. Par exemple, la pandémie de Covid-19 apparemment a augmenté l'incidence de la fraude sur les factures en 2020. La fraude sur les factures est difficile à détecter manuellement, en particulier lorsque le volume d'affaires est élevé.
• Traitement décentralisé des factures : l'absence d'un flux de travail de gestion des factures cohérent ou cohérent peut entraîner des processus fragmentés, ce qui peut à son tour entraver la visibilité et la gouvernance centralisées.
• Obstacles à la mise à l'échelle : à mesure que l'entreprise se développe, le traitement manuel des factures devient compliqué. Ainsi, continuer à conserver ce qui fonctionne vraisemblablement pour une petite configuration entrave l'expansion et le potentiel d'évolution. Le but ultime de toute entreprise n'est pas de maintenir le statu quo mais de grandir !

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Traitement automatisé des factures

L'automatisation du traitement des factures offre une solution claire à la plupart, sinon à tous les problèmes associés à ce processus manuel. La mise en garde de "sinon tout" se pose en raison du besoin mineur d'intervention manuelle à certaines étapes. Néanmoins, l'automatisation de nombreuses tâches répétitives du processus peut gagner du temps, économiser de l'argent, préserver le moral des employés et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

Le routage des factures totalement sans contact – traitement automatique des factures de la réception à la clôture, sans intervention manuelle – est encore rare. UN enquête menée auprès du personnel impliqué dans les processus AP montre un soutien écrasant pour l'automatisation de la majorité des tâches manuelles.

Certains avantages spécifiques de l'automatisation de certaines ou de la plupart des tâches du workflow de traitement des factures sont :

• Cohérence des données : les outils de traitement automatisé des factures incluent souvent des outils d'extraction de données automatisés qui peuvent extraire les données pertinentes des factures et les enregistrer dans un format standardisé qui faciliterait les contrôles et les approbations ultérieurs. De nombreux outils de traitement des factures sont livrés avec des modules OCR intégrés qui peuvent extraire les données pertinentes des factures. Compatible avec l'IA outils de gestion des factures tels que les Nanonets peuvent être formés pour extraire des données spécifiques à partir de divers formats de factures.
• Correspondance à trois voies plus rapide : les comparaisons à trois voies automatisées de la facture avec le bon de commande et le reçu sont plus rapides que les validations manuelles, car toutes les données pertinentes pour la transaction sont stockées numériquement au même endroit et peuvent être facilement comparées visuellement ou via l'IA. Logiciel. Les workflows de traitement automatisé des factures peuvent être intégrés à des bases de données et à d'autres systèmes comptables pour une mise en correspondance automatique sans intervention humaine.
• Approbations simplifiées : Le passage automatique de la facture d'une étape à la suivante et la mise en place de relances d'approbation permettent d'éviter les retards dans le traitement de la facture. L'inclusion d'imprévus et de rappels dans le flux de travail peut éliminer les goulots d'étranglement. L'intégration des signatures électroniques et des formulaires numériques peut permettre des approbations en déplacement de différents participants du processus afin que l'absence physique du bureau ne retarde pas le processus d'approbation.
• Transparence du processus : l'accès à plusieurs niveaux aux données et le stockage centralisé des données peuvent permettre la transparence. L'automatisation du traitement des factures crée également une piste d'audit pour suivre la progression de la facture le long des points de contrôle.
• Sécurité des données : la numérisation des données de facturation peut empêcher la perte d'informations généralement associées au déplacement physique du document pour validation et approbation. L'automatisation peut également permettre l'intégration du flux de travail de gestion des factures avec les Système de gestion documentaire et d'autres outils de comptabilité à des fins d'audit et d'archivage. Il contribue également à la conformité réglementaire.
• Meilleure intelligence économique : la gestion automatisée des factures peut faciliter l'accès et l'évaluation des données d'achat et des dépenses, permettant ainsi une meilleure analyse et une meilleure prise de décision.
• Maintien des relations avec les fournisseurs : l'absence de retards et la gestion organisée des factures se traduisent par des paiements dans les délais, une meilleure communication avec les fournisseurs et donc des relations productives avec les fournisseurs.
• Élimination de la fraude : l'automatisation des flux de travail d'approbation des factures peut éliminer la fraude en plaçant des contrôles sur l'ensemble du flux de travail et en augmentant la visibilité. Les irrégularités peuvent être automatiquement signalées lors du match à trois automatisé. Et la vérification de la signature électronique peut prévenir à la fois les fraudes internes/externes et les pertes associées.

Processus AP adaptés à l'automatisation

Certaines des étapes de traitement des factures qui bénéficieraient de l'automatisation sont :

• Réception de facture : étant donné que différents formats de factures sont reçus de différents fournisseurs, la détection automatique des différents champs pertinents de la facture aiderait à la numérisation de la facture et à une meilleure gestion des données. Les outils OCR sont utiles ici.
• Validation des factures : Il est facile de mettre en place des règles pour vérifier l'intégrité et l'exhaustivité des données dans les factures. Remplir les différents champs personnalisés de la base de données des factures peut aider à détecter les informations incomplètes ou manquantes.
• Correspondance à trois facteurs : les factures sont souvent émises en réponse à un bon de commande et sont souvent associées à un reçu. Ces trois documents seraient reliés par un numéro de bon de commande commun. Le rapprochement automatisé des factures, des bons de commande et des reçus accélérera le processus de validation et fera passer la facture au niveau supérieur sans délai.
• Gestion des exceptions : les exceptions et les cas extrêmes ne sont pas rares dans la gestion des factures. Des cas extrêmes peuvent survenir en raison de changements de fuseau horaire, de multiples frais récurrents, d'ajustements de prix rétrospectifs et de durées de mois variables. Certains logiciels, en particulier ceux alimentés par l'IA, comme les nanonets, peuvent gérer ces cas extrêmes, tandis que d'autres nécessitent différents niveaux d'intervention humaine.
• Le processus d'approbation : les factures numériques peuvent être automatiquement déplacées le long de la hiérarchie de gestion pour approbation. La mise en place de rappels peut également aider à accélérer le processus de facturation.
• Paiement : les paiements numériques (virement bancaire, etc.) peuvent être intégrés au logiciel pour permettre le paiement automatique au fournisseur une fois toutes les approbations reçues.
• Analytique : l'automatisation peut permettre l'évaluation et l'analyse des modèles de dépenses et des relations avec les fournisseurs, ce qui pourrait aider à corriger les trajectoires et à prendre des décisions commerciales productives. Les systèmes basés sur l'IA permettraient de meilleures analyses avec plus de formation avec les factures.

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Nanonets pour le traitement intelligent des factures

Nanonets est un logiciel basé sur l'IA qui peut être utilisé pour automatiser et rationaliser les étapes de traitement des factures de votre entreprise.

Les données peuvent être capturées sans erreur à partir d'une variété de types de fichiers de factures. Le moteur d'IA de Nanonets peut être formé avec des factures réelles, sans avoir besoin de codage, ce qui le rend personnalisable à l'entreprise.  

Il dispose également d'algorithmes de pointe intégrés et d'une infrastructure solide pour les approbations en plusieurs étapes. Le logiciel de traitement des factures Nanonets peut être intégré à d'autres systèmes tels que la base de données Mysql, QuickBooks ou Salesforce et est indépendant de la plate-forme. Il est précis et évolutif, fait gagner du temps et de l'argent à votre équipe de traitement des factures fournisseurs et améliore la productivité.

À emporter

L'automatisation du traitement des factures rationalise le processus d'achat, améliore la transparence du parcours de facturation, permet d'économiser du temps et de l'argent, augmente la productivité des employés et améliore les relations avec les fournisseurs. L'automatisation des flux de facturation permet aux employés humains de se concentrer sur des activités moins banales et à plus forte valeur ajoutée telles que la planification et l'élaboration de stratégies. Ceux-ci peuvent, à leur tour, conduire à une amélioration de l'efficacité globale et de la rentabilité de l'entreprise.