Ce n'est un secret pour personne que les entreprises sont toujours à la recherche de moyens d'augmenter leurs revenus. Cependant, beaucoup négligent les avantages de se serrer la ceinture et de trouver des moyens d'économiser de l'argent. C'est là qu'intervient la gestion des dépenses de l'entreprise. C'est comme un détective financier, débusquant toutes les façons sournoises de votre entreprise de dépenser de l'argent et les soumettant à un examen plus approfondi.

Un nombre croissant d'entreprises reconnaissent l'importance de la maîtrise de leurs dépenses, notamment suite à l'impact négatif de la pandémie sur de nombreuses entreprises. Selon Fortune Business Insights, le marché mondial des logiciels de gestion des dépenses d'entreprise (BSM) devrait passer de 18.66 milliards de dollars en 2022 à 39.05 milliards de dollars d'ici 2029.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses d'entreprise ?

La gestion des dépenses d'entreprise est une approche modernisée de la gestion des dépenses d'une entreprise et des relations avec les fournisseurs à l'aide d'un logiciel basé sur le cloud. Dans le passé, les entreprises s'appuyaient sur des méthodes manuelles ou des outils de base tels que des feuilles de calcul pour gérer leurs besoins de dépenses, mais BSM est apparu comme une solution pour unifier et rationaliser ces processus.

Grâce à la gestion des dépenses de l'entreprise, les entreprises peuvent consolider leur gestion de l'approvisionnement, des contrats, des achats et des fournisseurs, ainsi que les factures, les dépenses des employés et les paiements dans un référentiel central. Cela permet aux entreprises de rassembler et d'analyser toutes les données de dépenses en un seul endroit, ce qui leur permet de prendre des décisions de dépenses éclairées et stratégiques.

En effet, BSM sert de « centre de commande » pour les dossiers des fournisseurs et le contrôle financier, mettant en évidence les erreurs et les inefficacités afin que les entreprises puissent tirer davantage de valeur de leurs processus financiers et de leurs relations avec les fournisseurs.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?

Pour les entreprises qui visent à stimuler la croissance de leurs activités, la gestion des dépenses est l'une des principales priorités. Sans une compréhension claire des dépenses, les entreprises risquent de manquer de liquidités et de faire face à de graves problèmes.

Les systèmes de gestion des dépenses aident à éviter cela en éliminant les dépenses excessives et en réduisant les dépenses, ce qui, en fin de compte, fait grimper les bénéfices d'une entreprise. En réorientant les finances vers la croissance et le développement des entreprises, les organisations peuvent atteindre leurs objectifs stratégiques.

La gestion des dépenses est importante pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car elle fournit les leviers de contrôle et la transparence nécessaires à des opérations commerciales efficaces. Des dépenses bien gérées offrent sécurité et stabilité aux parties prenantes.

Gestion des dépenses vs gestion des dépenses

Bien que les termes « gestion des dépenses » et « gestion des dépenses » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils font référence à deux approches différentes de la gestion des dépenses de l'entreprise.

La gestion des dépenses se concentre sur les dépenses individuelles des employés, telles que les frais de déplacement ou les déjeuners d'affaires. Ce type de gestion garantit que les employés sont remboursés pour les éléments liés au travail conformément aux politiques de l'entreprise. Un logiciel de gestion des dépenses est utilisé pour enregistrer, suivre, rembourser et vérifier les dépenses des employés, ce qui permet aux entreprises de gérer plus facilement leurs finances au niveau micro.

D'autre part, la gestion des dépenses adopte une approche plus large de comment, quand et pourquoi l'argent est dépensé dans une entreprise. Ce processus complexe comprend l'approvisionnement, la facturation, l'externalisation et la gestion de la chaîne d'approvisionnement, offrant aux entreprises une vue d'ensemble de leurs dépenses. En tenant compte de divers types de dépenses, telles que les achats d'inventaire et d'équipement, les abonnements aux logiciels et les salaires des employés à temps plein, la gestion des dépenses permet aux entreprises d'optimiser leurs dépenses et de maximiser la valeur au niveau macro.

Types de dépenses d'entreprise

Dans le cycle de vie de toute entreprise, les dépenses sont inévitables et les dépenses peuvent aller de dépenses régulières et récurrentes à des dépenses occasionnelles ou réactives. Chaque dépense d'entreprise rentre dans l'une ou l'autre des catégories suivantes :

• Les dépenses d'exploitation font référence aux dépenses courantes engagées dans les opérations quotidiennes régulières d'une entreprise. Les dépenses directes des biens ou services vendus (COGS) et les autres dépenses de vente, générales et administratives sont incluses dans cette catégorie. Par exemple, le loyer, l'entretien, la masse salariale, l'assurance, la publicité, le marketing, les matières premières et l'amortissement sont tous considérés comme des dépenses d'exploitation.
• Les dépenses hors exploitation, quant à elles, sont des dépenses qui ne sont pas liées aux activités de base de l'entreprise. Les charges d'intérêts, les impôts, les charges de dépréciation et les pertes sur cession d'actifs entrent dans cette catégorie.
• Les dépenses fixes sont des dépenses qui ne varient pas avec une augmentation ou une diminution du nombre de biens vendus ou de services fournis. Ces dépenses doivent être payées indépendamment des activités commerciales et sont généralement des dépenses indirectes qui ne sont pas liées à la production de biens ou de services. Le loyer des bureaux et des entrepôts, les salaires et les avantages sociaux des employés à temps plein sont des exemples de dépenses fixes.
• Les dépenses variables sont des dépenses qui fluctuent en fonction de ce qu'une entreprise produit ou vend. Ces dépenses augmentent à mesure que la production augmente et diminuent à mesure que la production diminue. Les exemples incluent les matières premières, l'emballage des produits, les frais de déplacement professionnel, les frais de transaction par carte de crédit et les frais d'expédition. Les salaires des employés saisonniers, contrairement aux salaires à temps plein, ont tendance à varier et sont donc des dépenses variables.

Avec BSM, chacune de ces catégories peut être facilement suivie et analysée, permettant aux entreprises d'identifier des moyens de réduire les dépenses et de fonctionner plus efficacement.

Avantages de la gestion des dépenses

La gestion des dépenses est un aspect important de la gestion d'une entreprise prospère, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Il offre un niveau de contrôle et de transparence qui est crucial pour des opérations efficaces. Une bonne gestion des dépenses assure la stabilité et la sécurité des parties prenantes, et la mise en place d'un système bien géré présente de nombreux avantages. Certains avantages spécifiques incluent :

• Des données financières précises et centralisées sont disponibles pour obtenir des informations sur les dépenses grâce à la gestion des dépenses.
• La visibilité en temps réel des dépenses est un autre avantage de la gestion des dépenses, réduisant les dépenses non conformistes et améliorant le résultat net et les flux de trésorerie.
• Le traitement des comptes fournisseurs et des comptes clients à temps assure un flux de trésorerie stable, réduisant ainsi le besoin d'emprunter de l'argent.
• La gestion des dépenses aide à identifier les opportunités d'économies et protège les entreprises contre les fuites de trésorerie et les inefficacités dans le processus de dépenses.
• Des politiques de dépenses claires conduisent à une productivité accrue en éliminant les inefficacités et en améliorant les opportunités d'approvisionnement.
• La gestion des dépenses peut améliorer la gestion des risques en identifiant les points faibles des processus d'approvisionnement et d'achat, réduisant ainsi la probabilité de situations ou de comportements à risque.

Les défis de la gestion des dépenses

Une gestion efficace des dépenses est essentielle pour que les entreprises maintiennent leur stabilité financière et améliorent leurs résultats. Cependant, divers défis accompagnent ce processus complexe, notamment l'agrégation de données chronophage, la catégorisation compliquée des dépenses et la nécessité de gérer les relations avec les vendeurs et les fournisseurs. Une mauvaise gestion des dépenses peut entraîner diverses conséquences négatives, notamment une désorganisation opérationnelle, une augmentation des coûts, une faible efficacité, un manque de transparence et une mauvaise gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il est essentiel pour les entreprises de résoudre ces problèmes afin de s'assurer que leur système de gestion des dépenses est efficace et efficient.

• Agrégation de données fastidieuse
• L'organisation des données peut être fastidieuse et chronophage
• Choisir le bon logiciel peut être un défi
• Catégorisation compliquée des dépenses
• Nécessite une compréhension approfondie de la structure de l'entreprise et des spécificités du service
• Peut être épuisant et nécessiter des recherches importantes
• Gestion des relations avec les vendeurs et les fournisseurs
• Nécessite des compétences analytiques et de communication
• Difficile d'entamer des négociations avec les vendeurs et les fournisseurs
• La gestion des fournisseurs est un processus continu
• Conséquences négatives d'une mauvaise gestion des dépenses
• Désorganisation opérationnelle
• Coûts accrus
• Faible efficacité
• Le manque de transparence
• Mauvaise gestion de la chaîne d'approvisionnement

Approches de la gestion des dépenses

L'approche systématique de BSM en matière d'approvisionnement est ce qui la rend précieuse pour les entreprises. Selon le secteur et les compétences de base d'une entreprise, ils peuvent soit bénéficier de l'automatisation de quelques sous-processus au sein de l'approvisionnement, soit de l'ensemble du spectre de l'approvisionnement. Le processus d'approvisionnement de BSM englobe divers processus et sous-processus, y compris la source au paiement, la source au contrat, la facture au paiement et l'approvisionnement au paiement.

• Source to pay : Il s'agit de l'ensemble du processus d'approvisionnement, depuis l'identification et la sélection des fournisseurs jusqu'à la passation des commandes, l'acceptation des factures et les paiements. S2P assure la transparence de l'ensemble du processus d'approvisionnement, améliore la conformité, la collaboration et la confiance entre les participants de la chaîne d'approvisionnement et aide les organisations à obtenir de meilleurs prix.
• De l'approvisionnement au contrat : ce processus commence par l'approvisionnement en produits ou services auprès d'un ensemble concurrentiel de fournisseurs. Les exigences commerciales sont analysées, documentées et partagées avec des fournisseurs potentiels, et des devis sont recueillis auprès d'eux. Le contrat est attribué au fournisseur qui correspond le mieux aux exigences de l'entreprise et fournit le devis le plus prometteur.
• Facture à payer : ce sous-processus implique l'évaluation et le paiement précis des factures, ce qui peut impliquer des étapes critiques telles que la mise en correspondance des factures avec les contrats, les commandes et les livrables acceptés ou rejetés, et l'obtention des approbations. L'automatisation de ce processus peut fournir des gains d'efficacité importants pour l'équipe des comptes fournisseurs d'une entreprise.
• Procure to pay : ce sous-processus intègre le service des achats au service des comptes fournisseurs pour créer une plus grande efficacité. Cela comprend la demande, l'achat, la réception, le paiement et la comptabilisation des biens et services. Contrairement à S2P, il n'inclut pas la fonction de sourcing de fournisseurs.

Voici quelques étapes à suivre dans BSM :

1. Identification et collecte des données sur les dépenses de l'entreprise telles que les bons de commande, les reçus, les factures, les données de paiement, les contrats avec les fournisseurs, les politiques de dépenses au niveau du service, les catégories de dépenses et les outils de gestion des dépenses existants.
2. Centralisation, vérification et classification des données sur les dépenses
3. Analyse des données sur les dépenses Une fois que les données ont été centralisées, vérifiées et classées pour identifier les écarts et les opportunités d'économies de coûts ou d'améliorations des processus.
4. Cadrage d'une stratégie de dépenses en utilisant les connaissances acquises grâce à l'analyse. Les prévisions vous permettent d'estimer le retour sur investissement et l'impact de ces initiatives et de planifier les dépenses futures, d'optimiser vos relations avec les fournisseurs et de gagner en flexibilité pour répondre et s'adapter aux changements du marché.

Les entreprises investissent de plus en plus dans différents types de logiciels de gestion des dépenses. Selon Verified Marketing Research, le marché total des logiciels de gestion des dépenses a atteint 1.08 milliard USD en 2019 et devrait croître à un TCAC de 17.7 % de 2020 à 2027, pour atteindre 3.97 milliards USD. Cette croissance est motivée par plusieurs facteurs, notamment le besoin d'informations sur les fournisseurs et le marché, l'analyse prédictive pour les politiques de conformité internes et les contrats externes, et la demande croissante de technologie de cloud computing.

Solutions de gestion des dépenses

Il existe différents types de solutions de gestion des dépenses, telles que les solutions procure-to-pay et source-to-pay, les solutions de traitement et de gestion des factures, les solutions de gestion des déplacements et des dépenses et les solutions de gestion des contrats. Chaque solution offre des avantages uniques, tels que l'automatisation, le contrôle des coûts, la conformité et une meilleure visibilité des dépenses, permettant aux entreprises de choisir la solution qui correspond le mieux à leurs besoins et de l'intégrer à leurs systèmes existants pour obtenir une plus grande efficacité et des économies de coûts.

Les solutions de gestion automatisée des dépenses sont de plus en plus populaires auprès des entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus d'approvisionnement et à gérer leurs dépenses plus efficacement. Ces solutions peuvent aller de plates-formes spécifiques à la mission, telles qu'un système de numérisation et de gestion des factures, à des systèmes comptables dotés de capacités de gestion des dépenses, en passant par des plates-formes de gestion des dépenses tout-en-un dédiées.

• Les outils de gestion des dépenses et les logiciels d'approvisionnement peuvent automatiser les workflows d'approbation, les processus de notes de frais et la gestion des paiements.
• Les cartes de paiement ou de dépenses offrent plusieurs avantages par rapport aux cartes de crédit d'entreprise, notamment la possibilité de limiter les dépenses à un employé, un fournisseur ou un projet spécifique et de suivre les dépenses par catégorie.
• Les plateformes de gestion des dépenses tout-en-un combinent plusieurs outils, bases de données et analyses en une seule solution centralisée, offrant aux entreprises un haut niveau de flexibilité, d'évolutivité et de capacité à gérer les dépenses.

Lors de l'adoption de solutions de gestion des dépenses, il est important d'établir une politique de dépenses complète qui s'applique à tous les membres de l'organisation et d'éduquer tous les employés sur l'identification et le suivi des dépenses. Avoir un système de reporting fiable avec des processus de soumission simples peut également encourager la conformité et rationaliser les rapports de dépenses. De plus, la mise en œuvre d'un système automatisé de gestion des dépenses peut simplifier les processus de travail, minimiser la communication et la paperasserie, et permettre un suivi des dépenses et une collaboration plus efficaces, ce qui conduit finalement à une augmentation de la productivité et des revenus.

Automatisez la gestion des dépenses de l'entreprise avec les nanonets

Les nanonets peuvent faire partie de votre puissante solution de gestion des dépenses qui peut vous aider à économiser au moins 5 % sur vos dépenses. Il s'appuie sur l'intelligence artificielle (IA) pour extraire des données sur les dépenses à partir de diverses sources, ce qui peut rendre les équipes financières plus efficaces, leur permettant d'atteindre une productivité 10 fois supérieure.

Avec Nanonets, toutes vos données de dépenses sont regroupées sur une plateforme unique et facile à utiliser. La solution synchronise automatiquement les factures et les informations de paiement à partir de n'importe quelle source, garantissant que toutes vos données financières sont à jour et prêtes à être examinées.

L'un des principaux avantages des nanonets est sa capacité à éviter les dépenses inutiles ou inutiles. Il fournit des contrôles financiers tels que des workflows d'approbation, des alertes en double et la détection des fraudes pour s'assurer qu'il n'y a pas de dépenses erronées. Cela signifie que les entreprises peuvent économiser de l'argent en évitant les dépenses imprévues ou inutiles.

Nanonets propose également des intégrations en un clic avec votre ERP et votre logiciel de paiement, ce qui facilite l'intégration dans vos flux de travail existants. Les processus de paiement et de rapprochement sont simplifiés et automatisés, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Conclusion

La gestion des dépenses est essentielle pour toute organisation cherchant à optimiser ses ressources financières. Le logiciel de gestion des dépenses d'entreprise (BSM) offre une visibilité des dépenses en temps réel, aidant les organisations à centraliser leur gestion des flux de trésorerie sur une seule plateforme. Il permet aux membres de l'équipe financière de se connecter et de voir chaque transaction au fur et à mesure, de prévoir les dépenses et de corriger les comportements inutiles. BSM aide également à contrôler les dépenses des employés en appliquant systématiquement des politiques, en définissant des paramètres et des contrôles de carte de crédit personnalisés et en suscitant des demandes de pré-approbation avant que les achats ne soient effectués. En outre, le logiciel BSM améliore la précision des rapports en utilisant des algorithmes d'apprentissage automatique pour organiser et digérer les données et en tirer des informations et des connexions qui mettent en évidence les opportunités de réduction des coûts. Enfin, BSM automatise les flux de travail, réduisant les tâches que les employés passeraient autrement des heures à effectuer manuellement. En créant des règles pour les fournisseurs et des catégories spécifiques qui automatisent la gestion des dépenses, les dépenses peuvent être automatiquement optimisées. Le logiciel BSM aide les responsables financiers et les comptables à gérer plus efficacement la façon dont leurs entreprises dépensent de l'argent, optimisant ainsi le rapport qualité-prix de l'organisation.

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• La source: https://nanonets.com/blog/what-is-business-spend-management/