La comptabilité dans toute entreprise implique de traiter les factures chaque mois.

L’une des tâches les plus difficiles lors de leur traitement est la vérification de ces factures.

L'exactitude de toutes les factures reçues par une entreprise pour des produits ou des services achetés auprès d'un fournisseur doit être vérifiée avant que le paiement ne soit initié.

Pour cela, tous les détails de l'achat mentionnés sur la facture sont mis en correspondance avec le bon de commande correspondant afin de garantir que les produits/services commandés ont été livrés correctement et au prix convenu. Ce processus de vérification est appelé correspondance bidirectionnelle.

Comprenons rapidement comment cela fonctionne.

Récapitulatif du processus d'approvisionnement

Avant de comprendre la correspondance bidirectionnelle, récapitulons rapidement le fonctionnement des achats dans un environnement professionnel.

Bon de commande (PO) est un accord juridiquement contraignant émis par l'acheteur au vendeur, informant du type de produit/service commandé ainsi que de la quantité et des prix convenus.

Facture est un document juridiquement contraignant délivré par le vendeur à l'acheteur avec ou après la livraison du produit/service au client. Il contient tous les détails sur le fournisseur, le client, le produit/service livré, le prix et le mode de paiement.

Disons que le service informatique d'une société ABC a besoin de 10 fauteuils de direction pivotants pour ses responsables informatiques.

• Le service informatique peut (selon la politique de l'entreprise) émettre une demande d'achat à travers la hiérarchie de gestion appropriée.
• Une demande d'achat est envoyée au service des achats (ou équivalent) de l'entreprise pour trouver les fournisseurs appropriés du produit/service.
• Une fois qu'un fournisseur est identifié, le travail préparatoire nécessaire est effectué pour identifier le produit et le prix. Par exemple, XYZ, un fournisseur de mobilier de bureau, peut fournir des fauteuils de direction pivotants au prix de 250 $ par fauteuil, à livrer en cinq jours.
• Une fois le fournisseur XYZ finalisé, le bon de commande est généré par le service des achats d'ABC, en citant le produit et le prix convenu.
• Une copie du bon de commande est envoyée à XYZ, une est conservée par le service des achats d'ABC, une au service des comptes fournisseurs.
• Lorsque XYZ fournit les chaises, le facture est fourni avec ou après la livraison à ABC.

Maintenant que la facture a été obtenue, le processus de rapprochement est effectué par l'équipe des comptes créditeurs d'ABC.

Qu’est-ce que la correspondance bidirectionnelle ?

Correspondance bidirectionnelle, également appelé rapprochement des bons de commande, est un processus permettant de vérifier que les détails du les bons de commande et les factures associées correspondre afin que la facture puisse être payée.

La comparaison se fait généralement entre la quantité facturée et le prix facturé. Les conditions suivantes doivent être remplies :

• La quantité facturée est inférieure ou égale au montant commandé dans le bon de commande.
• Le prix facturé est inférieur ou égal au prix indiqué dans le bon de commande.

Une correspondance réussie peut faire référence à une correspondance exacte à 100 %, ou définie à l'aide d'une tolérance de correspondance (par exemple, correspondance >=95 % requise) en fonction du contexte commercial.

Ce n'est qu'une fois le match réussi, après vérification par l'équipe AP, que le paiement est initié.

En cas d'échec de la correspondance, le traitement de la facture et le paiement sont suspendus. Un responsable des comptes fournisseurs vérifie manuellement la facture et approuve le paiement de la facture ou rejette la facture.

Il s'agit d'une correspondance bidirectionnelle.

Résumons le processus de correspondance bidirectionnelle dans un organigramme pour une compréhension facile.

graphique TB
A[Besoin d'un achat] -> C[Envoyer la demande d'achat au service des achats]
C -> D[Le service des achats trouve le fournisseur approprié]
D -> E[Finaliser le fournisseur XYZ]
E -> F[Le Service Achats génère le Bon de Commande]
F -> G [Envoyer une copie du bon de commande à XYZ, en conserver une au service des achats, en envoyer une au service des comptes fournisseurs]
G -> H[Le fournisseur XYZ fournit les chaises et fournit la facture]
H -> I[Processus de rapprochement par l'équipe des comptes fournisseurs]
I -> J{Vérifier les conditions :
1. Quantité facturée ≤ quantité du bon de commande
2. Prix facturé ≤ prix du bon de commande}
J -> |Correspondance ≥ 95%| K[Correspondance réussie, lancer le paiement]
J -> |Correspond à 95%| L[Correspondance infructueuse, suspendre le traitement et le paiement des factures]
L -> M[Le gestionnaire des comptes fournisseurs vérifie manuellement la facture]
M -> |Approuve| K
M -> |Rejete| N[Rejeter la facture]

Dans l'exemple ci-dessus, supposons qu'ABC n'adhère pas à la correspondance bidirectionnelle.

Après des discussions sur les remises, ils émettent un bon de commande pour 10 chaises à un prix total réduit de 2000 200 $ (250 $/chaise au lieu de XNUMX $/chaise), comme convenu avec XYZ.

Après avoir examiné et accepté le bon de commande et livré les 10 chaises, XYZ envoie une facture au prix initial de 2500 250 $ (XNUMX $/chaise). Le créateur de la facture chez XYZ n'était peut-être pas au courant de la remise offerte par le responsable marketing de XYZ au service des achats d'ABC pour l'achat en gros. Ou encore, il pourrait s’agir d’une mauvaise pratique commerciale délibérée.

Si les détails de la facture ne sont pas comparés et mis en correspondance avec les détails du bon de commande, l'équipe AP (comptes fournisseurs) d'ABC peut payer les 500 $ supplémentaires qui avaient été annulés à l'origine.

Un processus de correspondance à double sens peut aider à détecter cette erreur avant qu'un paiement ne soit effectué. Le processus garantit que seules les factures correspondant au montant et à la quantité corrects sont payées.

Importance de la correspondance bidirectionnelle

L'appariement bidirectionnel est crucial pour maintenir l'exactitude et le contrôle financier des comptes créditeurs.

• Assurance de précision : La correspondance bidirectionnelle garantit l'exactitude des factures en les vérifiant par rapport aux bons de commande correspondants, évitant ainsi les trop-payés ou le paiement de biens/services non livrés.
• Contrôle financier: Il améliore le contrôle financier et réduit le risque d'erreurs ou de fraude dans le processus des comptes créditeurs.
• Relation avec le fournisseur : Une mise en œuvre efficace favorise la transparence et la confiance dans les relations avec les fournisseurs, car les écarts sont rapidement traités et résolus.
• Conformité : Il garantit le respect des politiques d’approvisionnement internes et des réglementations externes, minimisant ainsi les risques financiers et les problèmes d’audit.
• Économies de coûts: En évitant les trop-payés et en résolvant efficacement les écarts, les entreprises peuvent réaliser d’importantes économies à long terme.

Comment fonctionne la correspondance bidirectionnelle manuelle

Le rapprochement manuel bidirectionnel n'est généralement favorisé que par les entreprises ayant de très faibles volumes de transactions ou celles ayant des exigences spécifiques nécessitant une surveillance humaine.

Voici à quoi ressemble le processus.

Prenons l'exemple de XYZ Inc. et explorons comment ils mettent en œuvre la correspondance bidirectionnelle manuelle. XYZ Inc. utilise Quickbooks pour la comptabilité. Voici à quoi ressemble leur processus d’approvisionnement avec une correspondance bidirectionnelle.

1. Génération de bon de commande (PO) :

• Quickbooks propose un module de création et de gestion de bons de commande.
• XYZ Inc. crée/reçoit un bon de commande pour le fournisseur directement dans Quickbooks, détaillant les articles commandés, les quantités, les prix et les dates de livraison.

2. Réception de la facture du fournisseur :

• À la réception de l'envoi, XYZ Inc. reçoit une facture du fournisseur, également connecté à Quickbooks.
• L'équipe de saisie des données remplit manuellement les détails des articles, les quantités, les prix, les taxes et les remises pour chaque facture.

3. Processus de correspondance manuelle :

• L'équipe des comptes créditeurs fait correspondre manuellement les détails de la facture avec le bon de commande correspondant dans Quickbooks, garantissant ainsi l'alignement des quantités et des prix.

4. Vérification et approbation :

• Les factures vérifiées sont approuvées pour paiement dans Quickbooks, tandis que les écarts sont signalés pour examen.
• Les réviseurs traitent manuellement les factures qui échouent à la correspondance bidirectionnelle.

5. Initiation du paiement :

• À l'aide de Quickbooks, XYZ Inc. initie le paiement des factures approuvées, en suivant leurs procédures de paiement.

Bien que méticuleux, ce processus établit les bases de l’intégrité financière.

Les défis du jumelage bidirectionnel

Même si le rapprochement manuel bidirectionnel garantit une approche pratique de la vérification des factures par rapport aux bons de commande, cela pose plusieurs défis :

Défis liés à l’inadéquation des données : L'équipe des comptes créditeurs doit aligner les bons de commande avec les factures en les vérifiant manuellement, ce qui entraîne des détails manqués et un ralentissement des opérations, mettant en péril la productivité et les relations commerciales.

Longs délais de traitement : Les comptes créditeurs sont souvent confrontés à des inexactitudes de données dans jusqu'à 20 % des factures, consacrant environ 25 % de leur temps à résoudre ces problèmes, ce qui retarde les processus et augmente les risques opérationnels.

Risques de fraude et de vol : L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) constate que les organisations perdent généralement 5 % de leurs revenus chaque année à cause de la fraude, les criminels trompant souvent les comptes créditeurs au moyen de factures frauduleuses convaincantes, ce qui pose un risque important pour la vigilance et l'intégrité financière.

Gestion de plusieurs formats de facture : Les grandes organisations gèrent les bons de commande et les factures provenant de diverses sources dans divers formats tels que des documents Word, des feuilles de calcul, des documents XML pour EDI, des PDF, des images et des documents papier. La consolidation manuelle est sujette à des erreurs, entraînant des problèmes tels que des paiements en trop, des paiements incorrects et des duplications de factures, entraînant finalement des pertes de productivité et de confiance.

Implications financières du traitement manuel : Le rapprochement traditionnel des factures et des bons de commande implique des coûts importants dus à la main-d'œuvre, aux matériaux et aux frais de port, avec des impacts financiers supplémentaires dus aux pénalités, aux frais de retard et à la perte d'activité due à des erreurs de traitement. On sait que les coûts de traitement manuel des factures peuvent atteindre entre 15 et 50 $/facture.

Comment automatiser la correspondance bidirectionnelle ?

La correspondance bidirectionnelle automatisée, c'est comme disposer d'un robot utile pour vos tâches comptables.

Aujourd'hui, AP Automation Les outils peuvent vérifier automatiquement si les détails des factures correspondent à ceux de vos bons de commande, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.

Ces outils peuvent fonctionner avec d'autres systèmes comptables ; de nombreux systèmes disposent d'options d'intégration prêtes à l'emploi, ou d'API/middleware, pour assurer un transfert de données transparent entre les différents systèmes.

Grâce à ces intégrations, les entreprises peuvent intégrer de manière transparente la correspondance bidirectionnelle automatisée dans leurs flux de travail AP, tout en continuant à utiliser le logiciel de comptabilité avec lequel elles sont à l'aise.

Logiciel d'automatisation AP de Nanonets, par exemple, peut être intégré à d'autres systèmes comptables, tels que QuickBooks et Sage. Voici une représentation simplifiée du flux de travail automatisé de correspondance bidirectionnelle.

Comment cela fonctionne ? 

Voyons comment un logiciel AP Automation tel que Nanonets automatise complètement le processus de correspondance bidirectionnelle.

1. Collecte automatisée des factures

Nanonets simplifie ce processus en important automatiquement les factures et les bons de commande à partir d'e-mails, de lecteurs, de logiciels de comptabilité et de bases de données dès leur arrivée, garantissant ainsi que chaque élément de données trouve sa place dans un référentiel numérique centralisé.

Les Nanonets peuvent récupérer automatiquement les factures et les bons de commande envoyés par e-mail directement depuis votre boîte de réception, extrayant de manière transparente les informations pertinentes à la fois du corps des e-mails et des pièces jointes.

Toutes les factures manuscrites et imprimées peuvent être facilement numérisées à l'aide d'un smartphone ou directement téléchargées sur la plateforme.

Les factures et les bons de commande peuvent également être importés dans Nanonets à partir de votre messagerie, de vos applications et de vos bases de données.

2. Saisie automatisée des données

Dites adieu aux heures de saisie manuelle des données. Avec Nanonets AI, les factures sont lues avec une précision de plus de 99 %, réduisant considérablement le temps consacré aux tâches fastidieuses.

Cela signifie que votre équipe peut se concentrer sur un travail plus significatif tandis que Nanonets s'occupe de l'extraction et de la saisie des données directement dans votre logiciel de comptabilité/ERP, sans aucune intervention manuelle.

3. Correspondance bidirectionnelle intelligente

Tirant parti de l'IA, Nanonets effectue automatiquement une correspondance bidirectionnelle, triple ou quadridirectionnelle en lisant et en croisant les données de facture extraites avec les bons de commande, les rapports de réception et les rapports d'inspection importés de diverses sources.

4. Routage d'approbation

Le système signale toute divergence pour examen humain, mais sinon, les factures qui correspondent aux critères de l'entreprise sont automatiquement acheminées pour approbation ou directement approuvées en fonction de règles prédéfinies.

5. Approbations

Les approbations avec Nanonets ne constituent plus un goulot d'étranglement. Ils deviennent flexibles et évoluent là où se trouve votre organisation, que ce soit par courrier électronique, Slack ou Teams. Cela élimine le besoin d’appels téléphoniques perturbateurs et le barrage de rappels bien trop familier.

6. Intégrations ERP

Des intégrations prêtes à l'emploi garantissent que les factures et les bons de commande sont automatiquement enregistrés dans votre logiciel de comptabilité/ERP dès qu'ils surviennent.

Les factures approuvées sont automatiquement mises en file d'attente pour paiement dans votre logiciel de comptabilité.

7. Analyse en temps réel

Nanonets va au-delà du simple traitement des transactions en offrant des capacités d'analyse avancées et des rapports de données en temps réel.

Cela vous aide à obtenir des informations en temps réel sur votre processus de comptabilité fournisseurs, vous permettant ainsi de surveiller les modèles de dépenses, d'identifier les opportunités de réduction des coûts et d'améliorer les prévisions financières.

Bon de commande → Facture

Faire correspondre les bons de commande aux factures 

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Choisir le bon logiciel pour la correspondance bidirectionnelle

Le choix du bon logiciel pour automatiser la correspondance bidirectionnelle dépend de la taille et du type de votre entreprise.

Certaines options fonctionnent comme des solutions autonomes ou dans le cadre d'un système comptable plus vaste, en fonction de ce que vous utilisez déjà. Par exemple, l'intégration avec des systèmes existants, comme l'ERP, est nécessaire pour certains outils.

• Nanonets facilite le traitement des factures et des bons de commande en automatisant le processus de mise en correspondance. Il importe automatiquement les factures et les bons de commande, utilise l'IA pour une saisie et une correspondance précises des données, signale les incohérences pour des révisions manuelles faciles et transparentes et met à jour les données dans votre logiciel de comptabilité/ERP en temps réel.
• L'outil Payables d'Oracle associe automatiquement les factures aux bons de commande, vérifie la conformité aux niveaux de tolérance définis et met à jour les quantités et les montants facturés en fonction des détails de la facture.
• Sage Intacct rationalise les achats grâce à des flux de travail définis pour les transactions et les approbations. MineralTree automatise la correspondance des factures avec les bons de commande ou les reçus pour Sage Intacct, en capturant automatiquement les détails des factures et en les insérant dans les processus d'approbation et de paiement. Il maintient le tout cohérent avec l'ERP de l'entreprise.
• Nexonia Expenses offre une gestion des dépenses flexible et basée sur le cloud avec une intégration approfondie dans vos systèmes.
• Tipalti simplifie le traitement des factures grâce à l'OCR et à l'extraction de données, en définissant des règles pour faire correspondre les factures aux bons de commande et en les préparant au paiement.
• DocuWare utilise l'IA pour extraire les données clés des factures, vérifier les fournisseurs valides et les doublons, et faire correspondre les factures aux bons de commande et aux bons de livraison, garantissant ainsi des montants précis.

De nombreux outils de correspondance bidirectionnelle sont disponibles, chacun avec des fonctionnalités conçues pour des besoins différents.

Pourquoi devriez-vous automatiser la correspondance bidirectionnelle

L'automatisation du processus de correspondance bidirectionnelle offre de multiples avantages.

Manipulation sans papier

Lorsque les documents tels que les factures et les bons de commande sont tous numériques, la gestion sans papier élimine le besoin de papier et réduit la quantité de travail manuel nécessaire. Cela signifie que les choses fonctionnent plus rapidement, peuvent se développer facilement et sont plus flexibles. Les documents sont envoyés, transformés sous forme numérique, triés, vérifiés, approuvés et traités sans que personne n'ait besoin de déplacer du papier. Voici comment cela fonctionne:

1. Le système recherche de nouveaux e-mails.
2. Il faut les pièces jointes des e-mails pour y travailler.
3. Le système lit les pièces jointes pour obtenir les informations nécessaires.
4. Il vérifie les détails des factures ou des bons de commande par rapport à des règles définies.
5. Une facture est établie, mise en correspondance avec les bons de commande et les reçus selon des règles, en s'assurant qu'il n'y a pas de répétitions.
6. Il permet aux utilisateurs de savoir si les factures ont été correctement traitées.

L’IA aide le système à s’améliorer au fil du temps, en apprenant de ses utilisateurs et de leurs besoins uniques.

Correspondance rapide

Le système peut effectuer très rapidement le rapprochement des bons de commande, un travail qui serait très difficile à réaliser seul.

Gérer de nombreux documents à grande échelle

Lorsqu’il y a beaucoup de bons de commande et de factures, l’automatisation permet de les trier beaucoup plus facilement et plus rapidement.

Toujours prêt pour les audits

Le système garde une trace de tout, s'assurant que tout est correct et rapide. Avec des documents déjà approuvés et organisés, les processus d’audit sont plus fluides.

Moins de travail, plus de productivité

L’IA utilise des algorithmes complexes pour comprendre les données comme le cerveau humain, mais plus rapidement. Il apprend et s'améliore, ce qui signifie que moins de vérifications manuelles sont nécessaires.

Avec moins de travail de routine, l'équipe financière peut se concentrer sur des tâches plus importantes telles que la planification et l'analyse, ce qui peut contribuer aux bénéfices de l'entreprise.

Moins d'erreurs

Les systèmes d’IA peuvent détecter les erreurs dès le début, évitant ainsi des problèmes plus graves plus tard. Si quelque chose ne va pas, il informe rapidement l'équipe informatique de la solution.

économise de l'argent

Bien qu'il y ait un coût initial, faire fonctionner ces systèmes d'IA peut être beaucoup moins cher que de payer un salaire complet.

Sécurisé et capable de croître

Le système peut fonctionner à tout moment, contrairement aux personnes, ce qui rend les opérations plus efficaces et plus sécurisées.

Une enquête par Recherche de niveau montre que les approbation plus rapide des factures et productivité accrue des employés sont les deux principaux avantages d'un passage à l'IA 2 voies et 3-correspondance de manière processus, ainsi que de nombreux autres avantages tangibles signalés par les entreprises en automatisant le traitement des factures et le rapprochement bidirectionnel.

Il est impératif de noter que l’automatisation du traitement des factures et du rapprochement des bons de commande profite à plusieurs fonctions de votre entreprise :

• Les responsables financiers peuvent réduire les dépenses et réaffecter les ressources pour améliorer les résultats financiers et soutenir l'expansion stratégique et de l'entreprise.
• Les dirigeants d'entreprise obtiennent des informations sur la gestion des performances et des flux de trésorerie grâce aux analyses de tableaux de bord fournies par de nombreux outils d'automatisation.
• Les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent supprimer le besoin de factures papier et de processus manuels en tirant parti du routage, du codage et du rapprochement automatisés des factures fournisseurs conformément aux principes comptables établis.
• Les comptables et le personnel de recherche bénéficient d'un accès immédiat et complet aux bons de commande et aux factures, facilitant ainsi les activités de planification futures.

Conclusion

Le concept de rapprochement bidirectionnel est un processus essentiel dans le domaine de la comptabilité au sein de toute entreprise, principalement axé sur la garantie de l'exactitude et de l'intégrité des transactions entre une entreprise et ses fournisseurs.

Il s'agit d'une procédure de vérification méticuleuse où les détails des bons de commande (PO) sont comparés à ceux des factures correspondantes pour confirmer que les produits ou services commandés ont été livrés correctement et aux prix convenus.

Ce processus protège non seulement contre les trop-payés ou le paiement de marchandises non livrées, mais renforce également le contrôle financier, favorise la confiance dans les relations avec les fournisseurs et adhère aux normes de conformité.

Bien que la correspondance manuelle bidirectionnelle offre une précision grâce à la surveillance humaine, elle se heurte à de nombreux défis tels que des incohérences de données, un manque d'efficacité, des risques de fraude et le coût élevé du traitement manuel.

Avec l’avènement de l’automatisation, la correspondance bidirectionnelle devient un processus simple et sans erreur. Des plates-formes telles que Nanonets automatisent la correspondance bidirectionnelle et s'intègrent parfaitement aux systèmes comptables. Cette automatisation rationalise le traitement des factures, améliore la précision des données et permet des analyses en temps réel, contribuant ainsi à une gestion financière et à une efficacité opérationnelle plus solides.

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• La source: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/