Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque vous entendez « automatisation de la saisie des commandes » ? Une bande de robots vrombissant dans un entrepôt, saisissant des données dans des bases de données ? Bien que cela soit assez proche de ce qu’est l’automatisation de la saisie des commandes, il y a quelques nuances à prendre en compte.

Imaginez que vous dirigez une petite entreprise d'ustensiles de cuisine et que la plupart de vos commandes proviennent de magasins de détail dans tout le pays. Pensez maintenant à toutes les étapes depuis le moment où un client commande jusqu’au moment où le produit lui parvient.

Vous devez vérifier l'inventaire, le confirmer, générer des factures, mettre à jour les livres, préparer et suivre l'expédition, le tout pour une seule commande. Multipliez-la par des milliers et la charge de travail peut devenir écrasante en raison d'erreurs et d'inefficacités potentielles.

C’est là que l’automatisation de la saisie des commandes peut être utile.

Dans cet article, nous explorerons l'automatisation de la saisie des commandes, son fonctionnement et la manière dont vous pouvez la mettre en œuvre dans votre entreprise. Allons-y.

Qu’est-ce que l’automatisation de la saisie des commandes ?

L'automatisation de la saisie des commandes est une technologie qui automatise la réception, la saisie et le traitement des commandes. Il comprend plusieurs tâches, à commencer par la capture des commandes provenant de différents canaux comme le courrier électronique, EDI, agrégateurs et sites Web.

Ensuite, la commande est validée, les erreurs sont identifiées et corrigées et les détails de la commande sont exportés vers le système CRM (Customer Relationship Management) ou ERP (Enterprise Resource Planning). Le système met automatiquement à jour l'inventaire, génère factures, et prépare et suit les expéditions.

Enquête McKinsey a constaté que l'automatisation réduisait les coûts de 10 à 15 % et réduisait le temps de traitement des commandes de 2 à 3 jours à 1 à 2 heures.

Comment fonctionne l’automatisation de la saisie des commandes ?

L'automatisation de la saisie des commandes combine l'OCR, l'IA, les API et les intégrations, ainsi que des flux de travail prédéfinis pour automatiser l'ensemble du processus de saisie des commandes. Cela semble assez technique, non ? C'est possible, mais ne vous inquiétez pas ; le logiciel fait le gros du travail.

Vous n'avez pas besoin d'être un expert technique pour le comprendre ou le mettre en œuvre. Décomposons le processus en étapes plus faciles à gérer :

Capture de commande : Chaque fois que vous recevez une commande, elle est automatiquement capturée par le système. Cela peut provenir de différents canaux comme le courrier électronique, l'EDI, votre site Web ou même des commandes manuelles. Tout ce que vous devez vous assurer, c'est que le système est correctement intégré à vos canaux d'entrée de commandes.

Validation de la commande : Vous pouvez configurer des conditions prédéfinies dans votre système pour valider les commandes. Par exemple, toutes les commandes dont les quantités dépassent une limite spécifique pourraient nécessiter une approbation, ou toutes les commandes avec paiements à crédit pourraient être signalées pour examen. Le système acheminerait ces commandes en conséquence, garantissant ainsi qu'il n'y aura pas de blocage dans votre pipeline de commandes.

Détection et correction des erreurs : Le système vérifie automatiquement les erreurs dans les commandes entrantes. Cela peut aller de SKU incompatibles à des quantités incorrectes en passant par des informations erronées sur le client. Le logiciel signale ces erreurs pour correction avant que les commandes ne soient traitées davantage.

Commande en cours de traitement: Une fois la commande validée et les éventuelles erreurs corrigées, le système procède au traitement de la commande. Il met à jour l'inventaire, génère la facture et, si nécessaire, lance le processus d'expédition. Tout se passe sans aucune intervention manuelle, garantissant un processus rationalisé et sans erreur.

Suivi des expéditions: Certains systèmes peuvent également gérer le suivi des expéditions, mettant à jour le statut de la commande en temps réel. Vous pouvez informer vos clients de l'état de leur commande sans suivre manuellement chaque expédition.

Exportation de données : Tous les détails de la commande, de la capture à la génération et à l'expédition de la facture, sont exportés vers votre système de gestion des commandes ou ERP, gardant ainsi vos enregistrements à jour et précis.

Ceci n’est qu’un aperçu général du fonctionnement de l’automatisation de la saisie des commandes. Parfois, vous devrez utiliser plusieurs outils (logiciels d'automatisation des flux de travail, ERP, CRM, logiciels de comptabilité, systèmes de gestion des stocks, etc.) pour permettre l'automatisation complète de votre processus de saisie des commandes.

En fin de compte, le processus exact peut varier en fonction du logiciel spécifique que vous choisissez de mettre en œuvre et des besoins uniques de votre entreprise. La clé est de choisir un logiciel flexible qui peut s’adapter à vos processus métier. Il doit offrir des capacités d'intégration avec tous les systèmes que vous utilisez déjà dans votre entreprise.

Les problèmes liés à la saisie manuelle des commandes

La précision de la chaîne d’approvisionnement des opérations de vente au détail aux États-Unis n’est que de 63 % en moyenne. De tels taux de précision médiocres sont souvent dus à la saisie manuelle des commandes. Malgré son apparente simplicité, la saisie manuelle pose plusieurs problèmes.

Tout va bien lorsque vous débutez et que vous avez quelques commandes à traiter. Mais à mesure que votre entreprise se développe, la saisie manuelle des commandes pourrait devenir une peau de banane potentielle sur votre chemin vers le succès et la satisfaction de vos clients.

Vous êtes peut-être déjà au courant de certains de ces problèmes, tels que les erreurs de saisie de données, les problèmes de communication, etc. Mais il existe également d'autres problèmes qui peuvent mettre du temps à être évidents. Examinons certains des problèmes liés au processus de saisie manuelle des commandes :

Examinons certains des problèmes liés au processus de saisie manuelle des commandes :

Perturbation du flux : Il n’y a pas de flux de travail continu lorsqu’une saisie manuelle est impliquée. Il y a des interruptions : attente de l'approbation, confirmation des détails de la commande, etc. Ces interruptions non seulement ralentissent le processus, mais peuvent également entraîner des délais non respectés.

Personnel surmené : Votre équipe est peut-être la plus méticuleuse, mais plus elle traite de commandes manuellement, plus les risques d'erreur humaine due à la fatigue ou à l'épuisement professionnel sont élevés. Cela pourrait affecter la satisfaction des clients et les revenus. De plus, les capacités de votre équipe ne sont pas pleinement utilisées car elles sont obligées d'effectuer des tâches répétitives plutôt que de se concentrer sur des activités plus stratégiques comme la gestion de la relation client.

Long: Le traitement manuel des commandes peut être un processus long. Chaque étape (réception de la commande, validation, correction des erreurs, saisie des données, vérification des stocks et expédition) nécessite du temps et de l'attention de la part de votre équipe. De plus, le temps consacré à ces tâches augmente avec le volume des commandes, ce qui peut être particulièrement difficile lors des pics de ventes.

Recherche d’approbation et routage inefficace : Lorsque des commandes spécifiques nécessitent une approbation, rechercher les parties responsables peut s'avérer intimidant, en particulier lorsque l'on travaille avec une grande équipe. En outre, l’acheminement manuel des commandes pour approbation ou traitement ultérieur peut s’avérer inefficace et sujet aux erreurs. Cela pourrait entraîner des retards importants, voire des pertes de commandes.

Incohérences et erreurs des données : Avec la saisie manuelle, il y a toujours un risque de saisie de données incorrectes ou incohérentes. Cela peut être dû à des erreurs typographiques, à des malentendus ou à un oubli. De telles erreurs peuvent entraîner de nombreux problèmes, comme des factures incorrectes, des expéditions retournées ou des clients insatisfaits.

Visibilité réduite : Sans automatisation, le suivi des commandes, des stocks et des expéditions est une tâche ardue. Fournir aux clients des mises à jour en temps réel sur leurs commandes devient un défi, ce qui peut affecter leur satisfaction et leur confiance dans votre entreprise.

Difficulté de suivi des commandes : Dans un système manuel, le suivi des commandes peut s'avérer fastidieux et nécessite souvent de parcourir des piles de papiers ou plusieurs applications logicielles. Ce manque de transparence peut entraîner des retards de livraison et des plaintes des clients.

De nombreux autres problèmes sont associés à la saisie manuelle des commandes, mais ceux-ci mettent en évidence les principales raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers des systèmes automatisés.

La croissance d'une entreprise exige des processus efficaces, et la saisie manuelle des commandes ne s'adapte pas bien. Cela prend du temps, est sujet aux erreurs et doit offrir le niveau de visibilité et de contrôle dont les entreprises modernes ont besoin pour réussir l'exécution des commandes.

Les avantages de la saisie automatisée des commandes

Votre équipe de gestion des commandes vous remerciera d’être passée à la saisie automatisée des commandes. Alors que 67.4 % des responsables de la chaîne d'approvisionnement utilisent encore des feuilles de calcul Excel comme outil de gestion, il est facile de penser que c'est suffisant.

Mais ça pourrait être mieux. L'automatisation de votre processus de saisie des commandes peut offrir de nombreux avantages qui dépassent de loin le confort et la familiarité des systèmes manuels. Examinons certains de ces avantages :

1. Améliore la satisfaction client : Les premiers utilisateurs de l'automatisation constatent une augmentation du temps passé en contact avec les clients, une plus grande satisfaction, une augmentation de l'efficacité de 10 à 15 % et une augmentation des ventes jusqu'à 10 %. Cela signifie que les entreprises peuvent répondre plus rapidement et avec plus de précision aux commandes des clients, ce qui se traduit par des clients plus satisfaits et une augmentation des ventes.

2. Réduit les taux d’erreur : 50 % des tâches de gestion des commandes sont hautement automatisables, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine. Cela peut se traduire par des commandes correctes et ponctuelles, conduisant à un meilleur service client et à moins de retours.

3. Améliore l’évolutivité de l’entreprise : Grâce à la saisie automatisée des commandes, les entreprises peuvent traiter des commandes plus importantes sans augmenter le personnel. Cela permet une croissance sans augmentation proportionnelle des coûts.

4. Aide à la gestion des stocks : 43 % des petites entreprises ne suivent pas leurs stocks. Grâce à la saisie automatisée des commandes, des mises à jour des stocks en temps réel peuvent être effectuées, réduisant ainsi les risques de survente ou de sous-vente des articles et améliorant la gestion globale des stocks.

5. Gain de temps et amélioration de la rapidité des commandes : L'automatisation a entraîné une réduction des coûts de 10 à 15 pour cent et une réduction du temps de traitement des commandes (de la commande confirmée à la livraison confirmée) de deux ou trois jours à une ou deux heures. Cela signifie que les entreprises peuvent traiter les commandes plus rapidement, ce qui entraîne des délais de livraison plus rapides et des clients plus satisfaits.

Les sources de données: McKinsey ainsi que Zippia.

En fin de compte, grâce à l'automatisation, vous serez en mesure d'adapter la vitesse de votre entreprise au rythme du marché en évolution rapide d'aujourd'hui, tout en garantissant la précision et l'efficacité de vos opérations.

À qui profite l’automatisation de la saisie des commandes ?

L’automatisation de la saisie des commandes peut profiter à divers rôles au sein d’une entreprise, quel que soit le secteur. Si votre travail implique la gestion des commandes à quelque titre que ce soit, l'automatisation de la saisie des commandes peut améliorer considérablement votre efficacité et votre précision.

Voici quelques exemples de la manière dont différents postes peuvent bénéficier de l’automatisation de la saisie des commandes :

Équipe de vente

Automatisation de la saisie des commandes, suivi de l'état des commandes, mise à jour des informations client, suivi des commandes non exécutées

Comptabilité

Automatisation de la facturation liée aux commandes, mise à jour du CRM avec les statuts de paiement, suivi et rapprochement des revenus des ventes

Gestionnaire d'inventaire

Automatisation des mises à jour des stocks en fonction des commandes, suivi des niveaux de stock et des alertes de réapprovisionnement, gestion des retours de commandes et des remboursements

Service à la clientèle

Surveillance de l'état des commandes pour les demandes des clients, automatisation de la communication pour les mises à jour des commandes, gestion des commentaires des clients concernant les commandes

Responsable du commerce électronique

Automatisation du traitement des commandes, suivi des ventes, gestion des avis clients, gestion des frais et des retours échoués

Gestionnaire de la chaine d'approvisionnement

Automatisation du suivi des commandes du fournisseur au client, gestion des relations fournisseurs et des commandes, suivi des délais de livraison

Responsable achats

Automatiser les bons de commande en fonction des besoins en stocks, suivre les performances des fournisseurs, gérer les relations avec les fournisseurs et assurer la livraison des marchandises à temps

L'adoption de l'automatisation de la saisie des commandes n'est pas seulement une étape vers l'efficacité opérationnelle : c'est un pas vers une croissance stratégique et une meilleure satisfaction client. Les avantages de l’automatisation de la saisie de vos commandes dépassent de loin le coût initial et les efforts de mise en œuvre. Et avec les bons outils, la transition du manuel à l’automatisation peut se faire en douceur et en douceur.

Exemples et idées d'automatisation de la saisie des commandes

Commencer par l’automatisation de la saisie des commandes peut être intimidant. Plusieurs questions peuvent vous préoccuper, par exemple si une expérience en codage est nécessaire, si elle pourrait perturber les flux de travail existants et si elle peut s'intégrer à d'autres systèmes déjà en place.

Dissipons certaines de ces préoccupations et examinons quelques exemples pratiques de la manière dont vous pouvez commencer à mettre en œuvre l'automatisation de la saisie des commandes dans votre entreprise :

E-mail, Google Drive, Dropbox, Sharepoint : toutes ces plateformes peuvent être une source de commandes entrantes de PDF, d'images ou de documents numérisés. Avec Nanonets, vous pouvez extraire automatiquement des détails critiques tels que le numéro de commande, le nom du client, les détails du produit et les quantités directement à partir de ces documents.

Vous n'avez besoin d'aucune expérience en codage ou d'un diplôme en informatique pour mettre cela en place. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la source, d’entraîner le modèle d’IA avec quelques exemples de commandes et de le laisser faire le reste. Vous pouvez ensuite exporter ces données vers votre CRM ou votre système de gestion des commandes, facilitant ainsi le suivi et la gestion des commandes.

2. Automatisez la validation des données et le routage des approbations

Il est essentiel de garantir l’exactitude des commandes, mais la vérification manuelle des données peut être lente et sujette aux erreurs. Le traitement intelligent des documents de Nanonets peut valider automatiquement les détails de la commande par rapport à votre inventaire et aux informations client, signalant les anomalies pour une enquête plus approfondie.

Vous pouvez également configurer des règles prédéfinies pour traiter les commandes contenant des informations invalides ou incomplètes et les acheminer automatiquement vers l'équipe ou la personne appropriée pour examen et approbation.

Une fois validées, les commandes peuvent être automatiquement acheminées vers les services ou le personnel appropriés pour approbation. S'il y a plusieurs approbateurs, le système peut gérer plusieurs niveaux d'approbation en fonction de règles prédéfinies et les faire remonter si nécessaire. Cela élimine les suivis manuels, réduit les retards et garantit un processus d’exécution des commandes fluide et efficace.

3. Facilitez un flux de données transparent entre les systèmes d’entreprise

Les données cloisonnées ralentissent les processus et rendent plus difficile l’obtention d’une vue globale des opérations. Avec Nanonets, vous pouvez automatiser le flux de données entre différents systèmes d'entreprise tels que vos systèmes CRM, ERP et de gestion des commandes. Cela garantit une visibilité et un contrôle en temps réel sur les détails des commandes, les niveaux de stocks et les informations sur les clients, améliorant ainsi la prise de décision et l'efficacité opérationnelle.

Par exemple, lorsqu'une nouvelle commande arrive, Nanonets peut extraire automatiquement tous les détails pertinents, valider les informations, puis transférer la commande dans votre ERP, CRM et système de gestion des commandes via API. Il peut également joindre des pièces justificatives au dossier de commande dans le système, offrant ainsi à toutes les parties impliquées une visibilité complète sur le statut et les détails de la commande.

4. Transformez les soumissions de formulaires en entrées de commande automatisées

Que vous utilisiez WebFlow, WordPress, Shopify ou toute autre plateforme, vous pouvez utiliser Nanonets pour transformer n'importe quelle soumission de formulaire en une saisie de commande automatisée. Nanonets s'intègre à Zapier, un outil puissant pour automatiser les tâches entre différentes applications Web, vous permettant de créer des flux de travail qui extraient et traitent automatiquement les données des soumissions de formulaires.

Zapier propose plus de 6000 XNUMX applications avec lesquelles vous pouvez intégrer, ce qui vous permet d'automatiser les flux de travail entre les Nanonets et pratiquement toutes les autres plates-formes que vous utilisez. Par exemple, lorsqu'un client soumet un formulaire de commande sur votre site Web WebFlow, Nanonets peut automatiquement extraire les détails de la commande et les transmettre à votre CRM ou à votre système de gestion des commandes. Cela rationalise le processus de saisie des commandes, garantit l’exactitude des données et réduit la saisie manuelle des données.

Les reçus de vente, qu'ils soient physiques ou numériques, sont une autre source de données que les Nanonets peuvent aider à automatiser. Cela pourrait être particulièrement utile pour les entreprises disposant de canaux de vente en ligne et hors ligne.

En utilisant Nanonets OCR, vous pouvez extraire automatiquement des données telles que les codes de produits, les quantités, les dates et les montants totaux des reçus de vente. Ces informations peuvent ensuite être automatiquement saisies dans votre système de gestion des commandes ou de comptabilité, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et réduisant le risque d'erreurs.

De plus, vous pouvez configurer des flux de travail qui font correspondre ces reçus de vente avec les commandes correspondantes dans vos systèmes, garantissant ainsi que toutes les ventes sont correctement comptabilisées.

6. Automatisez le suivi et les mises à jour des commandes

Tenir les clients informés de l'état de leur commande améliore l'expérience client et réduit les demandes de renseignements au service client. Avec Nanonets et Zapier, vous pouvez automatiser le suivi des commandes et les notifications de mise à jour.

Par exemple, lorsqu'une commande est passée, Nanonets peut extraire les détails nécessaires et créer une commande dans votre système de gestion des commandes. Une fois la commande marquée comme expédiée ou livrée dans votre système, vous pouvez utiliser Zapier pour déclencher une notification par e-mail ou SMS au client avec le statut mis à jour. Cela garantit que vos clients sont toujours informés de l’état de leur commande.

7. Rationalisez la planification des livraisons et la création de tâches

Si la livraison fait partie de votre processus d'exécution des commandes, vous pouvez bénéficier de l'intégration de votre plateforme de commerce électronique avec un outil de gestion des livraisons. De cette façon, vous pouvez automatiser la création de tâches de livraison en fonction des nouvelles commandes et les planifier de manière optimale en fonction de l'emplacement, de la charge de livraison et du personnel de livraison disponible.

Par exemple, chaque fois qu'une nouvelle commande arrive, en utilisant Zapier, vous pouvez créer un flux de travail qui déclenche Nanonets pour extraire tous les détails de livraison nécessaires. Ces détails peuvent ensuite être automatiquement intégrés à votre outil de gestion des livraisons, créant ainsi une nouvelle tâche. L'outil peut ensuite optimiser les itinéraires de livraison en fonction de la charge de commande actuelle et de l'emplacement des autres livraisons en attente, améliorant ainsi considérablement votre efficacité de livraison.

8. Simplifiez la création de factures et la gestion des créances

La gestion des factures et des comptes clients est une partie essentielle du processus de commande, surtout si vous proposez du crédit à vos clients. Grâce à l'automatisation du flux de travail, vous pouvez automatiser la création de factures en fonction des détails de la commande et également suivre l'état des paiements.

Par exemple, lorsque le paiement d'une commande est reçu, les Nanonets peuvent extraire des détails clés tels que la liste des produits, le prix et les informations sur le client ; Ensuite, vous pouvez configurer un flux de travail Zapier pour créer une facture dans QuickBooks. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais garantit également l'exactitude de vos dossiers financiers. De plus, vous pouvez automatiser les rappels de paiement aux clients, vous aidant ainsi à gérer efficacement votre trésorerie.

9. Augmentez la précision des commandes et réduisez les retours

Des erreurs dans le traitement des commandes peuvent entraîner des expéditions incorrectes et, par conséquent, des retours clients. Vous pouvez réduire considérablement ces erreurs en tirant parti de l'automatisation du flux de travail et en intégrant Nanonets à votre système de gestion des commandes.

Par exemple, Nanonets peut extraire les détails d'une commande à partir d'un formulaire de commande et valider ces informations avant de les saisir dans votre système. Ainsi, toute divergence ou erreur peut être identifiée et corrigée rapidement, empêchant ainsi le traitement de commandes incorrectes. Cela réduit la possibilité de retours dus à des erreurs de commande, économisant ainsi du temps et des ressources.

10. Créez de nouveaux tickets d'assistance pour les processus de commande ayant échoué

En cas d'échec du processus de commande, une résolution rapide est essentielle pour garantir la satisfaction du client. Cela nécessiterait une notification immédiate de l’équipe d’assistance. Avec Zapier, vous pouvez automatiser ce processus.

Par exemple, lorsqu'une commande ne parvient pas à être traitée correctement, Shopify ou WebFlow peuvent être configurés pour déclencher un déclencheur. Cela peut ensuite activer un flux de travail Zapier, demandant à Nanonets d'extraire les détails de la commande ayant échoué. Ces détails peuvent être utilisés pour créer automatiquement un nouveau ticket d'assistance dans votre plateforme de service client, telle que Zendesk ou Intercom. Le ticket peut inclure les informations du client, les détails de la commande et une description du problème, permettant à l'équipe d'assistance d'identifier et de résoudre rapidement le problème.

Il existe de nombreuses autres façons dont les entreprises peuvent utiliser l’automatisation de la saisie des commandes pour améliorer l’efficacité, la précision et la satisfaction des clients. La clé ici est de connecter les bonnes plateformes et de mettre en place les flux de travail appropriés. Avec la bonne combinaison, pratiquement n'importe quelle partie du processus de commande peut être automatisée, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques qui stimulent la croissance de l'entreprise.

Réflexions finales

L’automatisation de la saisie des commandes est transformatrice. Cela ne semble peut-être pas révolutionnaire, mais son impact est considérable. Espérons que ce guide ait mis en lumière son potentiel.

Commencez petit, puis augmentez. Les possibilités sont vraiment infinies, en particulier avec les systèmes d'entreprise capables de s'intégrer de manière transparente grâce à des outils tels que Nanonets et Zapier.

Il convient de noter que la personnalisation est cruciale : la meilleure solution pour votre entreprise dépendra de vos besoins et de vos opérations spécifiques. N'hésitez pas à expérimenter différents flux de travail et outils, et donnez toujours la priorité à ceux qui profitent le plus à votre entreprise.

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• La source: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/