Êtes-vous préoccupé par le montant que votre entreprise dépense au cours du mois ou de l’année entière ?

Permettez-moi de commencer par définir la note de frais.

Une note de frais est établie pour enregistrer et déclarer toutes les dépenses effectuées par l'entreprise au cours du mois, du trimestre ou de l'année. Cependant, ce rapport comprend également tous les achats et taxes payés au cours de la période. La note de frais vous aide à garder l'esprit tranquille et vous vous sentez détendu du côté des dépenses en gardant une trace de toutes les dépenses.

Dans ce petit guide, nous vous informerons de toutes les notes de frais que vous pouvez réaliser pour enregistrer toutes vos dépenses professionnelles et résoudre votre gestion des dépenses. Nous décrirons également les étapes de création d’une note de frais, les types de notes de frais, les catégories de notes de frais, et enfin verrons comment nous pouvons automatiser la génération des notes de frais grâce à l’automatisation et à l’intelligence artificielle.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais contient une liste catégorisée et détaillée des coûts engagés pour le compte de l'entreprise.

Les notes de frais et les analyses supplémentaires aident le superviseur ou l'équipe financière à déterminer quelle partie de la dépense autorise le remboursement, comment l'argent est dépensé et quels articles l'entreprise achète.

Une note de frais, établie sur papier ou électroniquement, répertorie tous les coûts professionnels qu'un employé a payés de sa poche et demandé une indemnisation. Ces coûts sont souvent décomposés en kilométrage, nourriture et fournitures de bureau. De plus, ils détaillent pour divulguer les différents fournisseurs et leurs frais distincts. La note de frais permet un audit plus approfondi tout au long du processus d'autorisation que la simple indication du total des dépenses engagées.

Que devez-vous inclure dans votre note de frais ?

Étant un rapport d’activité, la note de frais se compose de diverses informations et demandes de renseignements. Les détails et informations sont les suivants :

Informations sur l'employé

Les premières à être écrites dans une note de frais sont les informations de base de l'employé qui gère la note, comme son nom, son numéro de contact, son service, etc.

Informations sur le Client

La prochaine chose à écrire est les détails du client qui a acheté le produit/service et auprès duquel l'entreprise achète l'article.

Date

Ensuite, la date de chaque dépense est à inscrire. De plus, la date du reçu et de la note de frais doit être identique.

Type et autres détails

Une autre chose dont une note de frais a besoin est un type de dépense et d’autres détails sur les dépenses.

Montant total et sous-total

La prochaine chose incluse dans la note de frais est le total de chaque dépense et la dépense totale (y compris les taxes payées par l'entreprise).

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Avantages de l'utilisation d'une note de frais

Une note de frais est un élément fondamental de toute organisation car vous pouvez facilement enregistrer les transactions et les dépenses survenues au cours du mois, du trimestre ou de l'année. De plus, générer une note de frais peut vous être bénéfique des manières suivantes.

Contrôle et suivi des dépenses

Faire une note de frais est vital dans une entreprise car cela permet de contrôler les coûts et de suivre les dépenses. À l’aide des notes de frais, vous pouvez facilement suivre combien vous avez dépensé dans votre entreprise.

Maintient votre budget à jour

Plus votre budget est précis, plus il vous sera facile de gérer votre entreprise. La note de frais est la stratégie la plus fondamentale pour préparer le budget de votre entreprise. La note de frais vous aide à préparer un budget précis pour l'organisation qui vous aide à rester détendu et à gérer votre entreprise rapidement.

Vous pouvez voir quels départements pourraient bénéficier d’allocations budgétaires plus importantes. Pour garder les finances de votre entreprise sur la bonne voie, vous pouvez également utiliser la note de frais pour voir si les départements respectent les budgets qui leur sont assignés.

Commencez à suivre les dépenses des employés avec un modèle de note de frais.

Standardiser le processus de remboursement des employés

Les employés savent si les coûts sont éligibles ou non au remboursement, car le rapport sur les dépenses est devenu une pratique standardisée de gestion des dépenses. Cependant, la note de frais facilite la soumission en temps opportun des rapports de dépenses avec un remboursement précis.

De plus, étant donné que les employés documentent chaque aspect de leurs dépenses avec les factures, il est plus simple pour les responsables financiers de déterminer si les dépenses sont exactes ou non. On peut donc dire que les notes de frais permettent toujours de maintenir le remboursement.

Maintenance fiscale

La partie centrale de la gestion d’une entreprise consiste à maintenir les déductions et les remplissages fiscaux. Cependant, faire un rapport séparé pour les impôts peut s’avérer fastidieux.

Les entreprises génèrent des notes de frais car cela permet de conserver le rapport et les dépenses fiscales de manière appropriée. De même, avec une preuve solide des dépenses fiscales effectuées sur toute la période, les dirigeants l'inscrivent dans la note de frais, ce qui est avantageux pour une entreprise.

Types de notes de frais

Il existe différents types de rapports de dépenses comme T&E, Dépenses mensuelles, etc. Tous les rapports de coûts, en général, sont destinés à aider l'entreprise à mieux suivre et analyser les dépenses. Les rapports sur les dépenses de déplacement et de déplacement, dont certains sont cruciaux à des fins fiscales, peuvent aider à localiser les domaines dans lesquels les organisations pourraient payer trop cher.

Les travailleurs produisent souvent des relevés de dépenses hebdomadaires pour T&E qui incluent des informations sur leur propre argent dépensé pour des choses comme les dîners des clients ou les déplacements dans les locaux du client. Les entreprises peuvent créer des rapports à l'aide du système de gestion des dépenses approprié qui évaluent les données combinées des dépenses des travailleurs pour suivre les coûts et prendre en charge la création d'une stratégie de gestion des voyages.

Différentes formes de rapports de dépenses sont utilisées par les entreprises pour surveiller d'autres domaines de dépenses, en particulier les frais généraux comme les salaires et le loyer. Examinons les types de coûts suivants :

Rapport de dépenses mensuel

Une société peut surveiller et évaluer tous les coûts de fonctionnement à l'aide de rapports de dépenses mensuels. Le rapport mensuel aide l'entreprise à suivre les modèles de dépenses, à évaluer si les dépenses totales sont conformes aux projections et à identifier les opportunités de réduction des coûts.

Rapports de dépenses à long terme

Les rapports de dépenses à long terme, qui couvrent souvent un trimestre ou un an, offrent une autre perspective sur le montant dépensé par une entreprise. Les rapports de coûts annuels peuvent être utilisés par les entreprises pour localiser les déductions fiscales à inclure dans leurs déclarations de revenus annuelles.

Rapport des dépenses récurrentes

Les dépenses régulières que l'entreprise doit payer mensuellement, telles que le loyer, le salaire et les services publics, sont souvent examinées dans les rapports sur les dépenses récurrentes. Toute augmentation significative de ces dépenses, susceptible de nuire secrètement aux résultats financiers, peut être plus facilement détectée grâce à leur aide.

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À quoi ressemble une note de frais ?

Une note de frais est comme un formulaire contenant toutes les dépenses effectuées par l'entreprise. La complexité d'un rapport de dépenses peut varier d'une simple feuille de calcul avec quelques champs clés à plusieurs documents comportant plusieurs sections. Il comprend une date, le nom du fournisseur, le nom du client, les détails du compte, le montant total, le montant soustrait, etc.

Voici un exemple de note de frais :

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Comment remplir une note de frais ?

Il existe environ deux manières de remplir une note de frais

• Note de frais manuelle
• Note de frais électronique

Comment remplir manuellement les notes de frais ?

De nombreuses organisations ont adopté le processus manuel obsolète de création de notes de frais, à l'aide de modèles de notes de frais pour préparer des rapports au format PDF ou sous forme de feuille.

Voici comment remplir manuellement une note de frais :

• Utilisez un modèle de note de frais dans Excel.
• Chaque employé doit remplir toutes ses dépenses à partir de ses reçus, factures et factures dans le modèle Excel.
• Les employés doivent remplir les détails de leur emploi, les sous-totaux, les totaux et autres commentaires pour examen par leur responsable.
• L'employé joint ensuite la note de frais dans un email et toutes les preuves de paiement au manager pour examen.
• Le responsable reçoit le rapport et vérifie son exactitude ainsi que toute violation de la politique ou fausse déclaration.
• Le rapport est adressé au service comptable pour remboursement après avoir obtenu son accord.

Comment remplir automatiquement les notes de frais ?

Au lieu de remplir manuellement les notes de frais, vous pouvez tout automatiser pour vos employés à l'aide d'un logiciel de gestion des dépenses comme Nanonets. Voici juste un exemple de ce à quoi ressemble un processus automatisé de notes de frais et de remboursement de dépenses avec Nanonets :

• Vos employés transmettent toutes les factures, reçus et factures à une adresse e-mail spécifique.
• Nanonets analyse la boîte de réception des e-mails et ingère les données du contenu de vos e-mails et des pièces jointes. Il trie automatiquement tous les documents et extrait des informations telles que la date, le montant total, le nom de l'employé, les détails des dépenses, etc.
• Sur la base des détails des dépenses, Nanonets peut automatiquement classer les dépenses en fonction des politiques existantes et les remplir. un modèle de note de frais dans Google Sheets, Excel ou tout autre logiciel de votre choix.
• Les données compilées sont transmises au responsable concerné pour approbation. Une fois la dépense entièrement approuvée, les données sont exportées vers le système de votre choix comme Xero, NetSuite, Google Sheets ou d'autres bases de données. Découvrez les intégrations.
• En cas d'alerte, un ensemble de parties prenantes reçoit une notification pour soit approuver la dépense, soit examiner la dépense et apporter les modifications nécessaires.
• Après cela, vous pouvez également envoyer les paiements directement via nanonets en utilisant Flux de nanonets. Avec plusieurs Paiement ACH et les options de virement bancaire, envoyer le montant aux employés ou l'ajuster dans leur fiches de paie.

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Nanonets pour l'automatisation des dépenses

L’automatisation et l’intelligence artificielle ont transformé ce sombre paysage et ont fait de l’automatisation des notes de frais un jeu d’enfant. Voyons comment un logiciel moderne de gestion des dépenses comme Nanonets utilise ces avancées technologiques pour rendre l'automatisation des dépenses transparente, efficace et sans erreur.

1. Dépenses encourues : Mêmes vieilles dépenses, mais c’est ici que la magie opère. Les reçus sont capturés plus rapidement qu'une balle rapide, grâce aux merveilles de la technologie mobile et aux intégrations transparentes pour importer des reçus à partir de vos applications et bases de données.

2. Enregistrement automatique-magique : La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) intervient, extrayant les données structurées des reçus en données numériques plus rapidement que vous ne pouvez dire « dépensées ».

3. Rapports en temps réel : Les rapports sont générés d’un simple clic – c’est comme avoir votre propre assistant personnel, sans les courses de café.

4. Approbations faciles : Les contrôles de conformité pilotés par le système interviennent en premier, signalant uniquement les valeurs aberrantes. Les managers peuvent se concentrer sur les vrais problèmes au lieu de jouer à Whack-a-Mole avec chaque rapport. Vous pouvez ensuite ajouter des humains dans la boucle pour garantir que les factures sont envoyées pour approbation à la bonne personne au bon moment. De plus, vous pouvez appliquer votre politique d'approbation et vos contrôles de validation personnalisés.

5. Le régulateur de vitesse de conformité : Les audits continus et automatisés facilitent la vie. Les anomalies ressortent comme un pouce endolori et l’application des politiques est plus stricte qu’un tambour.

6. Les remboursements de la vitesse de la lumière : Les remboursements s'effectuent à une vitesse fulgurante, ce qui remonte le moral des employés jusqu'à la stratosphère.

7. La Symphonie de synchronisation : L'intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité et d'autres applications transforme la saisie et le rapprochement des données en une symphonie harmonieuse plutôt qu'en une cacophonie chaotique.

8. L'analyse à la vitesse de la pensée : Des informations en temps réel sont à portée de main, offrant une boule de cristal sur les habitudes de dépenses et les opportunités d'épargne.

En conclusion, même si le passage de la mise en œuvre d’une gestion manuelle à une gestion automatisée des dépenses peut sembler un pas de géant, en réalité, il s’agit d’une série de petites étapes pratiques vers l’efficacité, la clarté et, à terme, une rentabilité accrue.

Voici quelques études de cas d’entreprises qui ont mis en œuvre avec succès la gestion et l’automatisation des dépenses :

1. SaltPay utilise des Nanonets pour s'intégrer à SAP afin de gérer les factures des fournisseurs.
2. In2 Project Management aide Water Supply Corporation à économiser 700,000 XNUMX AUD grâce à Nanonets AI.
3. Comment Happy Jewellers, une PME, a bénéficié des NanoNets.
4. Nanonets AI aide les services ACM à automatiser l'extraction à partir de dépensese documents, ce qui fait gagner 90 % de temps à l'équipe des comptes fournisseurs.
5. Tapi automatise les factures d'entretien immobilier à l'aide de Nanonets.
6. Puma automatise son processus de gestion des dépenses avec Zoho Expense.
7. SWISS a amélioré l'efficacité du traitement des notes de frais de 80 % grâce à Rydoo.
8. Suncommon gère les dépenses de son entreprise et lui fait gagner du temps en tirant parti de la carte Expensify.

Conclusion

Les notes de frais fournissent une vue d’ensemble des dépenses des employés pour une période de temps donnée. Il s’agit d’un outil efficace pour garder les dépenses des employés sous contrôle. Les entreprises devraient adopter les notes de frais dans le cadre de leurs processus de remboursement et s'efforcer d'automatiser ces processus de remboursement afin de les rendre exempts d'erreurs.

FAQ

A quoi sert une note de frais ?

La note de frais est utilisée pour répertorier toutes les dépenses effectuées par l'entreprise, tous les articles qu'elle achète et l'enregistrement des taxes.

Quelles sont les différentes catégories de dépenses professionnelles ?

La note de frais appartient aux catégories suivantes :

Frais et commissions, Publicité, Dépenses de véhicule, Dépenses d'intérêts, Dépenses d'hypothèque, Dépenses d'assurance, Services professionnels et juridiques, Dépenses de bureau, Régimes de participation aux bénéfices et pensions, Loyer, Réparations et entretien, et bien d'autres.

Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses mensuel ?

Le rapport mensuel de dépenses/coûts répertorie tous les achats et dépenses d'une entreprise que le dirigeant rédige au cours du mois, ce qui est essentiel aux opérations commerciales.

Qu'est-ce qui est considéré comme une dépense ?

Une dépense est le montant d’argent dépensé et les dépenses engagées par une entreprise pour générer des revenus. Par exemple, l’achat de nouveaux équipements, les dépenses liées au véhicule de l’entreprise, les créances douteuses et les salaires des employés, etc.

Pourquoi avez-vous besoin d’une note de frais ?

Nous devons générer le rapport de dépenses car chaque rapport de dépenses vise généralement à aider l'entreprise à suivre, analyser et surveiller les dépenses et les achats de l'entreprise.

Qui peut soumettre un rapport de dépenses ?

En fonction de la politique de l'entreprise et de la manière dont les documents sont utilisés, différentes personnes peuvent soumettre des rapports de dépenses en fonction des besoins des organisations.

La plupart du temps, seuls les superviseurs peuvent déposer des notes de frais, mais occasionnellement, toute personne engageant des dépenses professionnelles autorisées et demandant un remboursement peut le faire.

N’importe qui peut occasionnellement déposer un rapport, mais il doit avoir l’approbation du gestionnaire.

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• La source: https://nanonets.com/blog/expense-report/