Dans le monde trépidant de la vente d’aujourd’hui, chaque interaction client a une valeur significative. Les représentants récupèrent les numéros de téléphone pour les appels et les SMS, obtiennent les adresses personnelles pour envoyer des cadeaux et notent même des mises à jour sur la santé (comme une réunion devant être reportée en raison du fait que le client a Covid). Si ces actions découlent souvent de bonnes intentions, visant à renforcer les relations et à suivre le parcours client, elles soulèvent une question cruciale :

Comment protégez-vous les données critiques contenues dans votre CRM ? 

La vérité est que votre CRM est le cœur vital de vos opérations commerciales, mais il est souvent traité différemment des autres environnements de stockage de données qui hébergent des informations sensibles telles que PII, PCI, PHI, etc. Sans contrôles et surveillance appropriés, vos données CRM peuvent être exposées. en interne, accessible aux applications tierces ou susceptible de subir des erreurs de configuration. (Regarde ça révélation alarmante sur la fuite de données dans SFDC.)

Les CRM, comme les autres stockage de données technologie, contiennent de grandes quantités d’informations potentiellement sensibles. De plus, ils sont complexes à gérer, créant une combinaison risquée. 

Explorons une approche en quatre points pour minimiser ces risques :

1. Découverte et classification
2. Analyse de l'utilisation et de l'accès
3. Contrôles et configuration
4. Analyse des écarts

Ci-dessous, nous détaillerons chacun d’eux :

Découverte et classification

• Identifiez tous les actifs de données dans votre CRM. Cela inclut non seulement les données résidant dans les fonctionnalités de base, telles que les offres, les opportunités, les prospects, les contacts et les interactions, mais également toutes les pièces jointes ou documents. Cela prend souvent du temps, mais il est essentiel d’être exhaustif.
• Classez les données en fonction des niveaux de sensibilité. Par exemple, regroupez les données en catégories telles que « très sensible » (c'est-à-dire les dossiers médicaux), « modérément sensible » (c'est-à-dire les informations de contact) et « non sensible » (c'est-à-dire les e-mails généraux). 
• Élaborez des politiques pour gérer la durée pendant laquelle les données doivent être conservées et le moment où elles doivent être supprimées.
• Évaluez si les données sont essentielles aux fins prévues. Supprimez les données inutiles.

Analyse de l'utilisation et de l'accès

• Déterminez qui a accès aux données sensibles. Analysez les rôles, les autorisations et les contrôles d'accès. Cela peut être difficile dans certains environnements CRM, mais c'est essentiel.
• Effectuer des audits approfondis des applications tierces pour les autorisations et la sécurité des données pratiques, au-delà des privilèges des utilisateurs.
• Éduquez régulièrement les utilisateurs sur la gestion sécurisée des données.

Contrôles et configuration

• Examinez les contrôles du système CRM, y compris le cryptage, l'authentification, les politiques de mot de passe et les sauvegardes de données, en garantissant une configuration appropriée pour empêcher les accès non autorisés et les fuites.
• Comprenez les risques associés à chaque paramètre, car des erreurs de configuration peuvent entraîner une exposition des données.
• Supprimez tous les utilisateurs ou applications inactifs : les utilisateurs qui ne font plus partie de l'organisation qui nécessite l'accès aux données ou qui l'ont quittée, ainsi que les applications qui ne sont plus utilisées, mais dont les autorisations sont conservées.

Analyse des écarts

• Une fois que vous avez collecté ces données, passez de la visibilité à l’évaluation des risques. Cela implique une évaluation approfondie des risques.
• Initiez des efforts de nettoyage des données, en éliminant les données obsolètes ou non pertinentes. Restreindre l'accès aux données sensibles à certains administrateurs (c'est-à-dire les super-administrateurs).
• Établir des procédures de surveillance continue et de réponse aux incidents. Révisez et mettez à jour régulièrement.

Sécuriser votre CRM n'est pas une tâche simple, d'autant plus qu'il n'y a pas toujours une équipe DevOps dédiée et familiarisée avec les tenants et les aboutissants. Les administrateurs d’entreprise ne sont pas toujours pleinement conscients des risques associés. Néanmoins, cela est essentiel à la mission. Il ne s’agit pas d’un effort de type « réglez-le et oubliez-le ». C'est continu. L’organisation commerciale ne va nulle part, pas plus que la nécessité de protéger les données sensibles des clients. 

À une époque où les violations de données font constamment l'actualité et où les réglementations deviennent de plus en plus strictes, protéger votre CRM n'est pas seulement une bonne pratique, c'est une nécessité. Pour commencer, assurez-vous de mettre en place une stratégie complète qui couvre les quatre points ci-dessus. De cette façon, vous pouvez renforcer la sécurité de votre CRM et garantir que vos relations clients restent fondées sur la confiance et la sécurité.

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• La source: https://www.dataversity.net/why-your-crm-may-cause-your-next-data-breach/