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Les organisations du monde entier recherchent toujours des moyens d’optimiser la productivité de leur lieu de travail. Ces dernières années, les progrès technologiques tels que la transformation numérique, l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique ont pris une importance considérable en tant que catalyseurs de l'augmentation de la productivité organisationnelle en aidant les organisations à rationaliser leurs opérations et automatiser les tâches.
Cependant, un examen plus approfondi de ces tendances suggère que ces mesures sont intrinsèquement liées à l’aide aux entreprises pour mieux gérer leur temps.
La gestion du temps n’est pas un concept nouveau, car même Théophraste, l’ancien philosophe grec, croyait que « le temps est la chose la plus précieuse qu’un homme puisse dépenser ». Du vieil adage à l'affiche des technologies disruptives – la technique innovante Time Boxing d'Elon Musk – la gestion du temps est restée une considération importante.
Il a gagné une popularité sans précédent parmi les entreprises en quête de productivité et de rentabilité dans un contexte de préférences changeantes en matière de lieu de travail et d'un marché du travail en constante évolution.
Qu'est-ce que la gestion du temps?
Dans le contexte organisationnel, la gestion du temps est la capacité à gérer les charges de travail de manière efficace et efficiente. Il permet de prioriser les tâches qui offrent la plus grande valeur commerciale et sont d'une productivité optimale. Le processus de gestion du temps implique la planification, la définition d'objectifs, l'évaluation constante des progrès et la fixation de délais pratiques pour atteindre les objectifs.
Des stratégies efficaces de gestion du temps sont directement liées à une productivité plus élevée sur le lieu de travail, à une diminution du niveau de stress des employés, à un meilleur équilibre entre travail et vie privée et, par conséquent, à une diminution du taux de désabonnement des employés.
Voici un bref aperçu des raisons pour lesquelles la gestion du temps est importante sur le lieu de travail :
1. Aide à augmenter les taux d’utilisation des ressources
La gestion du temps aide les employés à rationaliser leurs livrables et à gérer leur temps efficacement. Un tel processus aide les employés à identifier les domaines d'amélioration, tels que la perte évitable d'heures facturables en s'engageant dans des activités administratives telles que des réunions ou des tâches répétitives comme le remplissage de données dans des feuilles de calcul. Étant donné que les employés sont capables d'identifier et de combler cette perte de temps en minimisant ces activités, ils sont en mesure d'offrir des taux d'utilisation plus élevés.
Plusieurs organisations ont également pris des initiatives telles que plafonner le nombre d'heures de réunion dans une journée afin d'aider les employés à améliorer leurs niveaux d'utilisation des ressources.
2. Permet un meilleur équilibre travail-vie personnelle
Le manque d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est l’une des principales raisons expliquant les taux d’attrition plus élevés que d’habitude dans les organisations du monde entier. En outre, la main-d’œuvre de la génération Z, qui représentera 25 % de la main-d’œuvre mondiale d’ici 2025, attend de ses employeurs qu’ils offrent un écosystème de travail flexible et un équilibre adéquat entre vie professionnelle et vie privée.
En conséquence, un nombre croissant d'organisations automatisent leurs processus métier, tels que le suivi des présences des employés, en utilisant un logiciel automatisé de suivi du temps. Réplicon est l'un de ces logiciels de suivi du temps qui utilise l'IA pour capturer les données de travail et de temps des employés sur plusieurs applications. En dehors de ces entreprises, elles utilisent également des logiciels basés sur l'IA pour la génération de contenu, le support client, l'analyse prédictive, etc.
De telles initiatives ont un impact profond en aidant les employés à mieux gérer leur temps et à bénéficier d'un meilleur équilibre entre travail et vie privée, ce qui a un impact positif sur le roulement du personnel.
3. Permet une gestion plus efficace des parties prenantes internes et externes
Le défi de la gestion de diverses parties prenantes internes et externes pour les employés n'a fait qu'être exacerbé depuis que les organisations se sont tournées vers des lieux de travail hybrides et distants. De plus, l'évolution des attentes des clients et les changements fréquents dans la portée des projets mettent l'accent sur la capacité des employés à tenir leurs parties prenantes informées et à répondre de manière proactive à leurs préoccupations et à leurs doutes.
La gestion du temps joue un rôle clé en aidant les employés à gérer les attentes des parties prenantes en garantissant qu'ils consacrent un temps raisonnable à de telles activités. La satisfaction constamment élevée des parties prenantes internes et externes détermine grandement les bénéfices et la durabilité à long terme de toute organisation.
4. Augmente les résultats
Cela peut surprendre, mais les entreprises américaines perdre près de 600 milliards de dollars aux interruptions de travail, et les employés moyens consacrent la moitié de leur journée de travail facturable à des tâches qui n'apportent que peu ou pas de valeur ! Toute organisation qui atteint des niveaux constamment élevés d’utilisation des ressources est très susceptible de connaître des résultats financiers plus sains.
Étant donné que les employés peuvent consacrer la plupart de leurs heures de travail facturables à des activités productives et fructueuses, le temps perdu est considérablement réduit. Pour les entreprises comptant des centaines et des milliers d’employés, cela peut signifier plusieurs centaines d’heures de travail valant des millions de dollars d’économies de temps !
5. Permet aux employés de se perfectionner et de mieux se recycler
La matrice des compétences en évolution rapide exige que les employés se perfectionnent et se requalifient constamment, car les compétences nécessaires pour répondre aux exigences du travail continuent d'évoluer à une vitesse vertigineuse.
Selon Lisa Lyons, partenaire en transformation de la main-d'œuvre chez Mercer « Près de la moitié des salariés devront perfectionner leurs compétences d’ici 2025, tandis qu’une bonne proportion devra également se reconvertir totalement. »
Cependant, les employés ont besoin de temps pour travailler sur des engagements à plus long terme, et les organisations ne peuvent pas s'attendre à ce que leurs employés entreprennent de telles initiatives en dehors de leurs heures de travail.
C'est pourquoi les organisations doivent explorer des moyens tels que l'intégration d'une solution d'automatisation des services professionnels pour automatiser certains aspects de la gestion de projet, réduisant ainsi la charge de travail des employés et leur donnant le temps nécessaire pour poursuivre des activités de perfectionnement et de reconversion. De cette manière, la gestion du temps a également un impact sur la capacité des employés à se perfectionner et à se recycler efficacement, ce qui a un impact sur l'avantage concurrentiel et la durabilité à long terme d'une organisation.
6. Libère les dirigeants pour tracer la voie à long terme
Données suggère qu'un chef d'entreprise moyen assiste à 37 réunions chaque semaine et consacre 72 % de ses heures de travail hebdomadaires à diriger des réunions !
Ces chiffres stupéfiants soulignent combien de temps les dirigeants consacrent à la conduite des réunions. Même si toutes les réunions ne sont pas des affaires administratives ou une perte d’heures de travail, les chefs d’entreprise doivent consacrer plus de temps à élaborer des stratégies et à dialoguer avec leurs équipes et leurs clients. Cela nécessite une gestion habile du temps.
Lorsque les dirigeants d’entreprise sont capables de mieux gérer leur temps, ils peuvent se concentrer davantage sur l’aspect stratégique de l’entreprise, créant ainsi une plus grande valeur pour l’organisation dans son ensemble. Ils sont également capables de prêcher par l'exemple et de devenir des agents de changement, inculquant des qualités de gestion du temps à leurs employés dans toutes les fonctions de l'entreprise et à tous les niveaux de direction.
Pourquoi la gestion du temps est importante ?
Les organisations seront probablement confrontées à une pression accrue sur leurs marges bénéficiaires à mesure que les clients rationalisent leurs dépenses et exercent des restrictions financières pour faire face à des circonstances commerciales imprévues. D’autant plus lorsque les modèles économiques eux-mêmes subissent des changements. Si les entreprises adoptent à juste titre une vision télescopique et examinent leurs processus pour intégrer les technologies et se préparer davantage à l’avenir, elles doivent également veiller à bien mettre en place leurs bases.
La gestion du temps est la clé d’une main-d’œuvre agile et motivée, élément non négociable du succès d’une entreprise sur un marché difficile et soumis à des perturbations répétées. Les organisations ne doivent pas manquer la forêt pour les arbres !
Auteur Bio:
Shashank Shekhar travaille en tant que spécialiste principal des communications marketing chez Deltek | Réplicon. Il est professionnel du marketing numérique et de contenu depuis plus de 9 ans. Il se spécialise dans l'écriture sur les tendances technologiques telles que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) et leur impact sur l'évolution du paysage de la gestion de projet avec des outils tels que les solutions d'automatisation des services professionnels et les solutions de suivi du temps. En dehors du travail, il aime lire sur l’histoire, l’astrophysique et la géopolitique.
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- La source: Intelligence de données Platon.
