L'efficacité est primordiale au succès de toute opération d'entrepôt, en particulier pour les petites et moyennes installations confrontées au défi de rationaliser leurs processus. Après de longues conversations avec les responsables d'entrepôt et un examen approfondi des différents flux de travail de l'entrepôt, un thème récurrent ressort : le besoin crucial de processus standardisés et d'une expertise ciblée pour favoriser l'excellence opérationnelle.

Pour résoudre ce problème, nous avons décidé d'écrire sur le processus standard qui devraient exister dans un entrepôt. Ceux-ci reçoivent, ranger, storage, en particulier pendant la préparation et emballage, et frais de livraison.

Notre objectif est de décomposer chaque processus, en fournissant un plan complet des tâches nécessaires tout en tirant parti des technologies de pointe et des meilleures pratiques conçues pour améliorer l'efficacité des entrepôts, minimiser les erreurs et renforcer les mesures de sécurité. Suivez-nous tout au long de ces processus fondamentaux, mettant en lumière la transformation de votre entrepôt en un modèle d’efficacité et de fiabilité.

Objectif de réception en entrepôt

Lorsqu’on parle de gestion efficace d’une opération d’entrepôt, le processus de réception est impératif. Il est important de se rappeler que le but est de recevoir le bon produit dans les bonnes quantités, dans les bonnes conditions, poids et dimensions, le tout au bon moment.

La bonne réception des marchandises aura un impact direct sur tous les processus ultérieurs de l’entrepôt. Examinons cela.

Pré-réception

Pour que le processus de réception en entrepôt fonctionne efficacement, vous devez établir et appliquer des exigences de réception pour les fournisseurs, les expéditeurs et/ou les transporteurs. L’objectif est qu’ils présentent la cargaison de manière simple et rapide à traiter.

Lorsque vous travaillez avec fournisseurs, si possible, demandez au responsable de l'entrepôt de coordonner les exigences d'emballage telles que :

• Position de l'étiquette
• Informations sur l'étiquette
• Cargaison palettisée ou en vrac
• Nombre de colis par palette
• Articles par carton
• Taille et poids acceptables du colis

Dans le cas des expéditeurs ou des clients qui n'ont pas de contrôle sur les emballages, ils sont tenus de fournir des informations claires et détaillées et d'informer l'entrepôt des nouvelles expéditions entrantes. Souvent, les transitaires reçoivent des marchandises dont l’identité du destinataire ou du destinataire final n’est pas clairement indiquée.

Quant au transporteursTrès souvent, ils ne parviennent pas à organiser les marchandises selon l'ordre de l'itinéraire de livraison, ce qui oblige à les décharger pour atteindre les marchandises livrées à un endroit donné. Un autre problème est que les chauffeurs n'ont pas tous les documents en main lorsqu'ils arrivent dans la zone de réception.

Pour minimiser ces problèmes, informez tous les transporteurs que les documents appropriés doivent être en main à l'arrivée et que le fret doit être organisé en fonction de l'itinéraire de livraison.

Faites-leur savoir que votre entreprise ne sera pas responsable des retards ou des pénalités potentielles résultant du non-respect de ces recommandations.

Gardez une trace des fournisseurs, des expéditeurs et des transporteurs qui créent le plus de problèmes.

Enfin, essayez de recevoir les marchandises palettisées autant que possible. Non seulement cela vous aidera à accélérer le processus de réception, mais cela vous permettra également réduire les dommages à la cargaison et contribuer à accélérer les processus d'entrepôt ultérieurs. 

Travail et réservation

Un autre aspect important de l’amélioration du processus de réception en entrepôt est d’allouer le nombre approprié d’heures de travail. Ne pas tenir correctement compte du volume et du type de marchandises franchissant les portes entraîne une sous-allocation ou une sur-allocation des ressources humaines.

Étant donné que la main-d’œuvre compte parmi les coûts d’exploitation des entrepôts les plus élevés, il est essentiel de faire correspondre la demande de charge de travail avec l’offre de main-d’œuvre. 

« En tant que dépense d'exploitation la plus importante d'un entrepôt, les coûts de main-d'œuvre peuvent représenter entre 50 et 70 % du budget d'entreposage moyen d'une entreprise. »

La source: Stratégies de gestion du MAIN-D'ŒUVRE dans l'entrepôt (2014)

Pour éviter une sous ou une surallocation des ressources (main-d'œuvre ou équipement) et/ou un effondrement du processus de réception, les responsables d'entrepôt doivent définir les heures et les dates auxquelles les marchandises sont reçues. Cela devrait être la décision du responsable de l'entrepôt et non celle du transporteur. 

En sachant quelles marchandises arrivent et à quelle heure, les responsables d'entrepôt peuvent faire correspondre la demande de charge de travail avec l'offre de main d'œuvre.

Pour y parvenir de manière organisée et efficace, les gestionnaires d'entrepôt peuvent utiliser un logiciel de réservation ou de planification dans lequel le transporteur peut pré-réserver la livraison, et le responsable de l'entrepôt peut examiner et traiter les réservations.

Parce que cette option peut s'avérer peu pratique dans certains cas (par exemple pour les transporteurs de colis comme FedEx et UPS), les responsables peuvent mettre en place des « équipes de réception à la demande » et attribuer des quais spécifiques pour traiter les transporteurs qui ne respecteront pas cette exigence ou les chauffeurs qui ont manqué leur rendez-vous.

Déchargement

En général, l’objectif du processus de déchargement est de décharger la cargaison de manière sûre et efficace. 

Ce processus comprend la vérification des scellés, l'enregistrement des données de température (dans le cas de denrées périssables) et la validation de la référence de réservation. Une fois cette opération terminée, attribuez une baie et démarrez le processus de déchargement.

Pour que le processus de déchargement soit efficace, nous devons nous assurer que les heures de travail sont correctement réparties et que les bon équipement pour le travail est disponible.

Lors du déchargement de marchandises palettisées, gardez à l’esprit non seulement la vitesse mais aussi la sécurité.

Si un chariot élévateur est utilisé dans ce processus, le personnel de réception doit s'assurer que le camion est correctement amarré et que les freins d'urgence sont activés afin que la remorque puisse supporter le poids et que l'intégrité du conteneur ne soit pas compromise. 

Profiter de technologie d'entrepôt peut être bénéfique ici. Par exemple, pour optimiser le contrôle de sécurité et accélérer le processus de déchargement, l'utilisation de transpalettes électriques est recommandée.

Lorsque des marchandises en vrac sont déchargées d’un conteneur, les gestionnaires d’entrepôt doivent éviter que cela se fasse à la main. Cela est non seulement inefficace, mais expose également le personnel à un risque de blessure dû à une flexion et un étirement excessifs. 

Pour le déchargement des marchandises en vrac, les gestionnaires d’entrepôt devraient envisager d’utiliser des convoyeurs. Alors que les convoyeurs réguliers contribueront à réduire les inefficacités et à accroître la sécurité du personnel, les convoyeurs à flèche télescopique réduiront considérablement les risques pour la sécurité et le temps de traitement.

L'utilisation de convoyeurs permettra également au personnel de réception de démarrer le processus de tri au sein du conteneur.

Vérification

La dernière étape du processus de réception consiste à mener un processus de vérification standard qui comprend la vérification de la quantité reçue, de la description des marchandises, du code produit et de l'état de la cargaison, qu'elle soit endommagée ou non.

Dans d'autres cas, il peut être nécessaire d'effectuer une vérification plus avancée qui implique de vérifier le poids, les dimensions, la température, le numéro de lot et le code de série de la cargaison.

IMPORTANT: Une partie essentielle du processus de vérification consiste à enregistrer et à signaler tout écart entre ce qui est attendu et ce qui est reçu.

L’une des tâches les plus longues et les plus laborieuses consiste à compter et à vérifier les marchandises endommagées. Les trois approches courantes pour exécuter ces tâches sont :

• Nombre d'articles individuels
• Nombre de palettes
• Et suite Réception de bonne foi – plus prédominant chez les détaillants

Pour les entreprises tenues de compter un article à la fois, l'utilisation de technologies d'entrepôt telles que scanners de codes-barres ou les RFID intégrées au système de gestion d'entrepôt (WMS) sont essentielles pour accélérer le comptage et réduire les erreurs.

Une autre approche pour accélérer le processus consiste à effectuer des contrôles aléatoires et à conserver une trace de toutes les marchandises manquantes et/ou endommagées ainsi que de leur fournisseur, expéditeur et/ou transporteur. Une fois suffisamment de données collectées, les réceptionnistes se concentreront sur les fournisseurs, expéditeurs et transporteurs rencontrant les problèmes les plus récurrents. Le responsable de l’entrepôt doit également utiliser ces données pour sensibiliser ces entreprises au problème.

Pour les entreprises devant prouver à leurs clients l'état dans lequel la marchandise a été réceptionnée, à l'aide d'appareils photo numériques installés sur les convoyeurs ou systèmes de dimensionnement du fret et intégré au WMS peut augmenter considérablement la vitesse du processus de capture d'images. Les images peuvent être partagées via le portail client et/ou les applications mobiles.

En revanche, pour les entrepôts tenus de vérifier le poids et les dimensions, des balances intégrées à systèmes de dimensionnement de colis/palettes et le système de gestion d'entrepôt sont une excellente option pour capturer toutes ces informations rapidement et sans erreurs.

Pour fonctionner efficacement, les opérations d’entrepôt doivent commencer par un processus de réception organisé. Lors de la réception, ils doivent s'assurer qu'ils accomplissent au moins les tâches standard (préréception, main d'œuvre et réservation, déchargement, vérification) et intègrent certaines des meilleures pratiques et technologies d'entrepôt décrites dans cet article.

N’oubliez pas que le manque d’opérations orientées processus est aujourd’hui l’un des plus gros problèmes affectant l’efficacité et la sécurité des entrepôts.

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• La source: https://articles.cyzerg.com/receiving-process-optimization-warehouse-operations