Que vous dirigiez une entreprise B2B ou B2C, la rationalisation de votre processus de commande au paiement (O2C) peut faire la différence entre le succès et la stagnation. Une étude récente de McKinsey a révélé qu'un phénomène choquant 3 à 5 % de l'EBITDA passe souvent entre les mailles du filet du processus O2C. C'est de l'argent que vous pourriez empocher ! De plus, les méthodes manuelles ne peuvent tout simplement pas suivre le rythme des expériences auxquelles les clients modernes s'attendent désormais.

Le traitement automatisé des commandes est la solution. Il exploite l'IA, l'OCR et les flux de travail automatisés pour traiter les commandes avec précision et efficacité. En automatisant, vous garantissez des mises à jour en temps réel et des transactions sans erreur, répondant ainsi à la demande actuelle d'un service immédiat et fiable.

Ce guide vous aidera à adopter l'automatisation pour renforcer vos résultats et améliorer l'expérience client. Poursuivez votre lecture pendant que nous explorons ce qu'implique le traitement automatisé des commandes, en quoi il diffère des méthodes traditionnelles et fournissons des conseils pratiques pour la mise en œuvre.

Qu’est-ce que le traitement automatisé des commandes ?

Le traitement automatisé des commandes (AOP) transforme la façon dont les commandes des clients sont traitées, en remplaçant les tâches manuelles par un système numérique qui améliore la vitesse et la précision. Ce système intelligent rationalise l'ensemble du processus, depuis la capture des détails de la commande et la vérification de leur exactitude jusqu'à la vérification des stocks et la gestion des expéditions, tout en réduisant le besoin d'intervention humaine.

Les technologies avancées pilotent l’AOP, garantissant l’exécution transparente des tâches. L'OCR numérise les informations des commandes papier ou électroniques, les rendant ainsi exploitables. L'IA et le ML analysent ces données pour reconnaître des modèles, tirer des leçons des actions précédentes et faire des choix intelligents, comme diriger les commandes vers le bon approbateur ou identifier une fraude potentielle.

Les flux de travail automatisés et les intégrations du système unissent différentes plates-formes, permettant aux données de circuler sans effort à chaque étape de traitement des commandes. Cela contraste fortement avec les méthodes manuelles obsolètes telles que les appels téléphoniques, les enregistrements papier et la saisie de données fastidieuses, sujettes aux erreurs et aux retards. Avec AOP, les entreprises peuvent traiter plus de commandes, commettre moins d'erreurs et offrir une meilleure expérience client. 

Comment fonctionne le traitement automatisé des commandes ?

En moyenne, les organisations ont obtenu 6 $ en retour pour chaque dollar investi dans l'automatisation de leurs processus O1C. En règle générale, le processus commence par la passation d'une commande numériquement et se termine par la livraison et le paiement réussis du produit ou du service.

Il existe deux approches de l'automatisation. L’une consiste à adopter un outil complet qui gère l’ensemble du parcours, et l’autre consiste à créer une pile technologique de logiciels spécialisés pour différentes phases. Les deux visent à améliorer la rapidité et la précision du traitement des commandes, transformant ainsi la gestion des commandes.

Explorons maintenant le parcours étape par étape du traitement automatisé des commandes et comment chaque approche améliore les étapes depuis la capture initiale jusqu'à l'expédition finale.

Saisie numérique des commandes :

Le lancement de la commande implique la capture des détails de la commande, qui nécessitent traditionnellement une saisie manuelle des données et présentent des risques d'erreur humaine. Cependant, le logiciel OCR peut extraire les détails des commandes directement à partir des plateformes de commerce électronique et d'autres canaux. Il numérise rapidement les données provenant de différents supports et enregistre les commandes dans le système sans aucune saisie manuelle, réduisant ainsi le risque d’erreurs et accélérant l’ensemble du processus.

Les outils d'automatisation utilisent l'OCR pour numériser et interpréter les informations des e-mails, des PDF ou des formulaires en ligne, en extrayant avec précision les détails nécessaires sans intervention manuelle. Cette capture immédiate des données rationalise davantage la phase d’entrée. De plus, les API et les intégrations vous permettent d'importer des données de commande directement depuis le courrier électronique, Google Drive, Dropbox ou d'autres services de stockage cloud dans votre système de gestion des commandes (OMS).

Validation et approbation de la commande :

Les détails de la commande capturés sont validés en fonction de critères prédéfinis tels que les prix, les remises, la disponibilité des stocks et les limites de crédit client. Les outils basés sur l'IA peuvent comparer rapidement les informations de commande avec votre base de données pour confirmer l'exactitude et vérifier les écarts. Si des écarts surviennent, le système les signale pour examen humain ou les renvoie au client pour confirmation.

Les systèmes automatisés sont souvent accompagnés de flux de travail d'approbation configurables. Vous pouvez configurer des hiérarchies personnalisées et des règles de routage pour transmettre automatiquement les commandes au bon personnel. Grâce au statut en direct, aux notifications automatisées et aux rappels, les approbateurs peuvent rester au courant des tâches en attente, réduisant ainsi le temps nécessaire pour faire passer les commandes à l'étape suivante. Ces flux de travail aident à maintenir le contrôle et la surveillance sans ralentir le processus.

Vérification des stocks et création des bons de commande :

Le système automatisé confirmera si les niveaux de stock sont suffisants pour honorer la commande. Il recoupe les articles demandés avec le stock actuel. Ceci est crucial pour éviter les commandes en souffrance ou les retards qui ont un impact négatif sur la satisfaction des clients. Une fois réussi, le système génère automatiquement un bon de commande ou toute documentation nécessaire pour commencer le processus d'exécution.

Le logiciel de gestion des stocks et le système de traitement automatisé des commandes fonctionnent ensemble pour surveiller et mettre à jour les niveaux de stock. Il empêche la vente d’articles indisponibles et prend en charge une meilleure planification et prévision des stocks. Les alertes en cas de faibles niveaux de stock facilitent un réapprovisionnement proactif. De plus, une intégration étroite entre les plates-formes garantit que la commande avance sans problème et sans problème, vous aidant ainsi à respecter les délais de livraison promis.

Réalisation et expédition :

Une fois qu'un bon de commande est créé, le système AOP interagit avec les services d'exécution pour prélever, emballer et préparer la commande pour l'expédition. Le système sélectionne la meilleure méthode d'expédition en fonction de critères prédéfinis, tels que les délais de livraison et le coût le plus bas. Il génère ensuite des étiquettes d'expédition et des bons d'expédition et met à jour l'inventaire en conséquence.

Les informations de suivi en temps réel sont disponibles à la fois pour l'entreprise et le client, permettant une transparence et un meilleur service client. Le système automatise la mise à jour des statuts d'expédition et envoie des alertes ou des mises à jour directement au canal de communication préféré du client.

Finalisation de la commande et service après-vente :

Après la livraison, le système AOP suit la commande et demande des commentaires. Il gère également les retours et les échanges conformément aux politiques de l'entreprise. Ce processus est essentiel pour maintenir la satisfaction et la fidélité des clients.

Le système clôture efficacement le cycle de commande en traitant les paiements, en émettant des factures et en rapprochant les transactions. Il capture des données qui peuvent être analysées pour améliorer les stratégies de traitement des commandes et de service client. Ces informations permettent aux entreprises d'être plus dynamiques et plus réactives aux changements du marché et aux besoins des clients.

Identifier les points faibles : la place de l'automatisation

Chaque étape du processus de commande à l'encaissement comporte des obstacles potentiels qui peuvent retarder l'exécution et avoir un impact sur la satisfaction du client. L'identification de ces goulots d'étranglement est essentielle pour développer des stratégies d'automatisation ciblées.

Examinons les éventuels goulots d'étranglement et comment l'automatisation pourrait les résoudre :

Mise en place du traitement automatisé des commandes avec Nanonets

Nanonets est une plate-forme qui offre un système de traitement des commandes automatisé efficace sur le plan opérationnel et basé sur l'IA. La configuration est simple et ne nécessite aucun code, ce qui la rend accessible aux entreprises de toutes tailles.

Tout d’abord, comprenons ce que les Nanonets apportent :

Les avantages du traitement des commandes avec Nanonets

Voici comment vous pouvez établir un traitement automatisé des commandes avec Nanonets :

Étape 1 : Intégrez vos systèmes

Que vous collectiez des commandes via Gmail, Google Drive, Typeform ou un site Web basé sur Webflow ou que vous utilisiez des systèmes plus complexes comme SAP ou Oracle, les Nanonets peuvent être intégrés de manière transparente. Vous pouvez configurer l'importation automatique des commandes de votre plateforme de collecte de commandes vers Nanonets via des API, des intégrations Zapier ou une intégration directe.

Étape 2 : Entraînez votre modèle

Téléchargez quelques commandes passées pour entraîner le système. Nanonets utilise les technologies OCR, ML et IA pour comprendre vos formulaires de commande et extraire les données avec précision. Vous pouvez affiner et recycler votre modèle avec de nouvelles données pour améliorer la précision et vous adapter à l'évolution des formats de commande.

Étape 3 : Configurez votre flux de travail

Vous pouvez personnaliser votre flux de travail en fonction des besoins de votre entreprise. Définissez la séquence des tâches et les règles de routage et d’approbations. Configurez des déclencheurs pour des événements spécifiques, par exemple si les données extraites d'un formulaire de commande présentent des écarts ou si le niveau de stock est insuffisant.

Étape 4 : Exportez vos données

Une fois que le système a extrait et validé les données de vos commandes, vous pouvez exporter les données vers votre destination préférée. Nanonets prend en charge plusieurs formats de sortie, notamment JSON, XML, CSV et les appels d'API directs vers d'autres systèmes. Vous pouvez automatiser l'exportation des données vers votre système de gestion des stocks, votre CRM ou tout autre système que vous utilisez.

Étape 5 : Surveiller et optimiser

Grâce aux analyses intégrées, vous pouvez surveiller les performances de votre traitement automatisé des commandes. Suivez les indicateurs clés, identifiez les goulots d'étranglement et prenez des décisions basées sur les données pour optimiser continuellement vos processus. L’examen et la mise à jour réguliers de vos flux de travail vous aideront à maintenir une efficacité opérationnelle et une satisfaction client élevée.

Meilleures pratiques en matière de traitement automatisé des commandes

L'adoption des meilleures pratiques en matière de traitement automatisé des commandes peut orienter votre entreprise vers une efficacité et une satisfaction client remarquables. La mise en œuvre de ces méthodes garantit le déroulement fluide et adaptatif de vos opérations sur le marché en évolution rapide d'aujourd'hui.

1. Mettre en œuvre l'automatisation de bout en bout

Même si l'automatisation partielle peut résoudre des goulots d'étranglement spécifiques, c'est l'automatisation de bout en bout qui transforme véritablement les opérations. De la réception de la commande à son exécution, chaque étape peut bénéficier d'une intervention manuelle réduite, ce qui minimise les erreurs, accélère le cycle commande-encaissement et, en fin de compte, améliore la satisfaction du client.

Liste de contrôle pour l'automatisation de bout en bout :

• Automatisez la réception et la saisie des commandes depuis toutes les sources.
• Utilisez l’extraction et la vérification automatisées des données.
• Configurez le routage automatique pour les approbations et le traitement.
• Intégrez des systèmes automatisés de mise à jour des expéditions et des stocks.
• Utilisez les alertes du système pour gérer les niveaux de stock et éviter les commandes en souffrance de manière proactive.

2. Adoptez l’analyse basée sur l’IA

Tirer parti de l’intelligence artificielle dans l’analyse des données de commande peut révéler des informations précieuses qui conduisent à des décisions commerciales plus intelligentes. Grâce à l'IA, vous pouvez prédire les tendances, comprendre les comportements des clients et optimiser les stocks, ce qui conduit à une meilleure prévision de la demande et à une réduction des ruptures de stock ou des situations de surstock.

Exemple d’analyse basée sur l’IA en action :

• Analysez les données des commandes passées pour prédire les modèles de demande futurs.
• Mettez en œuvre des analyses en temps réel pour ajuster les niveaux de stock de manière dynamique.

3. Donner la priorité à l’automatisation centrée sur le client

L'intégration d'une automatisation axée sur les besoins du client conduit à une expérience d'achat plus personnalisée et plus satisfaisante. Cela comprend la mise en œuvre de systèmes qui fournissent des mises à jour en temps opportun sur l'état des commandes et des recommandations personnalisées basées sur l'historique des achats, renforçant la fidélité des clients et encourageant la fidélité des clients.

Éléments d’action pour une automatisation centrée sur le client :

• Introduisez des chatbots pour le suivi des commandes et les requêtes en temps réel.
• Installez des moteurs de recommandation utilisant l'IA pour personnaliser les suggestions de ventes incitatives et croisées en fonction des profils clients et de l'historique des achats.
• Utilisez des mécanismes de feedback automatisés après la livraison pour recueillir des informations sur les clients et améliorer le service.

4. Sélectionnez le bon outil d'automatisation pour votre entreprise

D'un point de vue contextuel, la première étape de la transition vers le traitement automatisé des commandes consiste à choisir un outil conforme aux exigences de votre entreprise. Il doit être suffisamment polyvalent pour gérer différents formats et systèmes de commande et suffisamment adaptatif pour s'adapter aux changements et aux expansions de l'entreprise.

Par exemple, avec Nanonets, vous choisissez un outil qui offre une intégration transparente avec divers systèmes de gestion des opérations, qu'il s'agisse de Gmail ou d'outils avancés comme SAP ou Oracle. Sa fonction d'apprentissage automatique permet l'apprentissage continu des formats de commande, restant ainsi pertinent par rapport aux besoins changeants de l'entreprise.

5. Entraînez continuellement votre modèle d’apprentissage automatique

Un oubli courant dans l’automatisation du traitement des commandes est la mentalité « définir et oublier ». Les entreprises doivent continuellement alimenter leurs modèles d'apprentissage automatique avec de nouvelles données pour améliorer la précision et l'efficacité, en s'adaptant aux nuances de l'évolution de leurs besoins en matière de traitement des commandes.

Par exemple, en utilisant les capacités d’apprentissage continu des Nanonets, les entreprises peuvent fournir des données de commande anonymisées pour améliorer leurs modèles. L’aspect pratique se traduit par moins d’erreurs de traitement des commandes et une reconnaissance plus nuancée de vos formats de commande spécifiques, ce qui se traduit par une expérience client améliorée.

6. Améliorer la sécurité et la conformité des données

Automatiser le traitement des commandes, c'est également s'assurer que les données sont sécurisées et que le système est conforme aux réglementations en vigueur. Ceci est d’une importance cruciale, car les violations de données ou le non-respect peuvent entraîner des sanctions financières importantes et une perte de confiance des clients.

Lignes directrices pour renforcer la sécurité et la conformité :

• Assurez-vous que les systèmes automatisés sont conformes aux lois sur la protection des données telles que le RGPD, la HIPAA, etc.
• Effectuer des audits périodiques et des évaluations des risques des systèmes automatisés de traitement des commandes.
• Former le personnel aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données dans le contexte des systèmes automatisés.
• Implémentez un chiffrement robuste pour les données au repos et en transit.

7. Rationalisez le traitement des retours

Un processus de retour efficace est aussi nécessaire que l’exécution de la commande initiale. Le traitement automatisé des retours peut améliorer considérablement la satisfaction des clients en simplifiant les efforts du client pour retourner la marchandise et en garantissant un crédit ou des échanges rapides.

Étapes pour automatiser efficacement le traitement des retours :

• Mettez en place des portails en libre-service pour que les clients puissent lancer les retours sans tracas.
• Utilisez des systèmes automatisés pour trier, inspecter et réapprovisionner les articles retournés.
• Déployez un logiciel pour traiter les remboursements ou traiter les échanges rapidement.

8. Tirez parti des systèmes de traitement des commandes basés sur le cloud

Le passage à un système de commande basé sur le cloud offre flexibilité et évolutivité, essentielles à la croissance. Grâce au cloud, les entreprises peuvent facilement gérer les pics de commandes pendant les hautes saisons sans compromettre les performances ou l'expérience client.

Pour en tirer le maximum d’avantages :

• Choisissez une solution cloud avec un solide historique de disponibilité.
• Assurez-vous que la solution peut augmenter les ressources lors des pics de demande.
• Optez pour des fournisseurs qui offrent des mesures de sécurité et de protection des données solides.
• Recherchez des solutions cloud avec analyses intégrées pour une meilleure prise de décision.
• Sélectionnez des systèmes qui permettent une intégration facile avec d’autres outils et plates-formes.

9. Examinez et optimisez régulièrement les flux de travail

L'amélioration continue est essentielle au maintien d'une stratégie d'automatisation efficace. L'analyse et l'affinement réguliers des flux de travail automatisés permettent d'identifier et de résoudre les inefficacités, en gardant le système aligné sur l'évolution du paysage commercial.

Si vous êtes un utilisateur Nanonets, vous pouvez configurer les flux de travail suivants pour tirer le meilleur parti du système :

• Automatisez la saisie des données dans QuickBooks.
• Transformez les soumissions de formulaires Webflow en entrées de commande.
• Créez des déclencheurs d’événements dans Slack ou Microsoft Teams pour des jalons ou des problèmes spécifiques au traitement des commandes.
• Utilisez Zapier pour connecter les Nanonets à d'autres applications pour une automatisation étendue des flux de travail.
• Intégrez les CRM pour garantir que toutes les informations client sont synchronisées et à jour.

Maintenir un système de traitement des commandes efficace et automatisé ne consiste pas seulement à adopter de nouvelles technologies ; cela implique également de rationaliser les processus existants et de garantir que le personnel est bien formé pour gérer les nouvelles demandes.

En adhérant à ces étapes, les entreprises peuvent profiter des innombrables avantages de l'automatisation et se positionner pour réussir sur le marché en évolution rapide d'aujourd'hui.

Réflexions finales

L’avenir du traitement des commandes est indéniablement lié à la mise en œuvre stratégique de l’automatisation. Les entreprises qui adoptent ces avancées technologiques sont en mesure d’atteindre une plus grande efficacité, précision et satisfaction client.

À mesure que le paysage numérique évolue, rester à la pointe de l’automatisation deviendra non seulement un atout mais aussi une nécessité pour les entreprises souhaitant rester compétitives et répondre aux attentes des consommateurs en matière de service rapide et transparent.

Le point clé à retenir pour toute entreprise est clair : investissez dans l’automatisation, mais faites-le de manière réfléchie et faites-la évoluer continuellement pour répondre aux demandes changeantes du marché et de vos clients. Avec une approche centrée sur le client et une volonté d’adaptation, votre entreprise peut transformer le traitement des commandes en un puissant atout de croissance.

• Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
• PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
• PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
• PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
• PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/