Gartner définit gestion des dépenses comme un ensemble de pratiques qui garantissent que les organisations prennent des décisions d'approvisionnement et d'approvisionnement dans l'intérêt à la fois du résultat net et de l'efficacité de l'entreprise.

Traditionnellement, la gestion des dépenses impliquait des processus manuels et sujets aux erreurs, ce qui compliquait l'acquisition d'une compréhension complète des dépenses de l'entreprise. Cependant, avec l'avènement de la numérisation, les entreprises ont désormais accès à un logiciel de gestion des dépenses qui révolutionne la façon dont les dépenses sont gérées.

En mettant en œuvre un logiciel de gestion des dépenses, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de dépenses et maximiser la valeur obtenue de leurs dépenses. Ceci est réalisé en intégrant toutes les activités liées à l'approvisionnement, aux contrats, aux achats, à la gestion des fournisseurs, au traitement des factures et aux paiements.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?

Les solutions logicielles de gestion des dépenses sont des outils puissants qui fournissent aux entreprises une plate-forme centralisée, généralement basée sur le cloud, pour intégrer et rationaliser divers aspects de leurs processus de dépenses. Ces solutions automatisent l'approvisionnement, les contrats, les achats, la gestion des fournisseurs, le traitement des factures et les paiements. En tirant parti d'un logiciel de gestion des dépenses, les organisations peuvent numériser et consolider ces processus, ce qui leur permet de collecter et d'analyser des données sur leurs habitudes de dépenses et d'obtenir des informations précieuses sur l'ensemble de l'organisation.

Le meilleur logiciel de gestion des dépenses

Il existe plusieurs solutions de gestion des dépenses disponibles sur le marché aujourd'hui, pour répondre à toutes les tailles et à toutes les échelles d'entreprises. Voyons quelques-unes des meilleures solutions de gestion des dépenses disponibles aujourd'hui. Il existe plusieurs solutions de gestion des dépenses disponibles sur le marché aujourd'hui, pour répondre aux besoins de toutes les tailles et échelles d'entreprises.  

Voyons quelques-unes des meilleures solutions de gestion des dépenses disponibles sur le marché aujourd'hui.

nanonets

Nanonets se distingue comme le meilleur logiciel de gestion des dépenses grâce à sa puissante plateforme d'extraction de données basée sur l'IA et à une gamme de fonctionnalités avancées conçues pour optimiser les workflows de contrôle des dépenses. Nanonets intègre une technologie OCR avancée et des algorithmes d'apprentissage en profondeur pour reconnaître et extraire des données de divers types de documents et les intégrer à n'importe quel logiciel d'entreprise. La plate-forme est hautement personnalisable, permettant aux utilisateurs d'ajuster les règles d'extraction et de former leurs propres modèles. Grâce à la plate-forme d'automatisation alimentée par l'IA de Nanonets, les entreprises peuvent optimiser les processus de gestion des dépenses, réduire le travail manuel, augmenter l'efficacité et améliorer la conformité. En automatisant des tâches critiques telles que l'extraction de données, la validation, le rapprochement et la surveillance de la conformité, Nanonets permet aux entreprises de se concentrer sur la prise de décision stratégique et d'améliorer leurs performances financières globales.

Caractéristiques :

• Prise en charge multilingue
• Intégration API pour une intégration transparente avec d'autres outils et systèmes.
• Évolutif et capable de gérer de gros volumes de documents et de données, répondant ainsi aux entreprises de toutes tailles.
• Les algorithmes d'IA garantissent l'exactitude des données et la préparation à l'examen
• Workflows d'approbation,
• Alertes en double et outils de détection de fraude
• Intégration transparente des informations sur les transactions provenant de diverses sources dans l'ERP, facilitant des paiements précis et ponctuels.
• Reconnaissance et classification automatisées des dépenses, réduisant la saisie manuelle des données et les efforts de codage GL.
• Processus d'approbation des dépenses rationalisés, automatisant les limites de dépenses et les mécanismes d'approbation
• Passez à l'analyse des données pour identifier les opportunités d'économies et recommander des mesures de réduction des coûts.
• Intégration avec NetSuite, Quickbooks Online, Xero et Sage Intacct,
• Intégration avec Slack, permettant aux employés de recevoir des alertes, de gérer les demandes et d'obtenir des approbations directement dans l'interface Slack.

Avantages des nanonets :

• IA sans prise de vue capable de capturer des données à partir de documents dès le premier jour.
• Politique tarifaire transparente.
• Plusieurs options d'assistance directe, y compris le chat, le portail d'assistance et le courrier électronique.
• Offre d'essai généreuse permettant aux utilisateurs de tester la plate-forme.
• Gestionnaire de compte dédié disponible pour le plan supérieur.
• Offre des services d'annotation pour faciliter l'étiquetage des données.
• Comprend des modèles prédéfinis pour une mise en œuvre plus facile.

Inconvénients des nanonets :

• Choix limité de niveaux pour les plans.
• Aucune offre de carte virtuelle n'est encore disponible.

Sources:

RAMP

RAMP propose une suite complète de solutions de gestion des dépenses, englobant les cartes d'entreprise, la gestion des dépenses, les paiements de factures et les intégrations comptables. La société vante une réduction moyenne des dépenses d'environ 3.5 % et se targue de clôturer des livres huit fois plus rapidement que les méthodes traditionnelles. Leur plate-forme permet de faciliter des milliards de dollars d'achats annuels, s'adressant à un large éventail d'entreprises à travers les États-Unis, des startups de logiciels aux opérations agricoles complexes. L'engagement de RAMP envers l'innovation a été reconnu avec la distinction d'être nommée l'entreprise la plus innovante de Fast Company en 2023 en Amérique du Nord.

Fonctionnalités:

• Ramp Bill Pay pour la saisie automatisée des factures et les demandes d'approbation des mises à jour GL et de la synchronisation ERP
• Plateforme cloud
• Cartes d'entreprise virtuelles pour les employés
• Visibilité en temps réel sur les dépenses des employés, alertant les utilisateurs de toute activité suspecte.
• Remise en argent sur les achats, récompenses des partenaires et transactions étrangères sans frais
• Intégration avec NetSuite, Quickbooks Online, Xero et Sage Intacct,
• Intégration avec Slack, permettant aux employés de recevoir des alertes, de gérer les demandes et d'obtenir des approbations directement dans l'interface Slack.

Avantages de la rampe :

• Codage, approbations et révisions automatisés des transactions
• Codage simplifié des transactions avec catégories de suivi combinées
• Règles et workflows d'approbation pour appliquer les politiques de l'entreprise
• Création facile des notes de frais des employés pour le remboursement
• Intégration avec Sage Intacct et d'autres systèmes comptables
• Remise en argent illimitée de 1.5 % sur les transactions
• Possibilité de créer des cartes virtuelles illimitées
• Pré-approbation des dépenses pour une gestion proactive
• Application mobile et site Web mobile pour un accès pratique
• Gratuit à utiliser

Inconvénients de la rampe :

• Pas de chat en direct
• Obligation d'utiliser la carte Ramp VISA, impossible d'utiliser ses propres cartes VISA ou AMEX

La source:

Base aérienne

Airbase s'adresse aux entreprises de 100 à 5,000 XNUMX employés. Il offre une gamme de fonctionnalités qui combinent l'automatisation des comptes fournisseurs, la gestion des dépenses et les cartes d'entreprise, Airbase fournit une solution complète pour les entreprises. La plate-forme s'adapte aux processus commerciaux complexes tels que les multi-filiales et les bons de commande, apportant de l'efficacité même aux besoins comptables les plus complexes.

Caractéristiques :

• Flux de travail flexibles d'admission et d'approbation,
• Intégration transparente avec d'autres systèmes d'entreprise et avec les grands livres généraux,
• Création de règles qui reflètent les politiques spécifiques de l'entreprise
• Enregistrement de chaque dollar dépensé
• Récupération facile de la documentation à des fins d'audit ou de réservation.
• S'intègre aux systèmes HRIS, facilitant des processus d'autorisation sécurisés et rationalisés pour les dépenses des employés. je
• L'authentification à deux facteurs pour les changements de compte bancaire via le portail des fournisseurs renforce encore la protection contre les escroqueries.
• Algorithme dynamique pour intégrer les fournisseurs approuvés, assurant un traitement transparent des transactions futures.

Avantages de la base aérienne :

• Intégration transparente avec AMEX pour surveiller et contrôler l'utilisation des cartes d'entreprise
• Module de remboursement exceptionnel pour une gestion efficace des dépenses des employés, y compris le kilométrage
• Support client de premier ordre pour une assistance rapide avec les demandes liées aux modules

Inconvénients de la base aérienne :

• Interface utilisateur non intuitive nécessitant des clics supplémentaires pour la navigation
• Absence de fonctionnalité de paiement récurrent, nécessitant une soumission manuelle des dépenses chaque mois
• Options de rapport de cumul limitées pour le regroupement des dépenses, par exemple par voyage ou par catégorie.

La source:

Divvy

Divvy est une solution complète de gestion des dépenses et des dépenses conçue spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises. En associant une plateforme logicielle conviviale à une carte dédiée, Divvy permet aux entreprises de rationaliser leurs processus financiers, de gagner du temps et de réduire leurs coûts. La solution intégrée automatise les rapports de dépenses, les budgets et le traitement des remboursements, éliminant ainsi le besoin de rapprochement manuel des relevés de carte de crédit. Grâce à des informations en temps réel sur les dépenses des employés, Divvy permet aux entreprises de mieux gérer leurs budgets et de s'éloigner de l'approche «dépenser maintenant, demander pardon plus tard». La plate-forme offre également une protection renforcée contre la fraude grâce à l'utilisation de cartes virtuelles et la possibilité de créer des cartes distinctes pour différents abonnements, avec des limites individuelles et la possibilité de geler les cartes instantanément. Avec le téléchargement de reçus mobiles et les notifications push pour les approbations, Divvy simplifie le suivi des dépenses personnelles et des demandes de remboursement, permettant des paiements rapides et sans tracas aux employés.

Caractéristiques :

• Fonctionnalités de rapprochement bancaire et de gestion de trésorerie
• Le grand livre assure un suivi financier complet
• Gestion des flux de travail, permettant des processus d'approbation efficaces et un contrôle des dépenses. J
• Gestion des taxes, suivi des activités et contrôle des versions.
• Gestion des encaissements,
• contrôle des dépenses
• gestion du personnel
• la gestion des clients.
• Détection de fraude et alertes de paiement en double.

Avantages de Divvy :

• Processus d'achat efficace : Divvy excelle dans la facilitation d'achats transparents et rapides, en veillant à ce que les fonds parviennent rapidement à ceux qui en ont besoin.
• Budgétisation facile : la plate-forme simplifie la gestion du budget en limitant les titulaires de cartes à dépenser uniquement dans les limites de leurs budgets désignés ou sur leurs cartes attribuées.
• Support client réactif : L'équipe de support client de Divvy est généralement rapide à répondre, fournissant une assistance rapide et répondant aux requêtes des utilisateurs.

Inconvénients de Divvy :

• Manque de communication : dans certains cas, Divvy a été critiqué pour une communication inadéquate, comme lors de problèmes techniques, qui peuvent laisser les utilisateurs sans mises à jour et assistance en temps opportun.
• Contrôles comptables limités : Divvy n'a pas de piste d'audit, qui est une fonctionnalité standard des logiciels de comptabilité, ce qui limite potentiellement la transparence et la responsabilité.
• Rôles d'utilisateur limités : la plate-forme n'offre que trois rôles d'utilisateur prédéfinis (administrateur, propriétaire et membre) sans options de personnalisation, ce qui limite la flexibilité dans l'attribution des autorisations d'accès et de contrôle.

Sources:

SAP Ariba

Ariba a rejoint SAP en 2012. Aujourd'hui, le portefeuille de solutions de gestion des dépenses SAP Ariba permet aux entreprises d'optimiser leurs dépenses et d'accélérer leurs processus. Les solutions permettent des connexions directes et intelligentes entre les partenaires commerciaux via SAP Business Network, révolutionnant la communication et la collaboration.

Caractéristiques :

• Les solutions SAP Ariba s'intègrent de manière transparente aux autres solutions d'approvisionnement SAP
• Automatisez les cycles de vie des achats
• Gestion des fournisseurs
• Rationalisez la gestion du catalogue
• Sourcing stratégique de produits
• La gestion des contrats,
• Capacités d'analyse des dépenses
• Traitement automatisé des reçus et solutions de paiement u

Avantages de SAP Ariba :

• Processus d'approvisionnement automatisés, rationalisant le flux de travail d'achat.
• Approbations appropriées du flux de travail, garantissant des pratiques d'approvisionnement efficaces et conformes.
• Excellente expérience utilisateur, en particulier pour les utilisateurs occasionnels.
• Activités d'approvisionnement décentralisées grâce à l'achat guidé.
• Intégration transparente avec S/4 via le middleware.
• Réduction des coûts des comptes fournisseurs avec SAP Business Network et une expérience utilisateur conviviale.
• Standardisation des processus pour des pratiques d'approvisionnement cohérentes et efficaces.
• Meilleure visibilité sur les activités d'approvisionnement.

Inconvénients de SAP Ariba :

• Options de rapport limitées dans les processus en aval, impactant potentiellement l'analyse des données et la prise de décision.
• Stabilité insuffisante du système et intégration avec le composant d'approvisionnement stratégique.
• Problèmes d'utilisabilité avec l'interface utilisateur de facturation.
• Absence de fonction de contrôle budgétaire dans les factures NON-PO, impactant potentiellement le contrôle financier et l'exactitude.

Sources:

Bureau des dépenses

Spendesk est une plateforme complète de gestion des dépenses qui offre aux entreprises une visibilité complète sur les dépenses de l'entreprise. Avec sa solution 7 en 1 englobant les cartes d'entreprise, les paiements de factures, les remboursements de dépenses, les budgets, les workflows d'approbation, le reporting, la conformité et la pré-comptabilité, Spendesk simplifie et centralise l'ensemble du processus de dépenses. Reconnu par des milliers d'entreprises, des startups aux marques établies, Spendesk est conçu pour économiser du temps et de l'argent tout au long du processus de dépenses. Avec une visibilité à 100 %, une automatisation intégrée et un processus d'approbation facile à adopter, Spendesk permet à chaque employé d'être responsable de la santé financière de l'entreprise. Il s'agit d'une solution de gestion des dépenses professionnelles adaptée aux entreprises et aux PME, offrant une gamme de fonctionnalités qui rationalisent les processus de gestion des dépenses. Déployé en tant que solution basée sur le cloud, Spendesk offre flexibilité et accessibilité, prenant en charge les appareils mobiles, les plates-formes de bureau (Windows et Mac) et les applications Web. Avec des options de personnalisation pour s'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise, Spendesk garantit une expérience sur mesure. Il fournit également des applications mobiles pour Android et iOS, permettant aux utilisateurs de gérer leurs dépenses en déplacement.

Caractéristiques :

• Capacités de gestion des flux de travail fr
• Prise en charge de plusieurs devises
• Gestion automatique des factures,
• Maîtrise des dépenses pour optimiser la gestion financière.
• Fonctionnalité de facturation récurrente
• Transactions par carte de débit
• Capacités de paiement en ligne

Avantages de Spendesk :

• Système efficace de gestion des dépenses, consolidant toutes les données de dépenses de l'entreprise en un seul endroit.
• Les paiements et les approbations automatisés font gagner un temps considérable aux entreprises.
• Plateforme de gestion des dépenses facile à utiliser.
• Offre un large éventail de fonctionnalités au sein d'une seule plate-forme.

Inconvénients de Spendesk :

• Visibilité limitée sur les dépenses de catégories spécifiques, ce qui peut compliquer le suivi et l'analyse.
• Coût relativement plus élevé par rapport aux autres outils de gestion des dépenses.
• Options d'intégration limitées avec les systèmes comptables.
• La configuration et la surveillance des processus au sein de la plate-forme peuvent prendre du temps et être difficiles, malgré son interface conviviale.

Sources:

Brex

Brex est une société de services financiers et de technologie basée à San Francisco qui propose des cartes de crédit professionnelles et des comptes de gestion de trésorerie aux entreprises technologiques. Avec Brex, les entreprises peuvent gérer les dépenses mondiales, clôturer les livres en temps réel et bénéficier de politiques intégrées, de rapports de dépenses automatisés et d'informations basées sur l'IA. Les cartes Brex, connues sous le nom de cartes de paiement professionnelles, nécessitent un solde de compte bancaire minimum de 50,000 100,000 $ (ou XNUMX XNUMX $ à l'ouverture) pour les clients investis professionnellement. Les titulaires de carte en défaut de paiement ne nuiront pas à leur crédit ou à leurs actifs personnels. Brex fournit également Brex Empower, une plate-forme logicielle financière pour aider les individus à respecter les politiques de dépenses de leurs employeurs. De plus, Brex propose des services tels que l'émission de cartes dans plusieurs devises, le contrôle des dépenses et des remboursements multidevises, l'automatisation des rapports de dépenses, la gestion des voyages mondiaux avec accès à l'inventaire à des tarifs compétitifs et l'automatisation du processus des comptes fournisseurs, de la facture au rapprochement.

Caractéristiques :

• Politiques personnalisables basées sur des cas d'utilisation spécifiques, des départements ou des entités non américaines.
• Bloquer ou exiger l'approbation des dépenses
• Suivi des dépenses simplifié
• La catégorisation intelligente et la gestion des reçus numériques rationalisent le suivi
• Intégration avec le remboursement des employés et facilite la facturation des clients
• Paiements électroniques
• capture de reçu mobile
• Tâches administratives automatisées.

Avantages du Brex :

• Les partenariats avec des entreprises comme TravelBank et Lyft offrent des récompenses supplémentaires qui correspondent à des besoins et à une culture spécifiques.
• Excellente équipe de service client amicale, efficace et réactive pour résoudre les questions.
• Interface conviviale et suivi pratique des dépenses par SMS et téléchargements Web.
• Simplifie le processus de suivi des dépenses et offre une expérience transparente.

Inconvénients du Brex :

• Certains utilisateurs trouvent déroutant de transférer des fonds entre la carte de crédit et la banque.
• Bénéficierait d'une plus grande assistance pour identifier les domaines de dépenses excessives et suivre les dépenses autour de comptes spécifiques.
• Le calcul de la disponibilité des limites de crédit peut manquer de transparence et de prévisibilité pour certains utilisateurs.

Sources:

Paiements Mesh :

Mesh Payments est une plateforme de gestion des dépenses tout-en-un qui offre un contrôle et une visibilité complets sur chaque transaction. Avec Mesh, les tâches manuelles sont automatisées et l'ensemble du flux de travail des paiements est rationalisé, ce qui se traduit par une meilleure gestion et une optimisation des paiements de l'entreprise. Cette plateforme permet de gagner un temps précieux en réduisant les heures consacrées aux clôtures mensuelles des livres. Mesh propose des solutions complètes pour divers besoins de dépenses, notamment les voyages, les fournitures de bureau, les paiements des fournisseurs et les dépenses diverses. En éliminant le besoin de rapports de dépenses traditionnels, Mesh permet aux utilisateurs d'attribuer des cartes virtuelles et physiques avec des budgets pré-approuvés, de verrouiller des cartes à des fournisseurs spécifiques et d'annuler facilement des cartes en cas de besoin. La plate-forme automatise également la catégorisation des dépenses, la collecte et la correspondance des reçus, les flux de travail et les approbations de paiement et le suivi complet des achats. Des informations intelligentes sur le flux de travail des paiements permettent d'optimiser les dépenses de logiciel en tant que service (SaaS) et d'identifier et d'éliminer les abonnements inutilisés. Mesh simplifie davantage les processus en permettant la synchronisation des transactions avec les systèmes ERP en un seul clic, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et permettant à l'équipe d'économiser du temps et des efforts.

Caractéristiques :

• Les utilisateurs ont accès à un nombre illimité de cartes de débit Visa physiques et virtuelles, permettant des dépenses faciles et flexibles. La plate-forme fournit également des automatisations pour la gestion des reçus et des dépenses, rationalisant les tâches administratives.
• Intégration avec les logiciels de comptabilité et les ERP, assurant une synchronisation fluide des données et réduisant la saisie manuelle.
• Des informations personnalisées sur les économies d'argent, qui fournissent des informations précieuses pour optimiser les dépenses et identifier les opportunités de réduction des coûts.
• Flux de travail de paiements automatisés, qui simplifient le processus d'approbation, de suivi et de gestion des paiements d'entreprise.
• Des alertes en temps réel par e-mail, SMS ou Slack tiennent les utilisateurs informés des activités de paiement, permettant une prise de décision rapide.
• Remise en argent de 1 % sur les achats par carte et offres de bienvenue d'une valeur de 500 $. Les cartes virtuelles sont disponibles instantanément, offrant des options de paiement pratiques.

Avantages des paiements maillés :

• Bon service client : Les utilisateurs apprécient la capacité à gérer et à budgétiser efficacement les dépenses, quel que soit leur niveau d'expertise.
• Intégrations transparentes avec les logiciels de comptabilité : Mesh offre des intégrations étonnantes avec les logiciels de comptabilité populaires, simplifiant la convivialité de la plateforme et permettant une synchronisation simplifiée des transactions.

Inconvénients des paiements maillés :

• Facilité d'utilisation limitée pour les entités non américaines : Mesh est uniquement disponible pour une utilisation avec des entités américaines, ce qui limite l'accès aux entreprises opérant en dehors des États-Unis.
• Il est également limité aux entreprises dépensant au moins 50,000 XNUMX $ par mois sur une carte et ne propose que des cartes de débit, sans option de crédit.
• Absence d'options de solde multidevises : les utilisateurs notent l'absence de possibilité de maintenir des soldes dans différentes devises, ce qui peut être une limitation pour les entreprises ayant des opérations internationales.

Sources

Centre®

Center® est une solution complète de gestion des cartes de crédit et des dépenses d'entreprise qui facilite le suivi des dépenses en offrant une visibilité en temps réel et des contrôles de dépenses personnalisables. En mettant l'accent sur la configurabilité, l'extensibilité et l'intelligence, Center vise à transformer la gestion des dépenses et à autonomiser les entreprises grâce à une visibilité en temps réel sur les dépenses des employés. Center Expense, l'offre de base, combine une carte d'entreprise avec un logiciel intégré fourni via une expérience d'application conviviale. Il offre non seulement une visibilité en temps réel sur les dépenses des employés, mais automatise également les tâches manuelles, permettant aux équipes financières de devenir plus agiles, efficaces et habilitées à poursuivre leur croissance et leur succès.

Caractéristiques :

• Le logiciel de dépenses intégré de Center, Center Expense, fonctionne avec la carte de crédit d'entreprise CenterCard, optimisée par MasterCard. Cette intégration permet de capturer automatiquement les dépenses au fur et à mesure qu'elles surviennent, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.
• Les entreprises peuvent configurer des règles et des flux de travail pour rationaliser l'examen des dépenses et automatiser le processus d'audit.
• Les utilisateurs peuvent rassembler toutes les données nécessaires dans un seul système, éliminant ainsi le besoin d'outils multiples ou de consolidation manuelle des données.

Avantages de Center® :

• Intégration transparente de la carte d'entreprise à la plate-forme pour une numérisation facile des reçus et des rapports de dépenses.
• Limites de dépenses personnalisables, approbations à plusieurs niveaux et tableaux de bord de dépenses en temps réel.
• Le centre de dépenses offre un accès facile pour examiner, approuver et auditer les dépenses.
• Outil de gestion des voyages avec réservations de voyage intégrées, indicateurs de politique, notifications et remboursements.
• Intégration avec les plates-formes comptables et ERP populaires telles que NetSuite et QuickBooks.
• Disponibilité de l'assistance téléphonique, de l'aide à l'intégration et de la formation des employés.
• Des fonctionnalités supplémentaires telles que des politiques de dépenses personnalisées, des contrôles de conformité automatiques, la facturation et une application mobile robuste.
• Reconnu et utilisé par des sociétés bien établies telles que FleetGenius, Talend et Mammoth Holdings.

Inconvénients de Center® :

• Limité aux entreprises nord-américaines.
• Aucune mention de prise en charge multidevise sur le site Web.

Sources:

Procurer

Procurify, fondée en septembre 2012 en Colombie-Britannique, au Canada, est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud conçu pour rationaliser la gestion des dépenses des entreprises. Il offre une plate-forme consolidée où différentes équipes peuvent collaborer et gérer efficacement leurs propres processus d'approvisionnement. De la demande au paiement, Procurify intègre toutes les étapes de l'approvisionnement dans une seule solution basée sur le cloud. Avec pour mission de révolutionner la gestion des dépenses, Procurify offre une visibilité et un contrôle inégalés sur les dépenses, permettant aux entreprises de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent. Reconnu comme le meilleur leader des achats par G2, Procurify a gagné la confiance de nombreux clients dans le monde entier et gère plus de 30 milliards de dollars de dépenses organisationnelles. Le logiciel s'intègre de manière transparente aux principaux systèmes comptables ERP tels que NetSuite et QuickBooks Online, garantissant un processus d'approvisionnement transparent et efficace. L'approche globale de Procurify en matière de gestion des dépenses en fait un partenaire de confiance pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations financières et à maximiser les économies de coûts.

Caractéristiques :

• Capacité de gestion des actifs, permettant aux entreprises de suivre et de gérer efficacement leurs actifs tout au long de leur cycle de vie.
• Les fonctionnalités de gestion des dépenses permettent un suivi et un contrôle efficaces des dépenses, garantissant ainsi la transparence financière.
• Fonctionnalités complètes de gestion des fournisseurs et des bons de commande
• Les outils de gestion des fournisseurs facilitent une gestion efficace de la relation fournisseur,
• La gestion des bons de commande garantit un traitement précis et rapide des commandes.
• Les fonctionnalités de gestion budgétaire aident les entreprises à maîtriser leurs dépenses, leur permettant de définir et de surveiller les budgets pour éviter les dépenses excessives.
• Les capacités de gestion des contrats permettent une gestion efficace des contrats, réduisant les risques et assurant la conformité.
• Fonctionnalité de gestion des enchères, permettant aux entreprises d'optimiser le processus d'approvisionnement en obtenant la meilleure valeur pour leurs achats.
• Les fonctionnalités de traitement des factures automatisent la gestion des factures, améliorent la précision et réduisent les efforts manuels.
• Grâce à la prise en charge mobile des plates-formes Android et iOS, les utilisateurs peuvent facilement accéder à Procurify sur leurs appareils mobiles, ce qui permet une gestion des achats en déplacement.

Avantages de Procurify :

• Fonctionnalité de catalogue de produits.
• Routages d'approbation pour des processus d'achat efficaces.
• Option PO Punch-out disponible pour certains fournisseurs.
• Organise et rationalise le flux des achats.
• Assure une facturation précise et des paiements en temps opportun aux fournisseurs.
• Flux de travail fluide et facilité d'approbation des éléments.
• La fonction de délégation permet de configurer des approbateurs temporaires.
• Envoi par e-mail pratique des bons de commande directement depuis Procurify.

Inconvénients de Procurify :

• Incapacité d'avoir des budgets simultanés ouverts pour différentes années.
• La capacité d'inventaire peut être limitée ou inexistante.
• Incapacité de basculer les articles d'une demande vers un article du catalogue avant de générer un bon de commande.
• Mauvaise automatisation de l'importation des factures dans QuickBooks bureau, nécessitant une intervention manuelle.

Sources:

Coupa

Coupa est une suite cloud native d'applications de gestion des dépenses d'entreprise qui permet aux organisations d'améliorer la visibilité et le contrôle de leurs dépenses et de leurs chaînes d'approvisionnement. Il s'adresse aux moyennes et grandes entreprises de divers secteurs, en leur fournissant les outils nécessaires pour optimiser les chaînes d'approvisionnement, améliorer l'efficacité, réaliser des économies et atténuer les risques. Basé à San Mateo, en Californie, Coupa Software est l'un des principaux fournisseurs de technologie de gestion des dépenses d'entreprise (BSM), avec une présence mondiale. Leur solution basée sur le cloud couvre les achats, les paiements et la gestion de la chaîne d'approvisionnement, permettant aux entreprises de gérer efficacement les transactions. Coupa exploite les données clients anonymisées pour fournir des informations et des recommandations précieuses pour améliorer les transactions commerciales. Coupa sert un large éventail de clients, y compris les grandes entreprises, les entreprises de taille moyenne, les organisations à but non lucratif, les administrations publiques et les petites entreprises. Sa polyvalence et sa compatibilité avec diverses applications en font un outil précieux pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs processus de gestion des dépenses.

Caractéristiques :

• Gestion centralisée des demandes et des approbations.
• Expérience d'achat guidée intuitive et conviviale
• Solutions de comptes fournisseurs automatisées et évolutives pour les factures et les dépenses.
• Gestion des fournisseurs
• Plateforme de paiement mondiale pour maximiser les remises et le fonds de roulement tout en automatisant les processus de rapprochement.
• L'intégration avec les systèmes ERP, tels que NetSuite, SAP Business One et Oracle Cloud Financials, est transparente avec Coupa.

Avantages de Coupa :

• Pas de frais d'installation
• Outil utile pour suivre les dépenses et assurer une facturation correcte des centres de coûts
• Excellente rapidité et facilité d'utilisation
• Fonction de recherche intégrée et capacité de perforation
• Support mobile et excellent support client
• Placement pratique des demandes de poste et suivi du flux d'approbation

Inconvénients de Coupa :

• Problèmes avec la fonctionnalité de la page, le changement de mot de passe et les messages d'erreur
• Difficulté à s'intégrer à Oracle
• Mauvaise fonctionnalité de la barre de recherche
• Coût élevé, potentiellement inaccessible pour les petites entreprises ou les petites entreprises

Sources:

Soldo

Soldo propose une gamme de solutions pour aider les entreprises à améliorer la gestion de leurs dépenses. Soldo fournit des cartes de paiement professionnelles, des notes de frais modernisées, des outils de comptabilité et des méthodes efficaces de capture des reçus. Leurs plans répondent aux divers besoins des utilisateurs, des utilisateurs individuels aux solutions d'entreprise personnalisées. Les Mastercards® prépayées de Soldo servent d'alternative aux cartes de crédit d'entreprise traditionnelles, offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses de l'entreprise et permettant aux employés de travailler plus efficacement. Les cartes prépayées ont des limites prédéterminées, évitant les dépenses excessives et les dépenses imprévues. Connectées à un compte Soldo, ces cartes permettent aux entreprises de surveiller les dépenses de l'entreprise dans un emplacement centralisé. L'application mobile facilite les recharges et les gestionnaires peuvent rapidement approuver ou refuser les demandes de n'importe où, assurant une surveillance financière simplifiée.

Caractéristiques :

• Système basé sur le cloud
• Contrôle du processus d'approbation
• Gestion du flux de travail
• Gestion des factures
• Prise en charge multi-devises,
• Contrôle des dépenses
• Des outils robustes pour gérer les processus d'approbation, les factures et les reçus.
• La compatibilité avec les plates-formes de bureau et mobiles, notamment Windows, Mac, Android et iOS, garantit flexibilité et accessibilité.
• Options d'intégration et de personnalisation de l'API pour s'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise.
• Fonctionnalité de prise en charge multilingue

Avantages de Soldo :

• Intégration de la banque et de la gestion des dépenses dans une seule plateforme
• Gestion facile des cartes, des utilisateurs et des transactions via une console Web conviviale
• Couverture complète de divers types de dépenses, y compris les dépenses de carte et les abonnements en ligne
• Fonctionnalités de reporting hautement personnalisables pour des informations financières personnalisées
• Flexibilité pour obtenir autant de cartes que nécessaire pour l'entreprise
• Accessible via les versions de bureau et mobiles pour plus de commodité
• Sécurité renforcée avec les paiements par carte virtuelle pour des achats en ligne sécurisés.

Inconvénients de Soldo :

• Encourt des frais de transaction à l'étranger et des frais de retrait aux guichets automatiques, ce qui peut avoir un impact sur l'utilisation internationale
• Non protégé par le Financial Services Compensation Scheme (FCSC), ce qui présente potentiellement un risque en cas de problèmes financiers
• Nécessite toujours un compte bancaire professionnel standard en conjonction avec Soldo
• Possibilité d'amélioration des fonctionnalités de conversion de devises
• Il manque actuellement une fonctionnalité de planificateur de voyage d'équipe, bien qu'elle puisse être introduite à l'avenir.

Sources:

Corpay Un

Corpay One est une application disponible sur le web et les smartphones qui vise à simplifier et automatiser les processus financiers des entreprises. Ses capacités avancées de numérisation et de flux de travail permettent aux entreprises de gérer le paiement des factures, les approbations, la conformité et la comptabilité plus efficacement que jamais. Conçu pour les petites et moyennes entreprises, les comptables, les consultants et les comptables, Corpay One offre une expérience conviviale sur divers appareils. Après avoir créé un compte, les utilisateurs peuvent facilement connecter une source de paiement et commencer à soumettre des documents via smartphone, Web ou e-mail. Le système intelligent de l'application analyse les informations clés sur ces documents et procède au paiement des factures à venir aux dates d'échéance indiquées en utilisant la source de paiement désignée. Corpay One offre une gamme de fonctionnalités utiles, notamment la gestion collaborative des documents avec des collègues, des flux de travail personnalisables pour les processus d'approbation, la réception directe des factures des fournisseurs, la numérisation et l'enregistrement automatisés des reçus et une intégration transparente avec les systèmes comptables pour la synchronisation des données. En offrant une solution simple, sûre et sans souci, Corpay One permet aux entreprises d'automatiser leurs processus financiers et de se concentrer sur d'autres aspects essentiels de leur activité.

Caractéristiques :

• Flux de travail personnalisables,
• Pas de frais supplémentaires par siège
• Intégration guidée et assistance en ligne en direct.
• Numérisation mains libres de documents,
• Application mobile pour une gestion en déplacement
• Synchronisation en temps réel avec des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks Online, Xero et Sage Intacct.
• Navigateurs pris en charge

Avantages de Corpay One :

• Logiciel gratuit avec frais de traitement des paiements
• Corpay Mastercard pour les paiements automatisés, l'extension des flux de trésorerie, les remises et la construction de crédit
• Flux de travail de comptabilité et d'approbation personnalisés pour des paiements et une gestion des fournisseurs transparents
• Limites de dépenses pour le contrôle budgétaire
• Intégration avec des applications tierces populaires
• Fonctionnalités supplémentaires telles que les listes de suivi, les remboursements, la collaboration d'équipe, les approbations automatisées et les pistes d'audit
• Application mobile pour une gestion pratique des dépenses
• Excellent support client
• Intégration transparente avec les logiciels de comptabilité existants
• Rapports utiles et informatifs

Inconvénients de Corpay One :

• Pas de support multidevises ni d'outils de gestion des voyages
• Pas de support de téléphone
• La carte de Corpay One est limitée aux entreprises basées aux États-Unis
• Impossibilité d'annuler un paiement en cas d'erreur
• Inconvénient potentiel lors de la formation de nouveaux utilisateurs qui dépendent fortement de la vérification des destinations de paiement
• Manque de visibilité sur les cas ou problèmes passés au sein de la plate-forme, nécessitant un stockage externe des informations liées au problème.

Sources:

Ondulation

Rippling propose une plate-forme complète de gestion des dépenses qui s'intègre de manière transparente à sa solution de paie, offrant aux responsables financiers et aux contrôleurs une vue unifiée et un contrôle sur les dépenses de l'entreprise. En exploitant les données des employés, la plate-forme de Rippling synchronise automatiquement toutes les dépenses de l'entreprise, y compris les cartes d'entreprise, les dépenses des employés, les demandes de remboursement et les mises à jour de la paie, dans toute l'organisation. La plate-forme simplifie la gestion des cartes en automatisant l'ensemble du cycle de vie des titulaires de carte, en délivrant des cartes aux nouveaux employés, en mettant à jour les politiques de promotion et en révoquant les cartes lorsque les employés partent. Les administrateurs ont un contrôle granulaire sur les groupes de cartes, en définissant des limites de dépenses, des catégories d'achat et des options de cartes physiques ou virtuelles. Ils peuvent également établir des politiques basées sur des facteurs tels que l'emplacement, le rôle, le niveau, le type de commerçant et le montant des dépenses des employés. De plus, Rippling permet des remboursements sans tracas pour les employés et les sous-traitants dans plus de 100 pays, permettant aux administrateurs d'examiner et d'approuver les demandes de dépenses et les remboursements dans un emplacement centralisé qui se synchronise avec Rippling Payroll.

Caractéristiques :

• Gestion des utilisateurs, des rôles et des accès : Rippling permet une gestion efficace des utilisateurs en fournissant des outils pour gérer les rôles et les autorisations d'accès au sein de la plateforme.
• Performance et fiabilité : Rippling assure un fonctionnement performant et fiable de sa plateforme, offrant une expérience utilisateur transparente.
• Administration : la plate-forme fournit des fonctionnalités d'administration, permettant aux administrateurs de gérer divers aspects des données et des paramètres des employés.
• Cumul des congés : Rippling inclut des fonctionnalités de gestion et de suivi du cumul des congés des employés, ce qui facilite la gestion des politiques de vacances et de congés.
• Dépôt direct : Rippling prend en charge la fonctionnalité de dépôt direct, permettant aux entreprises d'automatiser les paiements de paie directement sur les comptes bancaires des employés.
• Déductions avant impôt : la plateforme facilite les déductions avant impôt, permettant aux employés de contribuer à des régimes d'avantages sociaux ou à des programmes d'épargne avant l'application des impôts.
• Libre-service pour les employés : Rippling offre des fonctionnalités de libre-service aux employés, notamment un portail Web et une application mobile, permettant aux employés d'accéder et de gérer facilement leurs propres informations.
• Gestionnaire d'avantages : la fonction de gestionnaire d'avantages de Rippling aide à gérer les avantages des employés, tels que l'inscription, la sélection de plans et l'administration continue.
• Fonctionnalités de la plate-forme d'administration des avantages sociaux : la plate-forme fournit des fonctionnalités complètes d'administration des avantages sociaux, notamment la gestion des dossiers d'avantages sociaux, la planification des inscriptions et un portail en libre-service.
• Tableaux de bord des avantages : Rippling propose des tableaux de bord des avantages, fournissant des informations visuelles et des analyses liées aux avantages des employés, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées et d'optimiser leurs offres d'avantages.

Avantages de l'ondulation :

• Suite intégrée pour la gestion des RH, de l'informatique et des finances.
• Interface conviviale et tableaux de bord intuitifs.
• De puissants outils d'automatisation minimisent la saisie manuelle des données.
• Solution holistique avec gestion centralisée.
• Évolutif et personnalisable pour s'adapter à la croissance.
• Des guides étape par étape simplifient les processus complexes.
• Configuration simplifiée pour les petites organisations.

Inconvénients de l'ondulation :

• Coût plus élevé par rapport à certains concurrents.
• Pas d'essai gratuit disponible, seulement une démo avec un expert.
• Courbe d'apprentissage abrupte en raison de l'abondance d'outils et de tableaux de bord.
• Configurations fastidieuses avec des listes de tâches et des tâches étendues lors de l'automatisation.

Sources:

Dépenses

Expensya est une solution cloud de gestion des voyages qui rationalise l'ensemble du cycle de vie des notes de frais pour les entreprises. Grâce à sa technologie OCR, les employés peuvent extraire automatiquement les détails clés des reçus, éliminant ainsi la saisie manuelle des données. La plate-forme permet aux administrateurs d'importer des relevés de carte de crédit et de les convertir en dépenses, ce qui simplifie le rapprochement. Les calculs basés sur la distance garantissent des demandes de remboursement précises, tandis que les applications mobiles permettent aux employés de saisir et de soumettre des dépenses lors de leurs déplacements. Expensya offre une intégration transparente avec des plateformes tierces comme Uber, Quickbooks et Oracle via son API. Des options d'abonnement mensuel ou annuel sont disponibles et une assistance est fournie en ligne. Avec Expensya, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs frais de déplacement, réduire les charges administratives et améliorer les processus financiers.

Choisir la solution de gestion des dépenses

Le choix du meilleur logiciel de gestion des dépenses nécessite un examen attentif de plusieurs facteurs. Voici quelques aspects clés sur lesquels vous devez vous concentrer lorsque vous prenez votre décision :

• Flexibilité: Recherchez une solution flexible et capable de s'adapter aux besoins spécifiques de votre équipe et de vos parties prenantes. Un outil rigide ou limité peut entraver votre capacité à gérer efficacement les dépenses. Évaluez les fonctions et les capacités requises par votre équipe et assurez-vous que le logiciel peut les prendre en charge.
• Personnalisation: Un bon logiciel de gestion des dépenses doit permettre la personnalisation des flux de travail. Cette personnalisation vous permet d'adapter le système à vos processus uniques et de vous adapter aux changements à mesure que votre entreprise se développe. Assurez-vous que le logiciel offre le niveau de personnalisation nécessaire aux besoins en constante évolution de votre organisation.
• Expérience utilisateur: L'expérience utilisateur joue un rôle essentiel dans l'adoption réussie de tout logiciel. Sélectionnez un outil de gestion des dépenses qui offre une interface conviviale et une navigation intuitive. Cela permettra à votre équipe d'apprendre et d'utiliser rapidement les fonctionnalités du logiciel, maximisant ainsi ses avantages. Une expérience utilisateur simplifiée encourage l'engagement des employés et garantit que les fonctionnalités utiles sont utilisées efficacement.
• Besoins des parties prenantes: Identifier les besoins et les attentes spécifiques de chaque partie prenante impliquée dans la gestion des dépenses. Ces parties prenantes peuvent inclure des équipes d'approvisionnement, des services financiers et d'autres membres clés du personnel. Tenez compte de leurs points de vue lors de l'évaluation des différentes options logicielles pour vous assurer que la solution choisie répond aux besoins de chacun.

Pourquoi des nanonets ?

Grâce à ses puissantes capacités d'IA, Nanonets offre un système complet de gestion des dépenses qui peut générer des économies importantes pour votre entreprise, en réduisant les dépenses d'au moins 5 %. En tirant parti de l'intelligence artificielle, les nanonets permettent aux équipes financières d'extraire des données sur les dépenses à partir de diverses sources, ce qui se traduit par une augmentation remarquable de la productivité par 10.

Nanonets consolide toutes les données de dépenses dans une plate-forme conviviale, fournissant un hub centralisé pour la gestion des informations financières. Grâce à la synchronisation automatisée des factures et des détails de paiement à partir de n'importe quelle source, Nanonets garantit que vos données financières sont toujours exactes et facilement accessibles pour examen.

Une caractéristique remarquable des Nanonets est sa capacité à éviter les dépenses inutiles ou inutiles. La solution intègre des contrôles financiers robustes, notamment des workflows d'approbation, des alertes en double et la détection des fraudes, éliminant efficacement les dépenses erronées. En évitant les coûts imprévus ou inutiles, les entreprises peuvent réaliser des économies importantes.

De plus, Nanonets simplifie l'intégration avec vos flux de travail existants grâce à des intégrations transparentes en un clic avec les logiciels ERP et de paiement. Cette intégration simplifiée améliore les processus de paiement et de rapprochement, libérant du temps pour les tâches stratégiques et favorisant l'efficacité opérationnelle globale.

À emporter

Les outils de gestion des dépenses jouent un rôle crucial en aidant les organisations à optimiser leurs dépenses, à rationaliser les processus et à mieux contrôler leurs opérations financières. Ces outils offrent une gamme de fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, la gestion du budget, la gestion des fournisseurs et l'analyse, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées et de réaliser des économies. Le choix du bon outil de gestion des dépenses dépend de facteurs tels que la flexibilité, les options de personnalisation, l'expérience utilisateur et les capacités d'intégration. Il est essentiel pour les organisations d'évaluer leurs besoins spécifiques et de sélectionner un outil qui correspond à leurs exigences. En mettant en œuvre un outil efficace de gestion des dépenses, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, réduire leurs coûts et favoriser leur réussite financière.

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• La source: https://nanonets.com/blog/spend-management-software/