Votre boîte de réception professionnelle est bien plus que des e-mails et des pièces jointes non lus - c'est un trésor de données. Données qui doivent être extraites manuellement et envoyées à un logiciel métier particulier.
Les entreprises reçoivent une tonne d'e-mails chaque jour avec des factures, des reçus, des devis, des pistes, des informations de contact, des confirmations de commande, des mises à jour de livraison et plus encore.
Vient ensuite la corvée quotidienne de passer au crible les e-mails pour en choisir les plus importants. Et extraire manuellement des données spécifiques à ajouter à Google Sheets, CRM, ERP, logiciels de comptabilité ou autres applications métier.
Imaginez que vous fassiez cela manuellement pour des centaines ou des milliers d'e-mails - et les goulots d'étranglement qui en résultent ! Ce processus ne peut tout simplement pas évoluer, en particulier pour les grandes entreprises. C'est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions d'analyse d'e-mails.
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Les analyseurs d'e-mails peuvent aider à automatiser ou à optimiser dans une large mesure les workflows de données d'e-mails.
Un analyseur d'e-mails est un logiciel capable de classer les e-mails entrants et les pièces jointes, d'en extraire des données spécifiques et de les exporter vers d'autres applications métier.
Dans cet article, nous passons en revue certains des meilleurs logiciels d'analyse d'e-mails et comment ils peuvent optimiser vos workflows de saisie de données d'e-mails.
Le meilleur logiciel d'analyse d'e-mails en 2022
- nanonets – automatiser les flux de travail avancés d'analyse des e-mails
- Analyseur d'e-mails Zapier – pour l'intégration des données de messagerie via Zapier
- Parsius - pour l'analyse des e-mails basée sur des modèles
- Analyseur de courrier – pour l'analyse des e-mails basée sur des règles
- EmailParser - pour l'analyse autonome des e-mails basée sur des règles sous Windows
- Analyseur - pour l'analyse des e-mails basée sur des modèles
- Sigparseur – pour extraire les signatures des e-mails
Pourquoi analyser les e-mails ?
L'extraction de données de courrier électronique est un problème assez difficile à résoudre. Les données de messagerie ne sont pas structurées - elles n'ont pas de schéma. Les e-mails se présentent sous plusieurs formats et il n'y a pas de représentation standardisée.
La classification des e-mails, la reconnaissance des données des e-mails et l'extraction des seules informations pertinentes nécessitent une combinaison d'automatisation, de règles et de capture de données cognitives. C'est ce que font les analyseurs d'e-mails.
Pourquoi devriez-vous envisager l'analyse des e-mails pour votre entreprise ? Voici quelques-uns des avantages de l'adoption de l'analyse des e-mails :
- L'analyse des e-mails avec un logiciel est plus rapide et plus précise que l'alternative manuelle.
- Les analyseurs d'e-mails peuvent être automatisés pour extraire les données vitales des e-mails entrants, sans aucune intervention manuelle.
- Les données peuvent être extraites de l'en-tête, du corps, de la signature et des pièces jointes de l'e-mail (fichiers PDF, image ou autres) - le tout sans jamais avoir à ouvrir l'e-mail !
- Les données des e-mails entrants peuvent être classées et envoyées aux applications métier appropriées (CRM, ERP, etc.) - oubliez le copier-coller manuel.
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Saviez-vous que vous pouviez automatiser la comptabilité avec l'analyse des e-mails ? Par exemple, un analyseur d'e-mails peut extraire toutes les données de facturation pertinentes (dates, montants, détails du fournisseur, etc.) des e-mails/pièces jointes et mettre à jour les entrées sur Quickbooks, Sage, Netsuite ou tout autre logiciel de comptabilité.
Comment choisir l'analyseur d'emails idéal ?
Dans cet article, nous examinons uniquement les sept meilleurs logiciels d'analyse d'e-mails du marché.
Il pourrait y en avoir encore plus là-bas. Mais lequel est le meilleur pour vous ?
Voici quelques conseils à garder à l'esprit lors de la sélection du logiciel d'analyse d'e-mails le plus idéal pour votre entreprise :
Cas d'utilisation
L'analyseur d'e-mails dont vous avez besoin dépendra principalement du type de données que vous souhaitez analyser à partir de vos e-mails entrants.
Avez-vous besoin d'analyser uniquement les données des corps des e-mails ou des métadonnées telles que les en-têtes et les horodatages ? Avez-vous également besoin d'extraire des données à partir de pièces jointes, de PDF ou d'images ?
Modèle vs analyse basée sur des règles vs analyse cognitive des e-mails
Si vous recherchez un analyseur d'e-mails, vous avez principalement besoin d'extraire uniquement des données ou des champs spécifiques de vos e-mails ?
Recevez-vous des e-mails dans le même format, avec des données exactement au même endroit dans tous les e-mails ? Souhaitez-vous configurer des règles pour définir/spécifier les données dans chaque e-mail ? Ou avez-vous besoin d'un analyseur d'e-mails qui sélectionnera automatiquement toutes les données pertinentes ?
Intégrations de données
Les données de courrier électronique sont principalement analysées afin de pouvoir être envoyées à une application métier spécifique pour un traitement ultérieur en aval.
Votre analyseur d'e-mails peut-il s'intégrer de manière transparente à Google Sheets, CRM, ERP, logiciel de comptabilité, bases de données ou même Slack ? Vous devrez vérifier si l'analyseur d'e-mails peut améliorer vos processus actuels sans modifier les workflows existants.
Transformation de données
Les données analysées à partir de vos e-mails peuvent-elles être traitées, transformées ou modifiées dans d'autres formats ? Les applications métier peuvent uniquement ingérer des données importées dans des formats ou des structures de fichiers spécifiques.
Meilleur logiciel d'analyse d'e-mails en 2022
Regardons quelques-uns des meilleurs logiciels d'analyse d'e-mails :
nanonets
Nanonets est un analyseur automatisé basé sur l'IA qui peut extraire des informations à partir d'e-mails, de métadonnées, de pièces jointes, etc.
Contrairement aux autres analyseurs de cette liste, il n'est ni basé sur des règles ni sur des modèles. Une fois formé sur quelques exemples d'e-mails, il exploite les capacités d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique pour analyser les e-mails avec des données et des formats variés. L'IA ne cesse de s'améliorer à mesure qu'elle rencontre plus de variété!
Avantages:
- wokflows d'analyse avancée des e-mails
- grande précision d'analyse
- facilement évolutif
- capacités de post-traitement et de transformation des données
- peut analyser automatiquement les données de tout type de document joint
- peut analyser les données de n'importe quelle source : e-mails, sites Web, documents, etc.
Inconvénients:
- ne peut pas gérer les pics soudains de volume élevé
- L'interface utilisateur de capture de table peut être meilleure
Analyseur d'e-mails Zapier
L'analyseur d'e-mails Zapier est un analyseur de base parfait pour commencer, surtout si vous utilisez déjà Zaps dans votre flux de travail.
Il s'agit d'un analyseur de courrier gratuit basé sur un modèle qui capture automatiquement le texte des e-mails entrants. Vous pouvez créer un modèle à l'aide d'une interface pointer-cliquer pour mettre en surbrillance les données de courrier électronique qui vous intéressent.
Avantages:
- Facile à configurer et à utiliser
- boîtes aux lettres illimitées
- peut s'intégrer à pratiquement n'importe quelle application via Zapier
Inconvénients:
- ne peut analyser que des e-mails simples
- ne peut pas gérer les e-mails avec des modèles inconnus ou variables
- ne peut pas analyser les métadonnées ou les données tabulaires des e-mails
- ne peut pas analyser les pièces jointes ou les éléments répétitifs
- manque de fonctionnalités d'analyse avancées
Parsius
Parsio est un analyseur d'e-mails basé sur des modèles qui oblige les utilisateurs à définir des modèles ou des champs d'intérêt à l'aide d'une simple fonction de surbrillance. Il s'intègre à une grande variété d'applications.
Avantages:
- peut analyser les données des métadonnées et des fichiers joints (basés sur des modèles)
- analyse de données tabulaires (basée sur un modèle)
- boîtes aux lettres illimitées
Inconvénients:
- ne peut pas gérer les e-mails, les pièces jointes ou les métadonnées avec des modèles inconnus ou variables
Analyseur de courrier
Mailparser est un outil d'analyse d'e-mails basé sur des règles populaire et puissant. Bien qu'il soit plus polyvalent que ses homologues basés sur des modèles, la configuration des règles d'analyse des e-mails peut devenir compliquée, en particulier pour les mises en page d'e-mails compliquées.
Avantages:
- peut gérer des mises en page d'e-mails compliquées
- peut analyser les données des métadonnées et des fichiers joints (basé sur des règles)
- analyse de données tabulaires (basée sur des règles)
Inconvénients:
- extraction de données à partir de pièces jointes avec certaines limitations
- UI/UX datée
- peut devenir écrasant pour les utilisateurs novices
- difficile à configurer pour les structures de messagerie complexes
EmailParser
EmailParser est un logiciel d'analyse d'e-mails basé sur des règles qui fonctionne sur la capture de texte de ligne-colonne, les expressions régulières et les règles de script.
Il fonctionne comme une application Windows ainsi qu'une application Web et permet l'intégration des informations de courrier électronique avec des fichiers locaux ou des outils internes.
Avantages:
- peut se connecter aux serveurs de messagerie (IMAP/POP3)
- prend en charge les fichiers locaux
- peut analyser une grande variété de pièces jointes
Inconvénients:
- application Web pas aussi avancée que l'application Windows
- peut devenir écrasant pour les utilisateurs novices
- difficile à configurer pour les structures de messagerie complexes
Analyseur
Parseur est un excellent analyseur de courrier basé sur des modèles qui est assez intuitif à utiliser. Il offre également des capacités de post-traitement avancées et une extension Chrome qui sert de grattoir Web.
Avantages:
- facile à utiliser avec une belle interface utilisateur
- peut gratter une grande variété de formats de fichiers joints
- bibliothèque de modèles pour gérer les types d'e-mails courants
- prend en charge l'analyse à partir d'un large éventail de formats de fichiers de traitement de texte
Inconvénients:
- plus cher que les autres alternatives
SigParseur
SigParser est un analyseur d'e-mails qui se concentre exclusivement sur la mention des informations de contact dans les e-mails et les signatures d'e-mails.
Il peut même passer en revue tous vos e-mails actuels et consolider une liste de coordonnées – qui peuvent ensuite être envoyées à votre CRM.
Avantages:
- se spécialise dans l'analyse des signatures d'e-mails
Inconvénients:
- pas un analyseur d'e-mails à part entière
- ne peut pas analyser les pièces jointes
À emporter
Bien qu'il existe de nombreux analyseurs d'e-mails disponibles sur le marché, le choix d'une entreprise dépend de ses besoins spécifiques.
Le bon analyseur d'e-mails peut aider à gagner un temps considérable dans l'extraction d'informations vitales à partir d'e-mails et peut éventuellement aider à l'automatisation complète de toutes les activités d'une entreprise.
