Vous êtes tombé sur une mise en attente légale et vous ne savez pas pourquoi cela vous est arrivé ? Vous découvrirez bientôt exactement pourquoi.

Naviguer sur le terrain complexe des questions juridiques, en particulier face à des litiges, des enquêtes ou des défis internes, exige une approche stratégique pour protéger les preuves cruciales. Au premier plan de cette stratégie se trouve le concept de protection juridique, une directive puissante garantissant la préservation des documents, données et preuves pertinents.

Cette mesure proactive agit comme un panneau d'arrêt, obligeant les individus et les organisations à conserver les informations, empêchant ainsi leur destruction ou leur altération par inadvertance. Au-delà de la simple conformité, la conservation légale joue un rôle essentiel dans l’intégrité des données, ayant un impact sur l’équité des procédures judiciaires, empêchant la spoliation des preuves et aidant à respecter les obligations légales.

Mais pourquoi en avons-nous besoin et pourquoi est-ce si important pour l’intégrité et la sécurité des données ? Expliquons-nous.

Qu'est-ce qu'une retenue légale ?

Une détention légale est une décision judiciaire ou directive légalement mandatée pour conserver des documents spécifiques, données, ou d'autres preuves pertinentes pour une affaire judiciaire ou une enquête.

Le but d'une retenue légale est de garantir que les preuves pertinentes ne sont pas détruites ou altérées pendant la durée d'une procédure judiciaire, et d'empêcher la spoliation des preuves.

La portée d'une retenue légale peut être large ou étroite, selon les circonstances spécifiques de l'affaire. Elle peut s’appliquer à tous les documents et données liés à un sujet particulier, ou elle peut être limitée à des types spécifiques de preuves pertinentes pour l’affaire. Par exemple, il peut être émis pour conserver tous les e-mails et documents liés à un projet particulier, ou il peut se limiter à conserver uniquement les documents pertinents pour une question ou un événement spécifique.

La durée d'une suspension légale correspond généralement à la durée de l'affaire judiciaire ou de l'enquête, et elle peut être levée une fois l'affaire résolue ou l'enquête terminée. Toutefois, la retenue peut être prolongée ou renouvelée si nécessaire, en fonction de l'évolution du dossier ou de l'enquête.

Vos données peuvent avoir une empreinte numérique

Une suspension légale peut être émise par un tribunal, un organisme gouvernemental ou une partie à une affaire judiciaire ou à une enquête. Elle peut être verbale ou écrite, et peut être adressée à des individus, des organisations ou des fournisseurs tiers. Les destinataires d'une conservation légale doivent se conformer à ses conditions, qui peuvent inclure des exigences spécifiques en matière de conservation des preuves, telles que l'enregistrement des e-mails, des documents ou d'autres données dans leur forme originale et ne pas les supprimer ou les modifier.

La surveillance et l'application d'une suspension légale peuvent être incluses dans les conditions de la suspension, afin de garantir le respect et d'éviter la spoliation des preuves. Cela peut impliquer des rapports ou des audits réguliers pour garantir que toutes les preuves pertinentes ont été préservées et qu'aucune preuve n'a été altérée ou détruite. Le non-respect de celle-ci peut entraîner les sanctions, y compris les amendes, sanctionsou même le rejet d'une affaire.

En plus de préserver les preuves, une conservation légale peut également inclure des dispositions pour le traitement et la protection des informations sensibles ou confidentielles. Cela peut inclure des exigences en matière de cryptage, de contrôles d'accès ou d'autres mesures de sécurité pour empêcher l'accès non autorisé ou la divulgation des preuves conservées.

Comment se déclenche une retenue légale ?

Imaginez qu'une entreprise rencontre des problèmes. Il peut s'agir d'un procès, d'une enquête gouvernementale ou même d'un problème interne comme les plaintes des employés. C’est comme un signe d’avertissement indiquant que quelque chose ne va pas.

C’est alors qu’intervient une prise en charge légale. comme un gros panneau STOP pour information. Il demande à tous les membres de l'entreprise de conserver tous les documents, e-mails, messages ou tout autre élément susceptible d'être lié au problème.

Pourquoi faisons-nous cela? Parce que lorsque les choses tournent mal au tribunal, il est crucial de disposer de toutes les informations pertinentes. Cela aide l’entreprise à donner sa version des faits et la protège des accusations de dissimulation de preuves.

Mais toutes les bosses n’ont pas besoin d’une prise en charge légale. Ce n'est que lorsque le problème semble grave et susceptible de conduire à une bagarre que nous levons le panneau STOP. Nous examinons également la quantité d’informations à protéger et si cela en vaut la peine.

C’est donc comme un filet de sécurité, récupérant les informations importantes avant qu’elles ne soient perdues ou détruites. Il s’agit d’une précaution intelligente qui aide les entreprises à faire face à des situations juridiques délicates et à éviter de plus gros problèmes.

Quelle est la différence entre une mise en attente pour litige et une mise en attente pour cause légale ?

La conservation pour litige et la détention légale sont souvent utilisées de manière interchangeable, mais il existe une différence subtile entre les deux.

La conservation pour litige fait spécifiquement référence à une ordonnance ou à une directive d'un tribunal visant à préserver les preuves dans une affaire judiciaire. Il s'agit d'une décision de justice prononcée au cours d'un procès, et elle est généralement émise par un juge ou un greffier. Le but d’une mise en attente pour litige est de garantir que toutes les preuves pertinentes sont préservées et disponibles pour être utilisées dans l’affaire.

La détention légale, en revanche, est un terme plus large qui fait référence à toute directive ou ordonnance visant à préserver les preuves dans un contexte juridique. Il peut s’agir non seulement d’ordonnances judiciaires, mais également de directives ou de politiques internes à l’entreprise visant à préserver les preuves en prévision d’un litige ou d’une enquête. Il peut être délivré par un tribunal, un organisme gouvernemental ou une partie à une affaire judiciaire ou à une enquête.

En d’autres termes, une retenue pour litige est un type spécifique de retenue légale émise par un tribunal au cours d’un procès. Une prise légale, en revanche, est un terme plus général qui englobe toutes les directives ou ordonnances visant à préserver les preuves dans un contexte juridique, qu'elles soient émises par un tribunal ou une autre partie.

Voici quelques différences clés entre les conservations pour litige et les conservations pour raisons juridiques :

• Domaine: Une suspension pour litige est généralement limitée à l'affaire ou à la procédure judiciaire spécifique dans laquelle elle est émise, tandis qu'une suspension légale peut avoir une portée plus large et s'appliquer à plusieurs affaires ou procédures judiciaires.
• Objectif: L'objectif d'une conservation pour litige est de garantir que toutes les preuves pertinentes sont préservées pour être utilisées dans une affaire juridique spécifique, tandis que l'objectif d'une conservation légale peut être de conserver des preuves pour d'éventuelles procédures judiciaires futures ou de se conformer aux exigences légales ou réglementaires.
• Autorité de délivrance : Une suspension pour litige est généralement émise par un tribunal, tandis qu'une suspension légale peut être émise par un tribunal, un organisme gouvernemental ou une partie à une affaire judiciaire ou à une enquête.
• Durée: Une suspension pour litige est généralement en vigueur pour la durée de l'affaire ou de la procédure judiciaire spécifique, tandis qu'une suspension pour cause légale peut être en vigueur pour une période plus longue, en fonction des circonstances spécifiques.

Un acteur clé de l’intégrité des données

La détention légale joue un rôle essentiel pour garantir la intégrité et disponibilité des données potentiellement pertinentes au sein d’une entreprise, notamment face à des litiges, des enquêtes ou des problèmes internes.

Voici pourquoi c’est si important pour l’intégrité des données :

Conservation des preuves pour les questions juridiques

• Équité et transparence: Une prise en charge juridique appropriée garantit que les deux parties à un litige juridique ont accès aux mêmes informations potentiellement pertinentes, favorisant ainsi un processus juridique équitable et transparent.
• Prévenir la spoliation des preuves: La destruction accidentelle ou intentionnelle de données pertinentes peut avoir des conséquences dramatiques, notamment des sanctions financières, des instructions défavorables au jury, voire le non-lieu. La détention légale empêche une telle spoliation, protégeant ainsi l'entreprise de problèmes juridiques inutiles.
• Répondre aux obligations légales: Diverses lois et réglementations, comme les Règles fédérales de procédure civile ou des réglementations spécifiques à un secteur, imposent la conservation des données dans certaines situations. Une retenue légale aide les entreprises à se conformer à ces exigences légales et à éviter d'éventuelles amendes ou litiges.

Améliorer la réputation de l'entreprise

• Faire preuve de bonne foi: En mettant en œuvre de manière proactive une protection juridique et en préservant avec diligence les données pertinentes, une entreprise fait preuve de bonne foi et de coopération en matière juridique, ce qui peut potentiellement influencer favorablement les juges et les jurys.
• Atténuer les risques: Le non-respect des exigences légales en matière de retenue peut entraîner de graves conséquences, notamment des sanctions financières, une atteinte à la réputation et une perte de confiance des investisseurs. Une stratégie globale de conservation légale atténue efficacement ces risques
• Protéger les employés et les actifs: Les retenues légales mises en œuvre en réponse à des problèmes internes, comme les plaintes des employés ou les fautes potentielles, peuvent aider à protéger l'entreprise de toute responsabilité et à garantir une enquête et une résolution équitables.

Rationaliser la découverte électronique et les enquêtes

• Accessibilité des données pertinentes: Une conservation juridique bien organisée garantit que les informations pertinentes sont facilement disponibles et facilement accessibles pour les équipes juridiques internes, les avocats externes et les enquêteurs légistes, rationalisant ainsi le processus de découverte électronique et réduisant les coûts associés.
• Maintenir la chaîne de traçabilité: En documentant et en suivant soigneusement le processus de préservation, les retenues légales garantissent l'authenticité et l'admissibilité des preuves devant les tribunaux, renforçant ainsi la position juridique de l'entreprise.
• Gain de temps et de ressources: La mise en œuvre d'une approche systématique des mises en attente légale grâce à une technologie et des protocoles efficaces peut permettre à l'entreprise d'économiser un temps et des ressources précieux lors des enquêtes et des litiges.

Ainsi, la prise en charge juridique va au-delà de la simple conformité. Il s’agit d’une stratégie proactive de gestion des risques qui protège les entreprises contre des conséquences juridiques et réputationnelles coûteuses, favorise des procédures judiciaires équitables et protège les preuves cruciales pour l’enquête et la résolution. Les entreprises doivent donner la priorité à l’établissement de procédures de retenue légale robustes et à la formation des employés pour garantir le respect des règles, préservant ainsi leur avenir face à d’éventuelles contestations juridiques.

L'or de notre époque

La sécurité des données est absolument cruciale dans le monde numérique d’aujourd’hui. Tout comme vous ne laisseriez pas votre portefeuille traîner sur le trottoir, vous ne pouvez pas vous permettre de laisser vos données sans protection.

Vos données sont comme votre empreinte numérique : elles contiennent des informations sensibles telles que des détails financiers, des dossiers médicaux et même des photos embarrassantes. Les violations peuvent entraîner un vol d’identité, des pertes financières et une atteinte à la réputation.

Les entreprises détiennent des données précieuses sur les clients, les employés et la propriété intellectuelle. Les fuites peuvent nuire à la confiance des clients, perturber les opérations commerciales et donner un avantage aux concurrents.

Et grâce à des mesures proactives comme celle-ci, nous pouvons vivre en toute sécurité sans aucun doute dans notre tête.

Crédit d'image en vedette: kues1/Freepik.

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• La source: https://dataconomy.com/2024/01/02/what-is-legal-hold-vs-litigation-hold/