Automatisation en comptabilité ? Cela change la donne ! Imaginez que les coûts de traitement des factures chutent de $40 à $1.42 chaque. C'est pourquoi l'automatisation de la comptabilité fait aujourd'hui partie des tendances les plus en vogue.
QuickBooks en ligne est une puissance en matière de comptabilité, mais associez-le à la magie de l'automatisation de Zapier et vous obtenez un duo imparable. Vous pouvez connecter QuickBooks à plus de 5000 XNUMX applications, aucun code n'est requis. Créer une facture à partir d'une soumission de formulaire sur votre site ? Vérifier. Informer votre équipe via Slack lorsqu'une facture est publiée ? Fait.
De nombreuses autres automatisations de flux de travail sont possibles lorsque vous combinez QuickBooks Online, Zapier et des outils OCR basés sur l'IA comme Nanonets. Les possibilités sont infinies une fois que vous avez configuré les déclencheurs et les événements, et les données circulent de manière transparente entre les différentes plateformes.
Cinq idées de workflow pour automatiser la comptabilité avec Zapier et QuickBooks en ligne
QuickBooks Online offre une quantité décente de capacités d'automatisation au sein de sa plate-forme, mais son véritable pouvoir d'automatisation des flux de travail comptables se révèle lors de l'intégration avec Zapier et Nanonets. Ce trio ouvre un nouveau monde de possibilités, transformant vos flux de travail comptables en un système hautement automatisé, efficace et sans erreur.
Voici quelques idées de flux de travail pour vous aider à démarrer :
Traitement de facture
Le traitement manuel des factures peut prendre beaucoup de temps et est sujet à des erreurs. En automatisant le traitement des factures avec Zapier, QuickBooks Online et Nanonets OCR, vous pouvez rationaliser le processus, gagner du temps et améliorer la précision.
Le flux de travail commence par un déclencheur dans Zapier qui détecte la réception d'une nouvelle facture. Il surveille les sources telles que les e-mails, Dropbox ou les soumissions de formulaires. Les données de la facture sont ensuite envoyées à Nanonets, qui utilise la reconnaissance optique de caractères alimentée par l'IA pour extraire avec précision les informations pertinentes de la facture. Vous pouvez configurer des règles de validation et une hiérarchie de routage d'approbation pour garantir que la facture peut être traitée avec une intervention manuelle minimale. Après cela, vous pouvez configurer un autre déclencheur Zapier pour créer automatiquement une nouvelle facture dans QuickBooks Online, en la remplissant avec les données extraites. Il peut ensuite être transféré pour un traitement ultérieur et un paiement.
L'automatisation du flux de travail peut améliorer l'efficacité, garantir une saisie précise des données et rationaliser le processus d'approbation et de paiement des factures. Cela conduit à un traitement plus rapide des factures, à de meilleures relations avec les fournisseurs et à une meilleure gestion financière.
Rapports de dépenses
Simplifiez et rationalisez votre processus de déclaration de dépenses en automatisant la collecte, la catégorisation et la soumission des dépenses. Grâce aux flux de travail automatisés, vous pouvez gagner du temps, améliorer la précision et améliorer la gestion des dépenses.
Configurez un déclencheur dans Zapier pour détecter de nouvelles dépenses, qu'il s'agisse d'une soumission de reçu, d'une soumission de formulaire ou de toute autre source. Automatisez le processus de capture et de validation des données de dépenses avec Nanonets OCR. Ensuite, envoyez les informations extraites directement à QuickBooks en ligne. Cela vous permettra de créer automatiquement une nouvelle entrée de dépense, de la catégoriser et de l'attribuer au compte approprié. Vous pouvez également mettre en place un processus de remboursement automatique si l'employé a besoin d'être remboursé.
Cela accélérera le processus de déclaration des dépenses et garantira que chaque dépense est enregistrée, validée et remboursée avec précision.
Correspondance à trois voies
La correspondance à trois est un processus essentiel en comptabilité qui vérifie le bon de commande, le reçu et la facture avant qu'une facture ne soit payée. L'automatisation de ce processus peut contribuer à réduire les erreurs, à prévenir la fraude et à rationaliser le paiement.
Configurez Zapier pour extraire automatiquement des documents de diverses sources telles que des e-mails, des documents numérisés, des fichiers/images numériques, du stockage cloud et de l'ERP et les envoyer aux Nanonets. Il classe et trie ensuite ces documents de manière appropriée en tant que factures, bons de commande et reçus.
Le système lit et capture ensuite avec précision les données des factures, des bons de commande et des reçus. Il rapproche les champs, les dépenses, les soldes et les informations au niveau SKU des factures, bons de commande et reçus associés, en s'assurant qu'ils correspondent. Tous les écarts qui dépassent les niveaux de tolérance sont signalés et les factures qui réussissent la triple correspondance sont envoyées pour approbation ultérieure. QuickBooks en ligne peut ensuite générer un paiement pour les factures appariées et approuvées.
Intégration des fournisseurs
L'intégration des fournisseurs peut prendre du temps, car elle nécessite de collecter et de valider des informations provenant de formulaires fiscaux, de formulaires d'exportation et d'autres documents.
Pour rationaliser le processus d'intégration des fournisseurs, vous pouvez télécharger des documents du fournisseur tels que des formulaires fiscaux ou des contrats sur Nanonets. Nanonets offre des capacités de traitement de documents basées sur l'IA qui extraient automatiquement les informations importantes sur le fournisseur telles que le nom, l'adresse, le numéro d'identification fiscale et les coordonnées.
Les informations peuvent ensuite être utilisées pour créer rapidement des profils de fournisseurs sur QuickBooks, mettre facilement à jour les détails au niveau des SKU et faire correspondre les codes GL. Ce processus garantit que les informations sur les fournisseurs sont centralisées, exactes et validées, et que les transactions sont correctement étiquetées et suivies pour référence future.
Gestion de l'inventaire
La gestion des stocks implique le suivi et la gestion des niveaux de stock, la génération de commandes clients et le lancement de commandes d'achat. L'automatisation peut gagner du temps, augmenter la précision, établir des prévisions précises et aider à maintenir les niveaux de stock appropriés.
Lorsqu'une nouvelle commande client est passée sur le formulaire de votre site Web WebFlow, Zapier peut être configuré pour le détecter et déclencher un processus automatique. Les détails de la commande sont envoyés à Nanonets, qui extrait avec précision les données pertinentes telles que les détails du produit, la quantité et les informations sur le client. Ces données peuvent ensuite être comparées aux détails de l'inventaire existant dans QuickBooks en ligne. Configurez Zaps pour créer une nouvelle commande client dans QuickBooks en ligne avec les données extraites. Si la quantité commandée dépasse le niveau de stock actuel, un bon de commande peut également être généré automatiquement pour le réapprovisionnement.
Le suivi des stocks en temps réel grâce à cette automatisation permet de minimiser les risques de surstock ou de sous-stock. Cela conduit à son tour à un traitement des commandes plus rapide et à une meilleure satisfaction des clients.
Réflexions finales
L'intégration de Zapier et QuickBooks rationalise les flux de travail comptables en fournissant une solution d'automatisation transparente et efficace. Les entreprises peuvent effectuer efficacement le traitement des factures, les rapports de dépenses, le rapprochement à trois, l'intégration des fournisseurs et la gestion des stocks. Cela permet de gagner un temps précieux, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité et la précision globales de la gestion financière.
Avec l'ajout de l'OCR alimenté par l'IA de Nanonets, l'extraction et la validation des données peuvent devenir encore plus robustes, garantissant une synchronisation transparente avec QuickBooks. Cette puissante combinaison permet aux entreprises de prendre le contrôle de leurs processus comptables, d'améliorer le moral des employés, de réduire les risques de non-conformité et de se préparer aux audits. Il permettra aux entreprises d'atteindre de nouveaux niveaux de productivité et de réussir dans le paysage concurrentiel et en évolution rapide d'aujourd'hui. Commencez dès aujourd’hui à automatiser vos processus comptables et découvrez l’impact transformateur de l’automatisation des flux de travail.
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- La source: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/
