L'automatisation des paiements B2B implique tout, de l'automatisation de la capture et du traitement des factures à l'exécution des paiements aux fournisseurs et au rapprochement de ces paiements dans vos livres. Cela permet à votre entreprise de libérer des ressources, de réduire les erreurs manuelles et de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Un rapport de 2018 a révélé que les entreprises en Amérique du Nord dépensent 187 milliard de dollars annuellement sur le traitement des comptes fournisseurs (AP), et la main-d'œuvre représente plus de 90 % de ces coûts. Et si vous pouviez réduire ces coûts de 80 % et multiplier par 10 la vitesse de traitement des factures ? Cela semble trop beau pour être vrai ? 

Avec le bon B2B automatisation des paiements logiciel, ce n'est pas le cas. Et les avantages ne se limitent pas aux économies de coûts, à la précision et à l'efficacité - l'automatisation des paiements B2B peut également améliorer les relations avec les fournisseurs, garantir la conformité, éviter les amendes et les pénalités et fournir des informations essentielles sur les flux de trésorerie et la santé financière.

L'automatisation des paiements B2B change la donne pour les entreprises de toutes tailles. Dans ce bref guide, nous vous expliquerons les bases de l'automatisation des paiements B2B et comment mettre en œuvre l'automatisation des points d'accès dans votre entreprise.

Qu'est-ce que l'automatisation des paiements B2B ?

L'automatisation des paiements B2B est un processus axé sur la technologie qui rationalise la façon dont les entreprises gèrent les paiements aux fournisseurs, sous-traitants et autres partenaires commerciaux.

Ainsi, plutôt que votre équipe saisisse manuellement les données de facturation, vérifie les erreurs, initie les paiements et rapproche ces paiements dans votre système financier, ces tâches sont effectuées par une solution comme Nanonets.

Ce logiciel automatise l'ensemble du processus avec une intervention humaine minimale, réduisant le temps consacré à ces tâches fastidieuses tout en réduisant considérablement les risques d'erreurs et de malentendus.

Comment l'automatisation des paiements B2B peut-elle rationaliser votre flux de travail ?

Investir dans une solution d'automatisation des paiements B2B est une décision intelligente pour votre entreprise. Parfois, il est difficile de croire à l'impact transformateur tant que vous n'êtes pas témoin des changements en action.

Voyons donc comment ces solutions d'automatisation des paiements automatisent différentes parties du processus de paiement B2B.

1. Traitement des factures

Les solutions d'automatisation des paiements B2B peuvent capturer des données et examiner les factures pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Il extrait des données vitales telles que le numéro de facture, la date, le nom du fournisseur et le montant dû et les associe aux bons de commande et aux contrats correspondants.

En cas de non-concordance, le logiciel marque automatiquement la facture pour examen manuel. Votre équipe peut l'examiner et le renvoyer au fournisseur pour correction et nouvelle soumission en quelques clics.

Ce processus automatisé réduit considérablement le temps consacré à la saisie et à l'examen manuels des données, ce qui accélère les délais de traitement des factures.

2. Workflows d'approbation

Une fois la facture rapprochée, elle est automatiquement acheminée vers le ou les approbateurs désignés pour examen et approbation. Le système d'automatisation des paiements envoie des rappels et des escalades pour les approbations en retard, réduisant ainsi les risques de retard de paiement tout en augmentant les chances d'obtenir des remises pour paiement anticipé et de meilleures relations avec les partenaires.

Vos partenaires pourront suivre l'état de leurs factures en temps réel, ce qui réduit le nombre de requêtes que votre équipe AP doit traiter. Ce niveau de transparence favorise la confiance et améliore vos relations d'affaires.

3. Exécution du paiement

Le logiciel d'automatisation des paiements initie ensuite les paiements en fonction des factures approuvées et des conditions de paiement. Le logiciel crée des fichiers de paiement pour divers modes de paiement tels que ACH, les cartes virtuelles et les chèques et les envoie à la banque ou au processeur de paiement.

Cependant, il est important de noter que l'efficacité de l'automatisation des paiements dépend de la qualité du logiciel et de son intégration dans vos systèmes de paiement existants. Comme les processus de facturation et de paiement varient d'une entreprise à l'autre, il est crucial de choisir une solution d'automatisation des paiements qui peut être personnalisée pour répondre à vos besoins spécifiques.

Prenez nanonets, Par exemple. Il peut lire les factures et les bons de commande provenant de diverses sources telles que les e-mails, les documents numérisés, les fichiers/images numériques et le stockage dans le cloud, ce qui vous permet d'être totalement sans contact et de faire correspondre et rapprocher les dépenses sans intervention manuelle. Vous pouvez facilement le connecter à vos systèmes comptables existants, y compris QuickBooks et Sage, afin qu'il ne perturbe pas vos processus actuels.

4. Rapprochement des paiements

Une fois les paiements exécutés, le logiciel d'automatisation les réconciliera. Il recoupera les paiements effectués avec les factures approuvées, garantissant que tous les paiements sont exacts et justifiés.

Toute divergence sera immédiatement signalée, permettant à votre équipe d'enquêter et de les résoudre rapidement. Les codes GL sont automatiquement appliqués, permettant une intégration transparente avec votre système comptable et rendant le processus de rapprochement plus rapide et plus efficace.

5. Rapports et analyses

Le logiciel d'automatisation des paiements B2B ne se contente pas d'automatiser les tâches manuelles ; il fournit également des informations précieuses sur la santé financière de votre entreprise. Il génère des rapports complets sur vos activités de paiement, présentant les tendances, identifiant les goulots d'étranglement et mettant en évidence les opportunités d'amélioration.

Cette approche basée sur les données vous aide à établir des prévisions budgétaires plus précises, à identifier les opportunités de réduction des coûts et à prendre des décisions stratégiques basées sur des données financières en temps réel.

Pourquoi devriez-vous mettre en œuvre l'automatisation des paiements B2B ?

Ainsi, il peut rationaliser votre flux de travail. Mais comment cela se traduit-il en avantages tangibles pour votre entreprise ?

Voici quelques raisons impérieuses d'envisager la mise en œuvre de l'automatisation des paiements B2B :

1. Économies de coûts

Un rapport récent a révélé que presque 92% des entreprises utilisent des chèques pour les paiements. Avec un coût de traitement médian entre $ $ 2.01 et 4, le traitement manuel de chaque chèque peut être très coûteux pour les entreprises. 

Le traitement automatisé des paiements B2B peut réduire le besoin de main-d'œuvre manuelle et de processus papier, réduisant considérablement les coûts associés à l'impression, à l'expédition et au stockage des chèques papier.

2. Précision améliorée

Le traitement manuel des paiements est sujet aux erreurs, entraînant des coûts et des retards imprévus. Les paiements en double, les montants incorrects et les délais non respectés ne sont que quelques exemples des inexactitudes qui peuvent survenir avec le traitement manuel. 

L'automatisation des paiements B2B peut aider à éliminer ces erreurs en automatisant des tâches telles que la saisie de données, la mise en correspondance des paiements avec les factures et l'identification des écarts. Dans une enquête récente, près de 62% des organisations ont cité l'amélioration de l'efficacité comme la priorité absolue de l'automatisation des paiements et des paiements électroniques.

3. Traitement plus rapide des paiements

Grâce au traitement automatisé des factures, aux workflows d'approbation des factures et à l'exécution des paiements, le temps nécessaire au traitement d'un paiement B2B peut être réduit de quelques semaines à quelques jours, voire quelques heures. Les factures peuvent être approuvées depuis n'importe quel endroit et le paiement peut être traité immédiatement, ce qui permet des délais d'exécution plus rapides et une meilleure trésorerie.

4. Des relations plus solides avec les fournisseurs

Les retards de paiement, les litiges et autres problèmes liés au paiement peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs. L'automatisation des paiements B2B aide les entreprises à éviter ces problèmes en garantissant des paiements en temps opportun et des enregistrements de paiement précis. Cela peut aider les entreprises à renforcer leurs relations avec les fournisseurs, ce qui se traduit par des remises potentielles, des conditions améliorées et une collaboration renforcée.

5. Évolutivité et croissance

L'automatisation des paiements B2B permet aux organisations qui cherchent à faire évoluer leurs opérations de le faire plus efficacement. À mesure que les fournisseurs et les factures s'accumulent, leur traitement manuel peut constituer un goulot d'étranglement pour la croissance. 

Le traitement automatisé des paiements B2B aide les entreprises à suivre le volume des factures et des paiements tout en réduisant les erreurs et en augmentant l'efficacité. Non seulement cela aiderait les entreprises à planifier leurs activités sans se soucier des retards dans l'acquisition de matières premières ou de fournitures critiques, mais cela se concentrerait également sur des tâches plus stratégiques qui peuvent stimuler la croissance et la rentabilité.

6. Moins sensible à la fraude

En automatisant le traitement des factures des fournisseurs, les workflows d'approbation et l'exécution des paiements, le logiciel d'automatisation des paiements peut fournir aux entreprises une vue complète de leurs activités de paiement, leur permettant d'identifier toute transaction ou activité inhabituelle.

En outre, les logiciels d'automatisation des paiements B2B peuvent mettre en œuvre des mesures de sécurité telles que l'authentification multifacteur, les contrôles d'autorisation des utilisateurs et les pistes d'audit, offrant aux entreprises une meilleure protection contre la fraude.

7. Conformité améliorée

La création de pistes d'audit et la tenue d'enregistrements de paiement détaillés peuvent être difficiles avec les processus manuels. Chaque partenaire peut avoir son propre système et son propre ensemble de règles pour enregistrer les transactions. Vous vous retrouvez avec des journaux entretenus au hasard, ce qui peut poser problème lors des audits ou lors du respect des réglementations.

Avec l'automatisation des paiements, chaque transaction est enregistrée systématiquement et peut être facilement tracée. De plus, le logiciel peut être programmé pour se conformer à diverses réglementations internationales, nationales ou spécifiques à l'industrie, réduisant ainsi le risque de non-conformité. Cela simplifie non seulement les audits, mais fournit également une manière structurée de gérer les problèmes liés à la conformité.

8. Meilleure visibilité et contrôle

Lorsque vous automatisez vos paiements B2B, vous gagnez en visibilité sur vos dépenses. Une vue complète de vos activités de paiement vous permet d'identifier les tendances, de repérer les inefficacités et de prendre des décisions basées sur les données. Cela peut vous aider à optimiser votre trésorerie, à gérer votre budget plus efficacement et à planifier votre croissance future.

De plus, l'automatisation vous offre un meilleur contrôle sur vos paiements. Vous pouvez configurer des workflows d'approbation, automatiser les rappels pour les paiements à venir et recevoir des alertes pour toute activité inhabituelle. Cela garantit que vous êtes toujours au courant et que vous pouvez intervenir si nécessaire.

9. Augmentation de la productivité des employés et meilleur moral

Le traitement manuel des paiements ne prend pas seulement du temps, mais implique également des tâches fastidieuses, qui peuvent peser sur la productivité et le moral de vos employés. L'automatisation des paiements B2B peut libérer du temps pour que votre personnel se concentre sur des tâches et des initiatives plus stratégiques qui peuvent contribuer à la croissance de votre entreprise.

De plus, ils n'auront pas à courir après des collègues seniors pour l'approbation des factures, à passer des heures à rapprocher les paiements ou à s'inquiéter d'égarer des documents importants. Il est plus facile de retenir et de motiver les employés lorsqu'ils sentent que leurs compétences et leur temps sont utilisés pour un travail significatif.

Comment mettre en place l'automatisation des paiements B2B dans votre organisation pour stimuler la croissance ?

Le changement n'est jamais facile. Mais si vous êtes en mesure de mettre en œuvre efficacement l'automatisation des paiements B2B au sein de votre organisation, vous pouvez rationaliser vos processus de paiement, gagner du temps et de l'argent et améliorer les relations avec les fournisseurs.

Voici quelques conseils à garder à l'esprit lors de la mise en œuvre de l'automatisation des paiements au sein de votre organisation :

1. Évaluez vos processus de paiement actuels

Du dépôt des reçus à l'importation et à la consolidation des données, déterminez quels aspects de votre traitement des paiements B2B sont encore manuels. Par exemple, les factures par e-mail sont toujours saisies manuellement dans votre système de comptabilité, ou les factures d'un certain fournisseur sont imprimées et envoyées par la poste pour approbation.

L'identification de ces processus manuels peut vous aider à déterminer quelles parties de votre traitement des paiements peuvent être automatisées et quel type de solution d'automatisation des paiements conviendrait le mieux à votre entreprise.

2. Assurez-vous qu'il y a un minimum de validation manuelle requise

Si votre équipe doit valider manuellement toutes les données de facturation, vous n'automatisez pas vraiment vos processus de paiement. Cela pouvait entraîner le règlement des factures le jour ouvrable suivant, ce qui entraînait un retard indésirable dans les opérations.

Choisissez un logiciel d'automatisation des paiements B2B qui peut réduire le temps nécessaire pour régler les factures à quelques secondes. De cette façon, votre entreprise peut offrir une expérience de fournisseur supérieure et digne de confiance.

3. Construire une base de connaissances universellement accessible

La création d'une base de connaissances accessible à tous les membres de l'équipe concernés peut grandement contribuer à assurer la réussite de la mise en œuvre de l'automatisation des paiements. Il doit contenir des informations détaillées sur le logiciel d'automatisation des paiements B2B que vous avez choisi, son fonctionnement, les privilèges de l'utilisateur, le routage des approbations et toute politique ou procédure à suivre.

Cette base de connaissances doit être mise à jour régulièrement pour refléter tout changement dans vos processus d'automatisation des paiements afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

4. Prenez la conformité et la sécurité au sérieux

L'automatisation des paiements B2B implique des données financières sensibles, ce qui rend la conformité et la sécurité primordiales. Votre logiciel d'automatisation des paiements B2B doit être conforme aux réglementations pertinentes et aux normes internationales telles que PCI-DSS et ISO 27001, garantissant que vos données financières et celles de vos partenaires sont sûres et sécurisées.

En outre, vous devez mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées telles que l'authentification à deux facteurs, les contrôles des autorisations des utilisateurs et les pistes d'audit. Vous pouvez également créer une équipe dédiée ou engager un auditeur tiers pour surveiller la sécurité et la conformité.

6. Assurez-vous que l'automatisation des paiements B2B fonctionne bien avec vos systèmes existants

Supposons que vous utilisez déjà le système de planification des ressources d'entreprise (ERP) de SAP pour gérer vos processus métier. Vous devez vous assurer que la solution d'automatisation des paiements B2B que vous choisissez peut s'intégrer de manière transparente à vos systèmes actuels. Cela vous aidera à rationaliser votre flux de travail et à éviter tout problème ou perturbation potentiel dans vos opérations.

Si le logiciel ne s'intègre pas bien à votre système ERP, votre personnel devra peut-être transférer manuellement des données entre les systèmes, ce qui va à l'encontre de l'objectif de l'automatisation. Par conséquent, recherchez une solution qui propose des API ou des intégrations prédéfinies avec des logiciels d'entreprise populaires.

Pourquoi choisir Nanonets pour rationaliser votre automatisation des paiements B2B ?

Nanonets offre une Solution de gestion des factures B2B alimentée par l'IA qui automatise le traitement des factures avec un taux d'exactitude de plus de 90 %. Notre solution peut extraire automatiquement les données de facturation de différents formats, y compris les fichiers PDF et les images numérisés, et intégrez-les à vos systèmes comptables existants tels que Quickbooks, Xero et SAP. 

Nanonets est conforme au RGPD et offre également une sécurité au niveau de l'entreprise. Il est évolutif, facile à mettre en œuvre et offre des workflows d'approbation personnalisables et des analyses détaillées pour vous aider à optimiser vos processus de paiement.

Avec Nanonets, vous pouvez réduire le temps de traitement des factures de quelques jours à quelques minutes et éliminer les erreurs de saisie manuelle des données. 

Réflexions finales

Quel que soit votre secteur d'activité, la mise en œuvre de l'automatisation des paiements peut vous aider à rationaliser vos processus de paiement et à stimuler la croissance de votre entreprise. En réduisant les processus manuels, en améliorant l'efficacité et en renforçant les relations avec les fournisseurs, vous pouvez préparer votre entreprise au succès. 

Déployez toujours un logiciel d'automatisation des paiements B2B qui correspond à vos besoins et à vos systèmes existants. Vos finances et vos employés vous remercieront en effet. N'oubliez pas que l'objectif n'est pas seulement d'automatiser mais d'automatiser intelligemment.

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• La source: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/