Xero est un logiciel de comptabilité SaaS basé sur le cloud destiné aux petites entreprises situées dans de nombreux pays. La société Xero, fondée en 2006, est basée en Nouvelle-Zélande. Le logiciel de Xero gère les comptes créditeurs comme un système traditionnel nécessitant une saisie manuelle des données. Pour l'automatisation des comptes fournisseurs Xero, les clients Xero intègrent un logiciel d'automatisation AP tiers. 

Comment gérer AP sur Xero

Gérer les comptes créditeurs (AP) sur Xero en effectuant ces processus nécessaires :

• Recevez une facture fournisseur ou une autre facture par email vers le système comptable Xero ou par numérisation  
• Approuver la facture
• Planifier le paiement
• Xero ajoute une facture/facture aux comptes créditeurs
• Paiement effectué
• Facture/facture marquée comme payée

Mais notez que ces étapes réalisables dans Xero ne couvrent pas beaucoup de tâches manuelles. Par exemple, les employés du service des comptes créditeurs doivent déterminer visuellement que factures sont corrects grâce à des processus de vérification manuelle et obtiennent les approbations. 

Ces processus de vérification de l'exactitude comprennent une correspondance à trois (ou une correspondance à deux) de la facture avec le bon de commande (PO) et un rapport de réception, le cas échéant, pour la réception des marchandises. 

Le personnel d'AP doit déterminer quel(s) responsable(s) budgétaire(s) désigné(s) doivent approuver la facture, conformément à la politique de dépenses de l'entreprise. Ensuite, les comptes créditeurs acheminent les documents correspondants (souvent sur papier) vers le bon approbateur et effectuent un suivi auprès des approbateurs lorsque leur approbation n'est pas opportune. 

Les comptes fournisseurs règlent les factures par lots. Peut-être que les comptes créditeurs utilisent encore des chèques papier à l’ancienne. Lorsque vous utilisez des chèques papier, ces étapes manuelles sont requises : 

• Demander au directeur financier ou au contrôleur d'approuver le cycle de contrôle 
• Obtenir des signatures de chèques autorisées 
• Impression de chèques sur papier 
• Séparer et classer une copie de chèque avec les copies de factures correspondantes
• Enveloppes de remplissage et d'expédition contenant les chèques et les avis de remise joints
• Répondre aux appels ou aux e-mails entrants des fournisseurs demandant l'état actuel du paiement

Flux de travail des comptes créditeurs Xero

Les descriptions suivantes concernent les flux de travail des comptes créditeurs Xero pour effectuer les processus de comptes créditeurs dans le logiciel principal de comptes créditeurs Xero. 

Capturer et saisir les factures fournisseurs

Les utilisateurs des plans de l'édition Business de Xero, qui incluent les plans tarifaires SaaS Early, Growing et Établi, reçoivent le Hubdoc intégré fonctionnalité qui capture les factures et les reçus dans Xero. Hubdoc est un partenaire Xero pour la capture de données OCR qui extrait les données des documents et crée des transactions dans Xero. L'adresse e-mail de facturation Xero s'affiche sur n'importe quel onglet d'état de la page de présentation des achats. 

Pour capturer les factures des fournisseurs et les factures dans Xero à l'aide de la fonctionnalité Hubdoc, la facture doit être une pièce jointe à un e-mail plutôt qu'intégrée à l'e-mail lui-même. Pour ce processus de capture d'e-mails, vous transférerez les factures reçues de n'importe quel fournisseur à votre adresse e-mail de factures Xero. 

La plupart des formats de documents et d'images fonctionnent lorsque factures envoyées par courrier électronique à l'adresse e-mail unique de votre organisation Xero pour créer un projet de facture avec une facture envoyée par e-mail en pièce jointe. Vous pouvez envoyer jusqu'à 10 factures dans un seul e-mail, ce qui créera des factures distinctes dans Xero. La taille maximale des e-mails est de 25 Mo. 

La facture envoyée par courrier électronique sera dans la devise de base de votre entreprise plutôt que dans une devise étrangère. Uniquement avec un abonnement incluant le multidevise, vous pouvez modifier manuellement la devise du projet de loi ou de la facture en devise étrangère dans Xero.  

Ce n'est que si Xero parvient à lire la facture envoyée par courrier électronique que certains champs, y compris ceux-ci, se rempliront automatiquement et seront désignés dans Xero par une icône en forme d'éclair :

• Contactez-Nous
• Date
• Total
• Date d'échéance
• Référence

Notez que ce processus de capture de factures peut ne pas être complet ou précis et nécessite toujours d'effectuer des étapes manuelles (répertoriées dans le lien Xero pour l'envoi de factures par courrier électronique) dans le menu Entreprise/Factures à payer et pour la conversion de devise requise. 

Si vous n'utilisez pas la fonctionnalité Hubdoc de Xero pour la capture des données de factures envoyées par courrier électronique, vous devez effectuer une saisie manuelle des données pour ajouter des factures et factures dans le système logiciel de comptabilité Xero. Dans le menu Entreprise/Bills to Pay, sélectionnez Nouvelle facture et saisissez les détails des champs. Enregistrez la facture et envoyez-la pour approbation avant de payer la facture. 

Vous coderez manuellement ces factures de comptes créditeurs sur le bon compte de dépenses ou d'actifs, tel que l'inventaire. 

Payer les factures et enregistrer les paiements

À payer les factures, planifiez les factures dans le système (par lots) en saisissant la date de paiement et en cochant les factures en cours de paiement. Lorsque la facture est payée, Xero enregistre la transaction comme une réduction des comptes créditeurs sous forme de débit et un solde de crédit comptable en partie double en espèces (et tout escompte pour paiement anticipé effectué).

Ajout de nouveaux fournisseurs

Dans le logiciel de comptabilité Xero, Xero définit de nouveaux fournisseurs comme contacts et détermine la manière dont vous utilisez ces contacts, soit en tant que fournisseurs, soit en tant que clients, ou les deux. Si vous chargez une facture, le Contact est utilisé comme fournisseur. Par conséquent, vous n’avez pas besoin de déplacer les contacts vers les fournisseurs. Lorsque vous utilisez Hubdoc dans Xero, Hubdoc sera automatiquement configurer le fournisseur dans le Xero système logiciel de comptabilité pour vous dès la réception de la facture. Sinon, une saisie manuelle des données est nécessaire pour configurer les fournisseurs dans Xero. 

Gérer les dépenses et les remboursements

Avec Xero, vous pouvez consulter et gérer les factures, les dépenses et les remboursements à partir du logiciel en ligne basé sur le cloud ou avec un appareil mobile utilisant l'application Xero. Votre visibilité sur la gestion des dépenses ne sera pas aussi complète qu'elle le serait avec l'intégration du logiciel d'automatisation AP. 

Automatisation du flux de travail Xero AP avec Nanonets

Vous pouvez automatiser entièrement tous les flux de travail Xero AP pour la réception et le traitement des factures, y compris les paiements, avec Nanonets Flow, son automatisation AP et logiciel de traitement de factures pour les comptes créditeurs. Utilisations des nanonets meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs dans son logiciel d'automatisation AP. 

Nanonets vous aide à réaliser intégration des fournisseurs facilement et avoir une excellente gestion des documents liés aux comptes créditeurs. Les fournisseurs choisissent un mode de paiement.  

Le logiciel d'automatisation Nanonets Flow AP vous permet de transférer des e-mails ou de numériser des factures dans des Nanonets avec une OCR (reconnaissance optique de caractères) intelligente améliorée par l'IA/ML pour capturer électroniquement les données de facture par élément de ligne avec en-têtes. Mais Nanonets est un expert OCR et a un taux de précision de capture des données de facture beaucoup plus élevé que celui que Xero avec HubDocs peut fournir de manière fiable pour chaque facture. Nanonets Saisie de données IA est la clé pour libérer la précision et l’efficacité. 

Nanonets permet à votre entreprise de traiter les factures en temps opportun et sans contact, sans intervention humaine ni processus manuels, alimentés par l'intelligence artificielle (IA) et son sous-ensemble, l'apprentissage automatique (ML). Logiciel automatisé Le traitement des factures comprend des étapes de vérification des factures, rapprochement de factures, approuver les factures pour paiement et payer les factures approuvées et les factures par lots. 

Vous pourrez bénéficier des remises pour paiement anticipé du fournisseur lorsque vous payez dans le court nombre de jours indiqué sur les conditions de paiement de votre facture, par exemple en payant dans les 10 jours pour 2/10, net 30 pour bénéficier d'une remise de 10 % sur le solde de la facture dû. au lieu de payer le montant total de la facture dans les 30 jours. Lorsque vous bénéficiez de remises pour paiement anticipé sur dettes fournisseurs pour les articles en stock, les économies de coûts sont impressionnantes. 

Avec Nanonets, après avoir capturé les données de facture, Nanonets vérifie les factures et le codage du compte et synchronise ces données avec votre système comptable. Nanonets associe les factures aux pièces justificatives, notamment les ordres d'achat (PO) et les entrées de marchandises, le cas échéant. 

Votre entreprise peut configurer des approbateurs de factures et des limites de dépenses conformes à la politique de votre entreprise ou laisser l'IA gérer workflows d'approbation des factures automatiquement pour vous dans Nanonets si vous préférez. Les approbateurs ont le choix de rejeter ou d'approuver les factures pour paiement. 

Planifiez et effectuez des paiements électroniques mondiaux dans un choix de devises en utilisant des lots importants et efficaces avec Nanonets. Ensuite, les Nanonets réconcilieront et feront correspondre les enregistrements internes, les transactions ou les paiements avec les comptes bancaires, les relevés de carte de crédit ou d'autres sources pour rapprochement des comptes. 

Nanonets offre à votre équipe commerciale des vues intelligentes avec une visibilité sur les dépenses de l'entreprise, vous donnant ainsi plus de contrôle sur la gestion des coûts de l'entreprise. 

Conclusion 

Les flux de travail des comptes fournisseurs de Xero prennent beaucoup de temps. Lorsque votre entreprise commencera à rationaliser les flux de travail avec Xero + AP Automation, le personnel des comptes fournisseurs n'aura plus besoin d'effectuer ces étapes manuelles répétitives de saisie de données pour chaque fournisseur, facture ou note de frais d'employé nécessitant un remboursement.

Découvrez comment Flux par nanonets peut dynamiser les workflows d'automatisation des comptes fournisseurs de Xero et fournir plus de précision et de contrôles financiers. 

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• La source: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/