Dans le monde entier, plus de 300 milliards d’emails sont envoyés et reçus chaque jour, en moyenne. Si vous me demandez, cela représente 300 opportunités de vous commercialiser dans votre signature email.

De nombreuses personnes traitent leurs signatures électroniques après coup, ce qui constitue une grande opportunité manquée. C'est l'occasion pour vous de dire aux autres qui vous êtes, comment vous joindre et où en savoir plus sur vous ou votre entreprise.

Alors, que doit contenir exactement votre signature ?

Table des matières

1. Nom et prénom

Tout comme pour la correspondance par courrier postal, votre nom doit toujours être inclus dans votre signature électronique afin que le destinataire de votre message sache de qui il provient.

J’aime en faire ma première ligne de texte.

2. Informations d'affiliation (telles que le titre du poste et le département)

Vos informations d'affiliation doivent suivre de près votre nom. Vos affiliations peuvent inclure votre titre de poste, votre entreprise ou organisation et/ou même votre service.

À mon avis, s’affilier à une organisation plus grande vous confère plus de crédibilité, surtout s’il s’agit d’une organisation reconnaissable.

3. Coordonnées secondaires

Les informations de contact secondaires sont également importantes, afin que le destinataire sache comment vous contacter autrement. Sur cette ligne, j'ai tendance à inclure le téléphone, le fax ou tout autre moyen de communication sur lequel je souhaite mettre l'accent.

Dans les situations où vous ne voulez pas cracher votre ligne directe, j’en profiterais pour promouvoir votre site Web personnel comme un autre moyen d’entrer en contact.

4. Icônes de profil social

Votre présence sur les réseaux sociaux est une partie importante de votre marque personnelle car cela vous aide à gagner du terrain dans votre espace et montre aux gens ce qui vous tient à cœur.

J'ai l'impression que je peux en dire beaucoup sur une personne par ce qu'elle publie et comment elle se présente.

C'est pourquoi c'est une excellente idée d'inclure des liens vers vos pages de réseaux sociaux dans votre signature électronique. Cela renforce non seulement votre marque personnelle, mais aide également les gens à trouver de nouvelles façons de vous contacter et de vous suivre.

Pourquoi utiliser des icônes de réseaux sociaux plutôt que de simples liens texte ? Parce que les icônes sont plus facilement reconnaissables pour les personnes qui parcourent votre signature – et elles se démarqueront. Selon les recherches de Studios NeoMam, les visuels affichés en couleur augmentent de 80 % la volonté d’une personne de lire le reste du contenu.

Découvrez l'exemple ci-dessous, réalisé en utilisant Générateur de signatures d'e-mails de HubSpot.

5. Appel à l'action

L'une des choses les plus intelligentes que vous puissiez faire dans votre signature électronique est d'inclure un appel à l'action. Pour moi, les meilleurs CTA de signature électronique sont simples, à jour, non insistants et conformes à votre style de courrier électronique.

Choisissez un CTA qui correspond à l'un de vos objectifs commerciaux actuels et mettez-le à jour lorsque ces objectifs changent. Voici un exemple de signature électronique de HubSpotter qui inclut un CTA pour le Réseau de podcasts HubSpot:

6. Liens de réservation

Si vous vous retrouvez à envoyer des e-mails avec des collègues et des clients qui souhaitent réserver des réunions avec vous (comme moi), facilitez-leur la tâche en incluant un lien pour réserver votre calendrier directement dans votre signature électronique.

Il existe de nombreux outils qui aideront les gens à prendre rendez-vous. Par exemple, si vous êtes un client HubSpot Sales, vous pouvez facilement partagez votre lien de rendez-vous personnalisé avec toute personne avec qui vous souhaitez prendre rendez-vous.

Si vous n'êtes pas client HubSpot, l'un de mes outils de réunion préférés est Calendly, qui est gratuit pour Basic et vous permet d'intégrer votre calendrier Google ou Office 365.

7. Clause de non-responsabilité de l'industrie ou exigences légales

Certains secteurs tels que le droit, la finance et les assurances ont des directives spécifiques sur l'utilisation du courrier électronique et l'étiquette afin de protéger les informations privées contre la transmission.

Pour cette raison, je vous recommande d’examiner les réglementations en place dans votre secteur et d’inclure une clause de non-responsabilité dans votre signature concernant les transmissions par courrier électronique.

Mail-Signatures propose un certain nombre d'exemples de clauses de non-responsabilité par courrier électronique, dont celui-ci :

« Le contenu de cet e-mail est confidentiel et destiné uniquement au destinataire spécifié dans le message. Il est strictement interdit de partager toute partie de ce message avec un tiers, sans le consentement écrit de l'expéditeur. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez répondre à ce message et suivre sa suppression, afin que nous puissions nous assurer qu'une telle erreur ne se reproduise plus à l'avenir.

8. Photo ou Logo

J'aime utiliser une image pour pimenter ma signature électronique. Cela ajoute une touche personnelle afin que les destinataires que vous n’avez jamais rencontrés puissent associer votre nom à votre visage.

Alternativement, vous pouvez également utiliser le logo de l’entreprise pour renforcer la notoriété de votre marque dans votre courrier électronique.

9. Pronoms

L'ajout de vos pronoms préférés à votre signature est utile, en particulier lorsque vous envoyez des e-mails à des personnes que vous n'avez jamais rencontrées. Cela élimine également toute ambiguïté et garantit que vous interagissez avec les autres selon leurs préférences.

1. Insistez sur votre nom, votre affiliation et vos coordonnées secondaires.

Ma commande idéale pour une signature électronique est mon nom, mon affiliation et les autres endroits où les gens peuvent me joindre.

Votre affiliation peut signifier votre titre de poste, votre entreprise, votre école ou une organisation similaire que vous jugez importante pour vos destinataires.

Vos informations de contact secondaires peuvent inclure votre numéro de téléphone personnel ou votre site Web.

Voici un exemple de signature électronique cela correspond bien aux trois choses décrites ci-dessus. Le prénom et le nom de Kevin sont accompagnés de son affiliation à l'Université du Connecticut. Il fait également la promotion de son site Web personnel afin que ses destinataires disposent d'un autre point de vente pour voir son travail et le contacter pour plus d'informations.

Vous voulez créer une signature comme celle ci-dessous ? Utiliser Générateur de signatures d'e-mails de HubSpot.

2. Gardez les couleurs simples et cohérentes.

À mon avis, l’image de marque est plus efficace lorsqu’elle est cohérente, et cela inclut votre signature électronique. Ajouter de la couleur à votre signature électronique est une touche agréable qui l’aidera à se démarquer du reste de votre courrier électronique.

Astuce supplémentaire : Si vous choisissez d’utiliser de la couleur, assurez-vous de vous en tenir à une ou deux en plus du texte sombre. Utilisez des reflets subtils pour correspondre à votre logo ou à votre marque, comme Bretagne Hodak fait dans sa signature électronique, ci-dessous. Remarquez comment ses icônes de médias sociaux sont de la même teinte bleue que le ZinePak logo.

3. Utilisez la hiérarchie de conception.

Un bon design consiste à présenter vos informations de manière facilement digestible. Étant donné que votre signature électronique n’est qu’une liste d’informations, je vous recommande d’utiliser la hiérarchie pour diriger les yeux des lecteurs vers ce qu’ils devraient lire en premier.

Astuce supplémentaire : Mettez votre nom à l'échelle dans une police plus grande afin qu'il attire le plus l'attention, comme vous le feriez sur un CV. Ensuite, choisissez les informations en gras et en couleur en fonction de leur importance afin de pouvoir guider logiquement les yeux des gens à travers la conception.

4. Rendre les liens traçables.

Vous mettez donc quelques liens dans votre signature d'e-mail, y compris votre CTA et vos icônes de réseaux sociaux. Mais est-ce que quelqu'un clique vraiment dessus ?

Pour déterminer si les liens dans votre signature attirent réellement des clics et ont un impact, je vous suggère de rendre ces liens traçables, comme vous le feriez pour n'importe quel autre lien dans vos e-mails.

Suivez ces instructions pour créer facilement un lien de suivi qui vous aide à attribuer le trafic vers votre site Web à votre signature électronique.

Astuce supplémentaire : De temps en temps, vous pouvez modifier le format de votre signature ou le libellé de votre signature pour voir ce qui génère le plus de clics.

5. Utilisez des séparateurs d'espace.

Il existe des moyens d'insérer une grande quantité de texte dans une zone compacte sans compromettre la conception.

Utiliser des séparateurs d’espace dans votre conception, comme dans l’exemple ci-dessous, est un excellent moyen d’y parvenir.

Astuce supplémentaire : Vous pouvez également utiliser des séparateurs de glyphes, qui sont le symbole de la barre verticale (c'est-à-dire |.)

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6. Incluez un préfixe international dans votre numéro de contact.

Si vous travaillez avec des personnes du monde entier, n’oubliez pas le préfixe du code de votre pays lorsque vous indiquez votre numéro de téléphone de contact.

Beaucoup de gens l’oublient s’ils ne sont pas habitués à composer eux-mêmes des préfixes internationaux, mais je pense qu’il est très utile pour vos collègues et clients internationaux de l’avoir à portée de main.

Voici une liste des codes de pays si vous ne connaissez pas le vôtre.

Voici un exemple de Kit Smith, anciennement de Brandwatch, une société qui possède des bureaux aux États-Unis et en Europe et travaille avec des clients internationaux.

L'inclusion de l'indicatif national des États-Unis permet aux personnes résidant dans d'autres pays de le joindre plus facilement par téléphone.

7. Rendez votre design adapté aux mobiles.

Selon Truelist, plus d'un tiers des professionnels ouvrir des e-mails sur leur téléphone, ce qui en fait un moyen de communication privilégié pour les affaires et les questions professionnelles.

Voici ce que cela signifie pour moi : plus il y a de personnes qui lisent des e-mails sur des appareils mobiles, plus vous souhaiterez garder les utilisateurs mobiles en tête lorsque vous rédigez des e-mails, y compris votre signature électronique.

L’un des principaux moyens de rendre votre signature électronique adaptée aux appareils mobiles consiste à rendre le design de votre signature facile à lire et cliquable pour les utilisateurs mobiles. C’est là que l’échelle devient vraiment importante.

Assurez-vous que votre texte est suffisamment grand pour être lu sur de petits écrans mobiles et que vos liens et boutons sont accessibles pour que les gens puissent appuyer dessus avec leurs doigts.

Astuce supplémentaire : Consultez l'exemple ci-dessous et notez l'espace qu'il y a entre différents éléments cliquables comme les icônes de médias sociaux. Ils sont parfaits pour appuyer avec votre doigt sur un écran mobile afin que les utilisateurs n'appuient pas accidentellement sur l'icône Facebook lorsqu'ils voulaient aller sur Twitter.

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8. Utilisez un générateur de signature email.

Si vous avez essayé toutes ces étapes et que vous n’êtes toujours pas satisfait du résultat de votre signature électronique, ne vous inquiétez pas : cela arrive aux meilleurs d’entre nous.

Ces approbations numériques peuvent être difficiles à perfectionner. Essayez plutôt un générateur de signatures de courrier électronique gratuit pour faire le gros du travail à votre place.

Plutôt que de choisir vous-même les couleurs, les polices et la mise en page, ce générateur vous propose plusieurs combinaisons. Ajoutez simplement vos informations, photos et liens. Choisissez ensuite vos couleurs. Une fois que vous êtes satisfait, vous pouvez facilement l'ajouter à votre compte de messagerie.

9. Vérifiez la qualité de votre nouvelle signature électronique.

Enfin, comme pour n’importe quelle partie d’un e-mail, assurez-vous que votre signature est aussi belle que vous le pensez en la testant avec différents clients de messagerie.

Astuce supplémentaire : Microsoft Outlook ne reconnaît pas les images d'arrière-plan, évitez donc de les utiliser. De plus, certains clients de messagerie ne chargent pas du tout les images par défaut, je garde donc cela à l’esprit.

Exemples de signatures électroniques professionnelles

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns de mes exemples de signatures de courrier électronique préférés dans la nature.

1. Exemple de signature électronique verticale

Créez une signature électronique comme celle-ci avec le générateur de signature gratuit de HubSpot.

Si vous souhaitez que votre signature électronique nécessite peu d'effort et ait un impact élevé tout en attirant l'attention sur un appel à l'action, je pense que c'est une excellente option.

Ce que j'aime: Situé dans une disposition verticale, il inclut non seulement des liens sociaux pour le propriétaire, mais il utilise efficacement l'espace pour attirer l'œil du spectateur vers le bouton CTA en bas. Et en raison de sa faible largeur, cette signature électronique est idéale si plusieurs de vos destinataires ouvrent leur courrier électronique sur un appareil mobile.

La meilleure partie? Vous pouvez créer votre propre signature en utilisant exactement la même mise en page en utilisant notre générateur de signature email gratuit.

2. Exemple de signature électronique professionnelle beige

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Ce bel exemple de signature électronique est basé sur des images et, même si nous ne recommandons pas d'utiliser des fichiers image pour votre signature, il mérite néanmoins une place sur cette liste.

Ce que j'aime: Cette signature est disponible sous forme de modèle d'image sur Canva et elle a attiré mon attention en raison de sa jolie mise en page, de ses polices et de ses couleurs. Le principal avantage de l’utilisation d’une image comme signature électronique est que les polices ne changent pas, ce qui vous permet de créer une histoire de marque plus forte.

Se souvenir La police est déterminée par le client de messagerie du destinataire et non par vous.

3. Exemple de signature électronique abrégée

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Cet exemple simple de signature électronique, créé par l'équipe de mysignature.io, utilise un raccourci pour identifier chaque élément des informations de contact de l'expéditeur. L'e-mail et le téléphone portable du propriétaire sont désignés respectivement par les lettres e et m.

Ce que j'aime: Cette démarche tendance peut différencier votre signature électronique du reste. Je le recommande si vous travaillez spécifiquement dans un secteur plus informel ou décontracté.

La seule chose que je pourrais déconseiller est d’utiliser une police et une couleur d’icône aussi claires, qui pourraient être plus difficiles à lire pour les téléspectateurs daltoniens.

4. Exemple de signature électronique d'un professeur

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Cet exemple de signature électronique moderne et accrocheur pour un professeur comprend un CTA, une ligne de boutons de réseaux sociaux et un paragraphe de langage standard du RGPD, ce qui est essentiel dans les secteurs où vous pouvez avoir besoin des données privées des destinataires.

Ce que j'aime: En effectuant des recherches pour cet article, nous avons trouvé d'innombrables exemples de signatures électroniques pour les professeurs et les travailleurs universitaires. Celui-ci remporte de loin le prix en termes de design, de professionnalisme et d’utilité.

5. Exemple de signature électronique d'influenceur Instagram

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Que vous soyez un influenceur sur Instagram, YouTube ou TikTok, il est essentiel de toujours disposer d'une signature électronique professionnelle, surtout si vous recherchez souvent des partenariats et des accords avec des entreprises.

Ce que j'aime: Cette signature comprend une invite intelligente invitant le destinataire à télécharger son kit média. Plus important encore, il comprend un bouton en bas pour « L'aimer sur Instagram » – ce qui est essentiel pour les professionnels dont le principal indicateurs clés de performance sont des mesures d’engagement.

6. Exemple simple de signature électronique
Créez une signature électronique comme celle-ci avec le générateur de signature gratuit de HubSpot.

En cas de doute, restez simple. Cet exemple de signature électronique, disponible sous forme de modèle dans notre générateur de signature gratuit, comprend toutes les informations essentielles avec beaucoup d'espace entre les deux.

Ce que j'aime: En bas, la signature comprend des liens sociaux pour ceux qui souhaitent en savoir plus sur vous ou votre entreprise. Et si vous le modifiez en utilisant Le générateur de signatures d'e-mails gratuit de HubSpot, vous constaterez que vous pouvez ajouter une photo de vous-même, un bouton CTA, et bien plus encore.

7. Exemple de signature électronique formelle d'un universitaire

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Si jamais vous avez besoin d’une signature électronique formelle, je pense que c’est un excellent exemple d’inspiration. Créé par l'Université de l'Illinois pour guider ses employés, cet exemple de signature électronique est efficace, simple et sans fioritures.

Ce que j'aime: C'est une option intéressante si vous travaillez dans une industrie traditionnelle. J'aime le fait qu'il comprenne une déclaration de confidentialité en bas, ce qui est particulièrement important à inclure si jamais vous envisagez de partager vos e-mails avec qui que ce soit.

8. Exemple de signature électronique immobilière

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Cet exemple de signature électronique immobilière m'a donné envie de travailler dans l'immobilier. Mais vous pouvez toujours l’ajuster à vos besoins grâce à l’outil de mysignature.io.

Ce que j'aime: La photo de profil comprend un effet d'ombrage moderne et sympa, et les boutons sociaux en bas sont plus proéminents, ce qui en fait un choix fantastique si vous souhaitez attirer davantage l'attention sur vos comptes sociaux.

La seule chose que je reconsidérerais avec cet exemple, si vous voulez l'utiliser comme source d'inspiration, est que le CTA est trop proche des deux autres boutons sociaux. Si vous souhaitez que votre appel à l’action retienne toute l’attention de votre destinataire, envisagez plutôt d’utiliser de petits boutons sociaux.

9. Exemple de signature électronique professionnelle d'un enseignant

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Avec ou sans l'image, je pense que cet exemple de signature email est gagnant. Il utilise du texte à la fois gras et régulier pour créer une impression de structure et inclut un langage passe-partout sur la confidentialité de l'e-mail.

Ce que j'aime: La langue en bas est dans une police plus claire, ce qui détourne l'attention. C'est un exemple solide à suivre si vous n'avez pas besoin d'avoir un CTA dans votre signature électronique.

10. Exemple de signature électronique horizontale

Créez une signature électronique comme celle-ci avec le générateur de signature gratuit de HubSpot.

Inspirez-vous de cet exemple de signature électronique spacieux si vous souhaitez inclure de nombreuses informations, tout en gardant l'attention sur votre CTA complètement à droite. Disponible sous forme de modèle sur le générateur de signatures électroniques de HubSpot, cet exemple comporte également un espace sur la gauche pour vous permettre d'inclure des liens sociaux.

Ce que j'aime: Sa simplicité et sa personnalisation sont fantastiques. Et si vous préférez contrôler les visuels de la signature jusqu'à la police, vous pouvez toujours en faire une capture d'écran et l'utiliser comme image – n'oubliez pas d'inclure du texte alternatif.

Personnalisez cette signature électronique — ou créez la vôtre — gratuitement.

Meilleure signature d'e-mail professionnelle

La meilleure signature électronique professionnelle sera fidèle à qui vous êtes, tant sur le lieu de travail qu'en dehors.

Une fois que vous avez inclus les informations de contact de base, le reste de votre signature électronique est une toile vierge sur laquelle vous pouvez partager un peu de personnalité avec chaque e-mail professionnel que vous envoyez.

Armé de ces meilleures pratiques de signature d'e-mail, vous pouvez créer votre propre signature qui s'aligne sur votre marque et donne un petit plus à vos e-mails euh.

Note de l'éditeur : cet article a été publié à l'origine en juin 2019 et a été mis à jour par souci d'exhaustivité.

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• La source: https://blog.hubspot.com/marketing/professional-email-signatures