Exemple de modèle de politique de dépenses professionnelles des employés

Imaginez découvrir qu'un simple oubli dans la gestion des dépenses professionnelles a conduit à dépenser involontairement une petite fortune en coûts évitables.

Il ne s’agit pas simplement d’un scénario hypothétique ; c'est une réalité pour les organisations qui négligent l'importance stratégique d'une politique de dépenses méticuleusement conçue.

Dans cet article, nous fournirons un modèle de politique de dépenses conçu pour servir de référence pour élaborer votre propre politique de dépenses pour votre entreprise.

Le cadre est conçu à la fois pour responsabiliser les employés et pour protéger la santé financière de l'organisation.

Nous découvrirons l'essence d'une politique de dépenses, dévoilerons un modèle polyvalent et fournirons des conseils sur son application pratique et son automatisation.

Récapitulatif : la politique des dépenses

Une politique de dépenses est un ensemble de règles qui dictent aux employés

comment ils peuvent dépenser l'argent de l'entreprise en dépenses.
comment ils peuvent rembourser les dépenses.
que se passe-t-il en cas de non-respect.

Les principaux objectifs d’une politique de dépenses sont doubles.

Premièrement, cette politique joue un rôle crucial dans la gestion des finances de l'entreprise et dans la garantie que les employés savent à quoi s'attendre lorsqu'ils engagent des dépenses au nom de l'organisation.

Deuxièmement, cela aide l’entreprise à rester en conformité avec les lois et réglementations financières, en évitant les problèmes juridiques et les amendes. Cette double finalité fait de la politique de dépenses un outil essentiel tant pour les salariés que pour la santé financière de l'entreprise.

La mise en œuvre d’une politique de dépenses claire apporte plusieurs avantages clés :

Empêche la fraude : En fixant des directives strictes en matière de dépenses, cela réduit les risques de réclamations malhonnêtes.
Garantit l’équité : Tout le monde sait ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas, ce qui rend les demandes de remboursement plus simples et plus équitables.
Budget des contrôles : Aide à contrôler les dépenses, en garantissant que les dépenses correspondent aux contraintes budgétaires de l'entreprise.

Modèle de politique de dépenses

La création d'un document de politique de dépenses efficace est essentielle pour maintenir le contrôle financier, garantir la conformité et apporter de la clarté à vos employés.

Voici le modèle de document de politique de dépenses pour vous guider dans l’élaboration de votre propre politique de dépenses :

Format Word :

Vous pouvez également enregistrer une copie du modèle en tant que document Google :

Modèle de politique de dépenses (aperçu)

[Nom de la compagnie] Document de politique de dépenses

[Nom de la compagnie]
[À ta maison]
Numéro de version

Ce document est sujet à changement et peut être mis à jour périodiquement pour refléter l'évolution des besoins de [Nom de l'entreprise] et de ses employés.

Ce document de politique de dépenses est conçu pour guider les employés de [Nom de l'entreprise] dans la prise de décisions éclairées et responsables concernant l'engagement et la déclaration des dépenses liées au travail. Notre objectif est de garantir que toutes les dépenses sont nécessaires, raisonnables et alignées sur les objectifs et les valeurs de notre entreprise. En adhérant à cette politique, nous favorisons la transparence, la responsabilité et l’efficacité de nos pratiques financières.

Pour faciliter le traitement précis et cohérent des dépenses, il est crucial de définir clairement ce qui constitue une dépense remboursable au sein de [Nom de l'entreprise]. Vous trouverez ci-dessous les catégories de dépenses considérées comme remboursables, ainsi que des exemples pour chaque catégorie afin d'éliminer toute ambiguïté :

Voyage: Dépenses liées aux voyages d'affaires, y compris les billets d'avion, le transport terrestre et l'hébergement. Par exemple, un billet d'avion aller-retour pour une conférence d'affaires ou un billet de train pour une réunion client.
Hébergement: Frais engagés lors d'un voyage d'affaires pour des séjours à l'hôtel ou d'autres arrangements d'hébergement. Un exemple pourrait être un séjour de deux nuits dans un hôtel pour un séminaire d’entreprise.
Repas: Dépenses raisonnables pour les repas lors de déplacements professionnels ou de réunions clients. Cela comprend le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner, par exemple un dîner-rencontre avec un client potentiel.
Divertissement client: Dépenses liées au divertissement des clients, telles que les frais de repas ou les billets d'événements, à condition qu'elles soient directement liées au développement ou à la fidélisation des affaires. Un exemple est l’accueil d’un client lors d’un événement sportif pour discuter de futures opportunités commerciales.
Fournitures de bureau: Coûts des articles nécessaires aux opérations quotidiennes du bureau, y compris la papeterie, le matériel d'impression et le petit matériel de bureau. Par exemple, acheter des stylos, du papier et des cartouches d’encre pour le bureau.
Technologie: Dépenses liées à la technologie qui soutient la productivité au travail, y compris les abonnements à des logiciels et les achats de matériel d'urgence. Un exemple pourrait être un abonnement à un outil de gestion de projet ou l’achat d’un nouveau clavier en raison d’un dysfonctionnement inattendu.

Non-dépenses

Il est également important de préciser les dépenses que [Nom de l'entreprise] ne remboursera pas. Ceux-ci incluent, sans toutefois s'y limiter :

Dépenses personnelles non liées aux activités professionnelles.
Amendes ou pénalités, telles que des infractions au code de la route ou des frais de retard.
Dépenses dépassant les limites prédéterminées pour des catégories spécifiques sans approbation préalable.

Limites de dépenses

Nous avons établi des limites de dépenses claires pour chaque catégorie de dépenses remboursables. Ces limites sont conçues pour guider les employés dans la prise de décisions de dépenses judicieuses qui correspondent aux considérations budgétaires et aux objectifs financiers de l'entreprise. De plus, des exemptions spécifiques à chaque département sont incluses pour répondre aux besoins uniques et aux modèles de dépenses des différents domaines de l'entreprise.

Limites générales de dépenses

Vous trouverez ci-dessous un tableau décrivant les limites de dépenses maximales autorisées pour chaque catégorie de dépenses, destinées à garantir que toutes les dépenses sont à la fois nécessaires et raisonnables :

Catégorie de dépenses	Limite maximale	Notes
Voyage (billet d'avion)	$500	Classe économique pour les vols intérieurs
Voyage (hébergement)	$ 150 par nuit	Tarif chambre standard
Repas	25 $ par repas	Exclut les boissons alcoolisées
Divertissement client	$100	Par personne, nécessite une approbation préalable pour les exceptions
Fournitures de bureau	50 $ par commande	Articles essentiels uniquement
Technologie	$300	Approbation préalable requise pour les articles dépassant cette limite

Limites de dépenses spécifiques au ministère

Pour répondre aux besoins spécialisés des différents départements de [Nom de l'entreprise], nous établissons également les limites de dépenses spécifiques aux départements comme suit :

Département des ventes:
- Divertissement client : limite augmentée à 150 $ par personne pour permettre des réunions clients potentielles de grande valeur.
- Voyage : flexibilité supplémentaire en matière de tarif aérien jusqu'à 700 $ pour les voyages internationaux avec approbation préalable.
Département IT:
- Technologie : Limite augmentée à 500 $ pour soutenir l'achat de logiciels ou de matériel spécialisé essentiels aux opérations ministérielles.

Toute dépense prévue dépassant ces limites doit être soumise pour approbation préalable afin de garantir son alignement avec les contraintes budgétaires et les objectifs opérationnels.

Procédures d'approbation

L'efficacité et la responsabilité du processus de gestion des dépenses de [Nom de l'entreprise] sont primordiales. Pour garantir cela, les procédures détaillées et les exigences en matière de documentation suivantes sont établies, guidant les employés tout au long du processus d'approbation et de remboursement des dépenses.

Voyage et hébergement

Approbation avant le voyage:
- Les employés planifiant un voyage d'affaires doivent soumettre un itinéraire et un budget estimé pour approbation via notre portail en ligne désigné.
- Cette soumission doit avoir lieu au moins deux semaines avant la date de départ prévue afin de laisser suffisamment de temps pour l'examen et l'approbation.
Documentation après le voyage:
- À leur retour, les employés sont tenus de soumettre tous les reçus liés aux frais de déplacement et d'hébergement dans un délai d'une semaine.
- Cela inclut les vols, les hôtels et autres dépenses liées aux voyages, qui doivent être téléchargées sur notre plateforme numérique de gestion des dépenses.

Frais d'entreprise

Pour les dépenses engagées lors de réunions avec des clients, d'achat de fournitures de bureau ou de tout autre besoin professionnel, les employés doivent fournir un reçu et une brève description de l'objet commercial.
Ces soumissions doivent être effectuées via notre outil de déclaration de dépenses dans les trois jours suivant la dépense engagée.

Dépenses importantes

Les dépenses importantes sont définies comme toute dépense unique dépassant 2500 2500 $ ou une série de dépenses connexes qui dépassent collectivement XNUMX XNUMX $ au cours d'un mois.
Une proposition détaillée, comprenant la justification, les avantages attendus et le coût total, doit être soumise et approuvée par la direction de niveau supérieur avant d'engager la dépense.

Documentation et reçus

Pour faciliter un traitement efficace des dépenses, les documents suivants doivent être soumis lors de la demande de remboursement via le portail :

Reçus pour toutes les dépenses, démontrant la preuve de paiement.
Une brève description de l'objet commercial de chaque dépense, améliorant la transparence et la justification.
Pour les dépenses liées au voyage, des itinéraires complets et une preuve de dépenses sont nécessaires pour compléter la soumission.

Échéancier

Les notes de frais pour les dépenses liées au voyage doivent être soumises dans la semaine suivant le voyage.
Les rapports sur les autres dépenses professionnelles doivent être soumis dans les trois jours suivant la survenance de la dépense.
L'approbation ou les commentaires sur les dépenses soumises seront fournis dans un délai de trois jours ouvrables, garantissant un remboursement rapide et une clarté pour les employés.

Soumission et traitement numériques

[Nom de l'entreprise] utilise une plateforme numérique de gestion des dépenses [Lien] pour toutes les soumissions et approbations de dépenses.

Cette section fournit des instructions étape par étape sur la manière d'accéder et d'utiliser efficacement le portail.

URL de connexion: Accédez à [Lien du portail] à l'aide de n'importe quel navigateur Web. Ce lien est également disponible sur l'intranet de l'entreprise dans la section « Ressources des employés ».
Nom d'utilisateur et mot de passe: Vos identifiants de connexion sont l'adresse email de votre entreprise et un mot de passe initialement fourni par le service informatique. Si vous vous connectez pour la première fois, vous serez invité à modifier votre mot de passe.
Authentification à deux facteurs (2FA): Pour plus de sécurité, le portail nécessite une authentification à deux facteurs. Vous recevrez un code par SMS ou par e-mail, que vous devrez saisir sur l'écran de connexion.

Une fois connecté, vous trouverez les sections principales suivantes :

Tableau de bord : affichez vos récentes soumissions de dépenses et leur statut (en attente, approuvées ou rejetées).
Soumettre une nouvelle dépense: saisissez une nouvelle note de frais, notamment en téléchargeant les reçus et en ajoutant les détails des dépenses.
Rapports: Générez des rapports de vos dépenses soumises sur des périodes sélectionnées.
Paramètres: Mettez à jour vos informations personnelles, modifiez votre mot de passe et configurez vos paramètres 2FA.

Pour soumettre une nouvelle dépense :

Allez dans « Soumettre une nouvelle dépense »: Cliquez sur cette option depuis le tableau de bord.
Détails des dépenses: Remplissez le formulaire de dépenses avec des détails tels que la date, la catégorie (par exemple, voyage, repas), le montant et une brève description.
Télécharger les reçus: Joignez des copies numériques de vos reçus en cliquant sur le bouton « Télécharger ». Le portail accepte les fichiers JPG, PNG et PDF.
Soumettre pour approbation : Vérifiez l'exactitude de votre saisie, puis cliquez sur "Soumettre". Vous recevrez un e-mail de confirmation de votre soumission.

Pour vérifier l'état et les rapports,

Pour vérifier l'état de vos dépenses soumises, visitez le « Tableau de bord ». Chaque entrée affichera son statut actuel.
Pour des rapports détaillés sur vos dépenses, accédez à la section « Rapports » et personnalisez les critères du rapport en fonction de la plage de dates, de la catégorie ou du statut.

Si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions sur l'utilisation du portail :

FAQ et guide de l'utilisateur: Consultez la FAQ complète et le guide d'utilisation disponibles dans la section « Aide » du portail.
Contacter le service d'assistance informatique: Pour une assistance technique, y compris des problèmes de connexion ou de téléchargement de documents, contactez le service d'assistance informatique à ithelp@[nom de l'entreprise].com ou au (123) 456-7892.

Considérations particulières

Dans les situations où le respect de la politique présente des défis, les employés sont encouragés à engager une communication proactive avec leur superviseur direct ou l'équipe financière. Cette approche vise à demander des conseils ou à discuter d'exceptions potentielles, garantissant que les besoins opérationnels sont satisfaits sans compromettre l'intégrité des politiques.

Meilleures pratiques, ressources et partenariats

Pour aider les employés de [Nom de l'entreprise] à gérer efficacement les dépenses et à tirer parti des économies potentielles grâce à des partenariats stratégiques, cette section fournit des ressources précieuses, les meilleures pratiques et des détails sur les partenariats bénéfiques.

Meilleures pratiques et astuces

Réserver à l'avance: Planifier et réserver le voyage et l'hébergement le plus tôt possible peut réduire considérablement les coûts. Essayez de les réserver au moins trois semaines à l’avance.
Utiliser les fournisseurs préférés: Dans la mesure du possible, faites appel à des fournisseurs privilégiés pour les voyages, l'hébergement, les fournitures de bureau et la technologie. Ces fournisseurs ont été sélectionnés pour leur valeur et la qualité de leur service.
Reçus numériques: Conservez des copies numériques de tous les reçus. La plupart des fournisseurs proposent des reçus électroniques, plus faciles à gérer et à soumettre avec vos notes de frais.
Rapidité des notes de frais: Soumettez vos notes de frais dans les plus brefs délais pour garantir un traitement et un remboursement rapides. Des soumissions tardives peuvent entraîner des retards de remboursement et compliquer le suivi du budget.

Ressources

Plateforme numérique de gestion des dépenses: [Nom de l'entreprise] propose une plateforme en ligne de suivi et de déclaration des dépenses, accessible via l'intranet de l'entreprise. Des sessions de formation sur l'utilisation de cette plateforme sont disponibles trimestriellement.
Chaîne Slack du département financier: Pour des questions ou des éclaircissements sur les politiques de dépenses, les employés peuvent contacter le canal Slack du département financier, disponible pendant les heures de bureau à l'adresse #expense-queries.

Partenariats stratégiques

[Nom de l'entreprise] a établi des partenariats avec plusieurs fournisseurs externes pour offrir aux employés des réductions et des conditions spéciales, améliorant ainsi la valeur et l'efficacité des dépenses liées à l'entreprise.

Partenariat de voyage: Avec TravelCo, les salariés peuvent bénéficier de tarifs réduits sur les vols et les réservations d'hôtel. Utilisez le code d'entreprise [TC123] lors de la réservation via la plateforme ou l'application TravelCo. [Lien]
Fournitures technologiques: TechSolutions propose des tarifs spéciaux sur les accessoires informatiques et les logiciels aux employés de [Nom de l'entreprise]. Accédez-y via le lien fourni sur notre intranet, en utilisant le compte de l'entreprise. [Lien]
Remise sur les fournitures de bureau: OfficeMax s'est associé à nous pour offrir des réductions sur les fournitures de bureau. Les commandes peuvent être passées directement via notre système d’approvisionnement, avec des remises automatiquement appliquées. [Lien]

Pour utiliser ces partenariats, les collaborateurs doivent se référer aux codes et liens spécifiques fournis sur l'intranet de l'entreprise. Pour un premier accès ou en cas de difficultés, l'équipe achats est à votre disposition pour vous accompagner et faire en sorte que les collaborateurs puissent profiter pleinement de ces offres.

Politique de non-conformité

Assurer le respect de la politique de dépenses de [Nom de l'entreprise] est crucial pour maintenir l'intégrité financière et la responsabilité au sein de l'organisation. Cette section décrit les conséquences du non-respect de la politique en matière de dépenses et le processus d'examen et de contestation des problèmes de non-conformité.

Le non-respect de la politique de dépenses peut entraîner diverses actions, selon la nature et la fréquence des violations :

Premier délit: Les employés qui ne respectent pas la politique de dépenses pour la première fois recevront un avertissement écrit et pourront être tenus de suivre une session de formation sur la conformité à la politique de dépenses.
Infractions répétées: Une non-conformité continue entraînera des mesures plus sévères, notamment le refus de remboursement des dépenses non conformes, un examen formel avec le chef du département et d'éventuelles mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.
Violations graves: Les demandes de remboursement frauduleuses ou intentionnellement trompeuses feront l'objet de mesures disciplinaires immédiates, pouvant inclure le licenciement et des poursuites judiciaires.

Le processus d’examen et de contestation est documenté comme suit :

Examen initial: Si la note de frais d'un employé est signalée comme non-conforme, l'employé recevra une notification détaillant le problème spécifique. L'employé aura la possibilité de fournir des documents supplémentaires ou des éclaircissements pour résoudre le problème.
Appel formel: Si l'employé n'est pas d'accord avec la décision prise à la suite de l'examen initial, il a le droit de faire formellement appel de la décision. L'appel doit être soumis par écrit au Service des Finances dans les 10 jours ouvrables suivant la décision initiale.
Comité d'examen des appels: Un comité d'examen des appels, composé de représentants des finances, des ressources humaines et du service de l'employé, examinera l'appel. Ce comité examinera tous les documents et arguments soumis pour prendre une décision finale.
Décision finale: La décision du comité est définitive et sera communiquée au salarié dans les 10 jours ouvrables suivant le dépôt de l'appel. La décision indiquera les mesures à prendre ou confirmera la résolution du problème.

La politique de non-conformité de [Nom de l'entreprise] est conçue pour promouvoir la compréhension et le respect de la politique de dépenses tout en fournissant un processus équitable pour traiter et résoudre les problèmes. Cette approche garantit que les employés sont conscients de l'importance de la conformité et des conséquences du non-respect des lignes directrices établies, préservant ainsi la santé financière et les normes éthiques de l'organisation.

Contacts et assistance

Pour garantir que tous les employés de [Nom de l'entreprise] ont accès à des conseils et à une assistance concernant la politique de dépenses, cette section fournit des coordonnées détaillées des personnes et des services chargés de superviser et d'aider aux demandes et processus liés aux dépenses.

Requêtes et clarifications sur la politique de dépenses: Pour les questions liées aux lignes directrices en matière de politique de dépenses, aux dépenses admissibles ou aux processus de remboursement.
- Contact : Jane Doe, responsable de la politique des dépenses
- E-mail : jane.doe@[nom de l'entreprise].com
- Téléphone: (123) 456-7890
Formation et conformité: Pour toute demande de renseignements concernant les sessions de formation sur la politique des dépenses, les problèmes de conformité ou pour signaler des préoccupations liées aux remboursements de dépenses.
- Contact : John Smith, responsable de la conformité des ressources humaines
- E-mail : john.smith@[nom de l'entreprise].com
- Téléphone: (123) 456-7891
Assistance à la plateforme de gestion des dépenses numériques: Pour obtenir une assistance technique concernant la plateforme de soumission de dépenses en ligne, y compris les problèmes de connexion, les erreurs de soumission ou la manière de télécharger des documents.
- Contact : Service d'assistance informatique
- E-mail : ithelp@[nom de l'entreprise].com
- Téléphone: (123) 456-7892
Partenariats avec les fournisseurs et réductions: Pour obtenir de l'aide pour accéder aux remises des fournisseurs préférés, pour passer des commandes via les comptes de l'entreprise ou pour des demandes de renseignements sur les fournisseurs approuvés.
- Contact : Lisa Green, spécialiste des achats
- E-mail : lisa.green@[nom de l'entreprise].com
- Téléphone: (123) 456-7893
Renseignements généraux: Pour toute autre question ou assistance non spécifiquement répertoriée ci-dessus, les employés peuvent contacter la ligne d'assistance générale ou par courrier électronique, où les requêtes seront dirigées vers le service ou la personne appropriée.
- E-mail d'assistance générale : support@[companyname].com
- Téléphone d'assistance générale : (123) 456-7894

Ce document de politique de dépenses, conçu pour [Nom de l'entreprise], sert de guide complet pour gérer les dépenses liées au travail d'une manière qui correspond aux valeurs d'intégrité, de responsabilité et de responsabilité financière de notre organisation.

Nous encourageons tous les employés à se familiariser avec cette politique, à utiliser les ressources et les contacts fournis et à s'engager à respecter les normes les plus élevées en matière de gestion financière.

Des examens et des mises à jour réguliers de cette politique seront communiqués pour refléter les changements dans notre environnement commercial, les exigences réglementaires ou les besoins de l'entreprise.

Si vous avez des questions ou avez besoin de précisions supplémentaires, n'hésitez pas à contacter les contacts appropriés répertoriés dans la section précédente.

Votre compréhension, votre coopération et votre engagement proactif à l'égard de cette politique sont inestimables pour maintenir la réputation et le succès de [Nom de l'entreprise].

Merci pour votre engagement à respecter ces normes et à contribuer à la culture d'excellence et d'intégrité de notre entreprise.

Fin du document

Comment mettre en œuvre le modèle de politique de dépenses pour votre entreprise ?

Une fois que vous avez fini d’élaborer votre politique de dépenses en fonction des besoins de votre entreprise, l’étape suivante consiste à la mettre en œuvre dans les opérations quotidiennes de l’entreprise.

Nous allons maintenant explorer comment gérer efficacement les dépenses avec un flux de travail manuel simple, comprenant les étapes allant du partage de la politique à la mise à jour des procédures.

Ensuite, nous examinerons également comment un logiciel de gestion des dépenses tel que Nanonets peut simplifier davantage le processus grâce à une gestion automatisée des dépenses, offrant des fonctionnalités telles que les soumissions en ligne, la numérisation des reçus et les approbations directes.

Flux de travail manuel : étapes simplifiées et pratiques

Partagez la politique : Envoyez la politique de dépenses par courrier électronique à tout le monde et publiez-la sur l'intranet de l'entreprise. Assurez-vous que les nouvelles recrues en bénéficient également.
Former tout le monde : Organisez des séances pour expliquer la politique. Incluez une session spéciale pour les managers sur la façon de superviser les dépenses de leur équipe.
Soumission des dépenses : Les employés remplissent un formulaire de dépenses standard chaque fois qu'ils engagent une dépense professionnelle. Ils doivent inclure le motif de la dépense, son montant et la date à laquelle elle a eu lieu.
Catégorisation des dépenses : Après avoir saisi les détails, le responsable des finances trie chaque dépense en catégories comme les voyages ou les repas. Cela permet de garder les choses organisées et facilite la création de rapports.
Joindre les reçus : Les employés doivent fournir des reçus avec leurs formulaires. Si les reçus sont en papier, ils doivent prendre une photo claire ou les numériser.
Saisie des données : Une personne du service financier saisit les détails des reçus joints dans le système de suivi des dépenses de l'entreprise. Cela garantit que toutes les dépenses sont exactes et enregistrées au même endroit.
Révisez et approuvez : Les dépenses sont soumises à un processus d'examen, généralement d'abord par le responsable de l'employé, puis par le service financier, pour s'assurer qu'elles respectent la politique.
Remboursements des émissions : Une fois approuvée, le service financier fait en sorte que la dépense soit remboursée sur la prochaine paie ou selon le calendrier de remboursement de l'entreprise.
Contrôle et audit : Périodiquement, l'équipe financière vérifie les notes de frais par rapport à la politique pour détecter tout problème ou fraude.
Mise à jour et commentaires : Recueillez les commentaires des employés sur le processus de dépenses et mettez à jour la politique ou les procédures si nécessaire pour que tout se passe bien.

Flux de travail automatisé avec un logiciel de gestion des dépenses

Un logiciel automatisé de gestion des dépenses comme Nanonets met en œuvre la politique de dépenses dans un flux de travail rationalisé.

Voyons comment.

Commencez : Inscrivez-vous sur app.nanonets.com.
Installer: Configurez votre politique de dépenses dans votre compte NanoNets. Ajoutez des contrôles de validation et un routage d’approbation.
Soumission en ligne: Les employés enregistrent immédiatement leurs dépenses dans NanoNets, en téléchargeant simplement une copie numérisée ou numérique de leur reçu !

Extraction de données: NanoNets extrait automatiquement les données des reçus soumis, telles que la date, le montant et le commerçant, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et garantissant que vos données de dépenses sont toujours exactes.

Tri automatique : NanoNets trie ensuite chaque dépense dans la bonne catégorie en fonction du contexte et du cadre de catégorisation de votre politique, comme les voyages ou les repas.

Vérifications de politique : Au fur et à mesure de la catégorisation, NanoNets vérifie chaque dépense par rapport aux règles de votre politique. Il signale automatiquement ceux qui ne peuvent pas être examinés.

Approbation directe : Le système achemine chaque dépense vers le responsable approprié pour approbation en fonction des règles que vous avez définies, comme le montant de la dépense ou le service. Cela accélère le processus d’approbation.

Remboursement rapide : Une fois approuvées, les dépenses sont automatiquement alignées pour le remboursement. Les NanoNets peuvent se connecter à votre logiciel de comptabilité pour que cela se produise sans étapes supplémentaires.

Informations et rapports : NanoNets propose des rapports et des analyses sur les modèles de dépenses et la conformité aux politiques, vous donnant une idée claire de la destination de l'argent.

Pour en savoir plus, voici une liste des meilleurs logiciels de gestion des dépenses du marché qui vous aideraient à mettre en œuvre facilement votre politique de dépenses.

Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
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PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
La source: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/

Intelligence de données générative

Exemple de modèle de politique sur les dépenses professionnelles des employés