Bienvenue sur notre dernier article de blog, dans lequel nous nous lançons dans une plongée profonde dans les subtilités du Grand Livre (GL), le fondement du système financier de toute entreprise.

Nous commencerons par les bases : qu'est-ce qu'un grand livre général exactement et pourquoi est-il primordial pour la santé financière de votre entreprise ? Nous découvrirons le plan comptable, l'épine dorsale du GL, détaillant comment les transactions sont organisées et enregistrées.

Nous explorerons également comment gérer et utiliser efficacement votre grand livre général, y compris la mise en œuvre de solutions logicielles modernes pour automatiser et rationaliser vos processus comptables. À une époque où l’efficacité et la précision sont primordiales, exploiter la technologie pour gérer votre grand livre peut changer la donne.

Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise, un professionnel de la finance, un directeur financier ou simplement curieux de connaître les opérations financières d'une entreprise, cette série de blogs promet de vous doter d'une compréhension approfondie du grand livre général, de son importance et de sa mise en œuvre efficace au sein de une entreprise.

Qu'est-ce qu'un grand livre ?

À la base, un grand livre général est un enregistrement complet de toutes les transactions financières effectuées au sein d’une entreprise au cours de sa vie. Ce document méticuleux sert de base aux états financiers d'une entreprise, catégorisant et enregistrant chaque transaction. Grâce à cette organisation rigoureuse, il fournit un instantané essentiel, offrant une vue complète de la santé financière de l'entreprise et facilitant une analyse et un reporting financiers détaillés.

Comprenons cela en détail.

Tableau des comptes

Le grand livre est organisé en un Tableau des comptes qui reflètent les transactions financières d’une entreprise dans diverses catégories. Ces comptes principaux sont essentiels pour dresser un tableau complet de la santé financière d'une entreprise et comprennent les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.

• Outils sont des ressources appartenant à l’entreprise qui ont une valeur économique et peuvent être converties en espèces. Les exemples incluent l’argent liquide, les stocks et les biens.
• Passif représentent les obligations ou les dettes de l'entreprise qu'elle doit payer envers d'autres entités. Il peut s'agir de prêts, de comptes créditeurs ou d'hypothèques.
• Équité fait référence aux créances du propriétaire après soustraction du passif des actifs, représentant essentiellement les actifs nets détenus par les actionnaires.
• Revenu les comptes suivent les revenus générés par les opérations de l'entreprise, comme les ventes et les services.
• tenir compte des coûts engagés pour générer des revenus, y compris les coûts tels que le loyer, les services publics et les salaires.

Sous-catégorisation

Au sein de chaque catégorie principale, une entreprise peut créer des sous-catégories personnalisées qui reflètent les nuances de ses opérations. Vous trouverez ci-dessous un exemple de cadre avec des sous-catégories potentielles. Cliquez sur chaque catégorie et sous-catégorie pour explorer davantage.

Outils

Passif

Équité

Revenus

En intégrant les détails de chaque compte GL principal, vous créez un système robuste qui reflète avec précision vos opérations commerciales. Cependant, n'oubliez pas le principe consistant à éviter les complications excessives : adaptez vos sous-catégories aux besoins spécifiques et à l'échelle de votre entreprise, en veillant à ce que la structure de votre compte GL reste à la fois utile et gérable.

Codage GL

Les codes du grand livre, ou codes GL, sont des chaînes alphanumériques uniques qui classent et enregistrent les transactions financières dans le grand livre général d'une entreprise dans le compte GL correspondant. Chaque compte GL est associé au code GL correspondant. Ces codes constituent les éléments fondamentaux de la structure financière d'une entreprise, permettant la catégorisation des transactions en comptes distincts pour les revenus, les dépenses, les actifs, les passifs et les capitaux propres. Par exemple, un code GL pour les dépenses en fournitures de bureau permet de garantir que toutes les dépenses liées aux fournitures de bureau sont regroupées, facilitant ainsi le suivi et l'analyse.

Le ministère de la Justice autorise l'utilisation d'un réseau à cinq chiffres pour chaque secteur (catégorie de compte principal) afin de garantir qu'il existe des numéros d'identification individuels adéquats pour inclure la sous-catégorisation.

• Actifs—série 10000
• Passif – série 20000
• Actif net—série 30000
• Revenus – série 40000 XNUMX
• Dépenses – série 50000

Lors de la conception de vos codes GL, tenez compte des éléments suivants :

• Niveau de détail: Déterminez la granularité des informations dont vous avez besoin. Même si les détails sont précieux, trop de détails peuvent surcharger votre système et vos utilisateurs.
• Codes de sous-compte: Si votre charte de comptes comporte une sous-catégorisation au-delà des cinq catégories, créez des plages de codes GL pour les sous-catégories. (Par exemple, dans le compte « Actifs » avec les codes GL dans la série 10000 10000, créez des sous-catégories telles que 11000 11000 à 12000 10000 pour les « actifs courants », 11000 10000 à 10300 10300 pour les « immobilisations ». Une catégorisation plus poussée pourrait signifier qu'entre 10600 10600 et 10999 XNUMX pour les « actifs courants ». ", nous attribuons XNUMX-XNUMX pour "Comptes clients", XNUMX-XNUMX pour "Dépenses payées d'avance", XNUMX-XNUMX pour "Inventaire".)

Une fois vos catégories, sous-catégories et codes GL paramétrés, vous avez effectivement construit votre plan comptable. Voici un extrait de ce à quoi pourrait éventuellement ressembler un plan comptable.

Maintenant que nous comprenons le plan comptable, explorons comment utiliser le système pour remplir le grand livre et y enregistrer les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Tenue de livres à double entrée

Chaque transaction enregistrée dans le grand livre est inscrite soit au débit, soit au crédit, sur la base du système de comptabilité en partie double. Ce système garantit que pour chaque transaction, une écriture correspondante et opposée est effectuée sur un autre compte, maintenant ainsi le solde de l'équation comptable.

Les débits et les crédits affectent les comptes différemment ; par exemple, les débits augmentent les actifs et les dépenses mais diminuent les passifs et les capitaux propres, tandis que les crédits ont l'effet inverse. Cette méthode d'enregistrement des transactions garantit l'exactitude et l'intégrité des informations financières, offrant une vision claire et équilibrée de la situation financière de l'entreprise.

Exemple de grand livre général

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'un système comptable avec un grand livre général pour un compte fictif, ABCDEFGH Software.

• La section la plus à gauche dans l’exemple ci-dessus correspond à la durée de la transaction.
• À sa droite se trouve le numéro d'accès au journal corrélé à la transaction, qui comprend une quantité d'identification corrélée à la transaction.
• L'explication de la transaction se trouve dans la colonne suivante. Il affirme la raison de la transaction. Dans ce cas, une transaction donnée concerne un paiement monétaire depuis un compte client vers ABCDEFGH Software. Étant donné que le compte monétaire génère des revenus, la section de débit affichera un gain et affichera un montant pour le montant. Dans ce cas, c'est 10,000 XNUMX $.
• Pour cette transaction, la section crédit restera intacte pour ce compte. Cependant, une écriture distincte au grand livre pour les comptes clients de la société indiquera une déduction de crédit pour le même montant., car ABCDEFGH Software n'a plus cette proportion à recevoir de son client.

Pour conserver l’écart net nul de l’équation comptable, un compte d’actif doit s’améliorer tandis qu’un autre diminue du même montant. Le solde récent du compte de trésorerie, après la variation nette de la transaction, sera alors reflété dans la catégorie de solde.

Enregistrement des transactions

Le domaine de la comptabilité GL est géré par les débits et les crédits. Les débits et les crédits créent le monde du livre. Vous devez documenter les débits et les crédits pour chaque transaction.

Suivez les trois lois d’or de la comptabilité lors de l’enregistrement des transactions –

1. Débiter le receveur et créditer le donneur

La loi du débit du receveur et du crédit du donneur arrive au salon avec des rapports personnels. Un compte personnel est un grand livre général relatif à des personnes ou à des institutions. Si vous obtenez quelque chose, débitez le compte. Si vous fournissez quelque chose, créditez le compte.

Supposons que vous achetiez pour 1,000 XNUMX $ de produits auprès de la société XYZ dans vos éditions, vous devez débiter votre compte d'achat et créditer la société XYZ. Étant donné que le fournisseur, la société XYZ, donne des biens, vous devez créditer la société XYZ. Ensuite, vous devez débiter le destinataire, c'est-à-dire votre compte d'achat.

2. Débitez ce qui arrive et créditez quels tribunaux

Pour les comptes réels, utilisez cette règle d’or. Les comptes réels sont également appelés comptes durables. Les comptes réels ne sont pas fermés à la fin de l'année. Leurs proportions sont plutôt reportées à l’exercice comptable suivant. Un compte réel est dit être un compte d’actif, un compte de capitaux propres ou un compte de passif. Les comptes réels comprennent également les comptes de contre-actifs, de capitaux propres et de passif. Avec un compte réel, chaque fois que quelque chose arrive dans votre entreprise (par exemple un actif), débitez le compte. De plus, lorsque quelque chose sort de votre entreprise, créditez le compte.

Supposons que vous ayez acheté des meubles pour 2,500 XNUMX $. Débitez votre Compte Meubles (ce qui arrive) et créditez votre Compte Espèces (ce qui reste).

3. Charges et pertes débitrices, revenus et gains créditeurs

La règle d’or ultime des pactes comptables avec comptes nominaux. On dit qu'un compte nominal est un compte que vous fermez à la fin de chaque durée comptable. Les comptes nominaux sont également appelés comptes temporaires. Les comptes nominaux ou temporaires comprennent les comptes de revenus, de gains, de dépenses et de pertes. Dans les comptes nominaux, débitez le compte si votre entreprise subit une perte ou une dépense. Créditez votre compte si votre entreprise a besoin de documenter ses revenus ou ses gains.

Disons que vous achetez pour 3,000 3,000 $ de produits auprès de la société ABC. Pour documenter la transaction, vous devez débiter la dépense (achat de XNUMX XNUMX $) et créditer les revenus.

Disons que vous vendez des produits pour 1,700 XNUMX $ à la société ABC. Vous devez créditer les revenus sur votre compte de vente et débiter les dépenses.

Pourquoi le grand livre général est-il important ?

Le grand livre général est un enregistrement détaillé de toutes les transactions monétaires ajustées pour la durée de vie de votre entreprise.

L'expression « tenir les livres » fait référence à la tenue d'un grand livre général, le principal document comptable de votre entreprise si vous utilisez la comptabilité en partie double. Il s'agit de l'outil fondamental qui vous permet de garder une trace de toutes les transactions et de les regrouper en sous-catégories afin que votre comptable puisse localiser un enregistrement résumé et complet des finances de votre entreprise dans un seul endroit.

Le grand livre général joue un rôle crucial dans les opérations financières de votre entreprise, agissant comme un référentiel complet. Considérez-le comme une plateforme centrale contenant toutes les informations financières nécessaires à la préparation des états financiers de votre entreprise. Il repose sur des documents fondateurs, avec au moins une écriture de journal correspondant à chaque transaction financière. Ces documents fondateurs peuvent être des factures ou des chèques oblitérés, servant de preuve des transactions enregistrées.

Voici six justifications pour lesquelles le grand livre général est si important pour votre entreprise :

• Demande de prêt: Les prêteurs demanderont toujours une combinaison de documents financiers si votre entreprise demande un prêt. Votre grand livre général peut vous permettre de localiser et d’identifier instantanément toutes les données dont vous avez besoin.
• Équilibrer vos livres : Un grand livre général vous permet de réaliser une balance de vérification. Cela vous permet d’équilibrer les comptes.
• Prêt pour un audit : Si l'un d'entre eux est audité par l'IRS (Internal Revenue Service), il sera simple de formuler l'audit puisque vos dossiers monétaires sont tous regroupés au même endroit.
• Détection de fraude: Il vous permet de détecter plus facilement une fraude ou tout autre problème avec vos livres car il est simple à parcourir et à comprendre.
• Communication interne et externe : Le grand livre conserve toutes les données essentielles à la production de vos états monétaires tant pour la gestion, ou usage interne, qu'externe, ou investisseur ou consommateur.
• Conformité fiscale et avantages: Le GL garantit que chaque centime de revenu et de dépense est pris en compte, ce qui rend la déclaration de revenus moins un casse-tête. De plus, cela peut aider à identifier les déductions et crédits d’impôt potentiels, garantissant ainsi que vous ne laissez pas d’argent sur la table. Dans le domaine des affaires, où chaque dollar compte, ces avantages fiscaux peuvent faire une différence significative dans vos résultats financiers.

Grand livre général et journal général

Le journal général, souvent appelé livre d’écriture original, constitue la principale étape du processus comptable. Chaque transaction est enregistrée par ordre chronologique, fournissant un récit détaillé de chaque activité financière. Cela fait du journal général une ressource cruciale pour quiconque cherche à obtenir un aperçu d’articles spécifiques. Voici à quoi ressemblent les écritures du journal général :

À l’inverse, le grand livre général, ou grand livre comptable, constitue l’épine dorsale du système comptable. C'est là que s'effectue la comptabilité en partie double, chaque transaction affectant deux comptes : un débit et un crédit. Le grand livre consolide les données de divers journaux dans des comptes pertinents, ce qui facilite la préparation des états financiers et l'évaluation de la santé financière d'une entreprise. Voici à quoi ressemblent les écritures du grand livre général :

Les principales différences sont –

• Fonctionnalité: Le journal général est le point de départ de toutes les transactions, chaque transaction étant enregistrée sous forme chronologique descriptive pour garantir clarté et facilité de lecture. Cependant, le grand livre général est l'endroit où ces transactions sont résumées dans des comptes structurés non descriptifs, facilitant ainsi le processus de préparation des états financiers.
• Comptabilité en partie double : Alors que le journal enregistre les transactions par ordre chronologique sans qu'il soit nécessaire d'équilibrer les débits et les crédits pour chaque entrée, le grand livre est le lieu où la comptabilité en partie double entre en jeu, exigeant que chaque débit ait un crédit correspondant.
• Objectif et utilisation : Le journal est utilisé pour enregistrer le récit détaillé de chaque transaction, servant de référence complète. L'objectif du grand livre est de regrouper ces informations, facilitant ainsi l'analyse et l'interprétation des données financières à grande échelle.

Comment mettre en œuvre un grand livre général pour votre entreprise

La première étape pour choisir le bon système de grand livre général est une évaluation approfondie de la taille et de la complexité de votre entreprise. Que vous dirigiez une petite entreprise locale ou une société multinationale, le volume des transactions et la complexité opérationnelle influenceront considérablement les exigences de votre système. Un système trop basique pourrait ne pas gérer la complexité, tandis qu'un système trop sophistiqué pourrait submerger et ralentir les processus. Il est essentiel de trouver le bon équilibre, en garantissant que le système s'aligne sur l'échelle et les besoins opérationnels de votre entreprise.

Dans cet esprit, vous pouvez explorer et trouver le logiciel de grand livre qui vous convient en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin. La liste de contrôle ci-dessous couvre un large éventail de fonctionnalités que les entreprises devraient prendre en compte lors de l'évaluation des systèmes de grand livre.

Fonctionnalités comptables de base

• Tableau des comptes: Comptes personnalisables pour l'enregistrement des transactions.
• Données Journalières: Capacités de saisie manuelle et automatique.
• États Financiers: Génération de bilans, comptes de résultat et tableaux de flux de trésorerie.
• Rapprochement bancaire: Outils pour faire correspondre les transactions bancaires avec les écritures GL.
• Comptes fournisseurs (AP): Gestion des factures et des paiements aux fournisseurs.
• Comptes clients (AR): Suivi des factures et reçus clients.

Conformité et rapports

• Des pistes de vérification: Enregistrements des modifications apportées aux données pour plus de transparence et de conformité.
• Gestion des impôts: Prise en charge de divers taux d'imposition et juridictions.
• Prise en charge multi-devises: Gestion des transactions en plusieurs devises.
• Conformité réglementaire: Fonctionnalités permettant de garantir le respect de la réglementation financière.

Evolutivité et Flexibilité

• Structure modulaire: Modules complémentaires pour des fonctionnalités supplémentaires.
• Options de personnalisation :: Capacité à adapter le système aux besoins spécifiques de l'entreprise.
• Gestion d'accès utilisateur: Contrôle des autorisations des utilisateurs et des niveaux d'accès.
• Évolutivité: Capacité à gérer la croissance du volume et de la complexité des transactions.

Intégration et gestion des données

• Intégrations tierces: Compatibilité avec d'autres logiciels métiers (CRM, ERP, etc.).
• Importation / exportation de données: Outils pour déplacer des données vers et depuis le système.
• Gestion de documents: Stockage et récupération des documents financiers.
• Sauvegarde et récupération: Mécanismes de sauvegarde et de restauration des données.

Fonctionnalités avancées

• Budgétisation et prévisions: Outils pour fixer des objectifs financiers et prédire les résultats.
• Comptabilité de projet: Suivi des finances pour des projets spécifiques.
• Gestion des stocks: Supervision des niveaux de stocks, des commandes et des ventes.
• Gestion des immobilisations: Suivi du patrimoine et des amortissements de l'entreprise.

Expérience utilisateur et accessibilité

• Tableau de bord et analytique: Représentations visuelles des données financières pour obtenir des informations.
• Mobile Access: Possibilité d'accéder au système GL via des appareils mobiles.
• Interface utilisateur: Facilité d’utilisation et navigation intuitive.
• Rapports personnalisés: Outils pour créer et personnaliser des rapports financiers.

Sécurité et fiabilité

• Sécurité des données: Cryptage et stockage sécurisé des données.
• Authentification d'utilisateur: Processus de connexion sécurisés.
• Garanties de disponibilité: Engagement sur la disponibilité du système.
• Soutien et Entretien: Accès au support client et aux mises à jour du système.

Coût et investissement

• Coûts d'installation initiaux: Dépenses associées à la mise en place du système.
• Frais d'inscription: Coûts permanents liés à l'utilisation du logiciel.
• Coûts de personnalisation: Frais de personnalisation supplémentaire.
• Formation et mise en œuvre: Coûts de formation du personnel et de mise en œuvre du système.

Jetez un œil aux ressources ci-dessous pour comparer les meilleurs logiciels de grand livre sur le marché à l’heure actuelle –

Pour les petites et moyennes entreprises :

• Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises en 2024.
• QuickBooks en ligne est souvent présentée comme la meilleure option globale, appréciée pour son évolutivité, son ensemble complet de fonctionnalités et son solide support client. Il convient à un large éventail de petites entreprises​​​​.
• Vague est reconnu pour sa valeur, offrant gratuitement un ensemble complet de fonctionnalités de base, ce qui le rend idéal pour les startups et les très petites entreprises ayant des besoins comptables simples.
• FreshBooks se distingue des petites entreprises de services, offrant de solides fonctionnalités de comptabilité de projet, un excellent support client et une facilité d'utilisation.
• Livres Zoho offre d'excellentes fonctionnalités de comptabilité mobile et est recommandé aux entreprises qui privilégient l'accessibilité et l'intégration avec d'autres applications Zoho​​​​.

Pour les Entreprises :

Meilleur logiciel de comptabilité pour les entreprises

Pour les grandes entreprises, il serait avantageux d’examiner les options offrant des fonctionnalités avancées, telles qu’Oracle NetSuite et Sage. Ces solutions prennent généralement en charge un plus large éventail de processus métier au-delà de la comptabilité, tels que l'ERP, le CRM et le commerce électronique.

Besoins spécifiques à l'industrie :

Le choix du logiciel de comptabilité peut également dépendre des besoins spécifiques de votre secteur. Par exemple,

• FreshBooks est recommandé pour les entreprises de services en raison de ses fonctionnalités de gestion de projet et de suivi du temps.
• Les entreprises du secteur de la vente au détail ou de la fabrication peuvent rechercher des logiciels dotés de fonctionnalités de gestion des stocks performantes, tels que QuickBooks Online ou Zoho Books​​​​.
• MARG ERP 9+ Comptabilité répond aux exigences uniques des entreprises de soins de santé avec des fonctionnalités de facturation, de gestion des stocks, de reporting financier, de gestion des stocks des pharmacies et de suivi des dossiers des patients.
• Q7 est conçu spécifiquement pour l'industrie du camionnage, Q7 offre une suite complète d'outils comptables, notamment la paie, le grand livre, les comptes clients et les comptes créditeurs. Il se distingue par sa puissante fonctionnalité de gestion des commandes, qui comprend un outil de devis permettant de suivre et de convertir les devis en commandes.
• Logiciel de construction de premier ordre (anciennement Jonas Premier) est idéal pour les grandes entreprises du secteur de la construction grâce à ses capacités de gestion de projet et ses mises à jour des coûts en temps réel. Cependant, sa tarification peut être difficile pour les petites entreprises ou les startups. En même temps, Entrepreneur Sage 100 est le meilleur pour les microentreprises de construction, offrant une évolutivité, des outils numériques pour les grands livres généraux, les comptes clients et fournisseurs, ainsi qu'une prise en charge complète de la paie et du suivi du temps. Il est réputé pour son prix plus abordable et ses fonctionnalités spécifiques à la construction.

En conclusion, évaluer le meilleur logiciel de grand livre implique

• prise en compte de votre échelle financière,
• s'assurer que les fonctionnalités requises sont présentes, et
• en vous assurant que le logiciel est compatible avec les processus opérationnels et les exigences de conformité de votre secteur spécifique.

Automatisez votre grand livre général

Le grand livre général constitue l’épine dorsale des documents financiers de votre entreprise. Il s'agit du référentiel centralisé de toutes les données financières, y compris les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses. Gérer cela manuellement, en particulier dans un grand livre numérique, prend non seulement du temps, mais est également sujet aux erreurs humaines. À mesure que les entreprises évoluent, le volume des transactions augmente de façon exponentielle, faisant de la gestion manuelle une pratique non durable.

Les lacunes sont les suivantes –

• Saisie de données fastidieuse: La saisie manuelle n'est pas seulement lente ; c'est une ponction sur les ressources, qui éloigne le personnel d'activités à plus forte valeur ajoutée.
• Transactions sujettes aux erreurs: Le facteur humain introduit une marge d'erreur dans la saisie des données, entraînant des écarts qui peuvent se répercuter sur les rapports financiers.
• Flux de travail d'approbation inefficaces: Les processus traditionnels impliquent souvent des chaînes d'approbation lourdes qui retardent les paiements et compliquent la gestion des flux de trésorerie.
• Processus fastidieux de clôture des livres : Le processus de clôture des comptes peut être laborieux et complexe, nécessitant souvent des rapprochements et des ajustements manuels approfondis.

Les logiciels d'automatisation de la comptabilité atténuent aujourd'hui ces défis en utilisant l'intelligence artificielle et l'automatisation des flux de travail. Ces logiciels d'automatisation peuvent fonctionner avec d'autres systèmes comptables ; de nombreux systèmes disposent de diverses options d'intégration, telles que des API ou des middlewares, pour assurer un transfert de données transparent entre les différents systèmes. De cette façon, le logiciel d'automatisation peut récupérer des données telles que les factures et les bons de commande d'autres systèmes comptables, les traiter puis mettre à jour les informations dans la plateforme comptable externe.

Grâce à l'intégration, les entreprises peuvent profiter des capacités du logiciel d'automatisation de la comptabilité, tout en continuant à utiliser le logiciel de comptabilité avec lequel elles sont à l'aise. Le logiciel d'automatisation comptable de Nanonets, par exemple, peut être intégré à d'autres systèmes comptables, tels que QuickBooks et Sage.

Voyons comment l'automatisation atténue les défis liés à la gestion manuelle de vos grands livres généraux.

Collecte automatisée des factures

Imaginez un monde où tous vos efforts de recouvrement des factures et des reçus convergent harmonieusement vers un seul hub central. Vous ferez vos adieux à l’époque où il fallait passer au crible les e-mails, les lecteurs partagés, les portails de fournisseurs et les bases de données obsolètes. Accueillez plutôt une destination simplifiée où chaque facture, quelle que soit son origine, est collectée automatiquement.

Saisie automatisée des données

La saisie de données est souvent le fléau de l’efficacité, mais ce n’est pas obligatoire. Les logiciels d'automatisation de la comptabilité proposent aujourd'hui une extraction de données basée sur l'IA qui offre un taux de précision impressionnant de plus de 99 %. Cela signifie que vos factures, reçus et bons de commande sont lus et traités sans l’effort fastidieux de saisie manuelle. Les heures, voire les jours de travail que cela pourrait faire économiser à votre équipe sont inestimables. C'est le genre de changement qui donne envie à votre équipe de venir travailler le matin, sachant qu'elle peut se concentrer sur des tâches qui nécessitent réellement son expertise.

Exportation et codage automatisés des données du grand livre

Les données extraites sont exportées de manière transparente vers le grand livre de votre logiciel de comptabilité en temps réel. De plus, le codage de ces entrées GL exportées peut être extrêmement fastidieux et sujet aux erreurs. Les techniques avancées d'IA telles que la PNL et le LLM sont là pour s'attaquer au travail fastidieux. En automatisant le codage GL ainsi que l'exportation des données, votre service peut travailler plus intelligemment, pas plus dur, et garantir que les efforts et les compétences de l'équipe sont utilisés là où ils sont le plus nécessaires.

Améliorer la précision grâce à la vérification automatisée

La magie de la correspondance automatisée à trois ne peut être surestimée. L'intégration des factures, des bons de commande et des bons de livraison réduit à la fois le temps passé et le risque d'erreurs : plus besoin de rechercher les écarts ou d'envoyer d'innombrables e-mails de suivi. Ce système gère le processus de vérification avec une telle précision qu’on a l’impression d’avoir une paire d’yeux infaillibles supplémentaire.

Simplifier les processus avec des approbations faciles

L'automatisation du flux de travail signifie que les approbations ne constituent plus un goulot d'étranglement. Ils deviennent flexibles et évoluent là où se trouve votre organisation, que ce soit par courrier électronique, Slack ou Teams. Cela élimine le besoin d’appels téléphoniques perturbateurs et le barrage de rappels bien trop familier. Votre processus d'approbation devient aussi agile que votre équipe, s'adaptant de manière transparente au flux de vos opérations quotidiennes.

Maîtriser les finances avec le rapprochement automatique

Enfin, parlons de la clôture des livres. Le rapprochement automatique transforme cette tâche souvent ardue, en faisant correspondre les transactions bancaires avec les écritures comptables en une fraction du temps qu'il prenait auparavant. Ce qui prenait autrefois des jours peut désormais être réalisé en quelques minutes. Imaginez fermer vos livres mensuels avec une telle rapidité et précision que vous pouvez presque entendre le soupir de soulagement collectif de votre équipe.

Nanonets pour l'automatisation GL

L'intégration de Nanonets dans votre grand livre actuel peut révolutionner la façon dont vous gérez vos processus GL. En tirant parti de la puissance des Nanonets, vous pouvez automatiser en toute transparence la collecte des factures, la saisie et l'exportation des données, le codage, la vérification, les approbations et le rapprochement. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais réduit également considérablement la marge d'erreur, garantissant ainsi que vos données financières sont exactes et à jour.

Inscrivez-vous sur app.nanonets.com.

Maintenant vous pouvez -

Cas clients

Des petites entreprises aux sociétés multinationales, ces histoires mettent en valeur l’impact transformateur de l’automatisation de la comptabilité avec les Nanonets dans tous les secteurs.

SaltPay : rationaliser la gestion des fournisseurs avec l'intégration SAP

Industrie: Services et logiciels de paiement
Lieu: Londres, Angleterre

Le défi : SaltPay était confronté à la tâche ardue de traiter manuellement des milliers de factures, ce qui était à la fois peu pratique et inefficace pour gérer son vaste réseau de fournisseurs.

Solution: Nanonets est intervenu avec son outil d'extraction de données de facture basé sur l'IA, s'intégrant parfaitement à SAP. Cette intégration a non seulement amélioré la précision des données, mais a également considérablement amélioré l'efficacité des processus.

Résultats: La mise en œuvre a conduit à une réduction de 99 % des efforts manuels, permettant à SaltPay de gérer efficacement plus de 100,000 XNUMX fournisseurs. Cette amélioration drastique a également conduit à une augmentation significative de la productivité et des capacités d’automatisation.

Tapi : automatisation de la facturation de l'entretien immobilier

Industrie: Logiciel de maintenance immobilière
Lieu: Wellington, Nouvelle-Zélande

Le défi : Avec plus de 100,000 XNUMX factures mensuelles, Tapi avait besoin d'une solution évolutive et efficace pour la gestion des factures d'entretien immobilier.

Solution: Grâce à l'outil d'IA de Nanonets, Tapi a automatisé l'extraction des données de facturation, facilitant ainsi une intégration rapide avec les systèmes existants qui pourraient être entretenus par du personnel non technique.

Résultats: Le temps de traitement a été réduit de 6 heures à seulement 12 secondes par facture, parallèlement à une économie de 70 % sur la facturation et à une précision d'automatisation de 94 %.

Pro Partners Wealth : automatisation de la saisie des données comptables dans Quickbooks

Industrie: Gestion de patrimoine et comptabilité
Lieu: Columbia, Missouri

Le défi : Pro Partners Wealth cherchait à améliorer la précision et l'efficacité de la saisie des données pour la facturation, car les outils d'automatisation existants n'étaient pas à la hauteur.

Solution: Nanonets a proposé une solution sur mesure avec des capacités précises d'extraction de données et d'intégration avec QuickBooks, permettant une facturation rationalisée et une validation automatisée des données.

Résultats: La précision de l'extraction des données a dépassé 95 %, avec un gain de temps de 40 % par rapport aux outils OCR traditionnels et un taux de traitement direct de plus de 80 %, minimisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

Augeo : faire progresser l'automatisation des comptes fournisseurs sur Salesforce

Industrie: Services de comptabilité et de conseil
Lieu: États-Unis

Le défi : Augeo avait besoin d'une solution de comptabilité fournisseurs efficace, capable de s'intégrer parfaitement à Salesforce, pour gérer des milliers de factures mensuelles sans la lourde charge du traitement manuel.

Solution: Nanonets a fourni une plate-forme basée sur l'IA conçue pour le traitement automatisé des factures, facilitant une intégration facile avec Salesforce pour une gestion efficace des données.

Résultats: La solution a réduit le temps de traitement des factures de 4 heures à 30 minutes par jour, a réduit de 88 % le temps de saisie manuelle des données et a traité 36,000 XNUMX factures par an avec une précision et une efficacité accrues.

Ces témoignages de clients illustrent la large applicabilité et les avantages significatifs de l'automatisation comptable avec Nanonets. En tirant parti d’outils basés sur l’IA et d’intégrations transparentes, les entreprises optimisent non seulement leurs processus GL, mais ouvrent également la voie à une excellence opérationnelle plus large. Le parcours de ces organisations souligne le potentiel de l’automatisation comptable pour révolutionner les opérations financières, en favorisant l’efficacité, la précision et la croissance dans tous les secteurs.

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• PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/