Pour le profane qui vit de chèque de paie en chèque de paie, la question souvent posée est "pourquoi reste-t-il tant de mois à la fin de l'argent?" Pour un comptable, c'est plutôt l'inverse : « pourquoi y a-t-il tant d'argent à concilier à la fin du mois ?

De nombreuses entreprises effectuent une clôture mensuelle de leurs comptes pour organiser leurs données financières. En raison de la quantité de travail impliquée, le processus de clôture de fin de mois n'est jamais une activité d'un jour par mois et peut prendre même une semaine de congé tous les mois.

Ainsi, un comptable doit non seulement gérer les activités comptables quotidiennes et de fin d'année, mais également effectuer le processus de clôture de fin de mois. Naturellement, les comptables sont surchargés de travail tout au long de l'année et la comptabilité est devenue un travail qui ne s'arrête jamais.

Bien que la clôture de fin de mois puisse être stressante pour les comptables des petites entreprises, elle peut être écrasante pour ceux des grandes entreprises ayant une activité financière importante.

Il existe des moyens de lutter contre le débordement. Avoir une liste de contrôle de fin de mois peut permettre une gestion systématique du processus. L'automatisation peut également réduire le processus de clôture comptable et permettre une clôture mensuelle meilleure et plus rapide des livres.  

Cet article explore en profondeur le processus de clôture de fin de mois et comment l'automatisation peut aider à optimiser le processus.

Quelle est la clôture de fin de mois ?

Le processus de clôture comptable de fin de mois dans toute entreprise est le processus de « clôture des livres ». Cela implique la consolidation, l'examen et le rapprochement de toutes les informations financières à la fin de chaque mois.

Le processus de clôture comptable est important car il donne un aperçu de la santé financière de l'entreprise. Ce processus facilite également la planification financière et opérationnelle et fournit la base de la prise de décisions commerciales stratégiques.

Table des matières

Les étapes du processus de clôture de fin de mois

Le processus de clôture de fin de mois implique l'enregistrement, l'examen et le rapport des transactions financières qui se sont produites au cours de la période depuis la dernière clôture du mois précédent. Il donne un aperçu rapide de la santé financière de l'entreprise sur la période et sert de point de coupure pour les transactions afin que le mois suivant recommence à zéro.

Les détails et les étapes du processus de clôture de fin de mois dépendent largement de la taille de l'entreprise et du nombre de transactions financières exécutées par mois.

Cependant, tous les processus de clôture comptable sont constitués de quatre activités :

• Enregistrement du flux de trésorerie* – Le processus d'enregistrement implique l'entrée des revenus, des dépenses, du passif, des immobilisations et des données fiscales dans le référentiel de votre choix.
• Rapprochement des comptes de revenus et de dépenses - Le processus de rapprochement rapproche les relevés bancaires et les avoirs de petite caisse avec les transactions et les paiements entre les entreprises.
• Analyse du bilan - L'analyse utilise les données des étapes d'enregistrement et de rapprochement pour analyser les modèles et fournir des prévisions.
• Rapports/archivage – L'étape finale produit tous les rapports et déclarations pour les parties prenantes et archive toutes les données.

Le processus de clôture des comptes est parfois appelé processus « Record to Report (R2R) ».

*La saisie des données de revenus et de dépenses dans le référentiel en lui-même se fait en quatre étapes :

• Transférez tous les soldes du compte de revenus dans le Sommaire des revenus.
• Transférer les soldes du compte de dépenses dans le récapitulatif des revenus
• Étant donné que le résumé des revenus est un compte temporaire, le solde est transféré aux bénéfices non répartis
• Les distributions en espèces ou les dividendes versés aux propriétaires sont inscrits dans les bénéfices non répartis

Le processus de clôture comptable de fin de mois est en effet compliqué car il implique différents types d'informations et de données qui doivent être consolidées, vérifiées et réconciliées.  

Cela peut devenir écrasant à moins que l'équipe comptable ne dispose d'un SOP bien conçu qui puisse être suivi. De nombreux comptables efficaces ont une liste de contrôle complète pour les processus de clôture de compte.  

La check-list de clôture de fin de mois

Les listes de contrôle servent de rappels des étapes essentielles, permettent la vérification et améliorent la discipline, ce qui conduit à des opérations transparentes et efficaces.  

La liste de contrôle de clôture de fin de mois est spécifique à l'entreprise, mais peut ressembler à ceci :

Une telle liste de contrôle assure une clôture de fin de mois fluide et efficace. Un processus efficace de clôture comptable de fin de mois présente les avantages suivants :

• Fournit un système comptable fiable et précis
• Fournit une image de la santé financière de l'entreprise
• Rationalise l'audit financier de fin d'année
• Simplifie la déclaration de revenus
• Aide à faire des plans financiers et à prendre des décisions pour un avenir proche et lointain

Défis associés aux processus manuels de clôture de fin de mois

La clôture de fin de mois peut être ardue et chronophage, en particulier dans les grandes entreprises avec des transactions financières mensuelles importantes.

Selon un sondage de Recherche Ventana, en 2014, 58 % des entreprises ont déclaré avoir pris sept jours ou plus pour clôturer leurs livres. La nature axée sur les délais de l'activité s'ajoute aux niveaux de stress et de travail; les comptes doivent obligatoirement être clôturés au plus tard le dernier jour du mois.

La quantité de travail, sa nature fastidieuse et les délais peuvent être stressants pour les comptables et les professionnels de la finance. Les demandes d'attention et de temps sont encore accrues par la nécessité d'assumer des responsabilités régulières en plus des rapprochements étroits.

Une enquête en ligne menée auprès de professionnels de la comptabilité et de la finance par le programme Consumer Analytics de l'Université de Géorgie en mars 2022, immédiatement après une clôture de fin de mois, a révélé que l'activité de clôture comptable perturbait la vie personnelle d'au moins 81 % des comptables pendant au moins un mois au cours de l'année écoulée.

Toute activité de clôture comptable ne peut être accélérée en raison de la possibilité d'erreurs, qui sont inacceptables dans le domaine comptable. L'enquête ci-dessus a également révélé que 85 % des participants ont déclaré avoir dû rouvrir les livres au moins un mois au cours de l'année écoulée pour corriger les erreurs.

Bon nombre des défis du processus de clôture comptable peuvent être attribués à une ou plusieurs des raisons suivantes :

• Les membres de l'équipe ne sont pas clairs sur les tâches à accomplir
• Les superviseurs ont une visibilité limitée sur les tâches et leur statut
• Sources comptables désorganisées – les factures et autres pièces comptables sont sous différents formats et dans différents référentiels, ce qui rend la consolidation complexe. La fragmentation, les opérations sur plusieurs sites géographiques et les fortes interdépendances des données financières compliquent davantage le processus de clôture.
• Les erreurs dans les rapprochements de compte ne sont pas détectées tôt et font boule de neige en erreurs compliquées qui sont plus difficiles et prennent du temps à corriger.

Meilleures pratiques pour le processus de clôture de fin de mois

Il existe quelques étapes de bon sens pour éviter les erreurs/oublis et surmonter le stress généralement associé au processus de clôture comptable.

• La première étape d'un processus de clôture transparent est une SOP bien conçue qui prend en compte toutes les tâches et étapes conformément au travail de l'entreprise. Une planification méticuleuse et un passe-partout pour le processus de clôture peuvent éviter des étapes inutiles et une mauvaise coordination entre les parties prenantes.
• Une formation approfondie de tous les professionnels impliqués dans le processus de clôture peut garantir la clarté des rôles et des responsabilités.
• Une estimation réaliste du temps requis pour la clôture mensuelle ne doit pas négliger les responsabilités de non-clôture du professionnel comptable et financier. Les réunions de pré-clôture sont utiles pour discuter du calendrier et du calendrier, et aideront à reprogrammer les tâches pour respecter la date limite de fin de mois. Il aide à fixer des délais spécifiques pour des activités spécifiques telles que l'assemblage de données, l'ajustement du grand livre, la préparation de rapports, etc.
• Consolidation de toutes les sources de données nécessaires à l'opération de clôture. Ceux-ci peuvent inclure des relevés bancaires, des états financiers et des bilans, des immobilisations et des stocks, des documents sur les comptes clients et les comptes fournisseurs, la petite caisse et les données du grand livre.
• Une liste de contrôle de clôture de fin de mois telle que celle illustrée ci-dessus peut aider à des opérations transparentes du processus comptable.

Automatisation de la clôture mensuelle

Un logiciel de comptabilité peut atténuer bon nombre des difficultés liées aux opérations de clôture de fin de mois. L'automatisation peut aider à consolider toutes les données pertinentes sous une seule plate-forme et à classer et organiser les données dans des champs qui facilitent le rapprochement et la génération de rapports.

Les avantages de l'automatisation de la clôture de fin de mois incluent :

Gain de temps

La clôture mensuelle manuelle prend du temps. Par exemple, il a été signalé que les tâches automatisables de bas niveau consomment 47 % du temps du service AP et 75 % du temps du personnel du service des ressources humaines et de la paie. Cela entraîne naturellement des retards et le stress associé. L'automatisation de certaines ou de toutes les tâches du processus de clôture mensuelle peut aider à éviter les retards et les goulots d'étranglement.

Les économies de coûts

La clôture comptable manuelle nécessite un capital humain considérable. McKinsey a montré que 45 % des activités rémunérées actuelles, qui coûtent l'équivalent de 2 1.8 milliards de dollars en salaires annuels totaux, peuvent potentiellement être automatisées. De plus, l'exécution manuelle de tâches redondantes et potentiellement automatisables diminue la productivité de l'entreprise et une faible productivité peut coûter aux employeurs environ XNUMX milliard de dollars par an.

Réduction des erreurs

Les tâches comptables manuelles, lorsqu'elles sont effectuées dans des conditions de manque de temps et de stress, peuvent devenir sujettes aux erreurs. Un être humain est susceptible de faire 10 erreurs toutes les 100 étapes lorsqu'il effectue un travail redondant.

Accent accru sur les tâches stratégiques

Une étude mondiale sur l'automatisation des processus a révélé qu'un travailleur moyen consacre plus de 3 heures par jour à des tâches banales et répétitives, ce qui réduit l'attention portée aux tâches de plus grande valeur qui impliquent une stratégie et une planification humaines pour l'amélioration de l'organisation. La productivité et la satisfaction des employés augmentent lorsqu'ils consacrent du temps à des aspects intéressants et gratifiants de leur travail, ce qui réduit le roulement du personnel et améliore la rétention des employés.

Traitement collaboratif

Un outil d'automatisation pour la clôture de fin de mois crée une plate-forme unifiée où toutes les parties prenantes peuvent travailler en tandem et remplir la liste de contrôle de clôture de fin de mois développée par l'entreprise. Ces outils logiciels sont fournis avec des tableaux de bord et des notifications pour suivre le processus de clôture en temps réel, ce qui garantit que toutes les personnes impliquées sont au courant de l'état du processus et que les problèmes peuvent être identifiés et résolus à temps.

Préparation à l'audit

L'avantage le plus convaincant de la clôture de fin de mois automatisée est peut-être la préparation à l'audit. Les processus métier automatisés permettent non seulement la standardisation des opérations, mais assurent également la maintenance des enregistrements tout au long de l'année, créant ainsi une piste d'audit.

Evolutif

À mesure que la clientèle et le portefeuille financier d'une entreprise s'élargissent, la clôture mensuelle manuelle des comptes peut devenir lourde et impossible sans automatisation.

Sans surprise, de plus en plus d'entreprises utilisent une sorte d'outil d'automatisation dans leur processus de clôture de compte.

Recherche de Vérone montré que 83 % des entreprises appliquent désormais au moins une certaine automatisation, contre 60 % en 2015. En conséquence, 61 % des participants ont indiqué que leur entreprise termine sa clôture mensuelle dans les six jours ouvrables, près de la moitié (46 %) terminant dans les quatre jours ouvrables. . Comparez cela avec les 7 jours ou plus rapportés plus tôt, sans l'utilisation de l'automatisation.

Nanonets pour le processus de clôture de fin de mois

Les outils de comptabilité ne sont pas des entités uniques, mais un ensemble de flux de travail qui servent divers objectifs, activités et services. Il peut y avoir des flux de travail spécifiques au processus des comptes fournisseurs, au processus des comptes clients, à la paie, etc. Le processus de clôture combine la sortie ou le contenu de tous ces composants pour le rapprochement. À la base, la collecte de données est la tâche fondamentale de tout processus de clôture de compte

Intégrez vos outils existants aux Nanonets et automatisez la collecte de données, le stockage des exportations et la comptabilité.

Les nanonets peuvent également aider à automatiser le processus de clôture de fin de mois en :

• Importation et consolidation de données provenant de plusieurs sources - e-mail, documents numérisés, fichiers/images numériques, stockage dans le cloud, ERP, API, etc.
• Capturer et extraire intelligemment les données des factures, reçus, factures et autres documents financiers.
• Catégoriser et coder les transactions en fonction des règles métier.
• Configuration de workflows d'approbation automatisés pour obtenir des approbations internes et gérer les exceptions.
• Concilier toutes les transactions.
• Intégration transparente avec les ERP ou les logiciels de comptabilité tels que Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite et plus encore.

Toutes ces fonctionnalités des nanonets permettent une clôture rapide et précise des livres et une gestion efficace des ressources.

À emporter

Le travail d'un comptable n'est jamais une entité unique avec un début et une fin. Il peut, au mieux, être décomposé en petits morceaux de rapprochements mensuels afin que le processus de clôture de compte ne devienne pas écrasant à la fin de l'exercice.  

L'automatisation du processus de clôture des comptes mensuels peut atténuer une grande partie de la pression associée à l'activité et peut aider toute entreprise non seulement à maîtriser sa situation actuelle, mais également à se préparer pour l'avenir.