Le rapprochement bancaire est le processus consistant à faire correspondre le grand livre de trésorerie de l’entreprise avec les relevés bancaires. L’objectif est d’examiner chaque transaction et d’identifier toute erreur ou fraude potentielle.

Les deux grands livres ne correspondent généralement pas en raison de facteurs tels que les frais bancaires, les intérêts, les chèques en circulation et les dépôts en transit. Ces écarts doivent être pris en compte dans un état de rapprochement bancaire pour représenter avec précision la situation financière actuelle.

Dans ce blog, nous présenterons quelques exemples concrets d'états de rapprochement bancaire et contribuerons à résoudre les principaux problèmes rencontrés lors du rapprochement bancaire.

Qu’est-ce qu’un relevé de rapprochement bancaire ?

Un état de rapprochement bancaire est un document financier qui compare le livre de caisse de l’entreprise avec les relevés bancaires pour garantir l’exactitude et la cohérence des dossiers financiers. Ce processus aide l'entreprise à surveiller et à mettre à jour ses fonds, en corrigeant tout écart pouvant survenir. Si des incohérences sont identifiées, elles doivent être rectifiées ou expliquées de manière appropriée.

Le processus de rapprochement bancaire étudie en profondeur les causes des écarts entre les deux comptes. Plusieurs raisons contribuent à de tels écarts :

• Frais bancaires – Les comptes bancaires peuvent entraîner des frais de découvert, des frais de tenue de compte ou d’autres pénalités qui n’auraient peut-être pas été inscrites dans le livre de caisse de l’entreprise. Alternativement, tous les intérêts encourus sur le solde bancaire doivent être comptabilisés dans le livre de caisse.
• Chèques impayés – Les chèques émis aux fournisseurs peuvent ne pas être soumis mais comptabilisés dans le grand livre. Les retards de traitement bancaire pourraient également avoir pour conséquence que les chèques ne soient pas reflétés sur le relevé avant la fin de la période d'enregistrement.
• Retards de paiement : Les paiements effectués via ACH ou Wire peuvent prendre jusqu'à plusieurs jours avant d'atteindre la banque. Cela peut entraîner l'absence de la transaction dans le relevé.
• Erreur comptable/bancaire: La banque ou le comptable de l'entreprise a pu commettre une erreur en comptabilisant une transaction. Des exemples courants sont les paiements manqués, les doubles paiements ou les remboursements.

Exemples courants d'états de rapprochement bancaire

Examinons maintenant des exemples de relevés de rapprochement bancaires réels et le type de problèmes auxquels vous pouvez être confronté :

Frais bancaires

Le solde bancaire de XYZ Corp au 31 décembre 2023 est de 10,000 10,300 $, tandis que le solde de la caisse est de XNUMX XNUMX $. L'écart est attribué à des frais bancaires spécifiques. Examinons les transactions :

• Une pénalité de 200 $ a été encourue en raison d'un chèque sans provision, enregistré sur le relevé bancaire mais pas dans le livre de caisse.
• 300 $ ont été prélevés au titre des frais de tenue de compte annuels, enregistrés sur le relevé bancaire mais pas dans le livre de caisse.
• Un dividende de 100 $ a été décaissé du portefeuille d'actions, enregistré sur le relevé bancaire mais pas dans le livre de caisse.
• Un paiement d'intérêts trimestriels de 100 $ par la banque, enregistré sur le relevé bancaire mais pas dans le livre de caisse.

Chèques impayés – Solde bancaire > Solde de caisse

XYZ Corp a un solde bancaire de 10,000 31 $ au 2023 décembre 9,000, tandis que le solde de sa caisse est de XNUMX XNUMX $. La baisse du solde de caisse est imputable aux chèques en circulation. Examinons les transactions :

• Deux chèques totalisant 1,400 XNUMX $ ont été émis mais n'ont pas encore été traités. Cette transaction est enregistrée dans le livre de caisse mais pas dans le solde bancaire.
• Un paiement entrant de 400 $ provenant d'un client a été initié mais n'a pas encore été compensé par la banque. Cette transaction est enregistrée dans le livre de caisse mais pas dans le solde bancaire.
• Un paiement d'intérêts trimestriels de 100 $ par la banque est documenté sur le relevé bancaire mais n'est pas inclus dans le livre de caisse.

Retards de paiement – ​​Solde de caisse > Solde bancaire

XYZ Corp a un solde bancaire de 20,000 31 $ au 2023 décembre 18,000. Cependant, le solde du livre de caisse est de 3 2024 $, reflétant un solde plus élevé en raison de retards bancaires où certaines transactions n'ont pas été enregistrées à la date limite. Ces transactions ont été enregistrées le XNUMX janvier XNUMX. Explorons les détails :

• Deux chèques totalisant 4,000 XNUMX $ ont été émis mais n'ont pas encore été traités. Ceux-ci sont marqués dans le livre de caisse mais ne sont pas reflétés dans le solde bancaire.
• Un paiement entrant de 2,000 31 $ via ACH a été traité quatre jours après son lancement. Bien qu'il ait été marqué le 4 décembre sur le livre de caisse, il apparaît sur le relevé bancaire du XNUMX janvier.

Erreurs comptables

XYZ Corp a un solde bancaire de 20,000 31 $ au 2023 décembre 15,000. Cependant, le solde de la caisse est de XNUMX XNUMX $. Après enquête, des erreurs dans l'enregistrement des paiements par le comptable ont été identifiées. Examinons les transactions :

• Un chèque de 2,000 XNUMX $ a été émis mais n'a jamais été enregistré dans le livre de caisse.
• Un paiement fournisseur de 500 $ a été enregistré par erreur deux fois à des dates différentes, alors qu'il n'a été traité qu'une seule fois.
• Un paiement entrant de 500 $ a été saisi par erreur comme étant de 5,000 XNUMX $.
• Une transaction de 1,000 XNUMX $ n’a pas pu être traitée et a ensuite été remboursée.

Erreurs bancaires

XYZ Corp a un solde bancaire de 10,000 31 $ au 2023 décembre 12,000. Cependant, le solde de la caisse est de XNUMX XNUMX $. Le solde bancaire est inférieur en raison de quelques erreurs liées aux opérations bancaires :

• Le paiement de 1000 XNUMX $ du client n’est pas reflété car le client a fait une erreur avec le numéro de compte.
• La transaction bancaire a échoué et le remboursement de 1000 XNUMX $ n’a pas été traité.
• Le relevé bancaire indique une erreur selon laquelle une transaction entrante de 1000 3000 $ est comptabilisée comme XNUMX XNUMX $.
• La banque a perdu ou égaré votre chèque de 2000 XNUMX $.

Les erreurs bancaires peuvent être contestées auprès de la banque et résolues. Le rapprochement bancaire est essentiel pour découvrir de telles erreurs en temps opportun dans les fenêtres de litige !

Format alternatif de rapprochement bancaire

Dans la méthode ci-dessus, nous avons pris en compte diverses transactions qui ont créé des écarts entre le livre de caisse et le solde bancaire. Alternativement, les entreprises « ajustent » les grands livres pour préparer un relevé bancaire. Dans cette méthode :

Étape 1 : Ajuster le solde bancaire

Les relevés bancaires doivent être ajustés en ajoutant les dépôts en attente (dépôt en transit) et en déduisant les chèques sortants en attente (chèques en circulation). La logique ici est la suivante :

Solde bancaire + Dépôts en transit – Chèques impayés = Solde bancaire ajusté

Étape 2 : Ajuster les livres de caisse

Le solde du livre de caisse doit être ajusté pour tenir compte des frais de service bancaire, des intérêts courus et des chèques rejetés (chèques sans provision). La logique ici est la suivante :

Solde du livre de caisse + intérêts – Frais bancaires – Chèques rejetés = Livre de caisse ajusté

Comment rationaliser le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire est un processus fastidieux comportant plusieurs étapes manuelles. Une approche plus efficace consiste à adopter un logiciel de rapprochement bancaire, qui réduit les erreurs manuelles et améliore l’organisation et les gains de temps grâce à l’automatisation.

Les outils de rapprochement bancaire utilisent principalement deux méthodes de rapprochement : la révision des documents et la révision des analyses. Dans Document Review, un logiciel basé sur l'OCR extrait les données pertinentes des documents et les présente dans le format requis. Les outils d'automatisation tels que Nanonets vont encore plus loin, permettant aux utilisateurs de définir des règles de détection des anomalies, des doublons et des incohérences. Si le logiciel peut identifier les écarts, il simplifie considérablement le processus de rapprochement de plus de 90 %.

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