L'OCR (Optical Character Recognition) change la donne pour quiconque travaille avec des documents PDF. Les PDF sont connus pour être difficiles à modifier et à parcourir. Lorsque vous effectuez une reconnaissance optique de caractères sur un PDF, cela garantit que le texte est numérisé et extrait, ce qui le rend entièrement consultable, modifiable et accessible. 

Dans ce guide, nous comparerons différentes méthodes d'OCR pour les PDF pour vous aider à choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Nous discuterons d'Adobe Acrobat, des outils open source et des solutions basées sur l'IA. De plus, nous répondrons à des questions courantes telles que comment OCR un PDF sur un Mac, rendre un PDF OCR consultable et partagerons des conseils pour améliorer la précision de l'OCR.

Suivez-nous pour transformer vos flux de travail PDF.

1. Utilisation d'Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro est considéré comme la référence en matière de création de PDF par OCR. En tant que leader du secteur des logiciels PDF, Adobe intègre à Acrobat Pro des fonctionnalités OCR avancées qui permettent de gérer facilement des documents complexes.

Vous pouvez effectuer une reconnaissance optique de caractères sur un document à l'aide d'Acrobat Pro de deux manières :

Méthode 1

1. Ouvrez le fichier PDF dans Adobe Acrobat Pro.
2. Cliquez sur « Tous les outils » dans la barre d'outils.
3. Un menu apparaîtra, répertoriant tous les outils disponibles. Cliquez sur « Modifier le PDF ».
4. Acrobat appliquera automatiquement l'OCR et convertira le texte.
5. Le document est désormais entièrement modifiable et consultable. Modifiez la police ou ajoutez des annotations si nécessaire. Vous pouvez également rechercher le document à l'aide de l'outil Rechercher.

Méthode 2

1. Ouvrez Adobe Acrobat Pro. 
2. Cliquez sur « Tous les outils » dans la barre d'outils.
3. Un menu apparaîtra, répertoriant tous les outils disponibles. Cliquez sur « Scan et OCR ».
4. Dans l'outil Numérisation et OCR, sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez OCR ou numérisez un document physique directement à l'aide d'un scanner connecté.
5. Cliquez sur « Améliorer » si l'image doit être nettoyée. Cela améliorera la précision de l’OCR. 
6. Cliquez sur « Reconnaître le texte » pour démarrer le processus OCR. Une fois terminé, le PDF deviendra consultable et modifiable. Vous pouvez maintenant modifier le texte.

L'avantage essentiel de l'utilisation d'Acrobat Pro réside dans son moteur OCR avancé, capable de gérer des mises en page complexes, des documents multicolonnes, des numérisations basse résolution et des textes manuscrits avec une grande précision. Il est disponible sur les appareils Windows, Mac et Android, et vous pouvez également accéder à ces fonctionnalités en ligne. De plus, il est connecté à votre application Adobe Mobile Scan, vous permettant de numériser des documents en déplacement et de les synchroniser avec votre bibliothèque Acrobat.

Cependant, vous devez être abonné à Acrobat Pro pour accéder aux fonctionnalités OCR. L'abonnement est au prix de 19.99 XNUMX USD/mois. De plus, même si cela vous permet de télécharger plusieurs fichiers, vous devrez OCR chaque fichier un par un manuellement. Ainsi, si vous avez de nombreux fichiers à traiter, cela peut devenir fastidieux.

Les outils OCR open source comme Tesseract offrent une alternative gratuite pour convertir des PDF en fichiers consultables et modifiables. Bien qu’elles ne soient pas aussi complètes que les solutions commerciales comme Adobe Acrobat, elles offrent un niveau de précision décent pour la plupart des cas d’utilisation. 

Tesseract est disponible pour Windows, Mac et Linux. Vous devrez d'abord l'installer sur votre ordinateur pour l'utiliser. Une fois installé, vous pouvez suivre ces étapes pour OCR un PDF :

1. Ouvrez le fichier PDF dans un outil de visualisation ou d'édition tel que PDFelement. 
2. Sélectionnez la zone ou la page que vous souhaitez OCR et prenez une capture d'écran. Recadrez l'image si nécessaire.
3. Ouvrez le terminal pour accéder à Tesseract. Si Tesseract n'est pas trouvé dans Terminal, modifiez le chemin de la variable d'environnement pour diriger vers le répertoire d'installation de Tesseract.
4. Copiez le chemin du fichier image que vous souhaitez utiliser pour l'OCR. Par exemple : « C:UsersJohnDoePicturesScreenshotsScreenshot 230844.png »
5. Entrez la commande suivante dans Terminal : « C:UsersJohnDoePicturesScreenshots>tesseract Screenshot 230844.png ». Cela exécutera l'OCR sur l'image et convertira tout texte trouvé dans un format modifiable. 
6. Une fois l'OCR terminée, Tesseract générera un fichier contenant tout le texte extrait.
7. Ouvrez ce fichier dans n'importe quel éditeur de texte pour afficher et modifier le contenu OCR. Vous pouvez également entrer la commande « –help » pour obtenir la liste complète des options de Tesseract si nécessaire.

L'avantage essentiel de Tesseract est qu'il est entièrement gratuit et open source, vous n'avez donc pas besoin de payer de frais de licence. Cela fonctionne bien sur les numérisations propres et les documents dactylographiés. 

Cependant, il rencontre des difficultés avec les textes manuscrits, les mises en page complexes, les arrière-plans colorés et les numérisations basse résolution. Si vos documents sont propres et dactylographiés, Tesseract propose une solution gratuite pour les besoins de base en OCR. 

Vous pouvez améliorer la précision de Tesseract en prétraitant les numérisations avant d'exécuter l'OCR : en ajustant la luminosité ou le contraste, en appliquant des filtres, en mettant à l'échelle les images, etc.

3. Utilisation de l'OCR PDF de Nanonets

Nanonets est une solution de traitement de documents basée sur l'IA qui offre des capacités OCR avancées. Contrairement à Acrobat Pro ou Tesseract, Nanonets est entièrement en ligne et ne nécessite aucune installation. Vous téléchargez simplement vos PDF sur leur plate-forme cloud, et celle-ci commence immédiatement à les traiter à l'aide d'algorithmes OCR de pointe. Il peut même traiter des dossiers entiers et des centaines de PDF en une seule fois.

Les Nanonets peuvent tout gérer, des simples documents dactylographiés aux mises en page complexes avec des annotations manuscrites, des arrière-plans colorés, des graphiques et des tableaux, en utilisant des modèles d'apprentissage profond pour obtenir une grande précision sur tous les types de documents.

Voici comment cela fonctionne:

1. Visiter Nanonets.com et créez un compte gratuit.
2. Sélectionnez un modèle OCR parmi la large gamme de modèles pré-entraînés de Nanonets pour les factures, les reçus ou les bons de commande. Vous pouvez également créer un modèle personnalisé adapté à vos types de documents spécifiques.
3. Téléchargez des documents représentant les différentes mises en page et champs de données que vous devez extraire. Nanonets analysera ces échantillons pour comprendre la structure de vos documents.
4. Définissez les champs clés que vous souhaitez capturer, tels que la date, le montant total et les données du tableau. Vous pouvez capturer des données dans presque tous les formats, notamment des tableaux, du texte, JSON ou XML. Nanonets extraira automatiquement les données de vos PDF et les affichera au format requis.
5. Une fois configuré, téléchargez vos documents PDF qui doivent être traités par OCR. Nanonets traitera les fichiers à l'aide d'algorithmes avancés d'OCR et d'extraction de données intelligentes pour les convertir en formats consultables et modifiables avec une sortie de données structurée. 
6. Les données extraites sont soigneusement organisées et structurées pour que vous puissiez les ingérer directement dans d'autres systèmes d'entreprise sans effort manuel. Vous pouvez l'exporter au format JSON, XML ou personnalisé.

Nanonets propose une version gratuite avec jusqu'à 500 pages de traitement afin que vous puissiez la tester gratuitement. Après ça coûte $ 0.3 par page pour l'OCR.

Contrairement à d’autres solutions, Nanonets est hautement évolutif. Il peut traiter des milliers de pages par heure, garantissant que quel que soit le volume, vos fichiers seront traités presque instantanément.

Vous pouvez configurer des webhooks pour diffuser les données traitées vers d'autres applications ou utiliser les API de développement de Nanonets pour créer des intégrations personnalisées.

Comment améliorer le processus PDF OCR

La technologie OCR, lorsqu’elle est mise en œuvre efficacement, peut vous faire gagner du temps et des ressources. Imaginez pouvoir réduire temps de saisie des données par champ de 95 %. Votre équipe pourrait se concentrer sur des tâches plus significatives que la simple saisie de données.

Explorons des conseils pour améliorer la précision et l'efficacité de votre processus PDF OCR :

1. Prétraiter les numérisations avant l'OCR

Si vous traitez des documents numérisés, vous pouvez régler la luminosité, le contraste et la netteté et appliquer des filtres ou des techniques d'amélioration de l'image pour réduire le bruit et améliorer la clarté. 

Cela améliorera considérablement la précision de l’OCR. L'application Scanner d'Adobe est dotée de fonctionnalités intégrées d'amélioration de l'image. Vous pouvez également utiliser des outils tels que PaperScan et NAPS2 pour nettoyer les numérisations. Après ces modifications, vous pouvez enregistrer les images modifiées au format PDF avant d'exécuter l'OCR.

2. Configurer des workflows de validation et des hiérarchies d'approbation

Améliorez la qualité des données en définissant des règles de validation pour les données extraites. Par exemple, si le numéro de commande dans un document ne comporte pas cinq chiffres, il est automatiquement rejeté ou marqué pour une révision manuelle. De cette façon, vous pouvez détecter les erreurs d’extraction et approuver uniquement les données valides. Vous pouvez également intégrer votre système OCR à des bases de données pour valider les données extraites.

Vous pouvez configurer des hiérarchies d'approbation dans lesquelles les employés subalternes examinent d'abord les données, suivis par les employés seniors pour l'approbation finale. Grâce aux notifications automatisées et aux mises à jour de statut en direct, vous pouvez maintenir la transparence et éviter les demandes d'approbation, ce qui accélère le traitement des documents.

3. Créez des flux de travail automatisés

Imaginez gérer une location de voiture et pouvoir exporter automatiquement les données du permis de conduire des clients vers Salesforce ou envoyer les données de facture vers QuickBooks sans aucune intervention manuelle. Non seulement cela optimisera votre OCR PDF, mais également les activités en aval.

L'intégration de votre solution OCR avec des applications métiers via des API rend cette automatisation possible. Par exemple, avec Nanonets, vous configurez simplement des déclencheurs basés sur des événements tels que la fin du traitement des documents, l'extraction de données ou le téléchargement d'un nouveau fichier. L'intégration exportera automatiquement les données structurées des Nanonets vers les systèmes d'entreprise souhaités, notamment QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Zendesk et bien d'autres, en supprimant les efforts manuels et en garantissant un flux de données transparent entre les systèmes.

4. Investissez dans l'OCR avancé avec des capacités AI/ML

Contrairement à l'OCR basé sur des règles, les modèles d'IA sont adaptatifs : ils apprennent continuellement des corrections humaines et s'améliorent au fil du temps. Par exemple, Nanonets propose un modèle d'IA propriétaire formé sur des millions de documents, lui permettant de gérer efficacement des mises en page complexes et difficiles.

L'OCR basé sur l'IA garantit que vous pouvez extraire des informations à partir de documents sans perdre le contexte. Il peut gérer différentes langues, unités monétaires, juridiques ou de mesure. Ce niveau d'intelligence n'est pas possible avec une extraction basée sur des modèles ou basée sur des règles qui s'appuie sur des emplacements précis des champs.

5. Former les modèles AI-OCR

Bien que les solutions OCR basées sur l'IA soient fournies avec des modèles pré-entraînés, les former davantage sur vos types et mises en page de documents spécifiques peut améliorer encore plus la précision. Par exemple, Nanonets vous permet de télécharger un échantillon de documents représentant les différents modèles, formats et champs que vous souhaitez capturer.

Ces exemples aident le modèle à comprendre la structure de vos documents et à affiner le processus PDF OCR. Vous pouvez également fournir un feedback en corrigeant les erreurs d’extraction identifiées lors de la validation. Cette formation humaine dans la boucle améliore continuellement les performances du modèle d'IA.

6. Créez des modèles OCR personnalisés si nécessaire

Parfois, les modèles pré-entraînés ne couvrent pas toutes les complexités de vos documents. Par exemple, vous pouvez avoir des documents spécifiques à un secteur avec des champs et des formats uniques. Dans de tels cas, vous pouvez travailler avec votre fournisseur OCR pour créer des modèles d'IA personnalisés formés spécifiquement sur vos documents. 

Avec Nanonets, les utilisateurs peuvent créer des modèles personnalisés spécifiques à leurs types de documents et aux champs à extraire. Ils peuvent télécharger des exemples de documents et les annoter avec les étiquettes qu’ils souhaitent extraire. L'IA apprend ensuite de ces exemples et est entraînée à reconnaître et à extraire les informations spécifiées. Le système nécessite au moins dix exemples pour chaque étiquette afin d'obtenir une précision optimale, et les utilisateurs peuvent surveiller le nombre d'exemples pour chaque étiquette et en ajouter d'autres si nécessaire.

Comment démarrer avec Nanonets PDF OCR

Nanonets facilite la prise en main de PDF OCR. Créez simplement un compte gratuit sur le site Web Nanonets. Vous n'avez pas besoin de fournir une carte de crédit. 

Voici un guide pour vous aider à démarrer :

1. Inscrivez-vous pour un compte gratuit: Visite Nanonets.com et inscrivez-vous pour un compte gratuit, aucune carte de crédit requise.
2. Créer ou choisir un modèle: Vous pouvez créer un modèle OCR personnalisé pour vos types de documents spécifiques ou sélectionner parmi les modèles pré-entraînés de Nanonets pour les factures, les reçus, etc.
3. Configurer l'importation automatique: transférez des e-mails ou connectez le stockage cloud pour importer de nouveaux PDF dans Nanonets pour un traitement OCR continu automatiquement.
4. Télécharger des exemples de documents: Téléchargez au moins 10 exemples de documents représentant divers modèles, formats et champs de données que vous souhaitez extraire. Cela aidera à former le modèle d’IA.
5. Définir les champs à extraire: Spécifiez simplement les noms des champs de données critiques que vous souhaitez extraire de vos documents, tels que la date, le montant, les données du tableau, etc.
6. Configurer les validations : configurez des règles pour valider les données extraites et signaler toute erreur à corriger pour garantir l'exactitude.
7. Traitez vos fichiers: Téléchargez vos documents PDF. Les nanonets les traiteront instantanément grâce à l'OCR et à l'extraction intelligente des données.
8. Examiner et approuver les données: Vérifiez les données extraites et approuvez les entrées valides. Maintenez la transparence avec les mises à jour de statut.
9. Exporter des données vers des systèmes d'entreprise: Une fois approuvées, exportez en toute transparence les données structurées vers votre ERP, votre comptabilité, votre CRM ou d'autres systèmes.
10. Automatisez les flux de travail : configurez des déclencheurs pour diffuser des données vers des applications lorsqu'un document est traité ou que des données sont extraites. Supprimez les efforts manuels.

Dans l’ensemble, Nanonets permet d’ajouter rapidement et facilement des fonctionnalités OCR intelligentes à vos flux de travail documentaires. Le moteur d'IA à auto-apprentissage offre une grande précision dès le début tout en permettant la personnalisation pour gérer des documents complexes. Des intégrations transparentes avec les systèmes d'entreprise permettent une véritable automatisation de bout en bout.

Emballage en place

L'OCR intelligente et l'extraction de données peuvent contribuer à libérer une valeur considérable des flux de travail documentaires. La clé est de choisir une solution comme Nanonets qui offre dès le départ une OCR basée sur l'IA et permet une personnalisation pour des besoins spécifiques. 

Grâce aux capacités en libre-service permettant de créer des modèles personnalisés, la précision et l'automatisation s'améliorent continuellement, même à mesure que vos documents évoluent. En fin de compte, cela garantit que vous pouvez gérer des données non structurées à grande échelle pour stimuler la productivité et la croissance.

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• La source: https://nanonets.com/blog/how-to-ocr-pdf/