La gestion de votre inscription au tournoi est une étape clé dans l'organisation de votre compétition et de sa réussite. Nous vous expliquons comment le gérer et profiter des autres fonctionnalités de Toornament.

La première chose qui détermine votre processus d'inscription est de savoir si votre tournoi est joué entre des joueurs individuels ou des équipes. Ce choix est disponible dès la première étape de création de votre tournoi sur le tableau de bord de Toornament, où vous pouvez également définir le nombre de participants.

En choisissant des équipes comme participants, une seule personne (généralement le capitaine ou le manager) pourra inscrire toute son équipe, en fournissant les informations de tous les membres de l'équipe.

Créer le formulaire d'inscription et collecter des données utiles

La deuxième étape de la gestion de votre inscription consiste à mettre en place le formulaire permettant de recueillir les informations participantes nécessaires au bon déroulement du concours.

Toornament fournit un large choix de champs de formulaire. Vous pouvez définir des champs de formulaire pour collecter des informations auprès de l'équipe et de ses membres. Il est également possible de créer des champs personnalisés pour collecter toutes les autres données dont vous auriez besoin à des fins de marketing ou d'organisation.

Il est fortement conseillé de demander aux participants leurs comptes en jeu ou liés à la plateforme. Cela vous aidera à vous assurer de leur identité et leurs prochains adversaires pourront les contacter. De nos jours, il est également conseillé d'avoir un serveur Discord pour accueillir les participants de votre tournoi. Discord est répandu parmi les joueurs et disponible sur tous les appareils. Vous pouvez demander à vos participants de fournir leur compte Discord sur votre formulaire d'inscription au tournoi.

Pour chaque champ personnalisé d'équipe et de joueur, vous pouvez décider s'il est obligatoire ou facultatif, visible publiquement ou réservé aux yeux de l'administrateur.

Définissez vos dates d'inscription

Vous avez déjà la date de lancement de votre tournoi. Il vous reste à définir la date et l'heure d'ouverture et de fermeture des inscriptions. Vous pouvez les ouvrir et les fermer manuellement ou définir les dates à l'avance. Le fuseau horaire peut être modifié depuis la section des paramètres généraux du tournoi.

La manière de fixer ces dates dépend de plusieurs paramètres de votre organisation. Si le tournoi est hors ligne, il faudra laisser plus de temps aux joueurs pour organiser leur déplacement et décider s'ils participeront. Si vous attendez beaucoup de participants, vous devrez ouvrir vos inscriptions bien à l'avance pour remplir le tournoi. Enfin, le remplissage de votre tournoi dépendra de votre capacité à communiquer avec les joueurs ciblés et de l'intérêt qu'ils porteront à votre tournoi.

Les paramètres d'enregistrement vous offrent encore plus d'options pour configurer le processus :

• accepter automatiquement les nouvelles inscriptions
• recevoir un email de notification à chaque nouvelle inscription
• envoyer un email de notification aux nouveaux inscrits

Vous pouvez également décider d'envoyer vos participants sur un autre site pour s'inscrire et passer le formulaire Toornament (ex : un formulaire Google ou avec le API Toornament). Vous pourrez ensuite les ajouter manuellement à votre concours organisé sur Toornament depuis la rubrique « Participants ».

Rédigez vos propres messages de notification

Configurez vos propres messages de notification via l'onglet Personnalisation des paramètres d'enregistrement. Ceux-ci sont utiles pour confirmer l'inscription d'un participant ou expliquer pourquoi il a été refusé. La section « Message du formulaire » vous permet d'écrire le texte qui accompagnera votre formulaire d'inscription sur votre Page publique de Toornament.

Gérer l'inscription au tournoi et la liste des participants

L'interface de gestion des inscriptions vous donne en un coup d'œil l'état de vos demandes de tournois. Il vous permet d'agir sur le statut de chaque participant, individuellement ou en sélection multiple.

Lorsque vous avez une grande liste d'inscriptions à gérer, le système de filtrage facilite la recherche des demandes par statut. Vous pouvez enfin consulter et modifier les informations saisies par chaque participant lors de son inscription.

Lorsque vous validez l'inscription d'un participant, vous le retrouvez alors dans la liste des Participants de votre tournoi. À partir de là, vous pouvez modifier leurs informations ou en ajouter de nouvelles manuellement sans utiliser le formulaire d'inscription.

Quelle est la prochaine?

Une fois que vous avez géré votre inscription au tournoi, vous pouvez passer à l'étape de placement des participants. Manuel, automatique, aléatoire ou avec semis ? La gestion de votre placement sera expliquée dans le prochain article du blog, à paraître très prochainement !

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• La source: https://blog.toornament.com/2023/02/how-to-manage-your-tournament-registration/