Avez-vous déjà été dans une situation où un retour d’information a changé votre vie ? J'ai! Pendant des années, j'ai travaillé comme employé à temps plein dans des startups et des entreprises technologiques.

Puis, un jour, mon patron a découvert que je faisais quelques missions de marketing de contenu après les heures d'ouverture (ce qui n'était pas un secret). Au début, ils étaient inquiets et m’ont demandé de choisir entre travailler pour eux ou me concentrer sur un travail indépendant.

Après y avoir réfléchi, cependant, ils m'ont dit que – du point de vue de ma carrière – il était logique de passer à un pigiste en marketing de contenu à temps plein, car de nombreuses entreprises avaient besoin de ce type de services et n'avaient personne avec qui travailler.

Cela m'a rassuré sur le fait que passer au freelance était la bonne chose, et je n'ai pas regardé en arrière depuis.

Ce que j'ai entendu ce jour-là, c'est rétroaction productive a son meilleur. Dans cet article, je vais vous expliquer de quoi il s'agit, comment le partager, et vous donner des exemples de managers qui offrent quotidiennement des conseils constructifs aux salariés.

Qu’est-ce qu’un feedback productif ?

Comment donner des commentaires productifs

Exemples de commentaires productifs.

Donner un feedback productif très performant

Qu’est-ce qu’un feedback productif ?

Les commentaires productifs agissent comme des critiques constructives. Il est accordé pour soutenir la croissance et l’amélioration dans un domaine spécifique. L'aspect productivité suggère que les commentaires doivent être utiles, exploitables et motivants.

Pour garantir que les commentaires soient productifs, ils doivent inclure les éléments suivants.

Spécificité

Les commentaires doivent se concentrer sur des comportements ou des domaines spécifiques. Expliquez au destinataire des commentaires exactement ce qu'il doit faire pour s'améliorer et comment il doit le faire. Les commentaires ne peuvent pas être vagues.

Actionnabilité

Les commentaires doivent inclure des lignes directrices claires, telles que des conseils pratiques, des ressources ou des exemples des prochaines étapes que la personne devrait suivre pour améliorer ses performances.

Positivité

Les commentaires doivent être donnés de manière positive pour motiver quelqu'un à agir plutôt que de le déprimer. Assurez-vous d'équilibrer les suggestions d'amélioration avec les forces et les réalisations de quelqu'un.

Échéancier

Tous les types de commentaires ne peuvent pas attendre une prochaine évaluation des employés. La « rapidité » signifie que la personne à qui vous parlez peut se souvenir de la situation exacte avec des détails, afin qu'elle puisse s'y référer ou présenter son point de vue.

Pertinence

Vos commentaires doivent porter sur un aspect de leur travail : réalisation des objectifs, qualité du travail ou communication d'équipe. L'employé pourrait être confus si le lien entre vos commentaires et son travail n'est pas clair.

Ouverture

Les commentaires productifs ne sont pas un monologue ; c'est une rue à double sens. Une fois que vous avez partagé votre point de vue, il est important d’écouter l’employé et de discuter de la manière de procéder ensuite.

Constructivité

When the manager et l'employé met fin à la discussion, il doit avoir le sentiment que la séance de feedback a été constructive et que l'objectif était que l'employé améliore son travail, et non qu'il souligne ses lacunes.

Comment donner des commentaires productifs

Étape 1. Soyez clair sur l'intention.

Même si les retours spontanés sont parfois une bonne chose, la plupart du temps, il est préférable de les planifier. Avant d’approcher quelqu’un pour lui faire part de son feedback, vous devez connaître son objectif. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour le comprendre :

• Votre équipe ou entreprise souffre-t-elle des comportements ou des actions d’un employé en particulier ?
• De quelle humeur êtes-vous ? Vous sentez-vous calme ou stressé et en colère ?
• Êtes-vous dans un endroit où vous pouvez donner votre avis en privé afin que vous puissiez tous les deux vous sentir à l'aise ?
• Savez-vous exactement ce que vous souhaitez communiquer ?

N'oubliez pas que les commentaires productifs doivent toujours être utiles et donnés avec empathie et respect. Si vous n'êtes pas sûr de vos intentions ou si vous vous sentez nerveux, il est préférable de garder pour vous tout ce que vous voulez vous dire.

Étape 2. Choisissez le bon moment et le bon endroit.

Le timing est crucial pour offrir des commentaires productifs, car l'employé doit être dans le bon état d'esprit et disposer de suffisamment de temps pour entendre ce que vous dites.

Si possible, vous devriez toujours planifier une réunion. Laura Grant, responsable marketing chez Solutions Ciel Bleu, suggère d'avoir un cadre semi-formel. Cela signifie que le ton doit être inclusif mais formel.

« Vous devez prévoir du temps pour une véritable discussion et permettre à toutes les parties de planifier et de fixer des objectifs », dit-elle.

Katharina Larikka, spécialiste du marketing de la performance chez Droppe, est d'accord et ajoute : « Nous avons constaté que la plupart des commentaires sont plus productifs lorsque le destinataire y est ouvert. En pratique, cela signifie les partager lors de nos réunions de bilan trimestrielles, où chacun vise à donner et à recevoir des commentaires.

Si les commentaires doivent être plus ponctuels, l'équipe de Larikka demande si c'est le bon moment pour donner son avis avant de le faire.

« Si vous souhaitez qu'un collègue s'améliore, la première étape est de vous assurer qu'il vous entende, et cela n'arrivera pas s'il participe à des réunions consécutives pendant une journée et lit votre message entre-temps », explique Larikka.

Étape 3. Évitez les accusations et décrivez calmement la situation.

La règle d’or pour offrir des commentaires productifs est de se présenter à la réunion de « bonne foi ». Bien que cela s'applique au manager et à l'employé, le premier dirige généralement la réunion et donne le ton.

Étant donné que toutes les réunions de feedback ne sont pas accompagnées d'un ordre du jour, n'oubliez pas que la personne qui reçoit le feedback peut être surprise et émue.

« Il est presque impossible de prévoir la réponse du destinataire. Vous devez observer et écouter attentivement leur réponse pour comprendre ce qu'ils ont entendu et ce qu'ils en ont ressenti », déclare John Butterworth, PDG et fondateur de 10kécoles.

S'ils deviennent émotifs, Butterworth dit de le remarquer, d'y remédier et de laisser tomber avant de revenir à la discussion de rétroaction.

"S'ils ne répondent pas ou si vous pensez qu'un problème plus profond est en jeu, posez des questions ouvertes pour clarifier", explique Butterworth.

Il souligne également un aspect important : reconnaître le temps dont les employés ont besoin pour appliquer les améliorations.

« Changer les comportements est difficile. Donnez au destinataire suffisamment de temps, d’attention et de soutien. Si vous remarquez une amélioration, fournissez des commentaires positifs », dit-il. "S'il n'y a aucun progrès, demandez-leur comment se déroule le plan d'action et voyez ce que vous pouvez faire d'autre pour les aider."

Butterworth dit cependant également que le ton de vos commentaires devrait changer avec le temps si les problèmes de performances persistent.

Étape 4. Faites une pause et donnez-leur une chance de répondre.

Après avoir dit tout ce que vous vouliez, vous devez donner à votre employé l’occasion de présenter son point de vue ou sa version des événements. Vous pouvez demander : « Comment cela s’est-il passé pour vous ? » ou "Que pensez-vous qu'il s'est passé?"

Mark Damsgaard, fondateur de Indice mondial de résidence, affirme que les critiques constructives deviennent productives si vous venez d'un lieu préoccupant et si vous souhaitez sincèrement que vos employés soient meilleurs.

« Écouter leur version de l’histoire peut être utile une fois que vous avez déjà donné votre avis. Quelle était la raison de leurs erreurs ? Pourquoi étaient-ils toujours en retard ces derniers temps ? Ensuite, écouter activement leur point de vue et savoir d'où ils viennent vous permettrait de leur apporter de l'aide et des suggestions », explique Damsgaard.

Damsgaard note que ces suggestions pourraient leur permettre de se sentir plus soutenus et que votre lieu de travail est un endroit sûr.

Damsgaard ajoute qu'une telle approche permet aux employés de progresser plus efficacement. Pouvoir sentir qu'ils font partie d'une équipe qui les soutient les encourage à travailler plus dur et mieux.

Vous pouvez également leur permettre de partager rétroaction ascendante — vous découvrirez peut-être des problèmes dont vous n'aviez pas conscience et dont la résolution améliorera votre collaboration.

Étape 5. Discutez des prochaines étapes.

J'ai mentionné que les commentaires productifs devraient être exploitables. C'est pourquoi, avant de terminer votre réunion, vous devez donner à vos employés quelques suggestions sur la manière de vous améliorer.

Vous pouvez également leur demander s’ils ont des idées pour modifier leurs comportements ou améliorer leurs performances.

Exemples de commentaires productifs

Jetons un coup d'œil à quelques exemples concrets pour mieux comprendre ce qu'est un feedback productif.

Une histoire personnelle partagée sur Quora

Le premier productif exemple de commentaires vient d'une coach de vie, Sara Rosseel, qui a partagé son expérience sur Quora.

Dans son histoire, elle décrit un emploi dans une entreprise internationale où elle a géré plusieurs projets en Amérique latine et dans les Caraïbes. Elle était la plus jeune de l’équipe et était heureuse de travailler 50 à 60 heures par semaine.

Rosseel dit que sa patronne était une « femme dure à cuire et pragmatique ».

Lors de son évaluation des performances, le manager de Rosseel craignait que Rosseel ne soit pas mis au défi. Rosseel dit qu'elle s'est chargée de tâches routinières que les chefs de projet ne voulaient pas accomplir.

« Alors, elle m'a demandé quel genre de travail m'intéressait le plus et m'a encouragé à demander aux chefs de projet de m'impliquer. Elle m'a expliqué que l'expérience serait non seulement précieuse pour ma future carrière, mais aussi plus enrichissante pour moi », écrit Rosseel.

La gérante a apporté à Rosseel son soutien et un délai de six mois pour déployer ses ailes.

« Tous les managers de cette organisation – en particulier ceux occupant des postes de direction – ne s'intéressent pas aux jeunes employés juniors. Je me considère chanceux et j'ai depuis lors eu l'occasion de transmettre les mêmes conseils aux autres », écrit Rosseel.

Qu’est-ce qui a rendu ces commentaires productifs ?

• Tout d’abord, cela venait d’une personne haut placée qui avait beaucoup d’autorité. Elle s'est intéressée à une employée junior et a clairement fait savoir à Rosseel qu'elle voyait en elle beaucoup de potentiel et qu'elle voulait l'aider à déployer ses ailes.
• La manager a utilisé l'approche du bâton et de la carotte : elle a déclaré qu'elle aiderait Rosseel dans son évolution de carrière à condition qu'elle fasse de son mieux. Le gestionnaire a également proposé un délai approximatif (c'est-à-dire six mois) dans lequel Rosseel devait démontrer une amélioration significative. De plus, elle lui a dit exactement ce qu'elle devait faire.
• De plus, au lieu d'orchestrer la carrière de Rosseel, la manager s'est assurée que ses conseils et ses projets de carrière étaient conformes aux objectifs et aspirations de Rosseel.

Enfin, mais surtout, le destinataire des commentaires a jugé les conseils utiles et précieux. Le suivre a permis à Rosseel de progresser dans son travail.

Recevoir des commentaires productifs – Ma propre expérience

Dans une vie professionnelle antérieure, j'ai travaillé comme chef de projet dans un cabinet de conseil en logiciels. Je suis arrivé dans l'entreprise avec trois ans d'expérience dans la gestion d'un produit numérique dans une startup.

Ainsi, même si j'ai compris comment fonctionnaient les outils de gestion de projet comme JIRA, je n'ai utilisé que les fonctionnalités de base de l'outil.

Cependant, lorsque j'ai rejoint la nouvelle entreprise, j'ai commencé à gérer environ quatre ou cinq projets simultanément, avec plus de 20 personnes impliquées. J'ai rapidement découvert que je devais personnaliser certains tableaux de projet.

J'ai demandé de l'aide à un chef de projet senior et il m'a montré comment utiliser des règles avancées pour ajuster la disposition et les fonctions à mes besoins.

L'entreprise accorde une grande importance à un retour d'information ouvert et productif. Ce n'est donc pas une surprise que j'ai trouvé une description de cette situation dans une feuille de calcul que mon responsable utilisait pour recueillir des commentaires pour mon évaluation mensuelle des performances.

Le PM senior a mentionné que je n'étais pas encore un chef de projet expérimenté et que je n'avais donc pas besoin de connaître les fonctionnalités avancées de JIRA à ce stade de ma carrière.

Mais si je voulais en faire mon cheminement de carrière à long terme, je devrais devenir compétent.

La raison pour laquelle ce retour a été si mémorable est que le collègue Premier ministre a souligné qu'il ne voulait pas que j'aie l'impression d'être sous-performant.

Ils en ont parlé pour me donner une idée d'une compétence que je devrais acquérir dans, disons, six mois.

Cela me donnerait suffisamment de temps pour commencer à apprendre JIRA à mon rythme.

Ils se sont également assurés de fournir une évaluation positive de mon travail en cours, ce que j'ai considéré comme une belle tape dans le dos et un encouragement à continuer.

Donner un feedback productif très performant

Sachez quand vous éloigner de la « méthode sandwich » classique.

Au cas où vous ne la connaissez pas, la méthode sandwich est une technique où une critique constructive est proposée entre un début positif et une fin encourageante de la réunion de feedback.

Bien que ce soit très populaire, certains chefs d'équipe ont leur propre point de vue, notamment Amit Raj, fondateur et PDG de Le gars des liens.

«Je trouve efficace de commencer et de terminer la session avec une véritable appréciation et des encouragements, mais d'aborder les domaines à améliorer dans une conversation distincte et dédiée. Cela sépare le renforcement positif des critiques constructives, permettant aux membres de l'équipe d'absorber pleinement les deux sans se sentir dépassés ou confus », dit-il.

Par exemple, Raj avait autrefois un membre de son équipe qui avait du mal à respecter les délais.

Au lieu de prendre en sandwich cette critique entre des compliments, il a programmé une réunion séparée pour discuter des stratégies de gestion du temps et a proposé des étapes d'amélioration concrètes.

«Cette méthode a permis de maintenir une atmosphère positive tout en abordant les problèmes de performance de manière constructive, conduisant à des progrès et à une croissance significatifs pour l'individu et l'équipe dans son ensemble», explique Raj.

Choisissez judicieusement le support de communication.

Certains d’entre nous apprennent mieux à partir de l’audio ou des images, tandis que d’autres sont plus à même de synthétiser des informations sous forme de texte. Gary Gray, co-fondateur et PDG de CouponChef, dit que nous devrions également nous en souvenir lorsque nous fournissons des commentaires.

En gérant une équipe distante de plus de 30 employés, Gray a constaté que les membres d'une équipe dispersés réagissent beaucoup mieux aux commentaires lorsque vous changez de support et prenez en compte leurs styles d'apprentissage.

« Certains membres de mon équipe apprennent l’audiovisuel, tandis que d’autres préfèrent le texte. J’utilise donc des documents, des e-mails, des notes vocales et même des messages vidéo asynchrones pour fournir des commentaires et donner à chacun le temps de digérer les informations à son rythme », explique Gray.

Selon Gray, l’entreprise mélange intentionnellement ces supports de communication et les choisit en fonction du contexte.

Par exemple, il note que les notes vocales associées aux commentaires écrits transmettent mieux le ton et l’émotion que le texte seul. Ceci est utile lorsqu’il s’agit de sujets sensibles ou d’idées complexes.

« Tout cela réduit les risques d'interprétation erronée tout en créant une référence utile que nous pouvons revisiter pour réfléchir à ce qui a fonctionné et à ce qui n'a pas fonctionné », explique Gray.

Assurez-vous que votre empathie transparaît à travers votre conversation.

Si les managers sont responsables des résultats de leur service, ils doivent également défendre les intérêts des membres de leur équipe. Cela signifie qu'ils doivent faire preuve d'empathie envers leur interlocuteur, même s'ils ont quelques remarques acerbes à partager.

Alex Freeburg, avocat-gérant et fondateur de Loi Freeburg, dit que, d’après son expérience, l’empathie fait toute la différence.

« Je commence par reconnaître les efforts d'un employé et les domaines dans lesquels il pourrait avoir besoin d'un soutien supplémentaire. Une simple phrase comme : « Je comprends que ce projet a été un défi et je crois que nous pouvons le rendre meilleur ensemble » est bien plus puissante que de se lancer directement dans des critiques », déclare Freeburg.

Grâce à l'empathie, dit Freeburg, vous êtes plus attentif à la manière dont vos commentaires sont reçus : si vos employés se sentent dépassés et s'ils ont besoin de temps pour comprendre ce que vous avez dit.

« Revisiter la conversation permet de réduire le temps de traitement et le suivi, ce qui contribue à ce que le processus de rétroaction ait un impact significatif », note Freeburg.

Fournissez vos commentaires en privé.

Choisir le bon endroit pour donner votre avis est aussi important que ce que vous allez dire. Le destinataire du feedback doit se sentir en sécurité et à l’aise ; c'est pourquoi il n'est pas recommandé de le donner dans les lieux publics.

James Wilkinson, PDG de Balance One Supplements, raconte comment il a donné son avis à un employé après un échec du service client.

Wilkinson se souvient d'un échec du service client lorsque l'expérience du client était loin d'être excellente.

« J'ai discuté en privé avec un membre de l'équipe pour lui faire part de ses commentaires immédiatement et en privé », explique Wilkinson. « J’ai partagé ce qui fonctionnait, j’ai résolu les problèmes de communication et, ensemble, j’ai identifié des stratégies sur la manière dont nous pourrions les éviter à l’avenir. »

Wilkinson note que l'employé n'a pas été humilié publiquement lors de l'incident.

Au lieu de cela, « j’ai également pu enseigner bien plus que la simple correction d’erreurs : donner des commentaires montre votre investissement dans leur humanité et leur développement », explique Wilkinson.

Wilkinson a mentionné qu'un bon retour d'information n'est jamais simplement un moyen de corriger des erreurs. Cela permet également à l'équipe de croire en son potentiel et sa capacité à se développer, et améliore La collaboration d'équipe.

Cadrez les commentaires à partir de vos propres observations et expériences.

Évitez de donner l’impression que vous leur reprochez. Vous ne voulez pas contrarier vos employés, mais simplement leur dire qu'ils devraient faire quelque chose de différent.

Lilia Tovbin, PDG et fondatrice de BigMailer.io dit : « Encadrez le feedback de vos observations et expériences, que vous pouvez obtenir en utilisant la perspective du « je ». Cela évite de paraître accusateur et permet une conversation plus constructive.

Tovbin dit qu'elle a récemment utilisé cette technique pour fournir des commentaires à un membre de l'équipe qui était constamment en retard à ses réunions virtuelles.

« Au lieu de dire : « Vous êtes toujours en retard et c'est irrespectueux », j'ai abordé la question en déclarant : « J'ai remarqué que nos réunions commencent un peu plus tard que prévu, et cela affecte parfois notre productivité. Pouvons-nous discuter de la manière dont nous pouvons garantir que tout le monde soit à l'heure pour nos futures réunions ?' », explique-t-elle.

Cette approche a ouvert un dialogue sans mettre la personne sur la défensive, permettant ainsi un résultat plus positif et productif.

Commentaires productifs et évolution de carrière

Le progrès n'est pas possible sans retour d'information, qu'il s'adresse à l'employé ou au manager. La chose la plus importante à retenir est que vos commentaires doivent être concrets et empathiques.

Vos interlocuteurs savent-ils comment procéder ? Et sentez-vous que vous les soutenez s’ils ont besoin d’une aide supplémentaire ?

Offrir un feedback constructif est ce qui caractérise les meilleurs managers, ceux qui savent fixer des attentes, tout en se montrant prêts à accompagner leurs collaborateurs dans leur évolution de carrière.

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• La source: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback