Les documents sont une partie importante de toute entreprise en matière de gestion des flux de travail. De nos jours, la plupart des organisations choisissent la gestion numérique des documents. Cette option présente de nombreux avantages par rapport aux systèmes de gestion sur papier.

L'automatisation des documents est nécessaire pour identifier les tâches répétitives et automatiser la création, la modification, le stockage, la signature, la recherche de documents liés aux processus métier.

Quel type de logiciel est nécessaire pour l'automatisation des documents ?

Le logiciel d'automatisation de documents est la technologie nécessaire pour automatiser le processus de documentation. Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour créer toute la documentation. Lorsque vous considérez les besoins croissants des entreprises dans l'industrie informatique d'aujourd'hui, la documentation manuelle peut être un processus lent.

Le logiciel de documentation automatisée est conçu pour résoudre un tel problème. Vous pouvez accélérer le processus de création de documents en utilisant divers modèles. En plus d'une grande précision, un tel logiciel permet de gagner du temps et de préparer une documentation complexe en quelques minutes.

Avantages de la gestion automatisée des documents

Comme le montrent les études, près de la moitié des tâches de workflow peuvent être automatisées. Il offre de nombreux avantages :

1. gain de temps – le nombre de tâches manuelles est réduit ;
2. réduire le nombre d'erreurs - le programme a une excellente efficacité de travail, ce qui permet de minimiser les erreurs ;
3. stockage et sécurité élevés - la gestion automatisée des flux de travail offre une protection à plusieurs niveaux contre toutes les attaques ;
4. conformité accrue - ce processus permet de se conformer aux normes de l'industrie ;
5. intégration des processus numériques - la gestion des flux de travail intègre les processus de l'entreprise tels que la gestion des comptes et autres.

Parce que la documentation de l'automatisation est rapide, simple et précise, il est facile de la mettre à l'échelle. Il est possible d'ajouter un nouveau processus et de commencer à le documenter immédiatement. Tout ce que vous avez à faire est de créer quelques règles et modèles supplémentaires.

Comment créer un workflow de gestion de documents

Les flux de travail constituent une étape importante dans le processus de gestion des documents. Ils facilitent le partage des connaissances, quelle que soit la taille de l'équipe ou la quantité de données d'entrée. Pour créer une automatisation de flux de travail de gestion de documents, il est nécessaire d'effectuer les étapes suivantes :

1. Sélectionnez un outil de gestion de flux de travail. Il détermine le nombre de fonctions que le propriétaire attend des flux de travail et la vitesse de traitement. Un tel outil doit être caractérisé par une interface claire, des capacités d'intégration étendues, des fonctionnalités de glisser-déposer et une gestion d'équipe intelligente.
2. Marquez les étapes d'entrée nécessaires. Cela offre la possibilité d'effectuer un examen de surface, de discuter avec d'autres parties et d'effectuer une analyse.
3. Créez un formulaire numérique avec les champs nécessaires pour inclure les détails du processus.
4. Concevoir le flux de travail. Il est important de séparer les différentes étapes du processus d'approbation en différentes étapes. Il vaut la peine de nommer clairement chaque étape et d'affecter des personnes spécifiques qui seront responsables de certaines tâches.
5. Définissez les autorisations et les règles. Chaque champ peut être configuré de manière à le rendre modifiable et lisible ou masqué.
6. Effectuez un test et déployez. De cette façon, vous pouvez vérifier si les conditions définies fonctionnent et s'il y a des erreurs.

En utilisant outils de gestion de flux de travail, vous pouvez travailler avec n'importe quel espace où des documents sont stockés afin d'organiser votre travail et de collaborer plus rapidement. Le logiciel permet de se concentrer facilement sur les tâches de travail au lieu de rechercher constamment dans les dossiers les bons fichiers. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur la simplification de votre flux de travail de gestion de documents afin que l'équipe puisse passer plus de temps à réviser et à mettre à jour les documents.

Travailler avec des documents papier prend beaucoup de temps pour les transférer. Dans le même temps, les employés n'interagissent pas avec eux pendant longtemps. Mais en format électronique, vous pouvez préparer tous les papiers importants en quelques minutes et les envoyer à d'autres employés pour approbation.

PandaDoc — un assistant pour chaque entreprise

Chaque entreprise a besoin d'un outil d'automatisation des documents, car il facilite grandement tous les processus de travail et fait gagner du temps à chaque employé. De plus, un excellent assistant dans chaque organisation est Pandadoc. C'est un programme qui vous permet de créer, modifier, signer et stocker des documents importants. Il se caractérise par une interface claire et un large éventail d'outils utiles. Vous pouvez désormais créer un contrat ou un accord en quelques minutes. Cela simplifie également le processus de signature des contrats - tout ce que vous avez à faire est d'envoyer un document sur le réseau et d'attendre qu'il soit signé. Il existe de nombreux outils sur le site qui vous permettent de travailler avec des documents sans difficulté. Des milliers de modèles prêts à l'emploi existent, qu'il vous suffit de remplir et de signer. En outre, il est possible de créer un modèle pour répondre aux exigences d'une organisation particulière. Le portail propose différents forfaits à un prix raisonnable pour étendre vos capacités. Mais vous pouvez les essayer dans la version d'essai pendant 7 jours à l'avance. Grâce à sa convivialité, cette plateforme est choisie par de nombreuses entreprises européennes.

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• La source: https://www.fintechnews.org/how-to-automate-documentation-workflow/