L’automatisation de la saisie des commandes peut être une bouée de sauvetage pour les entreprises.
Imaginez ceci : c'est les soldes de fin de saison et votre site Web est inondé de commandes. Mais au lieu du chaos, le calme règne puisque les commandes sont automatiquement saisies, les détails sont validés et les stocks sont vérifiés avec une intervention manuelle minimale.
Ce type de sans couture traitement des commandes clients le flux de travail n’est pas un fantasme. Cela peut être réalisé grâce au traitement automatisé des commandes. Dans cet article, nous verrons ce qu'est l'automatisation de la saisie des commandes, comment elle fonctionne et comment la mettre en œuvre. Nous explorerons également des exemples d’automatisation des commandes qui peuvent accélérer votre processus de gestion des commandes.
Qu’est-ce que l’automatisation de la saisie des commandes ?
L'automatisation de la saisie des commandes est une technologie qui automatise la réception, la saisie et le traitement des commandes des clients. Il optimise le cycle commande-encaissement, À partir d' capture de commande à partir de divers canaux de vente comme le courrier électronique, les plateformes sociales, les boutiques en ligne, les applications mobiles, EDI, agrégateurs et sites Web.
Une fois la commande client validée, les erreurs sont identifiées et corrigées, et les détails de la commande sont exportés vers le système CRM (Customer Relationship Management) ou ERP (Enterprise Resource Planning). Le système de traitement des commandes met automatiquement à jour l'inventaire, génère bons de commande et factures, et prépare et suit les expéditions.
Enquête McKinsey a constaté que l'automatisation réduisait les coûts de 10 à 15 % et réduisait le temps de traitement des commandes de 2 à 3 jours à 1 à 2 heures. Les systèmes automatisés de traitement des commandes rationalisent désormais le processus de commande, minimisant les tâches manuelles et optimisant l'efficacité.
Comment fonctionne l’automatisation de la saisie des commandes ?
Les systèmes automatisés de traitement des commandes combinent la reconnaissance optique de caractères (OCR), l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation intégrée du flux de travail pour automatiser entièrement la saisie et le traitement des commandes, facilitant et rationalisant considérablement votre charge de travail.
Vous n'avez pas besoin d'être un expert technique pour comprendre ou mettre en œuvre cette automatisation du flux de travail. Décomposons le traitement des commandes clients et analysons l'impact potentiel de la mise en œuvre d'un système de traitement :
1. Capture de commande
Chaque fois que vous recevez une commande client, elle est capturée par le système de traitement automatisé des commandes. Cela peut provenir de divers canaux comme le courrier électronique, l'EDI, la boutique en ligne, Instagram ou une entrée Typeform. Tout ce que vous devez vous assurer, c'est que le système est correctement intégré à vos canaux d'entrée de commandes.
2. Validation de la commande
Utilisez des conditions prédéfinies pour valider les commandes des clients. Par exemple, toutes les commandes dépassant une limite spécifique ou avec des paiements à crédit seront acheminées pour examen manuel. Cela permet d'éviter des retards dans le traitement des commandes. Le système d'automatisation des commandes peut également signaler les erreurs, depuis les SKU incompatibles jusqu'aux quantités incorrectes en passant par les informations erronées sur le client.
3. Traitement des commandes
Après validation et correction des erreurs, le système traite la commande, génère une commande client, met à jour l'inventaire, génère factures, et lance l'expédition si nécessaire. L'ensemble du processus est automatisé, garantissant efficacité et précision.
4. Préparation des commandes
La préparation de commandes automatisée, optimisée par la robotique et l'intelligence artificielle, accélère et affine la sélection et l'expédition des produits, améliorant ainsi l'efficacité, accélérant les livraisons et réduisant les erreurs pour offrir une meilleure expérience client.
5. Suivi des expéditions
Certains systèmes de traitement des commandes peuvent également gérer le suivi des expéditions, mettant à jour le statut de la commande en temps réel. Vous pouvez tenir vos clients informés de l'état de leur commande sans suivre manuellement chaque expédition.
6. Exportation de données
Toutes les données de commande, telles que la quantité demandée, les noms d'articles, les détails de la facture et Numéros ITN, peuvent être automatiquement envoyés et synchronisés dans vos systèmes de gestion des commandes ou ERP pour garantir des enregistrements précis et à jour.
L'automatisation des commandes peut impliquer plusieurs plates-formes (logiciels d'automatisation des flux de travail, systèmes ERP, CRM et systèmes d'inventaire) pour une gestion complète des processus, ou il peut s'agir d'un outil autonome spécialisé adapté à des secteurs ou à des tailles d'entreprise spécifiques. La configuration exacte variera en fonction du logiciel choisi et des exigences de votre entreprise.
Les problèmes liés à la saisie manuelle des commandes
La précision de la chaîne d'approvisionnement des opérations de vente au détail aux États-Unis est seulement 63% en moyenne. De tels taux de précision médiocres sont souvent dus à la saisie manuelle des commandes. Cela peut fonctionner pour les startups avec peu de commandes, mais à mesure que votre entreprise se développe, la saisie manuelle peut entraîner des problèmes importants tels que des erreurs de données et de communication, nuisant à l'expérience client et à votre réussite.
Passons en revue les principaux défis liés à la saisie manuelle des commandes :
| Le défi | L'impact | Conséquences négatives |
|---|---|---|
| Interruptions du flux de travail | La saisie manuelle nécessite une pause constante pour les approbations et la vérification des commandes. | Cela entraîne des retards et des délais non respectés, ce qui nuit à l'efficacité et au débit global. |
| Épuisement du personnel | Les équipes sont submergées par des volumes de commandes élevés, ce qui conduit à l'épuisement. | Mauvais bien-être du personnel, augmentation des taux d'erreur et baisse de la qualité du service client et des revenus. |
| Délais de traitement allongés | Chaque étape manuelle, de la réception à l'expédition, est lente et demande beaucoup de main d'œuvre. | Goulots d'étranglement pendant les périodes de pointe, retard d'exécution et perte potentielle d'activité. |
| Retards d’approbation et de routage | Les signatures manuelles et le manque de routage clair créent des ralentissements. | Inefficacités dans le cycle de vie des commandes, cycles de paiement prolongés et opérations de la chaîne d'approvisionnement tendues. |
| Erreurs de données | La saisie humaine est susceptible de commettre des erreurs allant de simples fautes de frappe à de graves incohérences de données. | Cela entraîne des problèmes de facturation, des erreurs d’expédition et des clients mécontents en raison d’une mauvaise gestion des commandes. |
| Les défis du suivi des commandes | Le suivi manuel des commandes peut être chaotique, nécessitant une navigation dans les documents ou les systèmes. | Cela entraîne des statuts de commande opaques, une augmentation des demandes de renseignements des clients et un mécontentement dû aux retards. |
La croissance d’une entreprise exige des processus efficaces – la saisie manuelle des commandes n’est pas cela. Cela prend du temps, est sujet aux erreurs et n'offre pas le niveau de visibilité et de contrôle dont les entreprises modernes ont besoin pour réussir l'exécution des commandes.
Extraire → Valider → Traiter les commandes en quelques secondes
Dites adieu à la saisie manuelle des commandes
Les avantages de l’automatisation des commandes
Votre équipe de gestion des commandes vous remerciera d’avoir opté pour le traitement automatisé des commandes. Alors que 67.4 % des responsables de la chaîne d'approvisionnement utilisent encore des feuilles de calcul Excel comme outil de gestion, il est facile de penser que c'est suffisant.
Mais ça pourrait être mieux. L'automatisation des commandes offre de nombreux avantages qui dépassent de loin le confort et la familiarité des systèmes manuels.
1. Améliore la satisfaction client : Les premiers utilisateurs de l'automatisation ont constaté une augmentation de 10 à 15 % de leur efficacité et jusqu'à 10 % de leurs ventes, ainsi qu'une amélioration des interactions et de la satisfaction des clients. L'automatisation permet aux entreprises de traiter les commandes plus rapidement et plus précisément, ce qui entraîne de meilleures performances en matière de ventes et de réussite des clients.
2. Réduit les taux d’erreur : 50 % des tâches de gestion des commandes sont hautement automatisables, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine. Cela peut se traduire par des commandes correctes et ponctuelles, conduisant à un meilleur service client et à moins de retours.
3. Améliore l’évolutivité de l’entreprise : La saisie automatisée des commandes permet aux entreprises de traiter davantage de commandes avec le personnel existant, facilitant ainsi la croissance sans augmenter les coûts. De plus, l'automatisation de l'exécution des commandes garantit une livraison rapide et précise, améliorant ainsi la satisfaction des clients et la confiance dans votre marque.
4. Aide à la gestion des stocks : 43 % des petites entreprises ne suivent pas leurs stocks. Grâce à la saisie automatisée des commandes, des mises à jour des stocks en temps réel peuvent être effectuées, réduisant ainsi les risques de survente ou de sous-vente des articles et améliorant la gestion globale des stocks.
5. Gain de temps et amélioration de la rapidité des commandes : L'automatisation a entraîné une réduction des coûts de 10 à 15 pour cent et une réduction des délais de traitement, de deux ou trois jours à une ou deux heures. Cela signifie que les entreprises peuvent optimiser leur cycle commande-encaissement et garantir des délais de livraison plus rapides et des clients plus satisfaits.
Les sources de données: McKinsey ainsi que Zippia.
À qui profite l’automatisation de la saisie des commandes ?
L’automatisation de la saisie des commandes peut profiter à divers rôles au sein d’une entreprise, quel que soit le secteur. Si votre travail implique la gestion des commandes à quelque titre que ce soit, l'automatisation de la saisie des commandes peut améliorer considérablement votre efficacité et votre précision.
Voici quelques exemples de la manière dont différents postes peuvent bénéficier de l’automatisation de la saisie des commandes :
| Rôle | Comment en bénéficient-ils ? |
|---|---|
| Équipe Commerciale | – Automatisation de la saisie des commandes – Suivi de l’état de la commande – Mise à jour des coordonnées clients – Suivi des commandes non exécutées |
| Comptabilité | – Automatisation de la facturation liée aux commandes – Mise à jour du CRM avec les statuts de paiement – Suivi et rapprochement des revenus des ventes |
| Inventory Manager | – Automatisation des mises à jour des stocks en fonction des commandes – Suivi des niveaux de stocks et alertes de réapprovisionnement – Gestion des retours et remboursements de commandes |
| Service à la clientèle | – Suivi de l’état des commandes pour les demandes des clients – Automatisation de la communication pour les mises à jour des commandes – Gestion des retours clients concernant les commandes |
| Gestionnaire de commerce électronique | – Automatisation du traitement des commandes – Suivi des ventes – Gestion des avis clients – Gérer les frais et les retours échoués |
| Directeur de la chaîne d’approvisionnement | – Automatisation du suivi des commandes du fournisseur au client – Gestion des relations fournisseurs et des commandes – Suivi des délais de livraison |
| Procurement Manager | – Automatisation des bons de commande en fonction des besoins en stocks – Suivi des performances des fournisseurs – Gérer les relations avec les fournisseurs et assurer la livraison à temps des marchandises |
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L'automatisation de la gestion des commandes garantit une transition transparente entre les ventes, l'exécution et le service client, créant ainsi un flux de travail opérationnel unifié.
Exemples et idées d'automatisation de la saisie des commandes
Commencer par l’automatisation des commandes peut être intimidant. Plusieurs questions peuvent vous préoccuper, par exemple si une expérience en codage est nécessaire, si elle pourrait perturber les flux de travail existants et si elle peut s'intégrer à d'autres systèmes déjà en place.
Dissipons ces inquiétudes et examinons quelques exemples pratiques de la manière dont vous pouvez mettre en œuvre l'automatisation de la saisie des commandes :
| Point douloureux spécifique | Outil(s) à utiliser | Comment cela résout le problème | Résultat final |
|---|---|---|---|
| Temps perdu à saisir les commandes dans le système | Extraction de données basée sur l'OCR et l'IA | Extrait et saisit automatiquement les données | Saisie rapide et précise des commandes et temps de personnel libéré |
| Décomptes d'inventaire incorrects à partir de mises à jour manuelles | Système de gestion des stocks avec automatisation | Synchronise les données de commande pour ajuster l'inventaire en temps réel | Niveaux de stocks précis, moins d'écarts de stock |
| Validation de commande retardée entraînant des goulots d'étranglement | Protocoles de validation automatisés dans ERP | Vérifie et vérifie instantanément les commandes par rapport à l'inventaire | Validation des commandes simplifiée, réduction des goulots d'étranglement |
| Acheminement manuel lent des commandes pour exécution | Automatisation du flux de travail basée sur des règles | Achemine automatiquement les commandes vers les canaux appropriés | Processus d'exécution efficace |
| Clients non informés de l'état de la commande | Systèmes de notification automatisés par SMS/e-mail | Informe de manière proactive les clients de l'avancement des commandes | Une plus grande satisfaction client, moins d’appels de service |
| Traitement manuel fastidieux des retours | Logiciel de traitement automatisé des retours | Standardise et accélère le traitement des retours | Résolution plus rapide des retours, amélioration de la confiance des clients |
| Données incohérentes entre les ventes et la comptabilité | CRM/ERP intégré avec synchronisation des données en temps réel | Garantit des données uniformes dans tous les domaines d’activité | Des informations cohérentes et fiables pour la prise de décision |
| Création manuelle inexacte d'étiquettes d'expédition | Logiciel d'expédition avec automatisation des étiquettes | Génère des étiquettes d'expédition basées sur les données de commande vérifiées | Expéditions sans erreur, taux de retour réduits |
| Facturation manuelle sujette aux erreurs et omissions | Facturation et système financier automatisés | Extrait automatiquement les informations des commandes et génère des factures précises | Facturation ponctuelle et précise, meilleure gestion des flux de trésorerie |
| Problèmes de commande négligés en raison d'échecs de suivi | Suivi des commandes et billetterie intégrés | Détecte les problèmes et crée automatiquement des tickets d'assistance | Réponse d'assistance rapide, expérience client améliorée |
E-mail, Google Drive, Dropbox, Sharepoint : toutes ces plateformes peuvent être une source de commandes entrantes sous forme de PDF, d'images ou de commandes numérisées. Avec les Nanonets, vous pouvez extraire automatiquement des détails critiques tels que le numéro de commande, le nom du client, les détails du produit et les quantités directement à partir de ces documents.
Vous n'avez besoin d'aucune expérience en codage ou d'un diplôme en informatique pour mettre cela en place. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la source, d’entraîner le modèle d’IA avec quelques exemples de commandes et de le laisser faire le reste. Vous pouvez ensuite exporter ces données vers votre CRM ou votre système de gestion des commandes, facilitant ainsi le suivi et la gestion des commandes.
2. Automatisez la validation des données et le routage des approbations
Il est essentiel de garantir l’exactitude des commandes, mais la vérification manuelle des données peut être lente et sujette aux erreurs. Le traitement intelligent des documents de Nanonets peut valider automatiquement les détails de la commande par rapport à votre inventaire et aux informations client, signalant les anomalies pour une enquête plus approfondie.
Vous pouvez également configurer des règles prédéfinies pour traiter les commandes contenant des informations invalides ou incomplètes et les acheminer automatiquement vers l'équipe ou la personne appropriée pour examen et approbation.
Une fois validées, les commandes peuvent être automatiquement acheminées vers les services ou le personnel appropriés pour approbation. S'il y a plusieurs approbateurs, le système peut gérer plusieurs niveaux d'approbation en fonction de règles prédéfinies et les faire remonter si nécessaire. Cela élimine les suivis manuels, réduit les retards et garantit un processus d’exécution des commandes fluide et efficace.
3. Facilitez un flux de données transparent entre les systèmes d’entreprise
Les données cloisonnées ralentissent les processus et rendent plus difficile l’obtention d’une vue globale des opérations. Avec Nanonets, vous pouvez automatiser le flux de données entre différents systèmes d'entreprise tels que vos systèmes CRM, ERP et de gestion des commandes. Cela garantit une visibilité et un contrôle en temps réel sur les détails des commandes, les niveaux de stocks et les informations sur les clients, améliorant ainsi la prise de décision et l'efficacité opérationnelle.
Par exemple, lorsqu'une nouvelle commande arrive, Nanonets peut extraire automatiquement tous les détails pertinents, valider les informations, puis transférer la commande dans votre ERP, CRM et système de gestion des commandes via API. Il peut également joindre des pièces justificatives au dossier de commande dans le système, offrant ainsi à toutes les parties impliquées une visibilité complète sur le statut et les détails de la commande.
4. Transformez les soumissions de formulaires en entrées de commande automatisées
Que vous utilisiez Webflow, WordPress, Shopify ou toute autre plateforme, vous pouvez utiliser Nanonets pour transformer n'importe quelle soumission de formulaire en une saisie de commande automatisée. Nanonets s'intègre à Zapier, un outil puissant pour automatiser les tâches entre différentes applications Web, vous permettant de créer des flux de travail qui extraient et traitent automatiquement les données des soumissions de formulaires.
Zapier propose plus de 6,000 XNUMX intégrations, vous permettant d'automatiser les flux de travail entre Nanonets et pratiquement toutes les autres plateformes que vous utilisez. Par exemple, lorsqu'un client soumet un formulaire de commande sur votre site Web Webflow, Nanonets peut automatiquement extraire les détails de la commande et les transmettre à votre CRM ou à votre système de gestion des commandes. Cela rationalise le processus de saisie des commandes, garantit l’exactitude des données et réduit la saisie manuelle des données.
Les reçus de vente, qu'ils soient physiques ou numériques, sont une autre source de données que les Nanonets peuvent aider à automatiser. Cela pourrait être particulièrement utile pour les entreprises disposant de canaux de vente en ligne et hors ligne.
En utilisant Nanonets OCR, vous pouvez extraire automatiquement des données telles que les codes de produits, les quantités, les dates et les montants totaux des reçus de vente. Ces informations peuvent ensuite être automatiquement saisies dans votre système de gestion des commandes ou de comptabilité, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et réduisant le risque d'erreurs.
De plus, vous pouvez configurer des flux de travail qui font correspondre ces reçus de vente avec les commandes correspondantes dans vos systèmes, garantissant ainsi que toutes les ventes sont correctement comptabilisées.
6. Automatisez le suivi et les mises à jour des commandes
Tenir les clients informés de l'état de leur commande améliore l'expérience client et réduit les demandes de renseignements au service client. Avec Nanonets et Zapier, vous pouvez automatiser le suivi des commandes et les notifications de mise à jour.
Par exemple, lorsqu'une commande est passée, Nanonets peut extraire les détails nécessaires et créer une commande dans votre système de gestion des commandes. Une fois la commande marquée comme expédiée ou livrée dans votre système, vous pouvez utiliser Zapier pour déclencher une notification par e-mail ou SMS au client avec le statut mis à jour. Cela garantit que vos clients sont toujours informés de l’état de leur commande.
7. Rationalisez la planification des livraisons et la création de tâches
Si la livraison fait partie de votre processus d'exécution des commandes, vous pouvez bénéficier de l'intégration de votre plateforme de commerce électronique avec un outil de gestion des livraisons. De cette façon, vous pouvez automatiser la création de tâches de livraison en fonction des nouvelles commandes et les planifier de manière optimale en fonction de l'emplacement, de la charge de livraison et du personnel de livraison disponible.
Prenons un exemple de saisie de commande dans une configuration de vente au détail. Chaque fois qu'une nouvelle commande arrive, en utilisant Zapier, vous pouvez créer un flux de travail qui déclenche Nanonets pour extraire tous les détails de livraison nécessaires. Ces détails peuvent ensuite être automatiquement intégrés à votre outil de gestion des livraisons, créant ainsi une nouvelle tâche. L'outil peut ensuite optimiser les itinéraires de livraison en fonction de la charge de commande actuelle et de l'emplacement des autres livraisons en attente, améliorant ainsi considérablement votre efficacité de livraison.
8. Simplifiez la création de factures et la gestion des créances
La gestion des factures et des comptes clients est une partie essentielle du processus de commande, surtout si vous proposez du crédit à vos clients. Grâce à l'automatisation du flux de travail, vous pouvez automatiser la création de factures en fonction des détails de la commande et également suivre l'état des paiements.
Par exemple, lorsque le paiement d'une commande est reçu, les Nanonets peuvent extraire des détails clés tels que la liste des produits, le prix et les informations sur le client ; Ensuite, vous pouvez configurer un flux de travail Zapier pour créer une facture dans QuickBooks. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais garantit également l'exactitude de vos dossiers financiers. De plus, vous pouvez automatiser les rappels de paiement aux clients, vous aidant ainsi à gérer efficacement votre trésorerie.
9. Augmentez la précision des commandes et réduisez les retours
Des erreurs dans le traitement des commandes peuvent entraîner des expéditions incorrectes et, par conséquent, des retours clients. Vous pouvez réduire considérablement les erreurs en tirant parti de l’automatisation des flux de travail et en intégrant Nanonets à votre système de gestion des commandes.
Par exemple, Nanonets peut extraire les détails d'une commande à partir d'un formulaire de commande et valider ces informations avant de générer une commande client ou de saisir les informations dans votre système. Ainsi, toute divergence ou erreur peut être identifiée et corrigée rapidement, empêchant ainsi le traitement de commandes incorrectes. Cela réduit la possibilité de retours dus à des erreurs, économisant ainsi du temps et des ressources.
10. Créez de nouveaux tickets d'assistance pour les processus de commande ayant échoué
En cas d'échec du processus de commande, une résolution rapide est essentielle pour garantir la satisfaction du client. Cela nécessiterait une notification immédiate de l’équipe d’assistance. Avec Zapier, vous pouvez automatiser ce processus.
Par exemple, lorsqu'une commande ne parvient pas à être traitée correctement, Shopify ou Webflow peuvent être configurés pour déclencher un déclencheur. Cela peut activer un flux de travail Zapier, demandant à Nanonets d'extraire les détails de la commande ayant échoué. Ces détails peuvent être utilisés pour créer automatiquement un nouveau ticket dans votre plateforme de service client, telle que Zendesk ou Intercom. Le ticket peut inclure les informations du client, les détails de la commande et une description du problème, permettant à l'équipe d'assistance d'identifier et de résoudre rapidement le problème.
Il existe de nombreuses autres façons dont les entreprises peuvent utiliser l’automatisation de la saisie des commandes pour améliorer l’efficacité, la précision et la satisfaction des clients. La clé ici est de connecter les bonnes plateformes et de mettre en place les flux de travail appropriés. Avec la bonne combinaison, pratiquement n'importe quelle partie du processus de commande peut être automatisée, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques qui stimulent la croissance de l'entreprise.
Réflexions finales
L’automatisation de la saisie des commandes est transformatrice. Cela ne semble peut-être pas révolutionnaire, mais son impact sur le traitement des commandes clients et le cycle commande-encaissement est considérable. Espérons que ce guide ait mis en lumière son potentiel.
Commencez petit, puis augmentez. Les possibilités sont vraiment infinies, en particulier avec les systèmes d'entreprise capables de s'intégrer de manière transparente grâce à des outils tels que Nanonets et Zapier.
Il convient de noter que la personnalisation est cruciale : la meilleure solution pour votre entreprise dépendra de vos besoins et de vos opérations spécifiques. N'hésitez pas à expérimenter différents flux de travail et outils ; donnez toujours la priorité à ceux qui profitent le plus à votre entreprise.
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- La source: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
