Les problèmes comptables n’ont jamais été faciles à résoudre, mais ils présentent aujourd’hui des défis uniques. L'IRS intensifie ses efforts de conformité et d'audit, tandis que le commerce et les transactions transfrontalières augmentent la complexité pour les entreprises de toutes tailles. Bien que le Financial Accounting Standards Board (FASB) prétende essayer de maintenir les exigences comptables GAAP plus souples et moins lourdes, ceux qui se trouvent à la fin de leurs décisions ont souvent un sentiment différent. 

Mais l’ère comptable actuelle offre de nouvelles solutions aux problèmes comptables anciens et persistants. Intelligence artificielle, logiciel d'automatisation financièreet des analyses de données rationalisées s'associent à des méthodes de traitement des paiements plus simples et à d'autres technologies de nouvelle génération pour faciliter la vie de votre équipe comptable. 

Pourtant, même si certains problèmes comptables sont nouveaux en raison de l’évolution des temps, d’autres sont constants et tourmentent les dirigeants depuis des décennies. Travaillez avec votre équipe pour comprendre certains des principaux problèmes comptables actuels – et comment les résoudre au mieux. 

Que sont les problèmes comptables ? 

Problèmes comptables varient en termes de gravité, de complexité et de fréquence. Mais même si les détails varient, la définition fondamentale des problèmes comptables reste la même. Les problèmes comptables sont tous identifiables, évitable facteur comptable qui contribue directement à un résultat négatif tangible au sein de votre entreprise, notamment :

• États financiers et documents réglementaires inexacts.
• Risques de sécurité physique et numérique, y compris la fraude. 
• Utilisation de normes comptables obsolètes. 
• Résultats d’audit négatifs. 

Le mot-clé de notre définition est évitable. D’autres facteurs, imprévus et imprévisibles, peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise. L’astuce dans la gestion des problèmes comptables est que chacun d’entre eux est évitable – si vous disposez des connaissances, de la prévoyance et des outils nécessaires pour les combattre,

Quelles sont les causes des problèmes comptables ?

La cause profonde de chaque problème comptable est implicite ci-dessus : si vous n'avez pas les connaissances, la prévoyance ou les outils nécessaires pour résoudre les problèmes comptables, vous n'êtes pas équipé pour les résoudre avant qu'ils ne surviennent.

Cependant, au-delà des causes conceptuelles, les causes matérielles comprennent (parmi bien d’autres) :

• Manque de contrôles internes contribuant à des erreurs humaines et à des fraudes inaperçues.
• Les équipes financières ne dispensent pas de formation régulière ou ne se tiennent pas au courant de l'évolution des réglementations et des normes de reporting. 
• « Points de défaillance uniques », où votre cycle financier et comptable repose sur une seule personne, que ce soit pour des raisons de personnel, de compétence ou de formation.
• Des causes éthiques qui contribuent à la fraude, voire à la « fraude douce » dans laquelle les employés interprètent de manière créative les informations pour dresser un tableau artificiellement rose.

Les dix principaux problèmes comptables

Aucune organisation n'est parfaite et il y a de fortes chances que votre entreprise ait besoin d'être améliorée dans au moins un de ces domaines. Ce n'est pas mauvais, cependant : ce qui est mauvais, c'est d'identifier un problème et de ne pas y réagir. N'oubliez pas que la première étape pour résoudre vos problèmes comptables consiste à développer les connaissances nécessaires pour les identifier et agir en conséquence. Ainsi, comprendre les lacunes de votre entreprise relance le processus d'optimisation de votre entreprise. 

La Securities and Exchange Commission (SEC) intensifie ses efforts d'application et poursuit 9 % de violations supplémentaires en 2022 que l’année dernière. N'oubliez pas que la SEC n'acceptera pas l'ignorance comme excuse pour une mauvaise gestion des problèmes comptables, et vous ne devriez pas non plus le faire. 

1. Erreur humaine et saisie de données inexactes

L’erreur humaine est le problème comptable le plus courant, coûtant aux entreprises des millions de dollars chaque année. Gérer manuellement des milliers de lignes de comptabilité transactionnelle n'est pas facile, et la pression du temps associée à l'épuisement peut créer une négligence qui crée un effet boule de neige catastrophique au fil du temps. Ces problèmes vont de simples, comme les doubles paiements des fournisseurs, à des problèmes bien plus difficiles à résoudre, comme une paie manquante par inadvertance. 

Solution: Automatisation comptable les outils avec des contrôles de validation intégrés et des notifications d'erreur contribuent grandement à supprimer les éléments d'erreur humaine de l'équation, mais ne constituent pas une solution finale. Vous devrez toujours mettre en œuvre une solide formation du personnel, à la fois lors de l'intégration et de manière continue. Tiers ou audits automatisés, les critiques et la réconciliation sont également utiles, car un regard neuf pourrait détecter les erreurs que ceux qui ont de la peau dans le jeu (ou un simple épuisement des statistiques) ne peuvent pas. 

2. Gestion des flux de trésorerie et exactitude des relevés

Votre compte de résultat peut dresser un tableau rose, mais si vous ne parvenez pas à gérer vos flux de trésorerie, vous êtes en difficulté – d’autant plus que des taux plus élevés augmentent les coûts d’emprunt et rendent la gestion du crédit plus délicate. 

Même si vos stratégies de gestion de trésorerie physique sont solides, maintenir la conformité de votre tableau de flux de trésorerie est une autre affaire. Les règles changent souvent et Notes de la SEC que « les préparateurs et les auditeurs n’appliquent pas toujours la même rigueur et la même attention à l’état des flux de trésorerie qu’à d’autres états financiers ».

Solution: La solution à ce problème comptable est double : tout d’abord, assurez-vous que votre équipe comptable est aussi diligente avec votre état des flux de trésorerie qu’avec les autres documents. Il est difficile de faire correspondre les flux de trésorerie dans les trois catégories, en particulier si les transactions à l'étranger et le change affectent vos résultats financiers, mais de nombreux outils comptables peuvent vous aider à jouer un rôle essentiel dans le processus. Deuxièmement, développez un système tel qu’un auditeur tiers pour vérifier votre état des flux de trésorerie d’un point de vue externe et impartial. 

3. Analyse financière stratégique

Les données sont l'un des principaux produits d'aujourd'hui, mais de nombreuses entreprises n'exploitent pas la profondeur des données qu'elles génèrent lorsqu'il s'agit d'analyse financière. Même les entreprises qui s’intéressent aux aspects granulaires du marketing et de la production négligent souvent les avantages qu’offre une analyse financière stratégique rigoureuse et objective.

Solution: Votre plateforme financière propose probablement des outils pour exploiter les données existantes. Certains proposent également des tableaux de bord d'analyse, tandis que d'autres nécessitent une migration vers un service tiers, mais extraire des données de la valeur est un double processus. Extraire les données a tendance à être la partie la plus facile, alors que les consolider dans un tableau de bord compréhensible et accessible pour fournir des informations peut s'avérer difficile. 

N’oubliez pas que tout le monde n’a pas le temps ni l’envie d’étudier des tonnes de documents comptables. Pour tirer au mieux des informations efficaces et exploitables de vos données, celles-ci doivent être fournies dans un format qui aide les parties prenantes à identifier les tendances pour façonner la prise de décision d'un simple coup d'œil. 

4. Fraude, gaspillage et abus

Même si nous aimerions penser que les employés, et même les dirigeants, ne frauderaient pas une entreprise, le fait est que la nature humaine crée des incitations qui peuvent envoyer même les travailleurs les plus honnêtes sur une mauvaise voie. Même dans les cas où la fraude ne se produit jamais, une gestion financière bâclée peut entraîner un gaspillage important et des dépenses inutiles. 

Solution: Vous devriez avoir une solide série de contrôles sur Gestion des dépenses, avec une attention particulière portée aux workflows d'approbation et au rapprochement des commandes. De plus, vous devez planifier des révisions récurrentes de vos processus de flux de travail, même si vous gérez un système robuste. comptabilisation automatisée et de système de passation des marchés. 

Maintenir un voile interne entre les départements et même entre les employés individuels tout en garantissant qu'un seul employé n'a pas un accès exclusif est également utile. prévenir la fraude aux paiements.

5. Rapprochement de compte 

Si vous ne le faites pas rapprocher correctement les comptes, vous allez vivre un monde de douleur. Les comptes non rapprochés peuvent donner une image rose sur le papier, mais vous laissent les bras croisés lorsque vos soldes réels ne correspondent pas. Dans le même temps, une légère baisse peut s’aggraver rapidement, car un rapprochement manqué sur un seul compte au cours d’une période donnée peut se transformer en une erreur à six chiffres un an plus tard.

Solution: Ce problème comptable est simple : rapprochez vos comptes souvent et avec précision. Assurez-vous que l'accès de votre équipe comptable couvre toute la gamme des comptes de crédit, bancaires et autres pour vous assurer que rien ne passe sous le radar. Centraliser la gestion de vos comptes sur une seule base de données tend à être une bonne pratique, surtout si votre entreprise jongle avec plusieurs comptes à la fois. 

6. Sécurité et contrôles internes

Trop souvent, les entreprises sont confrontées à l’un des deux défis comptables suivants : contrôles internes. Soit ils s'appuient trop sur quelques employés sans contrôles de validation externes, soit ils sous-traitent tout à des logiciels et adoptent une approche « non interventionniste ». Ces deux défis comptables importants peuvent mettre à genoux une entreprise bien gérée. 

Solution: Si vous ne parvenez pas à maintenir une séparation substantielle entre les employés, par exemple si vous dirigez une petite opération, vous devrez prévoir du temps pour valider les approbations au fur et à mesure qu'elles sont acheminées personnellement. C'est fastidieux et prend du temps, mais les conséquences de ne pas le faire sont bien pires. Si vous pouvez utiliser logiciel de comptabilité automatisé Pour mettre en œuvre des contrôles, assurez-vous de toujours effectuer des examens réguliers des flux de travail pour vous assurer qu'ils restent précis et utiles. 

7. Constatation des revenus mal alignée

Il est difficile de reconnaître correctement les revenus, en particulier pour les entreprises par abonnement comme les entreprises SaaS. Pire encore, il existe une incitation à chronométrer incorrectement la comptabilisation des revenus, car « emprunter » des revenus aujourd'hui sur les bénéfices de demain peut gonfler artificiellement les rapports actuels et contribuer à renforcer l'image d'une entreprise. Mais cette augmentation de courte durée a tendance à s’effondrer rapidement une fois la facture arrivée à échéance.  

Une autre comptabilisation des revenus mal alignée inclut le bourrage de canaux, où les entreprises proposent des produits aux distributeurs sans le signal de demande nécessaire pour augmenter les statistiques de ventes. Certaines entreprises peuvent même falsifier leurs revenus, en particulier dans les activités basées sur les espèces, mais cette astuce ne passe généralement pas longtemps inaperçue.

Solution: Assurez-vous que votre plateforme comptable dispose de contrôles précis de comptabilisation des revenus et développez votre procédure opérationnelle pour faire face aux circonstances dans lesquelles il existe un certain degré d'incertitude ou une marge d'interprétation. Vous devrez également vous assurer que votre personnel comptable est au courant de l'évolution des exigences et des normes comptables afin de maintenir la conformité à mesure que les directives réglementaires évoluent.  

8. Dépenses non monétaires

Chaque fois que des ingénieurs financiers, quelle que soit leur expérience, commencent à travailler avec des dépenses non monétaires, la marge d’erreur se multiplie. Dans certains cas, les règles régissant les dépenses non monétaires ne sont pas claires ; dans d'autres, ils sont suffisamment ouverts à l'interprétation selon laquelle un comptable pourrait générer une série de chiffres très différentes dans les mêmes circonstances. 

N'oubliez pas que les dépenses non monétaires comprennent :

• Dépréciation et amortissement
• Épuisement 
• Dépréciation d'actifs
• Rémunération à base d'actions

La dépréciation d’actifs est l’un des problèmes comptables les plus courants en matière de dépenses hors trésorerie. Déterminer la valeur via une comptabilité d'évaluation à la valeur de marché exige une compréhension nuancée du marché, des perspectives précises et de l'honnêteté. Par exemple, l’évaluation d’actifs tels que l’immobilier nécessite un examen attentif des facteurs du marché local, de l’état actuel et de la durée pendant laquelle l’entreprise détient l’actif immobilier. Selon le point de vue d'un comptable individuel, un actif immobilier peut « valoir » beaucoup plus ou moins que l'évaluation du même bien par un autre. Des dépenses hors trésorerie inexactes peuvent donc créer un bilan artificiellement gonflé et susciter la crainte que votre entreprise n’induise les investisseurs en erreur. 

Solution: La meilleure façon d’atténuer les problèmes comptables associés aux dépenses non monétaires est de disposer d’une procédure opérationnelle standard complète pour les éléments courants. Même les dépenses non monétaires simples, comme l'amortissement, doivent être méticuleusement prescrites à votre équipe financière (c'est-à-dire si un article se déprécie selon une ligne droite, via des unités de production, etc.). Si vous êtes une petite entreprise, votre directeur financier ou votre contrôleur financier doit donner la priorité à la codification d'une SOP qui traite de toutes les dépenses non monétaires afin de gagner du temps et d'éviter tout problème juridique ultérieur. 

9. Erreurs ou inefficacités de paie 

Les petites entreprises ne peuvent généralement pas se permettre d'externaliser leurs tâches de paie, de retraite et de gestion fiscale. Cela est compréhensible puisque les sociétés tierces sont coûteuses et souvent inutiles pour les entreprises ne comptant qu’une poignée d’employés. Mais lorsque vous comptez sur des ressources internes moins expérimentées pour gérer la paie, vous ouvrez la porte à d’importants problèmes comptables. Certaines structures sociales et fiscales sont complexes à gérer en solo, mais même les paiements de salaire de base sont sujets à des erreurs de calcul et à des erreurs. 

Solution: N’oubliez pas : vos employés sont votre plus grand atout et les erreurs de paie sont un excellent moyen de créer du mécontentement au sein du personnel. Si vous ne pouvez pas vous permettre d'externaliser entièrement la gestion de votre paie, trouvez une solution logicielle qui répond efficacement à la structure de paiement et de rémunération de votre entreprise. Vous souhaiterez peut-être également dépenser de l'argent dès le départ en services de conseil afin de mettre en place un système solide et payer des audits récurrents en cours de route pour vous assurer de rester sur la bonne voie. 

10. Défis technologiques

Nous ne sommes pas tous des natifs du numérique et certains secteurs de la main-d’œuvre ont du mal à s’adapter à l’évolution de la technologie comptable. Dans le même temps, votre entreprise peut être totalement dépendante d’outils manuels obsolètes pour équilibrer ses comptes et gérer ses dépenses. paiement fournisseur comptes. Bien que ces systèmes et outils aient pu bien fonctionner dans le passé, l’évolution des tendances indique un besoin imminent d’abandonner les logiciels financiers obsolètes au profit de quelque chose de basé sur le cloud et facilement intégré à votre flux de travail existant.

Solution: La formation, quelle que soit la plateforme de votre choix, est la première étape pour garantir que chacun comprend les outils qui lui sont fournis. Au-delà de cela, selon la situation de votre entreprise, vous pouvez résoudre ce problème comptable en explorant des outils qui proposent :

1. Gestion des paiements sur différents modes (ACH, chèque, carte, etc.)
2. BI et analyse de données (voir le troisième problème comptable)
3. Gestion des factures récurrentes
4. Automatisation AP et solutions de facturation client automatisées

Conclusion

Nous y avons beaucoup fait référence pour résoudre vos problèmes de comptabilité, mais finances et comptabilité automatisées les outils contribuent grandement à résoudre les problèmes de comptabilité. À la base, des outils de comptabilité automatisés efficaces libèrent un temps incalculable par rapport à la gestion manuelle de vos finances, permettant ainsi à votre équipe de se concentrer sur la croissance de l'entreprise et l'optimisation opérationnelle.

Dans le même temps, ces outils contribuent à éviter des résultats catastrophiques – en cas de fraude ou de non-conformité réglementaire – tout en garantissant la satisfaction des fournisseurs et des clients en proposant des options de paiement rapides et accessibles. Ils regroupent également une suite de services de sécurité pour gérer la documentation à long terme et protéger vos informations (et celles de vos clients). 

• Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
• PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
• PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
• PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
• PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/accounting-problems/