Les entreprises qui établissent les meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseurs augmentent la visibilité des informations, réduisent le temps de traitement de leurs factures, économisent de l'argent, renforcent les contrôles internes et la gestion des flux de trésorerie, réduisent la fraude et les erreurs et améliorent les relations avec les fournisseurs. Les meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs sont un sous-ensemble de meilleures pratiques comptables. Les entreprises qui utilisent les meilleures pratiques en matière de processus de comptabilité fournisseurs et de comptabilité bénéficient d'un avantage concurrentiel substantiel. 

Selon le rapport annuel d’Ardent Partners, «L’état des paiements électroniques en 2023 : ouvrir la voie à un avenir plus intelligent"

"La capacité de traiter les factures directement est un autre domaine dans lequel les organisations les plus performantes démontrent leurs prouesses. Alors que seulement 29 % des autres organisations possèdent cette capacité, 69 % des organisations les plus performantes peuvent traiter les factures sans intervention manuelle, le « Saint Graal » insaisissable des gestionnaires de factures.T. "

Principales bonnes pratiques pour les comptes créditeurs

Les 10 meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs sont :

1. Rationalisez les processus AP et l’intégration comptable. 
2. Utilisez un système d'automatisation AP intelligent et sans papier, axé sur la technologie, pour un traitement direct des factures. 
3. Mettez en œuvre des contrôles internes solides et un signalement des exceptions. 
4. Intégrez les fournisseurs et automatisez les notifications de statut via un portail de fournisseurs. 
5. Automatisez le rapprochement numérique à 2 ou 3 voies des factures avec les bons de commande et les documents de réception.
6. Utilisez les processus automatiques d’approbation des factures AP. 
7. Optimiser les moyens de paiement électroniques. 
8. Maximisez les remises pour paiement anticipé. 
9. Rapprocher les paiements et les soldes des comptes créditeurs avec le grand livre général. 
10. Optimisez la visibilité, les mesures, la business intelligence et les rapports AP en temps réel.

1 – Rationalisez les processus AP et l’intégration comptable

Rationalisez les flux de travail des processus AP avec AP sans papier. Un système d’automatisation AP intègre un ERP ou un système comptable. Le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs aidera votre entreprise à atteindre ses objectifs en matière de meilleures pratiques en matière de traitement des factures des comptes fournisseurs grâce aux meilleures pratiques intégrées pour les flux de travail des comptes fournisseurs et automatisés des comptes fournisseurs. 

Avantages : 

Gagnez en efficacité et évitez les goulots d’étranglement grâce à la rationalisation des flux de travail des comptes créditeurs. L'automatisation des AP avec l'intégration ERP élimine le besoin de saisie de données supplémentaires dans un système comptable, car les données sont synchronisées entre les systèmes.

2 – Utilisez un système d’automatisation AP intelligent basé sur la technologie

Un système d'automatisation AP moderne basé sur le cloud, piloté par l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML), l'OCR (reconnaissance optique de caractères) et l'automatisation des processus robotiques (RPA) basée sur des règles pour automatiser les tâches répétitives sera l'épine dorsale de la mise en œuvre. bon nombre de ces meilleures pratiques en matière de comptes créditeurs dans votre entreprise. 

Les parties prenantes utilisant le système d'automatisation AP unifié ont accès aux données électroniques pertinentes des documents, y compris la facture du fournisseur, le bon de commande, le contrat et le rapport de réception avec un référentiel de données connecté au portail fournisseur. 

La reconnaissance optique de caractères (OCR) pilotée par l'IA numérise et capture avec précision facture du fournisseur données, y compris les éléments de campagne. Les données centralisées des documents électroniques peuvent être utilisées pour la vérification automatisée des factures, le rapprochement des factures et l'obtention de l'approbation des factures des fournisseurs pour le paiement. 

Avantages : 

En plus d'améliorer considérablement l'efficacité du traitement des factures, l'utilisation d'un système d'automatisation AP basé sur l'IA aide votre entreprise à améliorer ses relations avec les fournisseurs grâce à de meilleures communications, notamment sur l'état des paiements, et à des paiements plus rapides. Un système d'automatisation AP moderne basé sur le cloud élimine les documents papier, renforce les contrôles internes et aide votre entreprise à visualiser et à contrôler les dépenses et à prendre de meilleures décisions, à l'aide d'un système unifié accessible aux parties prenantes. 

3 – Mettre en œuvre des contrôles internes solides et un signalement des exceptions

Contrôles internes des comptes créditeurs Les meilleures pratiques incluent une séparation appropriée des tâches et la limitation de l'accès des rôles au fichier principal des fournisseurs. Par exemple, dans la séparation des tâches, le personnel des comptes créditeurs responsable du traitement des factures ne peut pas approuver le paiement des factures, effectuer des paiements sans approbation appropriée, effectuer des écritures de journal ou comptabiliser des transactions dans le grand livre pour clôturer les livres. 

Pour les meilleures pratiques de contrôle interne des comptes créditeurs, des contrôles internes solides doivent utiliser des systèmes technologiques pour détecter et signaler les erreurs possibles, y compris les factures en double, et prévenir les fraudes potentielles. Ne pas payer les factures deux fois évite des coûts qui réduiraient les flux de trésorerie à un moment donné ou pour toujours si les fournisseurs n'émettent pas rapidement des crédits pour trop-payés ou ne paient pas les remboursements en espèces. 

Avantages :

Les entreprises doivent maintenir des contrôles internes solides pour prévenir la fraude et les erreurs. Une solution d'automatisation AP fournit une piste d'audit et numérise les transactions. De bons contrôles internes réduisent également les coûts d’audit externe car il faut moins de temps pour terminer l’audit. 

4 – Intégrer les fournisseurs et automatiser les notifications de statut via un portail de fournisseurs 

Le logiciel d'automatisation AP comprend un portail de fournisseurs pour intégrer les fournisseurs de votre entreprise et améliorer les communications, y compris l'état de paiement des factures des fournisseurs. 

Avantages : 

L'intégration des fournisseurs via un portail dans le logiciel d'automatisation AP garantit l'exactitude des données dans le fichier principal du fournisseur sans duplication, peut être utilisée pour collecter les formulaires fiscaux des fournisseurs tels que les formulaires W-9 ou W-8 et indique l'état du paiement, l'historique des paiements et la facture. histoire. Les factures peuvent être téléchargées par les fournisseurs via le portail des fournisseurs ou reçues par e-mail ou par d'autres méthodes disponibles. 

5 – Automatisez le rapprochement numérique des factures à 2 ou 3 voies 

L’automatisation du rapprochement électronique des factures est un autre élément des meilleures pratiques en matière de traitement des factures des comptes créditeurs. Le système d'automatisation AP doit effectuer Rapprochement des factures à 3 voies par article de ligne pour les marchandises avec des bons de commande et des rapports de réception ou le rapprochement bidirectionnel des factures avec les bons de commande lors de la réception des rapports ne sont pas applicables au type de transaction de facture des comptes créditeurs. Votre entreprise ne devrait payer que la quantité réelle de marchandises commandées et reçues au prix négocié du bon de commande. 

Avantages : 

La correspondance automatique des données de facture électronique par article avec le bon de commande (PO) et le rapport de réception pour une correspondance à trois voies (ou une correspondance bidirectionnelle entre facture et bon de commande) garantit que les factures sont reçues pour les articles approuvés par l'entreprise et que les paiements sont uniquement effectués. lorsque cela est requis pour les biens ou services autorisés reçus. 

6 – Utiliser les processus d’approbation automatique des factures AP

L'approbation automatisée est l'une des meilleures pratiques en matière de processus de comptabilité fournisseurs. Logiciel d'automatisation AP automatise l'approbation des factures des comptes créditeurs processus en acheminant les factures vers l’approbateur désigné conformément aux règles et limites de la politique de l’entreprise. Le processus d'approbation des comptes créditeurs peut utiliser la RPA pour automatiser le routage des approbations ou vous donner la possibilité d'ajouter des approbateurs désignés. Si vous ajoutez des approbateurs, tenez compte des meilleures pratiques de contrôle interne des comptes fournisseurs, notamment la séparation des tâches, leur niveau d'approbation et le pouvoir d'approuver le paiement d'une facture. 

Avantages : 

L'approbation automatisée des factures se traduit par une efficacité, sans perte ou perte de documents papier et par des approbations plus rapides par des approbateurs désignés qui peuvent approuver de n'importe où. Les systèmes d'automatisation AP signalent les exceptions et les factures en double pour éviter les erreurs de paiement. 

7 – Optimiser les moyens de paiement électronique

Les meilleures pratiques en matière de comptes créditeurs incluent les paiements électroniques plutôt que l'utilisation de chèques papier pour payer les fournisseurs. Les fraudeurs ont augmenté la fréquence du vol de chèques papier par la poste et du lavage des chèques pour réviser frauduleusement les bénéficiaires et les montants et voler de l'argent aux payeurs. Outre le risque de perte financière, l'impression de chèques papier, la signature de chèques en personne ou avec les cachets de l'entreprise, le remplissage d'enveloppes de chèques et l'envoi de chèques par la poste nécessitent du temps inutile au personnel et coûtent de l'argent à votre entreprise. 

Les types de transfert électronique de fonds (EFT) incluent les paiements ACH nationaux aux États-Unis, les systèmes similaires en dehors des États-Unis pour les transferts de compte bancaire à compte bancaire, les virements électroniques, PayPal et les transferts de portefeuille numérique. Votre entreprise devrait remplacer l’écriture de chèques papier par un mode de paiement électronique rentable. Avec les paiements globaux, le change est également un facteur à prendre en compte efficacement lors du paiement des factures des fournisseurs dans les comptes créditeurs. 

Avantages : 

Effectuer des paiements électroniques réduit les coûts de paiement par facture, augmente l'efficacité, réduit les risques de fraude, assure la durabilité environnementale et augmente les types de méthodes de paiement pouvant être utilisées. 

8 – Maximiser les remises pour paiement anticipé

Maximiser les remises pour paiement anticipé proposées par les fournisseurs comme conditions de facturation (comme 2/10 net 30) est l'une des meilleures pratiques les plus essentielles pour les comptes fournisseurs, car il s'agit d'une stratégie de réduction des coûts qui améliore la rentabilité et les flux de trésorerie. Lorsque votre entreprise paie ses factures au 10ème jour au lieu du 30ème jour lorsqu'elle est due au montant total, elle peut réduire le montant de la facture à payer de l'escompte de 2%. La remise n'est pas de 2% par an, c'est 2% gagnés en 10 jours, donc ça vaut le coup de la prendre. 

Votre système d'automatisation des comptes fournisseurs accélère le traitement des factures et l'approbation des factures des fournisseurs, permettant ainsi de bénéficier de ces remises pour paiement anticipé à temps avec les meilleures pratiques de traitement des factures des comptes créditeurs. Lorsque vous bénéficiez systématiquement de remises pour paiement anticipé, votre équipe financière contribue aux résultats de l’entreprise plutôt que d’être considérée comme un coût commercial. 

Avantages : 

Gagner et bénéficier de remises pour paiement anticipé permet d'économiser de l'argent substantiel (en particulier sur les achats de stocks importants) et améliore les flux de trésorerie, la marge brute et la rentabilité. 

9 – Rapprocher rapidement les paiements et les soldes des comptes créditeurs

Rapprochez rapidement et régulièrement les soldes des paiements et des comptes créditeurs avec le grand livre général pour découvrir les erreurs et irrégularités des comptes créditeurs et établir la fiabilité du solde de trésorerie. Il est préférable d'effectuer le rapprochement en tant que processus automatisé plutôt que d'utiliser des feuilles de calcul préparées manuellement. 

Avantages : 

Les systèmes d’automatisation AP rapprochent automatiquement les paiements et les soldes des comptes créditeurs. En conséquence, les soldes de trésorerie et de crédit seront plus précis et les livres pourront être clôturés plus tôt.

10 – Optimiser la visibilité, les métriques, la business intelligence et les rapports AP en temps réel

Les meilleures pratiques en matière de comptes créditeurs incluent l'obtention d'une visibilité en temps réel sur les soldes des comptes créditeurs, les paiements planifiés et les dépenses de l'entreprise. 

Les entreprises atteignent ces meilleures pratiques en matière d'objectifs de processus de comptes fournisseurs en utilisant l'automatisation des comptes fournisseurs avec des analyses de données en temps réel, des mesures comprenant KPI AP, une intelligence économique améliorée par l'IA et de meilleurs rapports sur les comptes créditeurs. En temps opportun rapports sur les comptes créditeurs, les services comptables et financiers peuvent examiner ces rapports pour vérifier la ponctualité des paiements, résoudre les problèmes ou litiges liés aux fournisseurs et demander des remboursements, si vous le souhaitez, pour les soldes créditeurs dus à votre entreprise auprès de fournisseurs peu fréquents. 

Avantages : 

Toutes les parties prenantes ont une visibilité sur un système en temps réel au lieu d'utiliser des systèmes cloisonnés. Le logiciel d'automatisation AP fournit des tableaux de bord en temps réel, des analyses et une intelligence d'affaires basée sur l'IA pour la prise de décision. Grâce à un système d'automatisation des comptes créditeurs, vous capturerez également les factures plus rapidement afin de mettre à jour les soldes des comptes créditeurs et les dépenses de l'entreprise pour une analyse en temps quasi réel. 

Conclusion

La transformation numérique avec un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs est essentielle pour tirer parti des meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseurs. Pour mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs, découvrez un Logiciel d'automatisation AP appelé Flow par Nanonets.

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• La source: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/