La comptabilité des biens locatifs peut être la partie la plus difficile du métier de propriétaire, en particulier lors de l'entretien des propriétés et des finances ordonnées.

Cependant, il existe des moyens de simplifier le processus et de rester organisé tout au long de l'année afin que tout se passe sans problème lorsque la période des déclarations de revenus arrive. Voici quelques conseils comptables pour vous aider propriétaires suivre vos finances et préparer le jour des impôts.

Ce n'est pas personnel. C'est du business 

Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris du nombre de propriétaires de petites entreprises qui utilisent leur compte bancaire à des fins professionnelles. L'ouverture d'un compte bancaire distinct pour votre entreprise d'immobilier locatif est essentielle car elle facilite le suivi des revenus et des dépenses liés à vos biens locatifs. Les comptes séparés encouragent également l’organisation et simplifient la préparation des déclarations de revenus. 

Si vous avez laissé votre tenue de registres glisser, il est maintenant temps de rattraper son retard. Vous ne pouvez pas prendre de décisions éclairées concernant vos propriétés ou votre entreprise sans rapports financiers précis. Tenir des registres précis de tous les revenus et dépenses associés à vos propriétés locatives est également la clé pour rationaliser la préparation des déclarations de revenus. Cela comprend la tenue de registres des paiements de loyer, des frais d’entretien de la propriété, des réparations, des primes d’assurance, des impôts fonciers et des versements hypothécaires, de préférence au même endroit. 

Lorsque la saison des impôts approche, il est plus facile de rassembler rapidement tous les documents financiers pertinents pour l’année fiscale et d’organiser les revenus et les dépenses en les catégorisant. Ensuite, vous pourrez déterminer quelles dépenses sont déductibles selon la réglementation fiscale. Commun déductible Les dépenses pour les propriétaires peuvent comprendre les intérêts hypothécaires, les impôts fonciers, les primes d’assurance, les frais d’entretien et de réparation, les services publics, l’amortissement et les honoraires professionnels.

Suivre, surveiller, réviser, répéter

Afin de rester organisés tout au long de l’année et d’éviter une frénésie pendant la saison des impôts, les propriétaires devraient suivre, surveiller et examiner régulièrement de nombreux points de données comptables. C'est une bonne idée de suivre toutes les dépenses liées à vos propriétés locatives, y compris les services publics, les frais de gestion immobilière et les coûts d'entretien et de réparation réguliers. 

Assurez-vous que tous revenus locatifs est correctement documenté et comptabilisé en surveillant et en vérifiant régulièrement l’exactitude des déclarations de revenus locatifs. Conservez les reçus et les factures pour chaque dépense engagée et prenez le temps d'examiner mensuellement vos rapports financiers, y compris les états des bénéfices, des pertes et des flux de trésorerie. Cela vous aidera à identifier les écarts ou les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer vos pratiques de gestion financière.

Profitez de la technologie

L’utilisation d’une feuille de calcul pour suivre vos paiements et dépenses est l’une des méthodes de tenue de registres les plus anciennes (outre l’utilisation d’un stylo et de papier). Bien qu'il s'agisse d'un moyen éprouvé de documenter les données, des technologies abordables peuvent automatiser le processus, permettant ainsi de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité de votre entreprise. 

Une application ou un logiciel devrait vous demander uniquement de saisir locataire et les informations de paiement du loyer une seule fois, établissant ainsi le suivi de l'intégralité du bail du locataire. Cela garantit que vous êtes moins susceptible de trouver une erreur dans vos données en raison d'une erreur humaine et élimine le temps passé à saisir manuellement les informations. Les données saisies peuvent ensuite être facilement exportées vers un fichier .csv, compatible avec Microsoft Excel, Google Sheets et Apple Numbers.

Recherchez des fonctionnalités de comptabilité transparentes et automatisées telles qu'une configuration facile, des rapports basés sur la propriété, le suivi des revenus et des dépenses, des modèles de transactions de location, le suivi des immobilisations, le stockage de documents, les journaux de kilométrage et les rapports prêts à l'impôt. Les plates-formes qui vous aident à suivre facilement et rapidement tous vos besoins en matière de comptabilité à partir d'une seule application seront les plus pratiques.

Familiarisez-vous avec les codes fiscaux et les délais

Même si vous engagez un comptable pour vous aider avec vos impôts, en tant que propriétaire d'entreprise, vous devez vous renseigner sur les codes fiscaux fédéraux, étatiques et locaux, ainsi que sur toutes les dates limites pertinentes. Familiarisez-vous avec les formulaires fiscaux et les délais relatifs aux propriétaires, tels que l'annexe E (revenus et pertes supplémentaires) et le formulaire 1040. Notez les dates d'échéance pour la déclaration des impôts et les éventuelles prolongations. 

Comprendre les lois et réglementations fiscales – et suivre les modifications apportées au code des impôts chaque année – vous aidera à vous informer sur la façon de gérer la comptabilité et à prendre de meilleures décisions financières tout au long de l’année. Portez une attention particulière aux lois et réglementations qui s’appliquent aux propriétaires et aux propriétaires de petites entreprises pour profiter de toutes les déductions et crédits disponibles.

Maximiser les déductions et les crédits

Il est important de déterminer quelles dépenses sont déductibles pour les propriétaires. Ceux-ci peuvent inclure les intérêts hypothécaires, les impôts fonciers, les primes d’assurance, les frais d’entretien et de réparation, les services publics, l’amortissement et les honoraires professionnels. Le cas échéant, calculez et enregistrez l'amortissement de votre bien locatif, ce qui vous permet de déduire le coût du bien sur sa durée de vie utile, réduisant ainsi votre revenu imposable. 

Vous devez également documenter toutes les dépenses de bureau à domicile, car si vous utilisez une partie de votre maison exclusivement pour des activités de gestion de biens locatifs, vous pourriez avoir droit à une déduction d'un pourcentage des dépenses de votre logement (telles que les services publics, Assurance et entretien). Assurez-vous simplement de conserver des dossiers détaillés pour étayer vos réclamations en cas d’audit.

Faites attention à faire la différence entre les réparations déductibles et les améliorations majeures. Bien que l'entretien régulier soit généralement déductible dans l'année où il est engagé, les améliorations majeures, telles que l'installation d'une piscine ou la réalisation d'améliorations éconergétiques, peuvent devoir être amorties au fil du temps. 

Consulter un fiscaliste

Enfin, si vous n'êtes pas sûr d'un aspect quelconque de vos obligations comptables et fiscales en matière de location, ou si vous avez besoin d'aide pour la préparation de vos déclarations de revenus, demandez conseil à des professionnels comptables qualifiés et spécialisés en fiscalité immobilière. Même si vous préférez gérer votre comptabilité et préparer vos propres impôts, c'est toujours une bonne idée de consulter un fiscaliste pour classer correctement les dépenses et les déductions et vous assurer de respecter toutes les lois et réglementations applicables. Ils peuvent également vous fournir de précieux conseils adaptés à votre situation spécifique.

Ryan Barone est le co-fondateur et PDG de LouerRedi, un logiciel de gestion locative primé qui transforme la façon dont les propriétaires et les locataires gèrent leur expérience de location.