Je suis rédacteur de contenu la nuit et responsable des partenariats le jour, et dans mon monde, être productif est primordial.

L'absence de planification ou le manque de gestion de projet entraînent des articles en retard, des opportunités de partenariat ratées, une pression élevée et du stress. Nous sommes tous passés par là, nous remettant d’une productivité nulle.

Les systèmes de productivité aident à développer un équilibre durable entre vie professionnelle et vie privée et à préparer les sprints de travail en cas de besoin.

Dans cet article, je partage les sept meilleurs systèmes de productivité qui font désormais partie de ma routine, transformant le quotidien en une journée de travail efficace. Vous découvrirez leurs avantages et inconvénients ainsi que différents cas d'utilisation.

Que sont les systèmes de productivité ?

Les systèmes de productivité sont des méthodes et des outils qui vous aident à faire avancer les choses efficacement. Ils ne font pas le travail à votre place, mais ils vous aident à organiser et prioriser les tâches et votre bien-être, ce qui se traduit par plus de productivité à un moment donné.

Par exemple, les systèmes de productivité vous aident à :

• Décomposer les projets en étapes plus petites et gérables.
• Se concentrer et éviter les distractions.
• Fixation d'objectifs.
• Organisation et flux de travail.

Explorons les sept systèmes de productivité que j'utilise et comment ils m'aident.

7 systèmes de productivité pour simplifier votre flux de travail

1. La Technique Pomodoro

Je suis tout simplement amoureux de cette méthode pour booster ma productivité lorsque j'ai du mal à me ressaisir et à faire avancer les choses. Cela active instantanément mon mode de mise au point et je deviens tellement dans la zone que rien ne peut me distraire.

Comment cela fonctionne ? 

La technique Pomodoro divise votre travail en intervalles courts et ciblés (généralement 25 minutes) suivis de pauses. Cela vous aide à rester alerte et motivé car les morceaux de 25 minutes sont facilement digestibles par votre cerveau.

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De plus, voir un compte à rebours dans votre barre d’outils renforce votre volonté d’accomplir une tâche pendant cette période. C'est comme si ta voix intérieure disait : "Allez, mec, tu peux travailler pendant 25 minutes sans faire défiler ton Instagram."

J'utilise l' Marinara : Assistante Pomodoro Extension Chrome pour rendre la technique Pomodoro facilement accessible. Minuteries de 30 minutes avec une pause de 5 minutes – c'est ma règle.

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Mais souvent, je ne prends pas de pause et je continue simplement à travailler sur ma tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Et quand le minuteur sonne, j’en règle un autre pour rester concentré.

J'utilise également Pomodoro pour suivre le temps lorsque je travaille sur une tâche spécifique afin de comprendre ma charge de travail et le temps passé sur la tâche X.

Cela aide énormément à estimer correctement le temps et à gérer le projet.

Avantages:

• Vous aide à vous concentrer lorsqu'il est difficile de commencer à travailler.
• Réduit la procrastination.
• Moins de maux de dos et de fatigue.
• Meilleure planification des semaines et des trimestres.
• Plus de responsabilité pour les tâches.
• Moins de distractions – meilleure gestion du temps.
• Motivation constante tout au long des tâches.

Inconvénients:

• Aucun. J'utilise cette méthode depuis des lustres et elle est toujours utile.

Idéal pour: Toute personne souhaitant mieux gérer son temps et faire plus en moins de temps.

Mon verdict

Au début, j’avais du mal à accepter les pauses. J'avais l'impression de perdre du temps pendant ces périodes. Mais ensuite j'ai réalisé leur pouvoir : ces pauses me rechargent littéralement.

2. Journalisation par puces

Un bullet journal, ou BuJo, est comme un journal avancé qui comprend l'écriture et le dessin. Il est organisé avec des sections pour les tâches quotidiennes, les calendriers, les notes, le suivi de la santé et la définition d'objectifs.

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Je suis récemment tombé sur un super un article explorer l’impact du bullet journal sur la créativité et la productivité. La conclusion est que cela aide non seulement à rester organisé, mais aussi à réfléchir sur ce qui se passe. vraiment important.

J'aime aussi le pièce par une enseignante qui a expliqué comment le bullet journal l'a aidée vaincre le perfectionnisme. Donc, si vous recherchez cette perfection insaisissable, lisez-le. 🙂

De temps en temps, j'utilise le bullet journal pour planifier mes journées, comprendre à quel point je suis emballé et réserver du temps pour les choses que j'aime faire en dehors de mon travail. Cela m'a également aidé à comprendre combien de projets je peux entreprendre.

Par exemple, je rédige mon emploi du temps de manière super à l’ancienne dans mon cahier papier. Ainsi, mon bullet journal se déroule généralement comme ceci :

7h30 — réveil
8h00 — yoga
10h00 — proposer un aperçu au client X
11h00 — interview d'experts pour l'article de HubSpot
13h00 — pause déjeuner
14h00 — travailler pour un fonds caritatif
17h30 — réunion

Si tu n'aimes pas la vieille école méthodes de productivité, vous pouvez consulter des alternatives numériques comme Notion, Trello, Evernoteou Miro.

À mon avis, Miro est l'option la plus cool car elle vous rappelle un cahier ordinaire. Il vous permet de déplacer facilement des objets et favorise la créativité.

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Avantages:

• Aide à une organisation personnalisable.
• Aide à stimuler la créativité et facilite la priorisation.
• Fournit une gestion centralisée des tâches.
• Facilite l’auto-réflexion.

Inconvénients:

• Entretien fastidieux.
• Risque d'incohérence.

Idéal pour: Créatifs, penseurs visuels et individus recherchant une organisation personnalisée.

Mon verdict

Le Bullet Journal est une pratique que beaucoup d’entre nous ont instinctivement pratiquée à un moment donné de leur vie. Par exemple, pour planifier des voyages, faire du shopping, des séances d'entraînement ou des activités similaires.

L’astuce consiste à apprendre à le faire de manière plus systématique. Parfois, je m'en remets entièrement à lui. D'autres fois, j'utilise le bullet journal comme un bloc-notes lors du transfert d'informations du papier vers mon ordinateur. applications de gestion de projet.

3. Blocage du calendrier

Le problème majeur auquel les gens sont souvent confrontés avec leur emploi du temps est de passer constamment d’une tâche à l’autre. Le blocage du calendrier est une méthode de gestion du temps dans laquelle vous attribuez des plages horaires spécifiques sur votre calendrier pour différentes tâches.

Par exemple, ma journée de travail avant le blocage du calendrier pourrait ressembler à ceci : je commence à écrire un article. Puis, au bout d’une demi-heure, je me lance dans une réunion. Ensuite, je passe à mes e-mails. Enfin, je reviens à l'article. Pas efficace du tout.

Le graphique de Todoist explique parfaitement mon point :

Pour bloquer le temps, j'utilise Google Agenda et je bloque le temps pour des tâches spécifiques. Chaque tâche dispose de son propre créneau horaire ciblé. Les rendez-vous chez le médecin, le yoga et la lecture figurent également dans mon agenda.

Le résultat? Je fais plus plus rapidement.

Voici quelques conseils pour réussir le blocage du calendrier :

• Divisez votre journée en morceaux pour des tâches spécifiques.
• Soyez réaliste quant à la durée des tâches ; surestimer en cas de doute.
• Prévoyez des pauses pour éviter l’épuisement professionnel ; ne surréservez pas votre temps libre.
• Ajustez les plans si nécessaire en raison d’événements inattendus.
• Passez en revue et suivez régulièrement vos tâches planifiées.
• Pensez à utiliser des applications comme Todoist et Google Agenda pour une meilleure organisation.

Avantages:

• Gestion du temps améliorée.
• Mise au point améliorée.
• Changement de tâche réduit.
• Une priorisation plus claire.
• Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Inconvénients:

• Difficulté à s'adapter aux changements.
• Possibilité de sous-estimer ou de surestimer la durée des tâches.

Idéal pour: Toute personne ayant de multiples tâches et engagements à organiser.

Mon verdict

Le blocage du calendrier organise votre temps de travail et votre temps libre et vous permet de ne pas vous perdre dans plusieurs tâches en même temps. Le plus grand défi pourrait être de s'asseoir le dimanche soir ou tous les lundis matin et de tout préparer à l'avance.

Mais ça vaut vraiment le coup.

4. Mangez la grenouille

"Si vous devez manger une grenouille vivante, faites-le tôt le matin et rien de pire ne vous arrivera pour le reste de la journée." - Mark Twain

Cette citation explique en quoi consiste la technique Eat the Frog. Faites d’abord la chose la plus difficile, et tout le reste plus tard vous semblera plus facile.

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L'an dernier étude ont découvert que l'utilisation de cette méthode améliore les compétences générales et aide à lutter contre la procrastination, ce qui entraîne des avantages à long terme pour la carrière et la vie.

Je suis totalement d’accord avec cela et je mets en œuvre la méthode Eat the Frog presque tous les jours.

Voici comment je procède :

1. Je choisis ma grenouille en premier – la tâche la plus importante mais pas urgente. Je choisis celui qui nécessite beaucoup de matière grise.
2. Je sélectionne généralement une tâche que je peux terminer en 1 à 4 heures maximum.
3. Je divise les grandes tâches en étapes plus petites.
4. Je me concentre toujours sur les tâches d'aujourd'hui, pas sur celles qui sont lointaines.
5. Et enfin, je commence ma journée en m'attaquant d'abord à ma tâche de grenouille.

Avantages:

• Accomplissez d’abord les tâches difficiles.
• Sentez-vous moins stressé.
• Mieux gérer son temps.
• Construisez de bonnes habitudes.

Inconvénients:

• Commencer par la tâche la plus difficile peut entraîner de la fatigue.
• Cela pourrait conduire à négliger des questions urgentes.

Idéal pour: Toute personne qui préfère faire face aux défis dès le départ plutôt que de tergiverser ou toute personne aux prises avec la procrastination lorsqu'il s'agit de tâches difficiles.

Mon verdict

Lorsque j'ai ces tâches difficiles à accomplir (celles qui nécessitent beaucoup de concentration, de chiffres et de recherches), j'en fais ma priorité absolue le matin. Une fois que j'ai résolu ce problème, je peux me détendre avec une tasse de café, consulter mes e-mails et passer à une autre tâche.

J'ai essayé de faire l'inverse, mais je ne pouvais tout simplement pas me concentrer sur autre chose tout en sachant que j'avais une grosse tâche à accomplir. Donc, pour moi, la technique « Eat the Frog » est la seule voie à suivre.

5. Pratiques de gestion de projet

Lorsque j'ai commencé à travailler en freelance, gérer un ou deux projets sans suivi n'était pas trop difficile. Mais à mesure que ma charge de travail augmentait, cela devenait impossible.

Aujourd'hui, je ne peux pas imaginer ma routine de travail sans outils de gestion de projet — lundi XNUMX ainsi que Asanas sont mes bouées de sauvetage en matière de productivité.

Ils m'aident à décomposer les tâches, à fixer des délais, à suivre les progrès, à me coordonner avec mon équipe et à obtenir des résultats.

J'utilise Monday pour planifier et hiérarchiser mes tâches hebdomadaires pour le travail d'un fonds caritatif dans une visualisation Kanban simplifiée avec les onglets « Backlog », « En cours » et « Terminé ».

Ce que j'aime: Monday s'occupe des éléments essentiels de la gestion de projet tels que les sous-tâches, les statuts flexibles, les propriétaires et les cessionnaires, les intégrations d'API, etc.

Quant à Asana, je l’utilise principalement pour la rédaction client et les projets SEO. C'est si simple d'obtenir et d'attribuer des tâches, de suivre l'avancement d'un projet et de communiquer avec les autres via la plateforme.

Avantages:

• Centralisez les informations sur le projet pour un accès facile.
• Faciliter la communication en équipe et le partage d’idées.
• Vous aider à diviser les projets en tâches gérables.
• Gardez votre équipe concentrée et productive.
• Fournissez des données en temps réel sur l’avancement du projet.
• Automatisez les tâches pour des flux de travail rationalisés.

Inconvénients:

• Je ne vois que des avantages à utiliser un logiciel de gestion de projet. Apprendre à l’utiliser peut prendre du temps, mais une fois que vous l’avez fait, cela devient très simple.

Idéal pour: Individus, équipes et projets de toutes tailles. Vous pouvez l'utiliser pour de petites tâches ou des initiatives à grande échelle.

Mon verdict

Bien que j'aime utiliser mon notebook pour le bullet journal, les outils PM m'aident à garder mon travail sous contrôle avec des notifications, des rappels, des tâches répétées, etc.

6. La matrice de décision d'Eisenhower

«J'ai deux types de problèmes : les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent. » – Dwight D. Eisenhower

La matrice de décision Eisenhower classe les tâches par importance et urgence. Je l'utilise pour décider sur quoi me concentrer, déléguer ou rejeter.

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Vous devriez envisager d'utiliser la matrice d'Eisenhower si vous êtes souvent occupé mais que vous sentez que votre travail manque d'impact, que vous avez du mal à gérer vos objectifs à long terme ou que vous avez du mal à déléguer ou à dire « non » (j'y suis allé, je l'ai fait).

J'ai récemment regardé une vidéo YouTube de Naomi de Todoist, dans laquelle elle partageait des conseils judicieux sur la matrice d'Eisenhower :

[Vidéo: Guide du débutant sur la matrice d'Eisenhower]

Voici comment elle explique chacune de ces quatre catégories :

1. Quadrant 1 - tâches importantes nécessitant une attention urgente.
2. Quadrant 2 - tâches importantes pour des objectifs à long terme.
3. Quadrant 3 — des tâches urgentes qui ne sont pas très importantes, souvent juste un travail chargé.
4. Quadrant 4 - tâches ni urgentes ni importantes, procurant une satisfaction instantanée mais non durable.

Et voici comment j'applique cette approche dans mon travail quotidien :

1. Quadrant 1. Je donne la priorité au respect de délais serrés pour les articles.
2. Quadrant 2. Je consacre du temps à améliorer mes compétences en rédaction et en recherche pour progresser à long terme.
3. Quadrant 3. Parfois, si je suis trop occupé, je laisse une personne fiable gérer les entretiens avec des experts à ma place.
4. Quadrant 4. J'essaie d'éviter de passer trop de temps sur les réseaux sociaux pour rester concentré.

Avantages:

• Priorité claire.
• Gestion du temps efficace.
• Alignement des objectifs à long terme.
• Meilleure délégation.
• Réduction du stress.
• Prise de décision améliorée.

Inconvénients:

• Au début, il peut être difficile de décider quelles tâches sont les plus importantes, avec un impact plus important mais moins urgentes. Après plusieurs pratiques, on s’habitue au système et on en récolte des bénéfices tangibles.

Idéal pour: Obligations d’organisation ; particulièrement utile pour quiconque a des difficultés avec la priorisation des tâches, la gestion du temps ou la prise de décision.

Mon verdict

Le sentiment d’urgence a constitué le plus grand défi de ma carrière en marketing numérique. C'était comme si chaque tâche exigeait une attention immédiate. Mon mode par défaut était « DÈS QUE POSSIBLE » pour tout jusqu'à ce que j'apprenne à catégoriser les priorités et à discerner les tâches non prioritaires.

C'est ce que j'ai appris grâce à La Matrice de Décision d'Eisenhower, et, à mon avis, c'est l'un des meilleurs systèmes de productivité là-bas.

7. Méthodes Kanban et Scrum

Pour être super productif pendant une semaine de travail, je combine les méthodologies Scrum et Kanban simplifiées.

Scrum: Vous travaillez par courtes périodes appelées sprints (d’une durée généralement d’une à quatre semaines). Dans chaque sprint, vous fixez des objectifs et décidez des tâches à accomplir. Ensuite, vous organisez des réunions rapides appelées stand-ups pour vérifier les progrès et ajuster votre plan de travail si nécessaire.

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Kanban: Il n'y a pas de sprints dans Kanban. Au lieu de cela, imaginez vos tâches sur un tableau avec des colonnes intitulées « Backlog », « Doing », « Review » et « Terminé ».

Pendant que vous travaillez, vous déplacez les tâches entre les colonnes. Il vous aide à visualiser votre flux de travail, à limiter le travail en cours et à vous concentrer sur l'exécution des tâches une par une.

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Voici comment je procède :

Chaque lundi, je passe en revue mon Backlog avec des idées et des tâches apparues aléatoirement au cours de la semaine précédente, j'attribue des priorités et des dates d'échéance, je crée des sous-tâches, etc.

Chaque vendredi, je regarde mon tableau dans l'outil PM Monday, un gestionnaire de tâches, et j'analyse pourquoi je suis en retard sur certaines tâches et comment y remédier.

Cela m'aide à être agile, à effectuer autant de tâches que possible dans une semaine de travail (de manière réaliste) et à repérer les goulots d'étranglement ou les obstacles.

Avantages:

• Aide à visualiser facilement les flux de travail.
• Limite le multitâche et améliore la concentration.
• Encourage l’amélioration continue des processus.
• Organise efficacement des projets avec des objectifs clairs.
• Favorise la communication et la collaboration régulières en équipe.
• Facilite l’adaptation aux besoins changeants du projet.

Inconvénients:

• L’absence de délais définis peut entraîner des retards.
• La rigidité des délais de sprint (Scrum) peut provoquer du stress.

Idéal pour: Des environnements qui valorisent la flexibilité et l’adaptabilité dans des délais stricts.

📍Remarque : La mise en œuvre des deux systèmes à la fois s'appelle scrumban.

Mon verdict

La combinaison de ces deux méthodes m'aide à visualiser ce que je dois faire dans le tableau Kanban, tandis que les sprints Scrum m'aident à faire beaucoup de progrès sur des projets particuliers. J'aime l'équilibre que les deux systèmes apportent à mon travail, qui est largement indépendant et distant.

Quel est le meilleur système de productivité ?

Bien que chaque système de productivité ait ses avantages, mes favoris personnels sont :

• La technique Pomodoro pour rester concentré avec des sprints de travail de 30 minutes et des pauses de 5 minutes.
• La matrice de décision Eisenhower pour une organisation simple des tâches urgentes et importantes.
• Scrumban pour des contrôles réguliers des progrès.

Quel que soit le système que vous choisissez, la seule chose qui compte est qu’il contribue réellement à améliorer votre productivité. J'en combine trois au quotidien et je pense que c'est la meilleure approche pour mener à bien le travail à accomplir, imaginer de nouveaux projets et suivre les progrès de mon équipe.

Essayez-en quelques-uns, voyez ce qui vous convient et ce qui ne vous convient pas, et finalement, vous trouverez votre meilleure solution pour éviter les blocages mentaux, la démotivation et l'épuisement professionnel.

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